出库管理培训教材货品出库作业程序及异常情形处理办法

出库管理培训教材目录：1.物品出库概述1.1物品出库的原则和要求1.2物品出库方式1.3物品出库控制流程2.出库作业2.1物品出库的作业程序2.2物品出库异常情形处理

1.物品出库概述

出库是仓库根据出库凭证将所需物品发放给所需部门，是物品存储阶段的终止。应该特别注意是，出库时所依据的出库凭证应为正式的单据或手续，若为非正式凭证或白条，则不予发放。1.1物品出库的原则和要求

原则：（1）只有符合财务制度要求的有法律效率的出库单据，才能出库存（2）出库凭证有涂改、复制、模糊，收货单位与提货人不一致，各种印鉴不合理规定，超过提货有效期的单据，单据重复打印出库等情况时，库管员应保持高度的警惕性，不能得过且过，要及时联系货主并查询单据的合法性，保护货主和公司的财产不受侵犯（3）出库不能当天办完、需要分批处理的，应该办理分批处理的手续1.1物品出库的原则和要求

原则：（4）先备货，后复核，再发货（5）复核人员要用不同的人、用不同的方法，双人签字才能出库，单人无权利将货物提出去（6）先进先出，保管条件差的先出，包装简易的先出，容易变质的先出，有保管期限的先出，循环回收的先出（7）对于近效期产品、失效产品、变质产品、没有使用价值的产品，在没有特殊批准的情况下，坚决不能出库，当然应销毁或作为废品处理的例外1.1物品出库的原则和要求原则：（8）出现盘盈盘亏时，不能为了不被发现，不被处罚，就在发货入库时暗地里串货调整，给供应商和顾客带来麻烦和损失原则：1.1物品出库的原则和要求原则：（9)为了处理销售、出口等紧急情况，仓储部当时的最高领导可以在职权范围内特事特办（10）当未入库验收、未办理入库手续，原则上暂缓发货（11）如果将出库凭证遗失，客户应及时向仓库和财务挂失，将原凭证作废，延缓发货，如果挂失前货物已经冒领，保管员不承担责任1.1物品出库的原则和要求要求：“三不”即未接单据不翻账，未经审核不备货，未经复核不出库“三核”即在发货时，要核实凭证、核对账卡和实物“五检”即对单据和实物要进行品名检查、规格检查、包装检查、件数检查以及重量检查1.2物品出库方式项目内容送货1.仓库根据货主单位的出库通知或出库请求2.通过发货作业把应发物品交运输部门送达收货单位3.或使用仓库自有车辆把物品运送到收货地点的发货形式收货人自提1.这种发货形式是由收货人或其代理持取货凭证直接到库取货，仓库凭单发货2.仓库发货人与提货人可以在仓库现场划清交接责任，当面交接办理签收手续过户1.过户是一种就地划拨的形式，物品实物并未出库，但是所有权已从原货主转移到新货主的账户中2.仓库必须根据原货主的正式过户凭证，才予办理过户手续取样1.货主由于商检或样品陈列等需要，到仓库提取货样（通常要开箱拆包、分割抽取样本）2.仓库必须根据正式取样凭证发出样品，并做好账务记载转仓1.转仓是指货主为了业务方便或改变储存条件，将某批库存自甲转移到乙库2.仓库也必须根据货主单位开出的正式转仓单办理转仓手续1.3物品出库控制流程

物品出库控制流程项目内容下达生产命令1.计划部门根据“周生产计划”和物控部提供的物品齐备资料签发，“制造命令单”给物控部门2.物控部门根据“制造命令单”开列“发料单”，并分别派发至生产部门和货仓部门物品发放1.货仓管理员接收到“发料单”后首先与BOM表核对，若有误则应及时通知物控开单人员，直到确认无误后将“发料单”交给货仓物品发料2.物品员点、装好物品后，及时在“物品卡”上做好相应记录，同时检查一次物品卡的记录是否正确，并在“物品卡”上签上自己的名字物品交接1.物品员将物料送往生产备料区与备料员办理交接手续，无误后在“发料单”上签上各自的名字，并各自取回相应联单账目记录1.货仓管理员“发料单”的实际发出数量入账表单保存与分发1.货仓管理员将当天有关的单据分类整理好存档或集中分送到相关部门2.出库作业

物品出库时，应严格按照出库作业程序进行出库，以减少出库错误，提高出库作业效率。在出库的过程中，会出现各种问题，根据不同问题应采取不同的方法进行妥善处理。2.1物品出库的作业程序

8-1项、物品出库前的准备内容（1）计划、组织、备货、工具、装卸搬运设备、作业人员、货位、包装、涂写标志（2）与承运单位联系，使包装符合运输（3）包装破损的要加固或更换（4）对于拆零发货的物品，要经常准备好零货，及时补充，避免临时拆包，延缓付货（5）对于分拆备货的情况，要事先分装拼箱，发货时整箱出库，易碎易串味易变形的物品，要加衬垫物，用木箱、周转箱等保护，并将装箱单贴在外面或附在里面，便于收货人清点验货，同是准备记号笔、封签、胶带、剪刀、胶带座、木箱、钉箱工具等2.1物品出库的作业程序8-2项、审核出库凭证（1)包括审核出库凭证的合法性、真实性；审核出库凭证手续是否齐全，内容是否完整（2）核对出库物品的品名、型号、规格、单价、数量；核对收货单位、到站、开户行和账号是否齐全和准确（3）具体审核还包括检查领料单签字是否齐全；抽查出库单证及货物符合情况；检查内部移库手续是否齐全，经办人、负责人是否签字2.1物品出库的作业程序8-3项、出库信息处理(1)当采用人工处理方式时，记账员将出库凭证上的信息按照规定的手续登记账，同时在出库凭证上批注出库物品的货位编号，并及时核对发货后的结存数量。（2）当采用计算机进出库存管理时，将出库凭证的信息录入计算机后，由出库业务系统进行信息处理，并打印生产相应的捡货信息。2.1物品出库的作业程序8-4项、拣货按照拣货过程自动化程度不同，拣货分为人工拣货、机械拣货、半自动拣货和自动拣货四种8-5项、分货分货作业方式可分为人工分货与自动分类机分货两种2.1物品出库的作业程序8-6项、包装与刷唛（1）出库物品的包装必须完整、牢固，标记必须正确清楚，如有破损、潮湿、捆扎松散等不能保障运输中安全的情况，应加固整理，破包破箱不得出库。（2）包装完毕后，要在外包装上写明收货单位、到站、发货号、该批商品的总包装件数、发货单位等。（3）字迹要清晰，书写要准确，并在相应位置上印刷或粘贴条码标签2.1物品出库的作业程序8-7项、点交（1）出库物品经过复核和包装后，无论是客户自提，还是交付运输部门发送，发货人必须将物品向提货人或运输人员当面交点清楚，划清责任。（2）需要托运和送货的物品，应由仓库保管部门移交调运部门，属于客户自提的，则由仓库保管部门按出库凭证将物品向提货人当面交点清楚。（3）应按出库凭证的内容逐项核对，主要包括：品名、规格、数量、文件资料、证件、包装是否符合运输安全要求。2.1物品出库的作业程序8-8项、登账点交后，保管员应在出库单上填写实发数、发货日期等内容并签名。然后，将出库单连同有关证件资料及时交客户，以便客户办理货款结算。2.2物品出库异常情形处理

5-1项、出库凭证（提货单）的问题（1）凡出库凭证超过提货期限，用户前来提货，必须先办理手续，按规定缴足逾期仓储保管费后方可发货。任何非正式凭证都不能作为发货凭证。提货时，用户发现规格开错，保管员不得自行调换规格发货。（2）凡发现出库凭证有疑点，以及发现出库凭证有假冒、复制、涂改等情况时，应及时与仓库保卫部门以及出具出库单的单位或部门联系，妥善处理。（3）商品进库未验收，或者逾期货未进库的出库凭证，一般暂缓发货，并通知货主，待货到并验收后再发货，提货期顺延。（4）如客户因各种原因将出库凭证遗失，客户应及时与仓库发货员和账务人员联系挂失。如果挂失时货已被提走，保管人员不承担责任，但要协助货主单位找回商品；如果货还没有提走，经保管人员和账务人员查实后，将原凭证作废，缓期发货2.2物品出库异常情形处理

5-2项、提货数与实存数不符造成这种情况的原因主要有：（1）商品入库时，由于验收问题，增大了实收商品的签收数量，从而造成账面数大于实存数（2）仓库保管人员和发货人员在以前的发货过程中因错发、串发等差错而形成实际商品存量小于账面数（3）货主单位没有及时核减开出的提货数，造成库存账面数大于实际储存数，从而开出的提货单提货数量过大（4)仓储过程中造成了货物的毁损当遇到提货数量大于实际商品库存数量时，无论是何种原因造成的，都需要和仓库主管部门以及货主单位及时取得联系后再作处理。2.2物品出库异常情形处理

5-3项、串发货和错发货（1）如果物品尚未离库，应立即组织人员重新发货。（2）如果物品已经离开仓库，保管人员应及时向主管部门和货主通报串发和错发货的品名、规格、数量、提货单位等情况，会同货主单位和运输单位共同协商解决。（3）一般在无直接经济损失的情况下由货主单位重新按实际发货数量冲单（票）解决。（4）如果形成直接经济损失，应按赔偿损失单据冲转调整保管账。2.2物品出库异常情形处理

5-4项、包装破漏这类问题主要是储存过程中因堆垛挤压、发货装卸操作不慎等情况引起的，发货时都应经过整理或更换包装方出库，否则造成的损失应由仓储部门承担。2.2物品出库异常情形处理

5-5项、漏记和错记账（1）无论是漏记和错记账，一经发现，除及时向有关领导如实汇报情况外，同时还应根据原出库凭证查明原因，调整保管账，使之与实际库存保持一致。（2）如果由于漏记和错记账给货主单位、运输单位和仓储部门造成了损失，应予赔偿，同时应追究相关人员的责任。出库管理祝大家快乐生活、快乐工作每一天

出纳基础知识．出纳员的一天：（1）上班第一时间，检查库存．．．．现金、有价证券、印鉴及其他贵重物品。（2）向有关领导及会计主管请示资金安排计划。（3）列出当天应当处理的事项，分清重缓急，合理安排时间顺序。（4）按顺序办理各项收、付款业务。（5）根据所有的货币资金收付原始凭证或会计转来的收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账，并结出当天的余额。

出纳员每天的工作

原来是这样的呀（6）下班前出纳人员必须做好下面几件事：一是，应清点库存现金，并将其与现金日记账余额进行核对，保证现金实有数与现金日记账余额相符。二是，在收到银行对账单当天，出纳人员要将对账单与银行存款日记账进行逐笔核对，编制“银行存款余额调节表”，保证银行存款账实相符。三是，将多余现金存入银行。三是，根据需要编制当天的现金和银行存款日报表，报送有关领导。四是，应整理好办公用品，锁好保险柜及抽屉，报告好有关凭证，保持办公场所整洁，无资料遗漏或乱放现象。—

出纳概述（一）出纳的涵义：．

出纳，作为会计名词，运用在不同场合有着不同涵义。从这个角度讲，出纳一词至少有出纳工作、出纳人员两种涵义。（1）出纳工作。顾名思义，出即“支出”，纳即“收入”。出纳工作是管理货币资金、票据、有价证券进进出出的一项工作。具体地讲，出纳是按照有关规定和制度，办理：①本单位的现金收付、②银行结算及有关账务，③保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作的总称。（2）出纳人员。．．从广义上讲，既包括会计部门的出纳工作人员，也包括业务部门的各类收款员（收银员）。收款员（收银员），从其工作内容、方法、要求，以及他们本身应具备的素质等方面看，与会计部门的专职出纳人员有很多相同之处。狭义的出纳人员仅指会计部门的出纳人员。补充：出纳与会计的关系出纳工作是整个会计工作中的重要一环，出纳人员又是会计人员不可缺少的部分。从广义上讲，会计包括了出纳和狭义上的会计；从狭义上讲，会计是相对出纳以外的会计核算人员。会计工作岗位一般可分为：会计机构负责人或者会计主管人员，出纳，财产物资核算，工资核算，成本费用核算，财务成果核算，资金核算，往来结算，总账报表，稽核，档案管理等。．

在上述会计工作岗位中，除出纳外，其他的岗位在企事业单位上一般都称为会计。．

出纳与会计是一个统一体下的两个方面，既相互联系，又相互制约、相互监督。通俗地讲，出纳与会计就是管钱与管账的关系，两者是不相容的职务。．

在单位内部任用出纳应该实行回避制度，即会计负责人或会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。这里需要回避的直系亲属是：夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及配偶血亲关系。（二）出纳的基本工作任务（工作内容）（1）货币资金核算。①办理现金收付，严格按规定收付款项。严格按照国家有关现金管理制度的规定,根据稽核人员审核签章的收付款凭证进行复核，办理款项收付。对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、总会计师或单位领导审核签章，方可办理。收付款后，要在收付款凭证上签章，并加盖“收讫”、“付讫”戳记。②办理银行结算，规范使用支票，严格控制签发空白支票。如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时，必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额和报销期限，并由领用支票人在专设登记簿上签章。逾期未用的空白支票应交给签发人。对于填写错误的支票，必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存。支票遗失时要立即向银行办理挂失手续。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。．．（1）支票领用登记簿每个单位应当设置支票领用登记簿，凡领用支票必须履行手续，出纳员登记、经办人签字。出纳人员设置和登记的支票领用登记簿如表2-2所示。表2-2空白支票签发登记簿领用日期支票号码领用人员用途收款单位限额批准人销号日期备注．．2应收票据备查登记簿出纳人员收到付款单位的商业汇票时，应登记“应收票据备查簿”，逐项填写备查簿中汇票种类(银行承兑汇票或商业承兑汇票)、交易合同号、票据编号、签发日期、到期日期、票面金额、付款单位、承兑单位等有关内容。受票

实日净日金日理面

收期额期额期单金

金位 额 额码日转让承背贴

承兑书现

兑人

人及

及金

单 单额

位 位名

名称

称票据基本情况合同摘签 到要 号

发 期月

日

字

号 字

号 日期 期凭年 证“应收票据备查簿”基本格式如表2-3所示。表2-3 应收票据备查登记簿票据种类：

第

页．．3应付票据备查登记簿出纳员在寄交商业汇票时，应登记“应付票据备查簿”，逐项登记发出票据的种类(银行承兑汇票或商业承兑汇票)、交易合同号、票据编号、签发日期、到期日期、收款单位及汇票金额等内容。“应付票据备查簿”的基本格式见表2-4。表2-4 应付票据备查登记簿票据种类：第 页号年凭证摘要号合同字号票据基本情况到期付款延期付款月日字号码签发日期到期日期收款人金额日期金额日期金额（4）发票（收据）领用登记簿．．出纳员负责发票或收据的购领，发放，保管工作，要设置发票（收据）登记簿，逐一登记票据的种类、数量与起止号码，如实记载票据的填用、核销、结存情况。发票（收据）登记簿的参考格式如表2-5所示。表2-5 发票（收据）领用登记簿领用日期起始号码领用人员证件签名批准人核销日期备注（5）有价证券登记簿．．出纳人员保管的有价证券主要是股票和债券，其登记簿如表2-6所示。表2-6 有价证券登记簿发行年度期次面额利率张数号码合计金额入库依据兑换日期兑换本息起止年月日本金利息合计③登记日记账，保证日清月结。根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。银行存款日记账的账面余额要及时与银行对账单核对。月末要编制银行存款余额调节表，使账面余额与对账单上的余额调节后相符。对于未达账款，要及时查询。要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票。④保管库存现金，保管有价证券。．．．对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺。库存现金不得超过银行核定的限额，超过部分要及时存入银行。不得以“白条”充抵现金，更不得任意挪用现金。如果发现库存现金有短缺或盈余，应查明原因，根据情况分别处理，不得私自取走或补足。如有短缺，要负赔偿责任。保险柜密码要保密，保管好钥匙，不得任意转交他人。⑤保管有关印章，登记注销支票。．出纳必须妥善保管所管的印章，严格按照规定用途使用（但签发支票的各种印章，不得全部交由出纳一人保管）。对于空白收据和空白支票必须严格管理，专设登记簿登记，认真办理领用注销手续。⑥复核收入凭证，办理销售结算。认真审查销售业务的有关凭证，严格按照销售合同和银行结算制度办理销售款项结算，催收销售货款。发生销售纠纷、货款被拒付时，要通知有关部门及时处理。．

（2）往来结算。①办理往来结算，建立清算制度。对购销业务以外的各种应收、暂付款项，要及时催收结算；应付、暂收款项，要抓紧清偿。对确实无法收回的应收账款和无法偿还的应付账款，应查明原因，按照规定报经批准后处理。实行备用金制度的企业，要核定备用金定额，及时办理领用和报销手续，加强管理。对预借的差旅费，要督促及时办理报销手续，收回余额，不得拖欠，不准挪用。建立其他往来款项清算手续制度。对购销业务以外的暂收、暂付、应收、应付、备用金等债权债务及往来款项，要建立清算手续制度，加强管理，及时清算。②核算其他往来款项，防止坏账损失。对购销业务以外的各项往来款项，要按照单位和个人分户设置明细账，根据审核后的记账凭证逐笔登记，并经常核对余额。年终要抄列清单，并向领导或有关部门报告。（3）工资结算。①执行工资计划，监督工资使用。根据批准的工资计划，会同劳动人事部门，严格按照规定掌握工资和奖金的支付，分析工资计划的执行情况。对于违反工资政策、滥发津贴奖金的，要予以制止或向领导和有关部门报告。．②审核工资单据，发放工资奖金。审核工资奖金计算表，办理代扣款项（包括计算个人所得税、住房基金、劳保基金、失业保险金等），计算实发工资。按照车间和部门归类，编制工资、奖金汇总表，填制记账凭证，经审核后，会同有关人员提取现金，组织发放。发放完毕后，要及时将工资和奖金计算表附在记账凭证后或单独装订成册，并注明记账凭证编号，妥善保管。③负责工资核算，提供工资数据。按照工资总额的组成和工资的领取对象，进行明

细核算。根据管理部门的要求，编制有关工资总额报表。二

出纳人员的素质要求和业务技能要求（一）出纳人员的素质要求

-没有规矩，不成方圆。出纳工作涉及的“规矩”很多，必须熟悉、掌握有关的财经法规制度，并认真执行。如：—《会计法》及各种会计制度；—

《现金管理制度》及《银行结算制度》；—《会计基础工作规范》；—《成本管理条例》及《费用报销制度》；—《税收管理制度》及《发票管理办法》；—还有本单位自己的财务管理规定等等。掌握专业知识、熟悉本单位业务；具有良好的职业道德；（教材p4）具有协作精神。

（教材p4-p5）（二）出纳人员的技能要求“台上一分钟，台下十年功。”这对出纳工作来说是十分适用的。出纳工作需要很强的操作技巧。打算盘、用电脑、填票据、点钞票等，都需要深厚的基本功。作为专职出纳人员，不但要具备处理一般会计事务的财会专业基本知识，还要具备较高的处理出纳事务的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力。另外，还要苦练汉字、阿拉伯数字，提高写作概括能力，见其字如见其人，一张书写工整、填写齐全、摘要精炼的票据能表现一个出纳员的工作能力。——勤能生巧

、巧自勤来三出纳工作的基本原则——主要指内部牵制原则或者说钱账分管原则。《会计法》第二十一条第二、三款规定：“会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管①稽核、②会计档案保管③收入、费用、债权债务账目的登记工作。”钱账分管原则是指凡是涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作，必须由两人或两人以上分工办理，以起到相互制约作用。例如：——现金和银行存款的支付，应由会计主管人员或其授权的代理人审核、批准，出纳人员付款，记账人员记账；——发放工资，应由工资核算人员编制工资单，出纳人员向银行提取现金和分发工资，记账人员记账。实行钱账分管，主要是为了加强会计人员相互制约、相互监督、相互核对，提高会计核算质量，防止工作误差和营私舞弊等行为。四出纳一般工作流程和账务处理的基本程序（一）出纳一般工作流程1．出纳与会计分开办公的工作流程有一些单位的出纳和会计是分开办公的，一般情况下，货币资金的收付业务都是先由出纳进行处理后，再将收付款的原始凭证传递给会计，会计再据此编制记账凭证，登记分类账簿的。这种情况下，出纳的工作流程如图1-1所示。现金或银行存款收付款原始单证现金或银行存款收付款业务发生现金日记账、银行存款日记账↓①取得↓②登记2．出纳与会计同时办公的