OA办公自动化系统治理制度

OA办公自动化系统治理制度总那么第一条：办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICEANYWHERE网络智能办公系统为治理平台，采用效劳器/客户端/阅读器结构，成立起来的覆盖全公司治理人员的办公信息治理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设的重要组成部份，是提高公司办公整体治理水平的重要手腕。第二条：为了增强对公司OA系统的治理，提高公司工作效率，有效降低和节约本钱，加速办公自动化建设，保障文件和各类信息传递快捷通畅，依照《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公函处置实施细那么》、《中华人民共和国保密工作规定》、《运算机系统治理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本方式。组织职责第三条OA系统的运行中，集团各事部各负其责，协同配合。职责如下：（一）公司治理中心IT部门是办公自动化OA系统的归治理部门。要紧职责为：1、负责制定OA系统规章制度；2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；3、负责OA系统各职能部门工作流程设计和审核；4、负责确信、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、负责组织各公司人员操作培训；8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。10、负责OA系统的数据备份；11、负责公司领导、OA治理员和相关人员的培训和技术指导工作；12、负责OA效劳器、操作系统和硬件的保护，确保效劳器平安运行；13、负责系统用户注册、注销等治理；14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。（二）其他事业部要紧职责为：1、负责制定本单位OA系统相应治理方式；2、负责指定部门（事业部）OA治理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的成立和本单位OA系统终端的日常保护、人员培训等技术支持工作；3、部门OA治理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给治理中心IT部门申请调整；负责处置OA系统中公函流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4、负责依照本单位工作需要，提出优化需求。第三章文件治理第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原那么上统一采用公司办公自动化OA系统发送，本系统不启用电子印鉴。第五条OA系统中的公函也称电子公函，是通过公司统一配置的办公自动化系统处置后形成的具有标准格式的公函的电子数据。电子公函传输，是指电子公函的生成、发送和接收进程。第六条治理中心IT部门负责对电子公函传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公函传输工作。第七条电子公函要素与纸质公函大体一致，包括公函版头、密级、发文字号、签发人、公函题目、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题辞、抄送单位、版记等。电子公函与纸质公函工作流程、行文关系、归档治理大体相同。第八条电子公函与纸质公函具有一样效劳，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司治理中心申请正式文件。第九条各类电子公函处置程序依照《IT公共资源治理制度》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。第十一条在OA系统中，电子公函审核流程系发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，经本部门领导审核后，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导和谐会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司文控受审公函签发。第十二条公函签发后，由公司办公室编号、制作电子公函，利用OA系统文件分发流程发至公司二级单位、部门要紧负责人和OA治理员各一份。并依如实际需要打印纸质文件假设干份报出并归档。第十三条办理工作业务利用本系统设定的工作流，依照文档治理一体化的原那么，做好电子文档的归档，并妥当保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。第四章系统模块第十四条各单位依照系统功能模块的作用及相应治理程序发布相关信息。第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大要紧功能模块。公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公函、制度、通知，发布范围是OA系统所有效户。发布的审批由集团治理治理中心人力资源部审核并负责发布；信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有效户。信息内容必需经各单位要紧负责人审核后，由各单位OA治理员负责发布；审批进程可利用工作流程。OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有效户。信息内容经各单位要紧负责人审核后，由各单位OA治理员负责发布；审批进程可利用工作流程。新闻模块：发布公司新闻到所有效户，信息内容由治理中心负责审核并发布。文件柜模块：此模块的权限由治理中心IT部门从上而下设置受权，各单位OA治理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本领业部领导审核。各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的靠得住性和严肃性负责。第五章用户权限第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。第十八条用户要紧权限如下：（一）一般员工在系统中依照各级领导指示，及时办理业务回答自己的直接领导；能够利用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公函的办理情形;负责电子公函的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公函的情形；对自己所需的公函申请借阅。（二）主管员工在系统中具有一般员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公函审核，审核完毕返拟稿人或送部门领导审、审批。收文处置进程中，接收部门领导指示的公函，自己办理或指示给下属员工办理。各职员具有查询通过部门收发文治理员办理后的收发文所有信息的权限。（三）部门（事业部）领导在系统中具有一般员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公函审核，审核完毕后，返拟稿人或送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处置进程中，接收公司领导指示需本部门办理的公函，指示给下属员工办理（四）总裁办秘书在系统中具有一般员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公函，拟办后传送给办公室领导。依照公司领导指示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公函即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情形；负责公司收文的跟踪治理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，依照领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情形。（五）公司分管领导在系统中具有一般员工的所有权限;在公司发文中，接收分管部门拟稿的公函审核，审核完毕后，返拟稿单位或送公司办公室审阅。收文处置进程中，接收公司领导指示需主管部门办理的公函，指示给下属部门办理。（六）公司领导在系统中具有一般员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处置进程中，对公司收文予以指示，指示给下属办理。（七）OA治理员1、部门（事业部）OA治理在系统中具有一般员工的所有权限；部门（事业部）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公函；依照《公司公函治理方式》规定，负责分发、归档部门（事业部）电子公函的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处置进程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公函；接收发给本部门（事业部）的公函，传送给办公室（事业部办）领导审批，依照领导指示传送相关部门人员办理；负责将办毕的公函及时归档；能够查询、统计、监控本部门（事业部）所有公函的办理情形。负责部门（事业部）收文的催办工作。2、公司OA治理员负责流程的定制及保护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必需通过治理中心与总裁办确认后方可实施。严禁擅自更改删除，幸免电子数据的无法保真或丢失。（八）公司办公室文员在系统中具有一般员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公函依照《公司公函治理方式》的要求以标准化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。第六章登岸标准第十九条系统正式运行后，系统所有效户必需在每一个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内别离进入系统阅读一次，以保证公函系统的正常流转和信息的及时传送。第二十条系统用户必需成立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必需填写号码，可设成不对外发布），珍惜好个人登岸密码、电子签名密钥，并按期改换。多人共用一台运算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以避免他人介入工作环境。第二十一条登岸OA系统用户令应常常更改并保守秘密，以防他人故意或无心打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、歹意增删资料或干扰公函运转。第七章平安保密第二十二条所有效户应认真贯彻执行《中华人民共和国运算机信息系统平安珍惜条例》和公安部《运算机信息网络国际联网平安珍惜治理方式》，严格遵守公司《运算机信息系统治理手册》和公司《关于增强公司运算机治理的通知》的有关规定。第二十三条依照公司《IT公共资源治理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁利用BT、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必需由治理中心IT部门指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑），依照情节及后果，予以50—5元惩罚。第二十四条OA系统的所有效户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入运算机病毒和其他危害系统平安的数据。第二十五条OA系统中的所有效户应按规定的权