Filing-档案管理-商贸英语

Filing档案管理-商贸英语823.DidyoulookupthosefilesIrequested？

我要的那些档案资料都找到了吗？

824.Icouldn”tfindanyinformationonthatcompany，eventhoughIcheckedallthecross-references.

尽管我查了全部的对比表，仍未找到有关那个公司的资料。

825.I”malmostsurethatinformationwasfiled.

我几乎可以确定，那份资料已经存档。

826.Wouldyoulikemetocheckagainunderadifferentheading？

让我在别的标题下再查一查，好吗？

827.Maybethat”swhyIcouldn”tfindit.

或许这就是我为什么找不着的缘由了。

828.AlltheinformationontheBrowncorrespondenceisfiledunder”B”.

全部布朗往来信件的资料都归在”B”字母下。

829.Doyoustillrememberhowourfilingsystemwork？

你还记得我们的归档系统是如何运作的吗？

830.Allfilesarearrangedalphabetically.

全部档案是按字母挨次排列的。

831.Andoutoutgoingandincomingcorrespondenceiskeptinthefile.

发出和收到的信函都存在那个档案里了

832.I”mgoingtocleanoutalltheoldfilesbytomorrow.

我预备明天把全部的档案都清理一下。

833.WouldyouliketolookthroughanyofthembeforeIthrowthemaway？

我把它们处理掉之前，你还要认真地检查一遍吗？

834.FetchmethoseBrownfilesrightnow.

立刻帮我查一下布朗名下的档案袋。

835.I”vegotthelisthere.

我已经把单子都整理出来了。

836.Yousaidwewouldhavetoissuealistofinstructionstoallthestaffonfilingroutine.

你说我们得向全体职工下达一份立卷须知。

837.Wemightheadthepage”notice”andthecenterthetitle”filinginstructions.”

我们可以”通知”二字为抬头，再把标题”立卷须知”写在中间。

838.ItcanbedatedattheendandsignedbytheManagingDirector.

把日期放在末尾，由总经理签字。

839.ThefirstpointIhaveisaboutsortingintochronologicalorder.

第一点是按年月日挨次排列。

840.It”saboutremovingpaperclipsandpins.

其次点是要去掉回形针和大头针。

841.Thethirdisaboutpunchingpapersevenlysothattheyliesquarelyinthefolder.

第三点是文件打孔要全都，以便使文件在文件夹里平坦。

842.FornumberfourI”vewritte”Beconsistent”.

第四点我写的是”前后要全都”.

843.”Onecustomer——onefileistherule.

”一户一卷”是立卷的规定。

844.I”veafewmorepointsabouttheuseofcross-referenceslipsandoutcardsandwhentotransferoldmaterialsothatthefilesdon”tbecomeovercrowded.

还有几点，是有关使用相互参照条和借出卡的问题以及何时转移旧资料以免卷中文件过多的问题。

845.Don”tforgettoincludeanoteonlockingthefilingcabinetsattheendoftheday.

记住下班前肯定要把档案柜锁好。

DialogueA

（Mr.StevenisaskinghissecretaryMissWangforthefilesherequested.）

（A：Mr.Steven；B：MissWang）

A：MissWang，didyoulookupthosefilesIrequested？

B：I”msorry，Mr.Steven.Icouldn”tfindanyinformationonthatcompany，eventhoughIcheckedallthecross-references.Idon”tthinkit”sthere.

A：I”malmostsurethatinformationwasfiled.

B：Wouldyoulikemetocheckagainunderadifferentheading？

A：Yes，infactIbelieveIaskedyoutoputitinMr.Brown”sfile.

B：Maybethat”swhyIcouldn”tfindit.AlltheinformationontheBrowncorrespondenceisfiledunder”B”.

A：Doyoustillrememberhowourfilingsystemwork？

B：Yes，Ido.Allfilesarearrangedalphabetically.

A：That”sright.

B：Andoutgoingandincomingcorrespondenceiskeptinthefile，reportsandbusinessdocumentsinthisone.Andcustomer”sinformationisinthatone.

A：Great.

B：Bytheway，I”mgoingtocleanoutalltheoldfilesbytomorrow.WouldyouliketolookthroughanyofthembeforeIthrowthemaway？

A：Ofcourse.Butfirstofall.FetchmethoseBrownfilesrightnow.

B：Yes，Mr.Steven

DialogueB

（Mr.Brown，thesalesmanagerofModemOfficeLimited，andhissecretaryMissYaoareworkingonthefilinginstructions）

（A：MissYao；B：MrBrown）

A：I”vegotthelisthere，MrBrown.

B：Whatlist？

A：Thelistofpointdaboutfiling…Yousaidweshoulddiscussitthismorning.

B：Oh，yes.Iremember.IwassocrossyesterdaywhenIdiscoveredthatMarywaskeepingtwoseparatefilesforthesamecustomer.

A：Yes，yousaidwewouldhavetoissuealistofinstructionstoallthestaffonfilingroutine.

B：Right！Well，whathaveyouwrittendown？

A：Ithoughtwemightheadthepagenoticeandthencenterthetitle”filinginstructions.

B：Yes，that”sallright，andthenitcanbedatedattheendandsigedbytheManagingDirector.

A：Yes.

B：Thenwhat”sthefirstpoint？

A：ThefirstpointIhaveisaboutsortingintochronologicalorder.

B：Good，what”sthenextpoint？

A：It”saboutremovingpaperclipwandpins.

B：OK.Thethirdone？

A：Thethirdisaboutpunchingpapersevenlysothattheyliesquarelyinthefolder.

B：That”sfine.What”sthenext？

A：FornumberfourI”vewritten”BeConsistent”.

B：Yes，that”sessential.Onecustomer——onefileistherule.

A：Right.Anythingelse？

B：Yes.I”veafewmorepointsabouttheuseofcross-referenceslipsandoutcardsandwhentotransferoldmaterialsothatthefilesdon”tbecomeovercrowded.Well，Ithinkyoucanfinishthoseonyourown.

A：Verywell，Mr.Brown.

B：Anddon”tforgettoincludeanoteonlockingthefilingcabinetsattheendoftheday.

A：No，Iwon”tforget.

Notes注释

1.lookup寻查，查到

Pleaselookupthewodinthedictionary.

请在字典里查一下这个词。

2.underaheading以……为题

3.bytheway：incidentally顺便说一下

Bytheway，haveyouseenthefilm”GonewiththeWind”？

顺便问一下，你看过《乱世佳人》这部电影吗？

4.cleanout清理

5.lookthrough审查；认真检查

Theauditorlookedthroughallthevouchers.

查账员审查了全部凭单。

6.filinginstructions档案立卷

7.Yousaidweshoulddiscussitthismorning.

你说过今日上午我们争论这件事。

8.cross发怒的，生气的

9.issuealistof…公布一份；公布一份

issueanorder公布命令

10.onecustomer——onefile一个客户一个卷宗

11.cross-referenceslips相互参照条

12.outcard借出卡

13.Don”tforgettodosth.不要遗忘要做某事

WotdsandExpressions

file/fail/n.档案，卷宗；文件夹

correspondence/k&ris”p&nd+ns/n.（信函）通信

alphabetically/$lf+”beitik+li/ad.按字母挨次排列地

fetch/fetM/v.找来，拿来

issue/”iMju：/v.公布

instruction/ius”tr）k