某知名公司档案管理程序

档案管理程序目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。职责：2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。流程：3.1档案分类：文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。3.2具体管理：立卷归档：务驰闻A抢．隐流程敞：随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。题翅经B糊．筝要求盾：然餐a初．各部室向仗图书档案室刮移交档案时他，均需附上怜移交清单一附式两份。移县交时，交接烧双方据此进斩行清点签收拘，并各自保昂存一份。（撒移交清单即再文件清单）决各部室向图去书档案室移劣交档案时要冠做到种类齐障全、份数完便整，图书档佛案室不接收挣未经系统整旦理的零散文糕件。脊文件在各部葱室保存阶段质，要注意保脖持字迹清晰枣、份数完整动，防止发生予霉变等。复延写件、圆珠沈笔书写件或俗件等均唐应重新复印荣存档。机各部室可根昏据实际工作盛需要保存文瘦件，但向档疲案室移交档利案时，则应圣按规定的归跑档范围进行留。川a韵）总经理室尘：会议纪要怀、董事会文幅件、诉讼文核书、项目策公划与年度计瓜划文件、有爷关公司送交音的文件、各章部门送交的施文件、外来条文件、外送杜文件、大事芹记等；吗b)益人力资源部挤：人事行政码发文、企业今设立与登记致材料、员工栽的人事资料梁（应聘表、听编制表、工牙资单、培训钉记录等）、子内部刊物等淹；狱c)让工程材料部誉：前期文件看、施工文件转、竣工文件篮、竣工图和悲声像材料（球亦即内业资吵料、竣工资鞋料、设备说恼明书等）；刷其中前期文搭件由工程部芽负责收集，泡竣工图由施劫工单位负责勾编制；文书继如外送文件挡、外来文件牺、有关人员坐出差带回来坚的文件等；高d)悔财务计统部金：财会档案毕见第三层次谅文件《财务捧档案管理程躬序》；摄审计核算部王：决算资料歇、签价单、忧外送文件、齐外来文件等芹；选经营销售部粪：合同评审吩记录、售楼亮合同、协议晓、广告宣传调资料、客户仙资料、市场造调研资料、咐外送文件、默外来文件等朝；府设计研发部貌：工程地质诸勘察报告、存方案设计图索纸和说明、霸扩初设计图搁纸和说明、盏勘察设计报恳告及招标文恢件（标书、搂合同等）、鲜工程设计概阅算说明、各够项目往来文仇件（、添工作联系函踢等）、施工爆设计图纸和世说明、设计黑变更、设计微合同、外送侮文件、外来尿文件等。束对外联络部育：联络函、竟活动计划、借外送文件、筝外来文件等漠。博客户服务部锦：客户投诉寒记录、处理庆方案、落实缓反馈记录、例客户满意度蹲调查及分析食记录等。整理上架：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。茎A.闯休流程组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。磨B．压要求：架a.体卷内文件的茶排列应条理辫系统。文书燥档案按时间半顺序依次排侍列，具有密蛮切联系的文梯件应依一定宰的次序排列迹在一起，即装批复在前、市请示在后；话正件在前、厉附件在后；样基建档案的父卷内排列顺夸序为文前图圾后。狂b.廊不同保存价洽值的文件应胆分开组卷。蛙c.炎凡有窝文字部分的谱均应打上号景码（采用打雁号机，正面票右上角，背顿面左上角）申。绸d.角文件材料装鞋订前应剔除洞金属物。敬e.战图纸采用手肯风琴式折叠网法，规格为唱30cm趴×堵21cm存；装订边应糖加垫纸以使诸左右平整并车注意露出图喜标。赚3.悬2.3裕保管敬：拾A.徐葛库房管理：芹a粪.录库房应集中证布置、自成塑一区，不堆何放与档案资预料无关的物愁品，不从事阿与库房管理脏无关的活动侦；库内档案臂必须按顺号德上架，不得榆错架、乱架胁；刃b个.芦除档案员外园，非档案人魄员不得随意骆出入库房，估确需进库的摆（如维修库侦房或设备等逝），则须有殊档案员陪同肃并相伴始终抢；非c完.长库房设有中销央空调、除源湿机、温湿矮度测量仪和须消防喷淋等缠设备，档案夫员要定期检蚂查，以确保夸以上设施的务安全有效；改d再.翅随时注意库吩房温湿度的观具体指数，苦务必使温度判保持在徒14孩0聪C凶~20认0利C，相对湿带度遗50%~6量5%普；斧e泽.披档案入库前趟要进行严格榜的检疫工作肤，特别注意歇检查易于生敬虫的部位；室同时对档案棚必须进行定灿期的防疫检倍查，有计划早、分期分批液地对档案进内行翻动；屿f魂.昨每月中旬定殃期对库房进以行清扫擦拭闯，包括擦洗兴密集架、地弱面、门窗等出，特别是对柱一些小角落孔、缝隙要进客行清洁消毒把以防害虫滋陆生；灾g.喜档案员离开虑库房时应随寄手锁门，并暮注意检查库悄房门窗的紧奥闭性；坏h.块公司采用移土动式密集架权作为档案装展具。档案按舍部室存放，展密集架的编兵号及档案的久存放顺序为语自门口起，猜从左自右，曲从上到下。啦邀B.不流动中的安滚全防护：亏脚a.忆档案在库房胸外未被使用黄时，不允许纲长时间摊放傍在桌子上，绘而应及时放稼入库房或专怠用的柜子中罗锁好，更不安准擅自带离剧规定的使用洁场所；蠢段b.乓未经许可，丘利用者不得剖将所借档案猫转借他人，访以防泄密；尺方c.亭未经许可，宏利用者不得垮擅自拍照、她抄录、复印月；鹿沾d.泪尽量减少档申案原件在同念一使用人手橡中的滞留时遍间，以防因老档案外借时鞋间过长而出身现的泄密现时象。彩杀关提供利用：缩A拌．仇匪加强基础工雪作：雾编制必要的等全引目录和振案卷目录，秋为档案用户短提供必要的芝检索工具；惕安装使用快省捷便利的档咱案管理软件啄，提高查档哗效率；俊开辟阅览室缝，向档案用片户提供档案丙信息。盆B粗．从开展查借服换务：借阅：皱公司内部人转员借阅档案角的，须填写披《档案借阅醒登记表》，贤阅毕及时归束还；归还时拥，管理人员奴必须当面清借点档案页数揉，之后再入找库；灰非公司人员械借阅档案的情，须持有关串单位介绍信舞，并经公司捉相关部门主膛管同意后方废可借阅；读借阅者必须系爱护所查阅梦的档案，不杯得在档案上涨涂改、勾划特、圈点或做粱其他各种标园记；不得撕呼去档案内页财；派借阅者不得就在阅览室吸浮烟、大声喧岁哗。借出：些档案蛮使用人钉如需借出档懒案，须填写背《档案借出它登记表》，肾并按规定于慌1而周内归还，绍不能及时归丢还的，经档数案员同意可栏办理续借手茅续；归还时创，档案管理检人员必须当独面确认档案众完整性后方奴可入库。悔非公司人员滥若需借出档袖案，须持有追关单位介绍犁信，并征得烂公司相关部填门主管同意钉后，方可借啊出；怪借出人员须炒妥善保管好填档案，不得槐遗失、抽换销、拆散、涂萍改、转借，执并负有保密宰的完全责任桶。复印：畅档案使用人预若需复印档咐案资料的，挨须经档案员险同意；芽图纸资料若芦需借出复印陈的，须经档援案员同意并提严格控制复剩印巡份数。际拥泥销毁良：A．流程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁复查结果上报人力资源部经理审批图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁复查结果上报人力资源部经理审批怎防蜓绍律设喇疲伸这志缸B比．挠纷要求：辆准备销毁的捞档案材料在击未批准前应帐单独保管；剥批准销毁的岩档案可送造猫纸厂作原料撒或用碎纸机偶销毁，严禁料将需要销毁塑的档案作其管他用途，更鞭不允许出卖员。框档案销毁时昏，须有两人蛛以上监销，别并在销毁清炕册上签字以织示负责。逐框相关文件：跳4.1稳《融侨集团石档案管理办忠法》之《档倚案保管期限绿表》筒4.2粗《融侨集团坡人力资源管侮理体系》之移《人事档案休控制程序》悉4.3伤《财务档案镜管理制度》社5纸．石累相关表单：尘5.1厘文件清单缘/移交清单愿（具体见《积文件管理程受序》）歼5.2量档案借阅登物记表绸甚5.3匀档案借出登独记表改