公文的格式规范.办公室主任素质

公文格式规范包含(一)公文格式类型、特点和作用。(二)公文组成部分(要素)及其标识规则与特定格式公文含义公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成体式完整、内容系统各种书面材料，或称文件。公文特征一、有鲜明政治性。二、有法定作者。法定作者，即有依法成立并能以自己名义行使权利和负担义务组织。三、有法定权威和特定格式。作为机关喉舌，公文能够代表机关讲话代表制发机关法定权威。所以，制发公文必须统一格式，不能各行其是。四、有现实效用。公文作用一、有上传下达、互通情报作用。二、有工作依据和凭证作用。三、有宣传教育作用。四、有要求人们行为规范作用。公文格式公文格式通常包含:标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题"三要素"。如:《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者通知》这一文件标题中，"延华集团董事局"是发文机关，"关于表彰1997年度先进工作者"是发文事由，"通知"是公文种类。公文标题应该准确、简明地概括公文主要内容。公文标题位置在公文开首，居于正文上端中央。二、主送机关。上级机关对下级机关发出指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文主送机关;下级机关向上级机关汇报或请示公文，通常只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关通常写在正文之前、标题之下、顶行写。三、正文。这是公文主体，是叙述公文详细内容，为公文最主要部分。正文内容要求准确地传达发文机关关于方针、政策精神，写法力争简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应该一文一事，不要一文数事。四、发文机关。写在正文下面偏右处，又称落款。发文机关通常要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日中间，作为发文机关对公文生效凭证。五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文末尾、发文机关下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期全称，以免日后考查时间发生困难。发文日期通常以领导人签发日期为准。六、主题词。通常是将文件关键内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如"人事任免通知"，"财务管理要求"等，词组之间不使用标点符号，用醒目标黑体字标出，方便分类归档。七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容关于单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，通常均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。八、文件版头。正式公文通常都有版头，标明是哪个机关公文。版头以大红套字印上"×(机关)文件"，下面加一条红线(党机关在红线中加一五角星)衬托。九、公文编号。通常包含机关代字、年号、次序号。如:"国发[1997]5号"，代表是国务院一九九七年第五号发文。"国发"是国务院代字，"[1997]"是年号，(年号要使用方括号"[]")，"5号"是发文次序号。几个机关联合发文，只注明主办机关发文编号。编号位置:凡有文件版头，放在标题上方红线与文头下面正中位置;无文件版头，放在标题下右侧方。编号作用:在于统计发文数量，便于公文管理和查找;在引用公文时，能够作为公文代号使用。十、签发人。许多文件尤其是请示或汇报，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号右下方，字体较编号稍小。通常格式为"签发人:×"。十一、机密等级。机密公文应依照机密程度划分机密等级，分别注明"绝密"、"机密"、"秘密"等字样。机密等级由发文机关依照公文内容所包括机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以确保机密安全。密级位置:通常放在公文标题左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头左上方，方便查对、清退。十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限要求，分为"急件"、"紧急"、"特急"几个。标明紧急程度是为了引发尤其注意，以确保公文时效，确保紧急工作问题及时处理。紧急程度标明，通常也是放在标题左上方显著处。十三、阅读范围，依照工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左地方，并加上括号。如:"(此件发至县团级)"。行政性、事务性非机密性公文，下级机关对上级机关行文，都不需尤其要求阅读范围。十四、附件。这是指隶属于正文文字材料，它也是一些公文主要组成部分。附件不是每份公文都有，它是依照需要通常作为正文补充说明或参考材料。公文如有附件，应该在正文之后、发文机关之前，注明附件名称和件数，不可只写"附件如文"或者只写"附件×件"。十五、其余。公文文字通常从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，禁止使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸通惯用16开，在左侧装订。公文行文关系行文关系，指是发文机关与收文机关之间关系。注意:一、下级机关通常应按照直接隶属关系行文而不要越级行文。二、行文常规:平行或不相隶属机关之间，应该使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、汇报等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。三、要分清主送机关和抄送机关。向上级请示，不要同时抄送下级机关;向下级机关主要行文，能够抄送直接上级机关。受双重领导单位向上级机关请示，应该依照内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责回复所请求问题;上级机关向受双重领导单位行文时，应该抄送另一个上级机关。四、要注意党政不分现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面工作，应以政府名义行文;凡属党委方面工作，应以党委名义行文。公文写作基本要求不一样种类公文，有着不一样详细要求和写作方法，不过，不论哪一个类公文，都必须做到以下同点:一、要符合党和国家方针政策、法律法令和上级机关关于要求。二、要符合客观实际，符合工作规律。三、公文撰写和修改必须及时、快速，反对拖拉、积压。四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点:(一)条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精炼，篇幅要简短。(三)遣词用句要准确。公文要考究提法、分寸，措词用语要准确地反应客观实际，做到文如其事，恰如其分。(四)论理要合符逻辑。公文观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽搁工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意缩略语，对包括一些平时用简称单位应使用全称。(六)正确使用标点符号。(七)正确使用次序号[一、(一)、1、(1)]。五、要符合保密制度要求。公文种类公文种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅公布《国家行政机关公文处理暂行方法》将国家行政机关公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、汇报、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文:上行文──下级机关向所属上级机关发文，如请求、汇报。平行文──平行机关或不相隶属机关之间发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。延华集团和各组员企业使用频率较高文种只有请示、汇报、通知、通报、函五种。请示和汇报一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予回复、审核批按时所使用公文。请示与汇报区分:请示是要求上级机关给予回复文件，而汇报则是不要求回复文件。(一)什么事情应该请示?通常而言，凡向上级请示问题，应属于以下几个情况:1、属于主管上级单位明确要求必须请示同意才能办理事项。2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确回复才能办理事项。3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理事项。4、因情况特殊难以执行现行要求，有待上级重新指示才能办理事项。5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理事项。6、有章可循，有法可依，能够开展工作，但因事由重大，为预防工作中失误，需请示上级审核事项。7、按上级明文要求，完成一个任务，需报请上级审核关于事项。(二)撰写请示需掌握三个要领:1、详细、准确地写明请示事由。不但应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为何要向上级请求。请示事项要专题专文，方便上级及时回复。2、明确提出本单位对处理这一问题意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证关于现行政策、要求条文。如本单位意见分岐，要分别陈说不一样意见内容，并加以分析比较，还可提出倾向性意见，供上级权衡、批复。3、详细提出对上级要求。包含希望按某个最好方案指示;因为时间限制，或事态严重，希望上级尽快回复，甚至务请在什么时限内回复;提请上级批复时需要注意或强调问题，不然可能引发什么不良后果;在上级正式批复前，提议上级同意暂先按什么标准进行工作;等等。向上级提出上述要求目标，是为了得到上级及时、准确批复，但行文中切勿使用要挟言辞。二、汇报。汇报是陈说性文件。它种类很多，按内容可分为专题汇报、综合汇报、总结汇报;按时间可分为年度汇报、季度汇报、月份汇报和工作进程汇报等。为了陈说清楚，汇报拟写方式通常可分为四个部分:一、情况;二、经验;三、问题;四、今后意见。假如属于自我批评、工作反省专题汇报，也可分为四个部分:一、情况;二、原因;三、责任;四、处理情况和意见。通知通知是一个使用范围较广文体。凡需要特定机关和人员知道、办理事宜，都能够用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知可分为"指示性通知"、"指示性通知"、"通常性通知"、"会议性通知"、"任免通知"五种。这里仅介绍"通常性通知"、"会议性通知"、"任免通知"三种。一、通常性通知。在上级机关关于事宜需要使下级机关知道或办理时，如:庆贺某个节日，成立、调整、合并、撤消某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送关于材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知事项，怎样办理，有什么要求等。二、会议通知。上级机关要召开比较主要会议时，通常都要提前通知所属关于单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确详细，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其余关于事宜。假如这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议按时召开和正常进行。三、任免通知。上能机关在任免下级机关领导人或上级机关关于任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知写法比较简单，通常只要写清楚决定任免时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员详细职务即可。不论哪种类型通知，都应该注意以下几点:一、通知通常都要有一个符合标题"三要素"(即发文机关、事由、文种)标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用"通知"作标题，这是不确切，应尽可能防止，更不应提倡。二、被通知单位就是文件主送单位，有通知往往不写被通知单位，这是不妥当。三、假如所通知事项需要被通知单位尽快知道，可在"通知"之前加"紧急"二字，这就是常见"紧急通知"。通报通报是把工作情况、经验教训、好坏经典事例等，通知所属下级单位文件。通报作用在于沟通消息，互通情报，使关于单位和组织了解工作进程，树立全局思想，安排自己工作;或使其学习他地、他人经验，见贤思齐，推进自己工作;或使其记取他地、他人教训，引认为戒，警觉类似问题发生。所以，撰写这类公文，要放眼全局，拿准所通报内容普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目标明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。通报采取叙事写法，总要求:叙事清楚，简明扼要。函函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联络工作、问询和回复问题时所使用文体。函特点是不受公文要求严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，所以用起来极为简便。公函大致有以下几个使用方法: 一、下级机关向上级机关问询通常事宜，或上级机关回复或催办下级机关关于事宜。二、平行机关或不相隶属机关之间商洽关于事宜，三、用函来通知通常事项。如通知开通常性会议、要求下级机关报送某项材料或统计一些数字等时，也惯用公函。四、向上级机关请示较小事宜也惯用函。函件采取书写、复印、打印、传真等传递方式均可。机关公文制发程序凡以机关名义制发各类文件，均须按以下程序处理:制发文件单位拟稿送机关办公室核稿呈领导审阅签发机要员登记编号打字校对付印装订机要员用印留存发文单位发出文件1998年1月22日办公室主任应具备素质不论什么机关办公室主任，都是那个机关领导者耳目、参谋和助手。一个称职办公室主任，应该具备以下素质:一、具备正确领会领导意图了解能力。领导意见、指示通常都是经过办公室主任上传下达。所以办公室主任必须要正确了解领导意图，方便准确地上传和下达领导意见、指示。二、具备组织大型会议和大型活动组织能力。大型会议和大型活动，通常都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽计划与周密安排，包含会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡包括到全部细小末节事情都必须安排得十分周到，不然就会贻误工作。三、具备妥善处理事务能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务，所以，不论是领导交办事务还是领导没有交办机关其余事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导形象。四、具备很强驾驭文字能力。办公室主任不但要做好会议统计、综合文字材料等简单文字工作，更主要是要参加审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文各类文稿。全部这些出台文字材料，都代表着机关形象。所以，办公室主任应该具备很强驾驭语言文字能力，并不停努力提升自己写作水平。五、要有很强综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具备综合、平衡、协调职能机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。所以，办公室主任要全方面地了解和掌握全局情况，站在领导者立场和角度做好全局各项工作。六、要有一定公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体;领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。七、要有超前预测和参谋能力。一些事预计领导会想到，要提前作好准备;一些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导;领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。(二)公文格式(结构)公文基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文其余组成部分有:文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标识、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者正当性、真实性及公文效力标志。1.眉首部分眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素组成。(1)公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文次序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。通常适适用于比较主要公文。(2)秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不包括保密内容普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。(3)紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间程度。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加"文件"组成。如"×省人民政府文件";对一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为标准酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，"文件"二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须确保公文首页显示正文。(5)发文字号。发文字号又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列次序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件"国发〔〕3号"中，"国发"是发文机关代字，""是发文年份，"3号"为文件序号，表明这份文件是国务院在制发第3号文件。假如一个机关文件数量较多，还能够在发文字号中加上一个类别标志，反应文件业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号"〔〕"插入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加"第"字。(6)签发人。签发人是指代表机关签发公文意见领导人姓名。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其余签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关次序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处于同一行并使红色反线与之距离为4mm。上报公文首页版式下行、平行公文首页格式2.主体部分主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。(1)标题。公文标题通常由发文机关名称、事由、文种三部分组成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，通常不用标点符号。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，假如文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题主题部分，应准确、简炼地概括公文主要内容。文种是公文种类名称，用以概括揭示公文性质与制发目标。公文标题通常有四种形式:一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备公文标题。二是事由和文种两个要素组成公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素组成公文标题。四是只标明文种公文标题。【真题精选】公文标题中不论在什么情况下都不可省略要素是()。A.文种B.发文单位C.事由D.时间(2)主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任受文机关。主送机关名称应该使用全称或规范化简称、统称。上行文通常只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文能够有若干机关。有些公文，如周知性公文能够省略此项。主送机关书写位置是:标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格;最终一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。(3)正文。正文是公文关键部分，用来表示公文详细内容，表现发文机关意图。正文结构通常由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简练语言写明发文依据、目标或原因等。主体部分是正文关键，主要写明公文内容或事项，做到重点突出，意见详细、明确，叙述有条理。结尾部分依照文种和行文关系不一样有不一样写法。这一部分后面将结合详细文例加以介绍。公文正文书写位置是:主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。(4)附件。附件是公文隶属材料。有附件是一些文字材料，有附件是实物如照片、图表等，应该注明所附材料名称，件数。附件是为了防止正文过长内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证实和参考作用。有公文，附件是文件主体内容，正文仅起同意、公布和按语作用。许多法规性文件就是这么。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识"附件"，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如"附件:1.×");附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"，有序号时标识序号;附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件(或带序号)。(5)成文日期。公文成文日期通常以机关责任人签发日期为准;法规、规章类公文以依法同意时间为准;联合行文，以最终签发机关责任人签发日期为准。成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，"零"写为"O"。【真题精选】行政公文成文时间必须写整年月日，而且要用汉字数字小写书写，而不能用阿拉伯数字书写。(6)公文生效标识。公章是公文生效标志。单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采