2023学年完整公开课版整理归档

延时文字知识点2：整理归档土木工程检测技术专业教学资源库江西交通职业技术学院试验室在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，经办公室、检测室和设备室整理立卷，定期移交给资料室集中保存，称为归档。把数量较大的试验室档案，及时地、完整地收集起来，进行科学地、系统地整理，提供给各项工作利用，这是试验室档案管理集中的一项重要任务。相关知识KNOWLEDGE相关知识归档范围整理归档Organizeandarchive归档范围是归档制度最重要的内容，正确规定归档范固是保证归档文件材料的完整和质量的关键。只要具有一定的保存价值的文件，例如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都应列入归档的范围。归档范围整理归档Organizeandarchive应归档的文件除了文件正件外，还包括其附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、设备台账卡片、总账等；除了经过登记的文件外，还应包括未经收发登记的文件材料，如会议文件、设备招投标书、设备合同等。归档范围整理归档Organizeandarchive会议记录、规章制度、各种报表，以及领导进行重要活动的照片等也应进行归档。对于重复、临时性、事务性文件，以及参考、参阅、征求意见、不需办理的文件等不需归档。归档时间整理归档Organizeandarchive归档时间是指需要归档的文件材料向资料室移交的时间。办理完毕的文件，一般应该在第二年6月份由办公室立好卷向档案室归档。对于某些专业方面的文件、特殊载体的文件以及驻地分散在外的试验室的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。归档要求整理归档Organizeandarchive归档卷宗总的质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。归档的案卷数量要充分，每份文件页数要完整，案卷不遗漏、不残缺。归档的部门齐全，档案门类齐全。归档文件要完整、齐全归档要求整理归档Organizeandarchive正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，应分别立在一起，不得分开。文件和电报一般应按其内容联系统一立卷。合理安排卷内文件文件的先后次序，可按重要程度或时间顺序排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。归档文件材料要系统有序归档要求整理归档Organizeandarchive装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号；不装订的案卷应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等应在装具上或声像材料的背面逐件编号。案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录、有关卷内文件材料的情况说明。归档案卷在技术加工上应符合有关要求整理归档Organizeandarchive案卷封面的各个项目均应填写清楚，根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限。装订案卷时，要去掉文件的金属物，对破损的文件要裱糊，字迹模糊的应复制并与原件一并立卷。案卷装订后，要按一定的次序系统排列，编写顺序号，编制案卷目录一式数份，由移交部门和档案室签字后，作为案卷已向档案室归档的凭证。归档案卷在技术加工上应符合有关要求档案的常用分类方法整理归档Organizeandarchive也称为年代分类法，是根据形成和处理文件的所属年度将卷宗内档案分成各个类别。按年度分类，可以看出一个立档单位逐年发展变化的情况，看出不同时期一个机关的不同特点，有助于从各个不同的阶段总结经验教训，揭示事物发展的规律。在实际工作中年度分类法可以同其他分类法结合使用。年度分类法整理归档Organizeandarchive按照立档单位的内部组织结构，将卷宗内的档案分成若干个类别。档案是由各个机构在其业务活动中形成的，按组织机构分类就能客观地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌。组织机构分类法按照档案内容所说明的问题来分类，能较好地保持文件之间在内容方面的联系，使内容相同或相近的档案集中在一起，能够比较突出地反映出一个机关主要工作活动面貌，便于按专题查找利用档案。问题分类法卷内文件整理整理归档Organizeandarchive立卷的具体方法，主要是了解文件的内容及其形成特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件组合在一起，组成了一个案卷。立卷时，经常是按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关“六个特征”组成案卷。文件组成案卷后，还需要进一步对卷内文件进行整理。具体工作内容包括：卷内文件排列和编号、填写卷内文件目录和备考表。整理归档Organizeandarchive卷内文件的排列和编号卷内文件排列可采用按时间、作者、卷内文件的重要程度、问题、地区、文件名称等排列方法。卷内文件排好之后，应按统一方法把文件编上页号，固定次序，以便查找利用和保护文件。整理归档Organizeandarchive填写卷内文件目录和备考表卷内目录放在卷首，列举卷内文件的主要内容。它的作用是向利用者介绍卷内文件的情况，便于查找卷内文件，也能起到保护卷内文件的作用。备考表放在案卷最后，用以注明卷内文件的基本情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况。案卷封面的编目和案卷装封整理归档Organizeandarchive卷内文件整理完毕之后，要以案卷为单位在封面上编目。主要项目包括：卷宗名称、类别名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页号、归档号、档号。长期和永久保存的案卷，一般均应装订成册，对于特别珍贵的文件、图片和照片以及其他不便装订的文件，可采用合适的卷夹、袋、简、盒等装封，以固定和保护卷内文件。案卷排列和编制案卷目录整理归档Organizeandarchive案卷排列是根据一定的方法，确定各类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之间的联系。案卷排列最常用的方法是：按照案卷所反映的工作上的联系排列；按照案卷所反映的问题排列。此外还可按照时间先后排列；还可按作者、收发文机关和地区排列。案卷排列整理归档Organizeandarchive案卷经过排列以后，应当按顺序编号并登记到案卷目录上。案卷目录就是案卷的名册，其结构包括封面和扉页、目次、序言或说明、简称表及案卷目录表。编制案卷目录整理归档Organizeandarchive备考表附在全部案卷目录之后，注明本目录的案卷数量、目录页数、编制日期及其他必要的说明，编制者签名或盖章。以后案卷如有移出、销毁、损坏等，也在备考表上注明，并由记载者签名或盖章。案卷目录应一式三份以上，一份供日常使用，一份保存起来备用，一份随档案移交。编制案卷目录整理归档Organizeandarchive档号，即档案的数字代号。为了固定档案分类、排列的次序，便于