按照收文处理程序进行收文处理

《秘书实务》国家精品课程课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕

模块四秘书办文模块项目一文书处理工作

任务一按照收文处理程序进行收文处理[知识目标]掌握文书处理的规范掌握文书收文程序的含义及要求[能力目标]能够按处理制度进行收文处理[教学重点]收文处理技巧[教学方法]任务驱动情景教学实地训练任务导入天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书高山将按照收文处理程序进行收文。任务分析秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。相关知识文书处理工作，就是机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作。这些工作构成了文书处理工作的内容。收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。

一、签收签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

送文登记簿

序号发文时间封套号发文机关文别签收人签收时间备注签收的具体操作步骤如下：1.清点。清点就是检查、核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。2.检查。检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。

签收的具体操作步骤如下：3.签字。签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。二、登记登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。

收文登记簿顺序号来文日期来文机关来文标题密级送往部门签收人备注（一）收文登记的方法根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。（二）收文登记的具体要求收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点：登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上；在填写收文号时不要空号、重号；登记项目不可任意删减；书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔；分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。三、审核审核皇即在收到闯下级机亚关上膝报的选需要袄办理住的公奋文时抹，由凳文书浇部门战对公替文的智内容互、行朋文规送则、见文种野的使嚼用等想项进女行的漏审查司核对特工作沃，看焦其是柳否规竞范。促这一以环节欺是针混对下锅级来探文所炭设置锣的，纺目的胆是把鸦好上谦行文轻的质腐量关贺。审核仇的重琴点包纠括:是否领应由提本机遮关办掀理；是否尼符合逢行文熟规则；内容瓶是否匆符合天国家倾法律踢、法胖规及至其他至有关久规定；涉及耻其他渔部门桑或地衡区职资权的妥事项烂是否穿已协辰商、铃会签；文种益使用罗、公钳文格洒式是骆否规佛范。四、分送分送产也称蹲分发稿或分近办，挎是指供文秘架人员追在文抛件登杨记后犁，按返照文帖件的学内容鲁、性童质和微办理拆要求敢，及焰时、僵准确游地将鄙收文亮分送阶有关尚领导嫁、有竿关部掉门和跌承办牛人员赌阅办祸。（一棒）分送唉工作泥的原病则和威要求钟如下：(1亚)已有糊明确闷业务惹分工相的文泳件，朝根据鹿本单弦位的发主管构工作感范围未分送联到有渣关的读领导宣人和桐主管建部门部。(2)来文滋单位漠答复仁本单挽位询选问的盛文件锅，如自收到赵的批拼复、战复函浓或情追况报蒸告、见报表剪等，仅要按浮本单幅位原链发文睬的承芹办部笋门或侵主管老人分新送，预即原栽来是势哪个惊部门葛请示绩、询胳问或舟要求过下级哲报送抵的，稍复文槽就送甜哪个萌部门君办理歌。(3)分送陆文件储要建凯立并膛执行暗登记矮交接乎制度震。无呆论是烈分送茅给本趣单位戚领导贡人和朵各部衰门的愚文件转，还放是转朗发给丝式外单叶位的磨文件院，都绿要履罩行签杯收手江续。(4)要求粘退回淹归档剂的文卸件，旨要在话文件争上注亭明“阅后惑请退纯回归桥档”字样全，以巾便及节时收唤回，启防止爸散失析。五、跪传阅传阅屈即有法关人融员在猪工作支职责屿范围午内传纵递阅临读文疼件。涝需要约传阅饮的文县件有尝两种抢情况：一是须文件破经主跌要领章导批退办后负需要遇其他脱副职扩领导建或有赴关人阔员传支阅，汁以掌告握文付件精筝神和海主要桥领导配的批王示意端见；二是痕来文捕属于铃抄送第件，堡不需屯要特箭别办院理，浅只要更求有炭关单门位、蚂部门吴和人沟员了营解的大，收唐文后善，文寻秘人漫员将柿文件迷直接深送有醉关部砌门和棕人员辛传阅删。（一准）传阅瓣文件的要随求：(1)有密菜级的文伞件，应浩严格止按照冷保密矩工作刃的要太求做屯好文谨件保望密工城作，微即按魔不同内的密栏级要除求限社定传确阅范污围。(2)传阅签文件吉要有妥时间壶限制建，尤奴其对奸有办屯理时盟限要摆求的悉文件犯，更设要严乓格控烛制好营传阅堂时间哪。(3)文件平传阅俭完毕许必须鼻及时窜交还使给办且公室让保管击，不储得随飘意存故放在汽个人杆手中乒。(4)每份友传阅专文件仆，都融要由期文书饮部门流在文侦件首眉页附西上文缎件传贝阅单（见惕下表汇）。凡梅传阅兼人员都要在紫文件国传阅成单上削签注数姓名大和日屈期。六、霜拟办拟办鹅是文根秘人擦员对计收文捏应如印何办娇理所猛提出葡的初块步意斗见，眯以供堪领导拌批办觉时参锁考。拟办始的意同见，装是一疑种参到谋性顽意见此或建依议，鞭协助谎领导歼及时羊、有重效地纺处理蜜文件忘，为湖领导疾节省乞时间盈和精仓力，素提高催办文蚀效率皱。文秘献人员提出卖的拟河办意掀见，浑要抓森住中胖心，蜡有针坊对性赌，考称虑全起面，及切实优可行慕，文饰字表寄述要斤简明庙精练今。（一序）拟削办的律范围需要祸注意唐的是萍，不扭是所银有的凡收文芒都要徒写拟际办意记见，漏只是薯那些秘除了耳阅知胁之外孤，还笑需要范具体艺处理勉的文计件，黎才需触要写女拟办陵意见歇，其补范围兵包括绘：上级软机关铃主送铅给本奋机关意需要钓贯彻锻落实国的文运件；机关爸直属汪各部森门祝声颂本厚机关猴的情丘趣性栏或建吉议性洲文件项、重透要计蛮划、盛方案搏、财夸务预贝决算卫等；下级如机关肥主送贵给本良机关厦的请控求性已文件植；平级累机关俭和不婆相隶变属机副关主仿送本晨机关闭的商撕洽性艘，涉匆及重咬要答冰复和座共同妇研究给协作乓等问达题的锣文件玩；其穿他需稳要贯贵彻和完承办呢的文位件。（二秒）拟珠办的它要求拟定凭拟办爸意见泊的人应当界熟悉妥党的诉方针行政策锐和国易家的柄法律贿法规贝，熟悉泻本机唐关的匀情况尺，熟悉住各个属部门峡的业泥务范围和卧相互乒关系奴，了解迟各个愤重要阶事项停的办经理程寒序和卖处理质重要恒业务迫的有热关规庄定，在提返出拟亦办意佩见时拆，要悉全面司考虑聪，使辞之科车学、糕合理叨。并鸭且做按到简攻明扼扇要。绵同时凝将拟选办意蛋见写招在文匠件处加理单破（见浅下表猴）“浇拟办耀意见身”一机栏内耕。七、鸦批办批办惕是领叠导人具对文艇件如肢何办南理提杨出最匪终的步批示扛意见积和要材求。咏批辆办通蜜常由另单位诊主要剩负责碑人对临来文雁作出哲批示虫，这括是领淹导人为参与帆公文壳处理创的重酸要环担节，畜是领箭导人搭行使挺其职约权的茎过程遮，也叮是收其文办械理中粗最重摩要的腊程序填，它苹决定绿了文解件的婶最终览处理棍要求艺，是轧决策恼性的漆办文庆环节绸。批办攀文件君，要苹求单逃位领激导人奖认真仔阅读眼文件靠，琢词磨拟晨办意贤见，刑提出候原则城批示戴意见圈。批露示中中要给悔文件漆承办梳部门耀指明主办理讽原则悬、应薄注意而的问粉题和耐办理弯要求骨，做折到表河态明离朗、船词义胀明确模，并纹将批乡丰办内陵容写灯在文铅件处吃理单借（见纺下表蜘）“组批示尼意见圈”一是栏内胞。文件绍处理复单来文单位来文日期来文字号内容摘要：附件：主办部门：拟办意见：批示意见：处理结果：归卷日期归入卷号密农级浩：收文拣日期忙：喜年羡月盆日百收薯文号来文单位来文日期来文字号内容摘要：附件：主办部门：拟办意见：批示意见：处理结果：归卷日期归入卷号密程级鼻：收文招日期系：途年叙月拥日止收夫文号八、示承办承办默一般掌指贯荣彻落纯实文董件精效神和厚要求斗，按梁领导挂人批策示执睛行具本体的嗓工作令任务帮，办狸理有惹关事延宜的肾过程盏。承办检应严济格遵布循以贯下要铃求：1.确认鸭承办休范围部门威（人如员）详接到吸收文狂后，沟首先舌要确钥认是泥否属箱于自介己的和承办仪范围绩，对晴不属印于本葵单位狂职权祥范围锯或者仔不宜湖由本荒单位狡办理逝的公文，应纪当及投时退渴回交创办的冶文秘撒部门像，并元说明公理由愿。通常禾需承亚办的公文有：上级皂机关嫩或本济机关断的方嫁针、拐政策耍性文煎件，追有的赚需向够下传墨达贯掌彻，构有的摄在本料机关鱼内部训执行熔；上级领导交办肿的事骗项或局需要绣办复绸的公文；来自跪下级淋机关看的请扬示或岭重要玩的报告；平行够机关沿或其应他不庸相隶奶属机调关要孩求协谎作的衰函电涝、合同等；侍人大点代表生的议挨案、典建议声和政骑协委享员的拳提案号。2.按批弃办意防见办骗理承办济部门驶（人瓜员）妻收到溜交办狼的公文后，拆应认梅真阅句读，触掌握公文内容箭、发采文意册图及领导的批尼示意郊见，吧按照个批办等意见此认真互组织昆办理限，不登得自坑行其件事，敲或者密寻找刘理由态推诿活。但赤当遇隔到批什办意密见与逃实际储情况仔不一皂致，粪或随沉机出露现了巩新情众况而嫂不能修按批钓办意库见执扣行时胖，可办以请泼示后摆按批舒示意齿见办粒理；鱼情况不紧急椅的，省可在忆一定夺的条钱件下敲，采寇取相乎应措矮施。拾两个膜或两啊个以恐上部延门联混合办懒理公文时，很被定戴为牵趁头单邮位者母，应质担负消起主栋办责突任，棉并负云责将窑有关兆单位驶提出匹的意吗见归氏纳整甜理，袍报请删本单描位领导审批惩。协棒办单基位要升积极萍配合霞，不初得借纺故推闷诿。3.及时锹快捷织办理公文任何公文都具降有时爽效性技，对击需要镜承办益，而味本身产没有昆明确管规定仗办理阅时限符的公文，承玩办人响员应跌根据公文的性值质与英重要祥程度忍及以狮往惯尤例，辆确定旷办理竿的时拘限；秤对于摔紧急公文，应毁当按潜时限推要求君办理立，确弟有困敬难的娇，应椅当及冠时予消以说旨明。子通常困，特碍急件咽应随摆到随旱办。殃尽快锤在当故时或势在一标日之劣内办饭理完景毕；绢急件陡原则固上也桶是随六到随险办，会最迟市不超梯过三依天；域对于羽限时详完成弹的公文，应蒸在限毕定的齐时间丝式范围肉内必蛙须办满理完承毕，割不能搜延续摸。4.依据趴规章雀办理公文承办斧中应削遵循碑有关赶的方遭针政扛策、法律法规司，依搅据惯分例及暖实际及情况拜，办滔理公文。同含时，筹承办驳工作府要实浴行岗忍位责渠任制若，对公文承办得人员遥要明渐确职完责，扔提出妇具体殿的要饿求与钱指标耳，做产到目逃标明坛确、非各司抱其职叹、权洗责相刃符，喊赏罚爽分明采，以着保证若承办感工作凤准确去、及尽时、妖安全球。凡良被指惑定为附牵头坚单位深者，株具有填主办桃责任何，但横不得华独自江行事微，而封应在壁法定众职权邮范围刃内召知集会连议，兼组织挡协调电，并形负责相将有美关单壁位提给出的遣意见来归纳露整理万，拟蚊写办震理意武见。5.签注公文的承宾办结亡果为了待日后急查考公文承办务的过狂程、冤方式边、结侵果以置及承突办的奖责任职者，催便于择维护庆正常裂的承眼办工济作秩援序，悲防止垮出现猴重复笛办文宜的现班象，淡需简赞要注扁明公文的办节理经耗过与狼结果笑，包臭括发冒文承障办的眠，注扯明复柄文号洪、复山文日魂期；萄会议森承办驾的，粒注明蒜会议梢名称彻、会雷议时疗间、虾议定蜂事项赚；电柄话回牛复的漆，注岩明时嘱间、架地点屋、人抓员、孕主要击内容和；当昌面解违决的坐，注锅明时例间、骄地点拖、解从决方冒式方贞法，蝴措施扬与结说果等券。在公文办理久完毕线之后跟，承芬办人果员应有清晰览、工己整地牲在文亭件处矩理单蹈“处腿理结没果”截一栏奏内填言写承宜办的体经过狼与结辟果，答并应挡填写泉承办折人姓括名与脆日期私，以敌备日驶后查屡询。九、弃催办催办循即文贞书人毛员或商有关律部门育对需跌要承漏办的卡文件乐进行戴检查杜督促保的工拳作。慨它是养公文蜡处理秀中一钓项必木要的址制度桥和必胖不可奴少的湿环节末，是睡解决亭文件稼积压至和延喇误，兰加快油公文盯运转备的有身效措天施。催办告的范攻围上级杨机关惰来文载要求学及时投回复侵的；平级正机关市与本撕机关沾联系篇工作侦、商铺洽事目务需趋要复慰文的；下级玻机关搜送本迟机关跑的请潮示需搬要批聚复的矩等。催办凶的形厨式1.电话妥催办售。电话郊是现颤代社彼会最蜻普遍甘的交奋通联消络工叉具，贿因此逐电话放催办忧是最膝便捷销的催爆办方练式，扫对内访催办耗多用谅电话引催督议检查桃，有吓时对课外催济办也县用此族种方组式。采用召电话半催办裤比较给方便毫灵活睛，可霜以节南省时批间，挖催办相速度坐也快恭，但串只能停靠接浆话人牙汇报秤，不论能发祥现文非件处府理中宗的复粒杂问恋题。2.信函抖催办蛋。信函捆是一逼种古袖老的柳通讯俊联络匆方式夫。对副于外单埠和栏比较伙复杂厨的催柏办工馆作，伍往往嘉用信花函的义方式语进行胖。其怀优点倦是，异采用毁信函岩方式拒催办归，不慎受通垂话时见间的吃限制泳，可厦以讲素清情发况，现有利低于承师办人框及其怕领导在传阅估。缺点牢是，店往来尸信函锻不论南是写螺作还后是传首递，盒都要飘耗费佩大量脆时间界，速益度比漂较慢喂。3.催办嚼卡催录办。有时绞催办淹人可惨以利成用催浓办卡(单)进行语催办摸。即惹在事承先印棉好的血催办文卡(单)上，篇填写非有关宾项目张，催已促有徐关机醉关、森单位矩尽快滤办文双。它棕比催林办信嫁函写筑起来赤省时会、省苏力，携但邮善寄起始来同援信函箩一样驴慢。4.登门全催办往。登门受催办选，即溜催办障人走衫出办辜公室劳，亲股自到冷承办认部门多、机唇关、粱单位颂进行绩催办姐。这昌种催石办的译好处村是，右催办蛾人深滨入基共层、来深入鸣实际爸，在心同承靠办人蛮交谈康中，敞可以末发现子不少季问题票，便疤于帮挺助承明办人丝式解决丢一些告具体毁困难抵和实欲际问换题，强催办拌的实孙际效恢果较竹好。串但如庸果催凡办的父任务待多、逗催办联人员冤少，丑往往闸不容旨易做姑到。5.会议题催办鬼。即通兆过汇无报会换的方反式进陪行催闭办。轻在催饥办人对员少印、催温办任豆务重题的情姓况下拘，可饰以采翼用这旺种方桃式。批采用态会议跟催办御的方肾式，肌催办手人把嫂承办喊人，侧甚至容把承四办单始位的企主管慈负责治人请切来，升让他狭们汇表报办祖文情拌况，茅这样愉可以沾及时沃发现独问题育，彼娘此交斤流情侨况，维总结天推广叼承办牺经验武，是快一种戏较好声的催睬办方座式。但确杆有必沫要时浙才能飞采用汤这种抓催办社方式饺，不下然就雕会给倒承办甲人增灵加负渴担。6.简报缠催办梁。一些贴大机美关不傅定期泰发简使报，辛用于降沟通婆情况崖，交贷流信米息。枯催办叶人员矿也可贫以利免用机状关简控报，限定期赠或不泥定期温地公在布各满部门速、各丹单位伴的办球文情添况，跳对久晃拖不么办的熊部门挪单位山进行侧适当植批评纤，对晒办文笼速度库快、意质量防高的帐部门惧单位泳加以掠表扬苗，甚铺至总惨结推划广办迅文经嚼验，眼都可岩以起涛到催饲办的榜作用篮。催办毯的要么求催办迟工作脖应做杆到，来紧急码公文战跟踪册催办始，重者要公乘文重悔点催蛾办，谷一般碍公文居定期途催办胞，并也随时替或者凉定期投向行识领导系反馈裕办理芽情况粘。1.对有殊明确遍办理桑时限蹦的批株办件妈，催命办部纤门应台在到蛙期前链三个愚工作杰日就哈未办痕理完茎毕批乌办件概的承谣办部杏门发响送催如办单慰，提汗醒承邀办部润门按补时办冈结；2.对未具明确新办理最时限呆的批营办件版，催劳办部坦门应蹈根据育情况贿的轻绸重缓合急，漂不定葵期发耍送催蹈办单圈或电作话催谋办。3.催办冶部门感应定密期向浴领导垦报告俊催办受结果渐，写踏明催葡办公谋文运财行的素具体鉴环节吸，每羡个环折节的炒完成交情况吹及时配间，庸未及澡时办姜出的焦原因院等。4.催办杯应有缩慧工作蒜记录志，通饿过发健催办钓单催因办的臭，应企留存邪工作秀底单请；通渗过电赞话催眯办的斯，应粱备有嗽电话唤记录命。十、末注办由文穴件承匠办部门门或垄承办私人员德在公窄文办腐理完乖毕后对文在件的拢办理队情况脂和办哲理结共果所撇作的沉说明爆。这写项工拴作应美由承织办部龙门或陶承办炮人完焰成。卷承办素完毕恩后，耐将情封况和盾结果苦填写博在文余件处许理单际“骗处理玩结果垃”一宏栏内蝇。公文坐注办谷一般喇包括崖以下锤内容诊：1.一般锹的传通阅文些件，细在有隙关人姑员传子阅完习毕后赞，文么书人厕员应润注明程阅毕悲的日挥期；2.需要胃办理便复文冈的文流件，浅办理饭完后巨要注谨明“师已复战文”厌，并卖注上益复文劣的日援期和斧文号锄；3.用口棉头或碑电话碎答复据的要固注明梯时间短、地仿点、反接谈称或接肿话人侄、主纠要内专容等椅，并绝由承淹办人专签字惩；4.不需钟要复包文的话文件株要注吓明“抄已办冈”、雾“已愚阅”藏、“耗已摘死记”盛等字丛样。十一锅、归悠档归档天就是事指文书尚处理兄部门柱将办亿理完棕毕的锦、具柄有保帆存价毫值的像文件苍立卷清，向番单位来档案警室移决交；将无拨保存哪价值辨的文染件按奸规定闪销毁忙。按照边有关混规定石和实鉴际情除况，户公文肤立卷润归档哨的范衬围是故：本机埋关发晨文。贼本机酬关对确外的亚正式克发文浆，如警命令贝、决药定、瓣公告枝、通守告、投通知勾、通戚报、质议案填、报咸告、厦请示堵、批馒复、默意见虑、函俭、会躺议纪机要等毒；本机弯关收鸡文。疤包括贪上级壮机关丝式发来召的与友本机堆关主德管业言务有炸关的旧各类根公文爪；下哨级机侄关报捷送的胞各种务报告梢、请久示等糟；同稳级机气关和秃非隶潮属机耽关颁茂发的群非本断机关径主管谱业务指但需净要贯秧彻执小行的堵文件仰。在准恒确掌刊握公腿文立社卷归怖档的板范围吴的同壁时，约还要俩准确软把握睁不归晃档的将公文绒范围饼，这职样既溜有助而于保插证档变案的从精确罪性，候又便秀于档自案的沿有效摇管理键，提东高工碑作效检率。搜按照汽国家氏档案赶局有诉关规夺定，不应霜当立贤卷归有档的附公文熔材料梁包括乎：重份测文件扮。同扰一份杂文件汤，除扮特别哭重要妨的文守件可尖保留摘多份赛外，止其它毅的只腔需保黄留一滩份；无查醉考利开用价钢值的幕事务幸性，妈临时教性文辨件；未成刮文的族草稿僵和一披般性膏文件店的修踩改稿疫；与本押机关卖业务坝无关亩的文疏件材弟料；内容隙被其权它文北件包糟括了堪的文朝件材宫料。对于她不需令要立捞卷的辰文件继资料滥应及剃时销灶毁或卡移交狼印发雁机关削。以上匙十一歇个环意节不防是所扁有的禁收文专工作粗中必番须进枝行的止。上森行文吓、下愉行文罢、平瞒行文驶在收笛文处革理时留进行理的环哲节或吃多或午少并钩不是好完全蒜相同绑的任务枣回顾耕：天地惩公司决（中棍外合盒资公定司）巧收到蚊集团所总公济司的浊一份《关于粥各子庭公司牛财务芝负责旅人向关集团投总公捞司述傅职的钻通知》。作扎为天派地公喇司的更秘书授高山浴将按挨