建设项目档案管理规范解读

建设项目档案管理规范解读办公厅汪福学2019年5月17日

江泽民：档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。

李瑞环：对历史负责为现实服务替未来着想1.代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》2.标准名调整为《建设项目档案管理规范》3.2018年10月1日开始实行4.本着“适应变化，全面修改，加强管理，便于操作”的思路，对标准进行全面修订，由原来侧重技术性的标准，发展为管理性与技术性并重的标准。与DA/T28-2002相比，结构上有变化：增加了项目档案工作组织及职责增加了制度规范建设增加了项目文件管理、项目档案管理增加了项目电子文件归档与电子档案的管理调整了附录的内容1.范围2.规范性引用文件3.术语和定义4.总则5.项目档案工作组织及职责任务6.制度规范建设7.项目文件管理8.项目档案管理9.项目电子文件归档与电子档案管理10.项目档案移交附录A建设项目文件归档范围和档案保管期限表附录B竣工图章、竣工图审核章式样1.范围本标准规定了建设项目档案工作的组织及职责任务，确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目。主要指导建设单位（不论项目大小、行业、类型，土建、设备、信息化工程）2.规范性引用文件GB/T10609.3-2009技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T12-2012全宗卷规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范3.术语和定义建设项目、单位工程、分部工程、建设单位参建单位、项目文件、前期文件、施工文件竣工图、监理文件、竣工验收文件项目电子文件、项目文件归档、项目档案项目电子档案、项目档案移交项目档案管理卷【17个术语】项目文件：在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。项目文件归档：指项目建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设单位档案管理机构的过程。项目档案移交：指项目建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。项目档案管理卷：指档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。4.总则4.1建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。4.2建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。4.3项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。

4.总则4.4建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。4.5项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。5.1项目档案工作组织建设单位——应明确项目档案工作的分管领导,应设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，并配备满足项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间应保持档案人员的稳定。档案人员——应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。建设单位工程管理相关部门、各参建单位——应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作,并保持人员的稳定，在项目建设期间不得随意更换。建设单位应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。对建设项目档案管理人员的要求素质方面掌握工程建设内容熟悉工程管理程序了解工程建设规范精通档案业务。工作方面积极主动，开展宣传、监督、指导、培训参与全程管控，合同、交底、检查、验收5.2项目档案工作职责任务建设单位建设单位档案管理机构建设单位工程管理相关部门参建单位建设单位职责任务——贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范，制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。——与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。——项目开工前制定档案工作方案，对参建单位进行项目文件和项目档案管理交底。——建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。——将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。——按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。建设单位档案管理机构职责任务——监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位的项目文件收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。——组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。——参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、验收、竣工验收。——负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性和系统性。——负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。一、建设项目档案管理规范(DA/T28-2018)建设单位工程管理相关部门职责任务——对工程技术文件规范性提出要求，对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。——对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。——机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，并办理交接手续。参建阁单位妖职责余任务——建申立符合臭建设单赴位要求机的项目文件匠管理宽制度跨和规锤范，报据建设致单位际确认招。——负唱责所承棵担项目鼓的文件收集、却整理和我归档工作。——监理单飞位负责对所舰监理刻项目不的归蛾档文洽件的垒完整臣性、识准确识性、扛系统递性、址有效栽性和妙规范鬼性进行审短查。——访实行放总承亭包的警项目缓，总跌承包当单位渣负责务项目烟总承贷包范侵围内柏项目左文件千的收针集、础整理隔和归肿档工冲作的寄组织骗协调奴。并菌参照麦规定回，建辛立总疏承包计范围词内的客项目源档案扔工作墙组织免，履行朴项目杨档案振管理爬职责终任务迅。各分包蜡单位负粮责其分定包部分见文件的屡收集、答整理，玻提交总符承包单卧位审核泳，总承鹅包单位应签署吊审查意玩见。——存参建宴单位斥应配椒备满鹊足工许作需挎要、刚符合翁安全动保管转要求美的设循施设因备，代采取栽措施兔确保顽项目文件碌的安迹全。参建遍单位体职责单任务搭。建设项目文件材料收集、整理职责示意图6.搜制度扶规范胁建设项目开桃工前，萄建设单榜位应遵冶循相关躺法律法央规、规诊章制度腿和标准延规范，叼按照职菜责明确丙、流程氏清晰、义措施有值效、要区求具体攻的原则雪，建立搭覆盖复项目编各类往文件剥、档思案的隔管理丧制度爪和业亮务规单范体扶系。项目回文件管理业拉务规范陵中应包臣含但不判限于下上列内容母：a）芦项目纽奉文件纺管理蕉流程书、文负件格纹式、签编号介、归扰档要锻求等逃。b）肾竣工匆图的岸编制傅单位茎、编嫩制要熊求、么审查票流程亲和责弊任等荣。c）云照片排和音商视频在文件外摄录顾的责扰任主翻体、句阶段粉、节新点、槐部位馅、内更容、挎技术归参数逢、归欧档要邮求等杂。6.制谣度规范瓦建设建设单牧位档案管干理业务殊规范中应包忆含但不置限于下迟列内容有：项目狡档案管枯理办法晨、档案请分类方却案、归书档范围欢和档案忘保管期宿限表、唯整理编钟目细则谊。建设单脏位应在望项目管翼理相关卷制度、巨规范中男提出文锦件归档损和档案词管理的昨要求。参建单铁位项目油部应制蚁定与建擦设单拦位相战适应便的项目文拦件管理家制度和馅业务规贱范。建设召单位备和参沙建单傍位应哭适时咱对管细理制随度和虹业务寒规范郑进行修订完葡善。一、建烈设项目哀档案管骆理规范猜(DA中/T2嚼8-2查018窝)7.机项目傍文件巷管理项目前笛期文件凭、管理塘性文件应符碎合国粪家有易关法貌律法瞎规、凝相关坟行业损的规掉定；工程贪技术恼文件应符合草国家、删行业有蒜关技术蔬规范和秘标准的惰要求（朱形式、死内容）救。【上劳位要求问】重要遇活动艳及事睡件、忧原始株地形轨地貌榨、建渠设过但程中股的工求程形疾象、箱隐蔽寺工程圆、关贴键节誉点工肝序、源重要马部位崇、地文质或的施工汽缺陷蚁及处脖理、穷工程曾质量资、安甚全事皆故、疮重要库芯样河等应形成热照片和休音视频诞文件。【声箱像拍乌摄要蜓求】项目带文件历应格式领规范袖、内崖容准于确、堪清晰蕉整洁隔、编雷号和境签字咳、盖住章手外续完啄备，夫并满支足耐宋久性鸟要求。【坚具体模要求劳】归档起的项壶目文段件应为悦原件。因佳故用繁复制量件归比档时贤，应描加盖味复制音件提朽供单扛位公夸章或档案证它明章，确保香与原件趴一致。一、归建设亲项目境档案芦管理冲规范棍(D关A/千T2估8-损20菌18污)竣工图学的编制豆要求工程持竣工跌时应摊编制墓竣工税图，坐竣工芬图一血般由率施工摔单位概负责役编制狡。竣工图绸应完整、娘准确、者规范、牛清晰、幅修改到窗位真实反犯映项目鄙竣工时惧的实际握情况。应将设雪计变更里、工程让联系单得、技术斜核定单羊、洽商坟单、材融料变更贱、会议略纪要、怨备忘录多、施工币及质检灿记录等储全部涉筒及变更千的文件胸汇总后来经监理塔审核，品作为竣怀工图编具制的依段据。竣工造图应依据工拦程技术卫规范按单位说工程、两分部工绣程、专苗业编制貌，并配馋有竣工撕图编制阶说明和湾图纸目河录。竣工图唯编制说锈明的内靠容应椅包括杠：竣膀工图冤涉及党的工闸程概子况、呜编制焰单位翁、编章制人周员、本编制幸时间幼、编广制依岩据、跃编制敢方法狂、变羡更情冰况一犹览表宁、竣耳工图虑张数夸和套朱数等无。第一种敬情况：凡按施钥工图施融工没有顾变更的，由俩施工单框位在施帆工图上吹逐张加麻盖竣工旦图章（粗见附录劣B图肉B.1垃）。第二种软情况：凡一活般性雁图纸译变更脉且能车在原洞施工嗽图上鼠修改殿补充唤的，可直接悦在原图种上修改惰，并加贝盖竣工刑图章。在修蒸改处扮应注增明修裁改依右据文泪件的鲜名称讨、编税号和塞条款泥号，取无法公用图劲形、离数据雨表达锄清楚果的，等应在委图框仁内用兄文字摄说明厦。第三种价情况：凡有下闪述情形燃之一的处均应重新绘璃制竣工图摄：（1）跟涉及结诱构形式骑改变、冻工艺改倾变、平班面布置银改变、初项目改俩变等重大改乎变；（2）蔑图面变甜更面积超过涂20土％；（3）合同约拳定对所蓝有变袍更均柔需重盾绘或净变更披超过挖约定姨比例膝。重新绘闹制竣工蛋图按原兆图编号字，图号坚末尾加舰注“竣填”字，庙或在新睡图标题搏栏内注遇明“竣吴工阶段码”。重绘暑图图遇幅、遍比例裁、文掠字大全小及裤字体纳应与严原图电一致补。第三臣种情网况：施工牢单位档重新料绘制的竣工把图，新齿图标题遵栏应包宣含施工回单位名汁称、图斯纸名称纺、编制落人、审扬核人、锻图号、途比例尺拐、编制捆日期等视标识项番，并逐张淡加盖搞竣工坊图审施核章（见附智录B释图B.疤2）。用施斗工图蒜编制码竣工放图的舅，应使用昂新图纸弊，不得零使用复驼印的白泉图编制征竣工票图。白图归咏档：原件骗可以定，复只印的确不可孙以。铁假蓝慎图无骄意义杠。应由称印制次设备筑直接坦打印课生成俊，扮且签崖章齐臂全。竣工坟图章鬼、竣玻工图课审核乡丰章应梯使用祖红色完印泥斧，盖宜在标题栏赔附近空败白处。（不嚼盖在背抚面）竣工图葵应按《丈技术制逐图复制专图的折姜叠方法鼠》要求杏统一折授叠。第四种急情况：设计单象位编制伏竣工图行业规艇定设计单帅位编制或建设丸单位、助施工单尝位委托怖设计单地位编制鲜竣工图法，应在烟竣工图编制说认明、图惜纸目录楚上和竣辛工图嫁上逐张加旬盖竣工图尤审核章剩。同一建贩筑物、胡构筑物既重复的较标准图册、通用诊图可不炉编入竣伪工图中息，但应筹在图纸迈目录中挽列出图股号，指乒明该图摘所在位浪置并在唉竣工图滤编制说陵明中注源明；不同建撒筑物、帅构筑物割应分别发编制竣尿工图。竣工图痰的审核孙和签署竣工图括编制完替成后，监理单烟位应对竣甜工图编妥制的完须整、准旦确、系押统和规撒范情况歌进行审核。竣工涌图章触、竣设工图班审核铁章中磨的内贷容应强填写奥齐全扶、清嫂楚，码应由相关人违签字，季不得代葵签。涉外项律目，外扎方提供年的竣工创图应由芝外方相写关责任孩人签字确子认。竣工灯图套孝数竣工图帽套数应满足项目建主设单位蒙、运行阵管理单投位、有痛关部门对或项目姥主管单饲位的需唉要。竣工捎图套症数应臂按合同条眠款约定琴和有关规寺定执行惧。收集、盛组建、侦排列、麻编目按GB絮/T1周182历2标准忽组卷。原则践:保残持文司件之旋间有机仁联系。解读缠：即皱内在梨信息勾联系摔为主柳，兼耻顾外娇在形蛙式联缺系。通过“辟遵循文吃件形成判规律和校成套性窄特点”拆：工作润程序、唤事项办年理过程尖来体现恶。（如重针对某吴一施工最部位的由检测报略告，应能与之相蜻应组卷阁，不能抗简单膀地按熔文种笨组卷）组卷模泥块化（垦由小到锄大）如设备壤实体：蔬从零件冠——部依件——训台套—甚—系统案卷：嫁从文件衣——事贪由——背主题—零—体系可预设土“文件硬包”作财好日常辟收集积损累，组御卷工作降前置化号，缩短昨归档。案卷营审查瞎流程施工文件号组卷唇完毕经经施少工单危位自射查后躲（实蚁行总叫承包驶的项俭目，齿分包住单位敞应先仇提交总承包石单位进行鸽审查珍），去依次斗由监理诵单位熟、建嘱设单径位工让程管李理部松门、建设烤单位冠档案锋管理守机构油进行晓审查救。信息系粘统文件妄组卷完季毕后提田交监理疼单位、雨建设单伯位信息夕化管筹理部蚁门、档哑案管劈燕理机捷构进向行审甘查；监理矩文件守和第苏三方勉检测霉文件重组卷伴完毕骂并自枯查后与，依次由建设卫单位工词程管理室部门和派档案管洗理机构炉进行审园查。建设单沫位各部程门形何成的文件午组卷完赏毕，经缸部门负孤责人审轮查合格赖后，向园建设单馒位档案梁管理机亿构归档硬。每个审物查环节黑均应形成青记录爪和整齐改闭雹环。8.显项目紫档案赠整理建设单你位应结派合有关暮规定、瓶行业特许点和项者目实际榨制定项期目档案挂分类方朝案。档芬案分类葬方案应趋符合逻护辑性、搁实用性宋、可扩题展性的棋原则并墨保持相体对稳定军。记录唯工程樱部位猫的音掀像档鞋案，销宜与和该单狐位工腾程的督纸质萍档案牙统一亦编号谢，与寨其他劝音像先档案后集中趁存放故保管征。建设单坏位档案考机构应揭编制项熟目档案鲁案卷目丛录，参历考《全狱宗卷规庆范》的粗规定建驴立项目档富案管理池卷。9.项目电子文凳件归档面与电子池档案管拦理项目再电子出文件善形成藏部门存负责阴电子杰文件距的归玩档工文作；载档案截部门湾负责唯项目案电子摩文件各归档标的指欺导、搜协调乐和电似子档膛案接贤收、屡保管笔、利贷用等罗工作偏。(职责掘分工)项目电烦子文件拒整理时凝，应当员按照项敬目档案丑分类方诊案并参虹照本标涝准的规定号分别组居成多层严级文件别信息包倒，文件忠信息包族应包含如项目电参子文件白及过程订信息、跨版本信想息、背习景信息厉等元数猴据。图像茂电子园文件五、视搜频电列子文侄件应所主题耐突出柏、曝畏光准砍确、然影像菊清晰厚。图滔像电缴子文裁件分考辨率呀应达飞到300邻dpi以上，锐视频电鸣子文件田宜采用20喇0万锋以上呆像素拍摄谦。对反映赶同一内波容的数衰码照片梁应选择折有代表性毒的输出获纸质照乒片。所选引数码照寒片应主洒题鲜明靠，影像份清晰、胖完整。项目电旗子档案伤可参照纸变质档案的畏分类方江案进行贺整理。项目档减案数字减化。数字膝化范棕围根据公实际事情况棕，可纵包含抽但不恶限于吸以下苏内容仅：项叉目立御项、胁勘察宗设计崇、征滚地移邪民、沈合同局协议策、项德目管劫理文虏件，军重要辣隐蔽向工程鬼验收居、缺错陷处搏理文杜件、钓竣工玩图、胞单位陕工程炕验收葱、合酱同验恳收、携竣工雁验收挑文件汉，重自要设股备文倚件等控。档案扫响描、图雀像处理详、图像率存储、稿目录建胆库、数顷据挂接活等应符谁合《纸酬质档案稍数字化佳技术规天范》的理要求。小结：1.归野档范围出发五点：剂保证栽建设谊单位亩齐全幸。遵循热上位济，及接时增行补、煮修订着。注意结栗合项目省实际：葵内容、站特点、的管理模冻式等。满足监剩管的需能要：招锣投标、博各种会辆议纪要堤、施工丸图、施柄工日志督、重要欢变更、胆索赔依佩据、质浑量问题穗及处理巧、事故誉及处理养等。必要镇时，塘通过辜合同养谈判威约定喷。房建、雪市政参叠考：城习建档案羡馆接收坛范围。2.分醉类编号父方案：（不统纪一规定厌）除新建其项目单朋位，一后般沿用涂原有体盾系，根饱据需要席可进行贫扩展。3.繁整理符方式弃：组卷燃按Ｇ纹Ｂ／鹊Ｔ118定22—20惑08科技剧档案魔一盒逗一卷物。一策卷可乓以一数个事眨由，苹也可昌以是哀同一叛主题晕的多尺个事者由。原文供“6倾.4纤卷内木目录乒编制免”中挺“6宗.4拘.7邻页数吹,应斥填写猜每份稿文件梢总页赔数。今”卷内目更录应区碧分页数勇／页号单件装幼订：页残数（每造件的总晚页数）整卷耐装订恶：页滴号（萝卷内树连续体大流挪水号号）4.装怎订：少折腾亩：图纸付一般不蹲订；成池册的一司般不拆恋。5.驻密级爹标识潜：无密级丹的可不差填写。T1绞18超22过原文(封面瘦）