第十章会议组织

第十章会议组织

第一节会议的概念及要素教学目的

会议组织，即秘书会务工作，包括会前的筹划准备、会间的组织服务、会后的事务处理及决策落实工作。通过本章的学习，领会会议、会议构成要素、会议种类、会议作用等概念的含义；掌握秘书会务工作的内容：确定会议议题、编排撰拟会议议程、会议日程和会议方案；确定会议对象及会议规模；安排会议时间和地点；布置会场；安排会议食宿和会议接送引导；组织会议进程和会议期间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动；安排会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作的技能技巧的综合应用。案例

某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议案例的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？”案例分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。案例这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。第一节会议的概念及要素一、会议的概念会议就是有组织有领导地召集人们商议事情的行为过程。会议是指3个或3个以上的人，为发挥特定功能而进行一种面对面的多向沟通。第一节会议的概念及要素二、会议的构成要素（一）形式要素包括会议的名称、时间、地点、主持者、与会人员、会议方式（二）内容要素主要指会议指导思想、会议主题及会议任务（三）程序要素包括会前、会中、会后三个阶段。会前要精心准备，周密安排；会中要综合协调；会后要认真总结，做好材料归集工作。

第二节会议的种类与作用一、会议种类（1）按会议的规模划分：大型会议（千人以上）、中型会议（百人以上）、小型会议（数人至数十人）（2）按会议性质和内容划分：规定性（立法性）、日常性、专题性（综合性）、纪念性、座谈性会的会议（3）按会议的时间划分：定期会议（各种年会、例会）、不定期会议（临时会议）（4）按会议阶段划分：预备会议和正式会议（5）按会议采用的媒介划分：电话会议、电视会议、计算机网络会议。第二节会议的种类与作用二、会议的作用（一）决策指挥作用（二）组织协调作用（三）动员教育作用（四）信息交流作用

第三节会议秘书工作

（一）会前的准备工作会前的准备工作主要是制定会议方案。包括会议的名称、时间、地点、与会人员、议题、议程、经费预算、材料准备、会场布置和会务安排。

案例**集团2008年度产品销售订货会会议方案

为落实我公司明年的销售计划，拟决定于2007年12月21日至23日，在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大会。现将会议方案呈报如下：1、会议任务收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量的要求，落实该产品的市场的占有量，探讨适合我集团产品销售的模式和产品销售分成比例。

案例2、出席会议对象和名额出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的商家经理及我销售公司各片区经理，别邀请本集团产品总装生产线领导和产品设计实验部全体成员参加，预计约320人。3、会议议程及日程安排（详见附表一）12月21日：全体与会人员报到12月22日：上午8：00。。。。。。

案例4、会议机构设置本次会议程序简单，但规模较大，准备工作较复杂，故拟组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构，分别准备会议文件的起草、印制会议证件、布置会场和安排来宾食宿、宴请等工作。准备工作要求在12月18日之前落实完成。案例5、会议经费预算这次会议时间不长，以在我公司召开，我部只需提供来宾的食宿费用和会议常规费用，按每位来宾食宿每天人民币200元；外加宴请一次，按每桌人民1000元（含酒水）；会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元，总计需经费293000元，该费请从公司产品销售费用中支付。

6、会议的后勤保障与会人员将统一安排在集团宾馆住宿，会场布置由销售公司组织人员安排，总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会议使用。以上安排妥否，请批示。**集团销售公司二○○七年十二月二日

第三决节企会起议秘培书工舍作1、确定波会议刑议题魂：会事议议田题，价即召晃开会耻议所用要解啦决的夏问题及或事仪项。烟它是竟会议稼的宗归旨、秀内容品和任有务，收对整念个会惕议起贯导向趴的作倒用。（1）议然题的起提出A大中兔型会言议的桥议题朋，由扭会议眠领导陷机关护或领锤导人委提出岗；B代表依会议城或代轮表大捆会的漫议题掘，需乔通过讨法定愉程序膛确定靠。C日常法性会铁议的当议题鄙，由湿分管棕某项钞工作头的领路导人喝提出佛。第三监节搜会坝议秘盆书工牵作（2）秘爸书在俱这一款层次枯要做跨的工游作A、收嘴集议牌题并恋进行篇筛选寻分类扣，然昂后据来此向勤领导崖提议展需召蓄开什捷么类牲型的译会议排。B、安快排每遭一个荷会议奖所要触研究毙或解店决的听议题朋内容删。C、拟及制并收提议兔解决锄这些牺议题摩中暴男露出司来的娱问题唇的方厚案，匠以供尺领导谋决断伸。第三问节椒会饲议秘撕书工手作2、确狸定会影议名害称。帅会议糠名称睛（又茫称会众标）书要用僵精练价的文紧字高低度概衔括出告会议待的议羡题或膛主题鸽。会议倒名称酒一般占由3个部润分组始成：伙会议页主办扎单位泻或地负域的搬名称狸、会音议的恨主题稻、会酬议的逮类型如：糊绍兴驶文理扶学院虽迎新抗晚会20蒜11年上涌海市迟春季防人才前交流没洽谈耍会暨铜长三堤角地老区高社校毕赶业生倡就业抗招聘拾会第三亚节刘会应议秘梯书工洞作3、安岩排会浆议议简程：扶会议统议程胀指会茅议对脊讨论惰研究颤议题仔前后滑顺序森进行淡安排侍的具狭体议勉事程滋序。议程妙安排雷要求（1）将同哑类性议质的腾问题温排列尚在一蜘起，钱敏感艳性、巧保密殖性议唐题一罚般放顺在后娇面。桌（2）议滥程拟隆定后背，须胳经主躬管领船导审塑核才清能实令施。案例某公塑司销虎售团猪队会本议议拦程公司手销售南团队哪会议孙将于5月25日（悦周一甩）上电午9：00在集霸团总韵部的垂三号惯会议诱室举信行。夜会议半研究记议题溜如下杜：1、销听售二仗部经竭理的么人选平；2、东哨部地嘉区销缎售活淋动的俊总结葛；3、上拆次会踢议记拆录；4、销撕售一阅部关戚于内僚部沟咽通问乌题的捎发言挠；5、公有司下铁季度摄销售恭目标立的制难订6、公捕司销期售人倚员的记招聘察和重摸组。案例修改哭：公司搏销售早团队辛会议卸将于5月25日（菜周一饥）上愧午9：00在公肾司总尸部的尿三号牢会议榴室举旬行。夹会议机研究强议题享如下盒：1、宣揭布会洲议议占程；2、说犯明有雅关人融员缺盛席情利况；3、东冠部地少区销裹售活江动的脊总结扎；4、销扒售一蚊部关岁于团统队沟忌通问距题的意发言想；5、公冤司下遭季度是销售窗目标踩的制贿订；6、公淋司销方售人具员的讨招聘侮和重眯组；7、销灯售二葱部经晓理的蛛人选登。第三土节场会等议秘芒书工洽作4、会烟议日梳程：股是指榆会议肚在一干定时蜡间内啦的具鼻体安鼻排。会议掏日程毯表一尚般采旗用简节短文没字或专表格覆形式何，将胃会议愤时间步分别辛固定别在每骗天上轻午、从下午孕、晚伯上三长个单说元里充。表格刊式样堤见教季材P1被58第三定节就会券议秘盲书工颗作5、会常议经贵费预陆算。会议宫的经置费预蒸算主握要包薪括以续下内螺容：（1）文粉件资撤料费咽。包料括文锣件资种料、应文件厌袋、姐证件石票卡齿的印筒刷、仙制作区等开饥支。（2）邮束电通续信费乌用。握如发惹送会孩议通可知，货就会幻玉议事品项发娃电报捆、传蕉真、冲电传企或打浩电话彩进行挽联络旷等费放用；灿若召乡丰开电灭视、朗电话逮等远塑程会吐议，却则使绣用有妨关会没议设薄备系新统的颤费用您也应顺计算刮在内嫂。（3）会圈议设清备和嘱用品挑费。疮如各闯种会甘议设贡备的狡购置踩和租勉用费守用。（4）会蚁议场沸所租量用费梯。如炭会议盖室、较大会结会场任的租略金以捡及其飘他会缝议活咱动场执所的医租金喷。第三杰节踪蝶会辽议秘抛书工倘作（5）会缎议办硬公费撇。如欧会议贸所需共办公梳用品螺的支挎出费贴用、码会场俩布置首等所背需费荒用。（6）会柴议宣吵传交族际费赤。如姥会议奇广告惨宣传迁、现样场录转像及寇与有代关协发作各迁方交摊际的泰费用筑。（7）会栋议食织宿补耀贴费底。即代会议绑伙食脸和住总宿补化贴费谈（一撑般由伏与会登人员简自理柄一部榜分，养会议爸主办泉者补充贴一摔部分什，也据有由宁主办宵单位仪全部蝇承担段的）呼。（8）会娃议活盈动交翁通费爸。即旦会议俯组织奥的娱刘乐、梳参观店、游歇览活级动费茂用和咬上述轮活动红的车甩辆交扣通费肃用；持参会持人员贩往返垂的交傅通费暴用如悬果由瓶会议蓄主办诞单位摔承担舰，也恼应列桥入预陶算。（9）其甜他开秆支第三貌节丢会药议秘担书工沃作6、会碍场的蛙布置会场走布置情就是丈运用精文字匠、图膏案、御色彩汁和实济物对箱会场杂进行野装饰给以突黎出会妇议主杠题、邮烘托饥会场云气氛酬的作向为。茧有会骨标、线会徽理、标芝语、甲人物铜画像源、旗月帜、幕花饰窃、灯痕光、狼会场抄座位餐安排引。会场有座位馅安排（1）中反大型单会议界座位陈安排中大社型会将议要黄保证滑一个顽绝对敲的中币心，翼因此言多采撇用大装小方迟形、湿半圆轮型的被座位浓方式装，突括出主据持人金和发勿言人锋座位用。第三钞节录会战议秘急书工初作（2）主伤席台撑座次外安排A、主滥席台众座次进排序狼原则厨为：雅“以父前为比尊”验、“当以中理为尊鼠”，寄商务梢活动区为“裤以右辜为尊搏”，丢政务挠活动即因中阵国传级统习森俗“归以左劫为尊鬼”。B、主攻席台见座次汉排序抹为①人数稿为单尼数时泡，以面前排章正中摘的位缓置为业职务揉最高太者的拢座位墙，商叙务活复动则乳以居傻中位表者的府右手独位为完第二株尊位拦，左矛手位艘为第栋三尊唤位。法依此遗类推挂；政谷务活各动则光相反猪，以妖居中取者的屑左手团位为磨第二这尊位归，右召手位劲为第挠三尊个位，惑依此法类推辛。②人妄数为把双数棚时，序商务述活动易以中废轴线惯为界毁，中返轴线瞎右边毯为第衡一尊师位，爷中轴凯线左占边为喝第二藏尊位载，依映此类互推；仇政务图活动潮则以想中轴圣线为缺界，橡左边横为第泰一尊装位，县右边艇为第脸二尊邮位，忠再依顺此类中推安愤排。第三恭节未会熄议秘江书工骄作③场争内其聋他人叠员座壶位的丙安排——会场碌在设砍计上榆应区游分正教式代洋表、街列席供代表患、工侮作人怠员、舅特邀谊嘉宾钞等与碑会者胞的不固同身误份区越域，衔并设暂立指确示牌转、标敲识、碑姓名陪台签笼，使便与会必者顺滑利入恨座。——在一险些表努彰、浴总结汤类型狡的大厕会上社，为志方便霞颁奖济授牌延，应胶将被膊表彰脂、受牲奖励锣对象庙或其旺代表拥安排龟在前艰几排罗，并由在座大位上册贴上也名签较或在漏其前军面桌搬上放御置台保签。——如果傻是报早告会蛛、表挖彰会危、联往席会何，一鞭般采寻取报掘告人猾和主枪办单样位负航责人菊或联小席的象各单娱位负勺责人弹相间唱排列南的方碰法设落座。第三井节闸会只议秘危书工删作（二霜）会盼间的朵调度弃工作会议饥期间响对会晓议有悬关事痒务的垃安排正和调曲度工平作就对是会名间的洽调度职工作轧。包天括会普议签靠到、荐会议帽记录登、编动写会仗议简凳报，形把握毁会议狐进程元、搞离好会候议生炕活服津务等第三绢节阶会浸议秘淹书工懒作（1）会盛议签牲到：灾收取廊应收徒费用辨和交堵会材扰料；归发放蛙出席裕证、晨就餐且证和送文件铁袋，告安排袍住宿龙房间赚，解遭答与腹会人东员提隶出的际有关智问题消，检坝查、忧落实毯到会击人数供并通榜报领尿导。工作意要求枝：热虽情、斑细腻亦、精慌致、状新颖辫、平孝等。第三万节歉会用议秘委书工穷作（2）做钱好会摩议记舌录。聪无论莫什么犹会议勾都要地求做描全完宪全记限录，及重要倚会议陪最后格留下宣音像些制品盒。（3）编窜写会风议简照报。括会议利简报李用以张反映绳会议摇动态疼、进视程和萌主要摘内容赢，给稿与会竖者沟娃通信旬息、初交流曾经验旺提供哪条件想。（4）会户议后宣勤保务障。同后勤肥保障饮包括防食宿暖管理纷、会棋议车心辆调巴度及革交通置工作惹、文钱娱活挣动以盆及医拼疗卫糠生工混作等。第三脱节傍会宴议秘霸书工核作（三机）会慰后的体整理蛙服务灯工作主要献有编震写会晴议纪劳要，课整理共有关挡文件阿材料衣，安栽排与析会人惨员离享会、回会后职的宣首传与轧新闻削报道习。第三泄节系会道议秘责书工这作（1）编疼写会凭议纪林要。粉在会棵议记饲录的倡基础里上分清析、肝综合昆、提斯炼而令成的喷文件沃。会增后发赖送至给有关软部门孙。（2）做幸好会士议的挠立卷罢归档续，会雾议结极束时种，要宅及时句做好具会议煌文件准的立拔卷归学档工肝作。灰归档采材料很包括券会议素通知优、会多议纪佳要、变会议蚀方案叶、会朴议文淹件及木与会释者发稀言稿床、会英议照歌片或敲录像钟带。（3）会和议宣代传报番道。慢要求撞：注登重有摘效性斜，注类重准罢确性鸟，注钥重保燥密性猎。（4）安监排好巡寿与会乞人员穿离会胳。要英事先伴购买万返程幅车票货、要返安排袖车辆击或人谨员送振站。第三父节半会获议秘原书工伤作（四无）会贼议文隐书工尼作1、会燥议文饭书的售种类（1）指哈导性都文书欠：上谢级有劝关文疤件依胡据（2）主奖题内赢容文丢书：茎开幕耽词、烦闭幕耕词、端领导火报告薯、代暑表发蛛言稿啊。（3）进夏程文弦书：胸会议犹记录烘、会并议简限报、臭会议言纪要（4）提雀案信洲访文卡书：避代表匪提案剧、群截众来佛信等（5）反攻映会悠议成耻果文升书：闭选举夫结果饰、会拿议纪扭要、旷新闻蜜公告耽等（6）管管理文赚书：叔会议滚通知饰、会涝议方齿案。第三玻节根会委议秘示书工时作2、会薯议文师书撰著写（1）会肢议通疫知A标题墨：采依用三类项式眠或四帝项式孔。B正文川。首对先明摸确召勿开会演议的彼目的婆、宗啦旨和纽奉任务痕，交节代会棚议时籍间和锤报到锻时间愤、地吗点，故以及唇与会董人员黎要求材，出腔席会臣议对溜象、史人数尸，写薄明会泉务组席联系球方式映。需揭要时艺要配丹以“包参会亮人员崭回执番”。（2）会罩议方确案第三汁节纵会丹议秘测书工坛作（3）会假议记释录：粥按下森列事矩项记肌录会俭议事兽项：切会议谎名称，时设间、专地点健，出国席人返、列种席人最及请庸假人狱、缺爆席人昏，主疯持人棉，记愧录人缠，讨延论议钉题，晌会议朽结果开。（4）会赞议简病报：磁编写据要求挡：准灯、快炼、简迈、新（5）会济议纪南要：填一般五分两晴大部未分，称开头罪部分匹一般蒸应写功明会艇议概膜况，芦包括茶会议悬进行瘦的时耻间、嘴地点施，出疏席人程员、叼主持弃人，渣会议草的议登题及搬会议显的总糟体评秃价。矩第二生部分剥主要诞写会讽议贞的精雾神、封讨论砍意见舞和议员决事晶项。案例××染×企业伶集团逢办公当会议副纪要××低××年1月21日下使午，披陈×总裁致在总户部主这持召阴开了坑新年霞第一房诚次总引裁办形公会芝议，歇确立幻玉今年缓企业浙集团然的工鞭作思飘路，徐布置古了工造作任途务。揉参加杨会议坦的有迟各部序门负除责人挺。会秩议议率定事津项如爪下：一、斧企业威集团驴今年浮的工湖作思孔路是鲁：“逃扶持乏和培膀育10智~1姓5家骨世干企贫业；进稳定30家左鄙右中腾等企剖业；桨撤、率并、过停、弟转、挡重组土一批扎小企胶业和敲困难农企业京”，碎减衫少企挥业集册团下叛属子吼企业案数量稀，促匪进有宏潜力疾的企气业快赖速发百展。扎会议钱要求疑集团字总部骡各部鸽门依葡据工朵作思恒路制或订出歇今年漫的工包作计替划。案例二、径今年蚂的工昼作重怎点是绘建立朴“三袄库”犬，即性建立假企业茎资产顺财务谨信息狗库、阵人力释资源肥库和蜜企业熟基本率情况被数据韵库。三、泽今年记要加哪强集颂团内搞部管盒理，饶强化均服务刺意识界，理洞顺工覆作程虫序，屿严格筹考勤煤考核袋工作董，增雾强执旺行制倾度和午各项廉规定唇的自脖觉性愧，树酿立企董业集徒团的故良好不形象俗。四、帅年初况出台卸新的陷企业眠考核傅体系毙。对压不同志性质底的企励业出录台不冶同的繁考核把办法目。第四简节档会枕见和昂会谈一、如会见窑和会帅谈的浪含义1、会通见就梦内容薄而言因，可渴区分过为礼衔节性里、政凑治性奔、实岭务性帽会见追。实务受性会掀见涉印及企滔业、幕商业卫贸易尸、文夜化交扰流等络具有迹一定固商务抖意义化的内瓣容而疾进行垒交涉浴的过绘程。2、会贡谈是兔指双指方或齐多方谎就某物些重摇大的僚政治区、经仓济、遗文化院、军压事等拜共同凶关心项的问陕题交屯换意代见。第四性节胀会浓见和含会谈二、岸会谈眯（会天见）膨工作娱安排（1）秘滤书在效接到谢对方速提出寒会见棚要求尘时，睁应及侄时将商对方伴要求毒会见弃会谈始的目待的、穗人员胆、姓碗名、招职务规及会为见什批么人再报告也给领院导。晨并及蜘早地王回复大。如熔因故矛不能霜会见投，应喝向对愿方婉谷言解堵释。若作蹄为会法谈方降，秘争书应浩及时谈向对极方（逮接待摄方）激联络泡，讲稍清会遣谈的敞目的沉，时方间，探参加替人数妥、姓侵名、缩慧职务假。第四怪节触会帐见和罗会谈（2）会剩议地销点安魔排一般呈较为葛正式的的会翼见会掠谈安默排在窜单位票会议赛室。神如参敬加人哨员不村多，池也可姓在客缴人所然住宾圆馆的盛房间逐。时间怎较长慨的会洞谈，肺要制顽订日建程表麦，要猛餐饮距、娱列乐项撒目的离安排衰。第四泡节街会袭见和枝会谈（3）会凉谈座舟次安另排一般君情况跃下，主方仙通常孩在左似边一侧并就坐怕，客方海在右订方一蝴侧就坐回。若业有多娃人参世加，碑通常候采用享长方铺形、容椭园缺形或轰园形灯桌子仰就坐夫，宾逃主相矮对而令坐，吉一般以门跪为准，左星方为伍主人宰，右掉方为葬客人生。会见育会谈艺场所误除座佣位安援排外刑，还皱应在帽每个额座位捎上有血座位量指示蝇（桌办签牌雷）。端如有班外宾景，应特备有锐中外乒文指谎示卡汗。第四旅节惰会中见和能会谈（4）迎兴接会见研会谈叹时，欲一般陪主人链应比术客人付提前王到达规，等傅客人争到达鸡时，酒应在刘门口辰迎候闪。如渗主人肚不到屠大门狐口迎赶候，衡也应荐安排斩礼仪瓦人员赠迎候轻，引言入会提客厅同。第四描节冷会量见和辆会谈（5）陪温同人电员及肾主谈序人员在决扬定参幅加会首见后铺，应古及是畏确定睬具体装化参阀加会少见人嚷员。绳会谈滑人员贱的确艘定应枕根据令会谈烦内容粉和会骂谈规忆格确捏定，杯如对测方有询高级暖领导气出席疑，那孕么我军方也炮应安斥排相孕应领郑导出汤席会膏见会