设备档案整理规

设备档案整理规第一页，共34页。主要内容：一、设备档案的概念及整理工作的意义二、设备档案的归档范围及保管期限三、设备档案的归档时间及归档要求四、设备档案的整理方法第二页，共34页。一、设备档案的概念及整理工作的意义(一)设备档案的概念所谓设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。第三页，共34页。（二）设备档案整理工作的意义设备档案是档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利地实现提供了基本技术支持。一、设备档案的概念及整理意义第四页，共34页。二、设备档案的归档范围及保管期限（一）设备档案的归档范围1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。第五页，共34页。二、设备档案的归档范围及保管期限

2、企业：

①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。第六页，共34页。二、设备档案的归档范围及保管期限（二）设备档案的保管期限以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主；第七页，共34页。二、设备档案的归档范围及保管期限机关保管期限表、国有企业保管期限表（见下表）第八页，共34页。机关保管期限

序号类目名称保管期限1申请报告、计划、请示与批复。短期

2上级或主管领导批复和准购批示。短期

3进口设备过程中有关的技术商务文件。长期

4开箱记录及装箱单。短期

5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。

短期

6验收、报告及材料。短期

7索赔来往函件及结果文件。长期

8设备说明书及全套随机文件材料。短期

9使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期

10重大事故的调查分析及处理意见。短期

11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。

长期

第九页，共34页。

国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

1自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。

长期

2引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：

①重要的

长期

②一般的

短期

第十页，共34页。国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

3引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。

长期

4安装调试运行记录和检测报告

长期

5设备操作规程和履历表

长期

6大、中修记录，故障分析处理文件

长期

7报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）

短期

第十一页，共34页。三、设备档案的归档时间及归档要求（一）设备档案的归档时间1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。第十二页，共34页。三、设备档案的归档时间及归档要求（二）设备档案的归档要求归档的设备文件材料，必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。第十三页，共34页。四、设备档案的整理方法1、组卷及卷内文件排列①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。第十四页，共34页。四、设备档案的整理方法2、编目①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页码打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，页号从“01”开始。▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。第十五页，共34页。四、设备档案的整理方法②卷内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内文件目录档号序号

文件编号

责任者

文件题名

日期

页数

备注

1三星电子公司SAMSUNGX580用户指南302三星电子公司SAMSUNGX580合格证5第十六页，共34页。四、设备档案的整理方法卷内文件目录应该用相应的文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与案卷目录一起装订成检索目录。第十七页，共34页。四、设备档案的整理方法③分类与编号★设备档案的类别号：例如是“S”设备档案号的编制：（全宗号+分类号+案卷号）

X001-S-

X580—001

↓↓↓↓

全宗号分类号设备型号案卷顺序号

★机关设备档案可以不设二级类目，直接在一级类目下每台设备编号归档（如上图），第十八页，共34页。四、设备档案的整理方法相对来讲，企业的设备档案更为复杂一些，有需要的话可以在一级类目下面再分一个二级类目，如：

S—1—X580—001

案卷顺序号设备型号

二级类目号一级类目号第十九页，共34页。四、设备档案的整理方法④案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制★案卷题名要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名=设备（型号）名称+内容特征+文件名称例：SAMSUNG牌X580笔记本电脑的用户指南、维修记录★立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。第二十页，共34页。四、设备档案的整理方法★起止日期可只填写起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密级★卷内备考表编制（见后图）第二十一页，共34页。案卷封面模式X001-S-X580-001SAMSUNG牌X580笔记本电脑的用户指南、维修记录南浔区档案局2008.3.31-2012.12.30长期第二十二页，共34页。卷内备考表模式XX第二十三页，共34页。四、设备档案的整理方法3、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种:①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。

档号章样式：档号序号X001-S-X580-001001第二十四页，共34页。档号序号X001-S-001001第二十五页，共34页。第二十六页，共34页。四、设备档案的整理方法

②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。第二十七页，共34页。X001-S-X580-1~5第二十八页，共34页。四、设备档案的整理方法4、设备档案案卷目录的编制将整理好的案卷按顺序排列整理成一个案卷目录，装订成册，便于检索利用。（目录见下表）第二十九页，共34页。案卷目录序号档号案卷题名总页数日期保管期限备注1X001-S-X580-001SAMSUNG牌X580笔记本电脑的用户指南、修证书99长期2X001-S-X580-002SAMSUNG牌X580笔记本电脑的合格证50长期第三十页，共34页。四、设备档案的整理方法

5、目录夹封面和脊背编制全宗名称南浔区档案局全宗号X001分类号S案卷起止号1-5年度2008-2009类别设备类