如何讲解项目进展

如何说清项目进展[内容提要]软件项目进行中，项目经理需要与各个层面的人进行大量的沟通，对象可能从程序员直到CEO。作为项目的“指挥官”，项目经理不但要知道项目的整体进展和趋势，还要知道细节上的难点。某种意义上说，如果“如果3分钟之内还说不清项目的情况，说明你的管理还不到位”。其实，“说清”的前提是“看清”、“理清”项目各个层面的信息。本文介绍的“三层计划”管理方法，是神州数码西安开发基地在实践中逐步总结和积累的出来的一种分层管理方法，希望对读者有所帮助。一、“三分钟”能说清楚项目进展吗?项目经理的一个重要任务就是要不断地进行沟通，特别是在很短的时间内说清、或者获取关于项目执行状况的信息。案例：笔者在负责管理神州数码西安开发基地的时候，公司CEO董其奇先生经常到基地检查工作，了解项目的进展情况。当时，基地大大小小有好几十个同时进行的项目，而且分别处于不同的阶段，因此每个项目经理一般仅有几分钟的时间说明项目进展。身为高层领导，董其奇一方面要求看到项目的宏观进展和趋势，另一方面还非常关注细节，甚至可能问到类似“某人某天在做什么?他遇到了什么困难”这样的问题。这样的汇报方式项目经理非常不适应，特别是那些管理着上百人的项目经理尤其感觉“头疼”。老实说，刚开始笔者本人也觉得这样的要求过于苛刻。为了提高沟通效率，曾经把解决问题的关键放在了提高项目经理的沟通技巧上，包括统一的汇报模板、演讲技能培训，但是效果有限。原因很简单，虽然表达能力达到了很大的改进，但是一旦被问及很多执行层面的具体问题时，项目经理仍不能准确提供信息。而领导的想法也非常有道理，如果一个项目经理不能说出问题出在那个“点”上，又怎么采取正确的措施控制好项目呢?也就是说，“如果你几分钟之内还说不清项目的情况，说明你的管理还不到位”仔细想想领导的话，“说不清楚”的原因其实不是表达能力的问题，而是不知道该从那个层面上进行沟通问题;更深一层，是一个项目经理不知道该在那个层面(或者那几个层面上)管理项目。二、怎样才能从“全局”看到“个体”?项目管理的核心是计划，而计划是有层次的。举个最简单的例子，很多项目一开始就会有一个“主计划”(神州数码内部称之为高层计划)，并得到客户和公司高层的认可，轻易不能更改。而各个项目小组需要据此制定一套自己的详细的计划。理论上，可以逐层把计划分解到每个人每天做什么这样详细的程度，但在大项目中这样做有很大的困难，原因之一就是软件项目的“不确定性”。我们知道，软件项目的周期一般比较长，过程中项目的需求、功能甚至目标都可能变化;其次，各种突发事件、项目问题、各种变更，都能导致计划在执行中的变动;第三，开发人员的个体能动性、情绪对项目的进展也有直接的影响，基于预测的估算本身就有误差。在这样的情况下，试图将计划分解“每人每天”做什么，一方面计划会庞大无比，另外也缺乏实际指导意义。因为，想将“3个月后某人某天在干什么都能够清晰计划出来”的计划，基本上是在试图精确预测未来;实际执行中，项目经理可能将所有时间都放在计划上的维护上，也难以跟上“变化”。其实，一个大型项目好比一场战役，计划好比是作战地图，项目经理好比是指挥官。制定作战计划时，指挥官要对全局进行考虑，在地图上说明每个团的作战任务，之后每个团再确定下属各连队的战斗任务。作战中，情况经常变化，团长为了完成任务可以调整连队的部署，连队也要动态指挥单兵作战。而指挥官首先需要战场全局的态势，然后才会关注哪个团没有完成任务，进一步聚焦到某个“英雄连”的战斗情况，或者某个“尖刀班”突击进展。项目经理博客与此类似，项目大了之后，如果项目经理仍试图在一张地图中标注每个单兵的任务，就会使得地图秘密麻麻、极其繁杂，不但无法执行，而且也看不出战局的整体态势。因此，“说不清”的核心问题在于缺乏系统的方法分层计划、分层管理。1.将项目计划分成高层计划、中层计划、底层计划三个层次，分别对应项目组、小组和个人的管理结构;转自项目管理2.采用滚动更新、分段制定的方法，随着工作的进行逐步细化计划;每层计划的细化频率和颗粒度要求不同项目管理论坛或3.欧采用白板记搬录和更新底乏层计划，动袄态跟踪每个靠人的工作任我务完成情况窄，逐层向上斑汇总并确定谎项目的整体禾状况bbs福.mypm醒.net漠通过这召种方法，项悟目经理可以本看到项目的产当前状况和弓整体趋势，广还可以逐级嘴向下追踪，泼直到发现有铲问题的“点闲”。拆三、三英层计划的管拢理框架及项目管理者江联盟文章难对应于市一般的软件旅开发项目的脊组织结构，蜡“项目计划奇”一般可以窑分为三个层捞次：高层计守划，中层计辈划和底层计青划。西安开渠发基地使用征的三层计划唱的管理框架抗参见图1洽所示。区分那不同层次的匹原则，一是孩对于不同层豪面管理的颗粱粒度要求不熊同，二是对画于不同的沟名通对象、沟德通的信息层侄面不同。但捕无论从哪个昂层面的计划汽，都必须回所答的核心问北题是：“现狡在进展如何焦”，“下面吨将会怎样”交。blog撒.mypm溜.net音项目管理培务训浴图探屯1席：三层计划煮框架刃高层计曾划主要的沟病通对象为客捎户或公司高伴层，具体可素能包括CE隙O、CIO仿、CFO、饲CTO、项朝目出资人，沸或者其他高帽层人士;所希以，高层计还划有时也被剃形象地称为坡“C-计划巷”。高层计声划作用是快罢速、清晰地悠给高层一个许项目“快照弟”，说明“异项目目前处布于什么阶段碗，在这个阶临段预计还需悉要多长时间制?”，以及朽“刚刚到达忌的里程碑是款什么?下一归个里程碑是判什么?”，影而这正是高搁层管理人员咳第一时间最讨想得到的信锄息。项目经挣理博客驰中层计伏划的使用者疮和沟通对象膝是项目中的缠执行人员，鞠包括项目经课理，小组长骂和项目成员基，它说明了活“为了完成醉项目，必须敬完成那些任国务”，“这坊些任务正在欠(或者将会潮)被谁执行割”。中层计肯划的主要作捡用是确保项按目经理能够杜密切跟踪项寿目任务的完依成情况，因状此沟通的主脉题是“哪些俯任务应该被莲完成?什么娱时候能完成判。”。项目杏经理博客客另外，圈中层计划还顾应该说明任巾务之间的依幅赖关系，确冠保不同项目哪小组之间的蛾有效沟通。墓沟通的主题坝是“这个任化务应该在那哀个任务之前蜂完成;或者抵，这个任务仍必须和那个级任务同时执僵行”。项目盐经理最关注以的是中层计楚划中任务的帐开始和结束焦时间，而不普是执行的细阅节。中层计膀划一旦引起经高层计划延蝴期的时候，余可以迅速追败踪到“哪个春任务出问题社了”。面底层计底划也是分层奇管理方法的政核心之一，墨用来确定任翻务的负责人樱该如何工作高，因此主要队是被组长和阅具体责任人重使用。底层卵计划作用是母将中层计划丹的任务进一蜻步分解为“狸关键步骤”怜或“关键要森素”，确保贴的执行者在挽非常详细(甲每人每天)伪的层面上计站划和沟通，离沟通的主题站应该是“这感个任务已经朝走到哪一步睁了?”。底璃层计划不但翁能保证对中剧层计划的有袭效跟踪和清稿晰度量，而类且在任务分恐解的过程中动，可以发现活原来对于周锣期或者工作只量的估算偏坛差，为项目丸组提供一个旗“中层计划干估算是否恰抓当”的快速隆反馈。蔑1高税层计划的制刘定煌项目经理博著客厨一般地宿商务活动中岛，在签约之捕前的方案论太证阶段，客纪户就会提出控项目的整体沿工期要求，类有时招标书阳中也有明确粱的时间要求鸦。参见图局1，高层计悉划以里程碑春为基本元素摆将项目划分溉成若干个阶捡段，并明确丝每个里程碑滨对应的标志疏性事件、交策付物、时点际和关闭条件解。屋有些项倾目在合同(妻或方案建议棉书)中专门醒有一个章节坛，说明项目这的“实施方漂法”，这可如能是客户与赴公司的技术嘴专家(例如涌架构师)、谷咨询顾问和弯项目总监在辜项目的早期壳阶段共同完甘成的，可能依直接转化为侍高层计划。龟另外一些项丽目，在商务倡谈判的过程率中会确定工保作范围，包劈括每个阶段劲的时间段和绣必须完成的忽工作，这样爽的“工作范旷围”也可以初非常方便地妇转换成为高障层计划。汗以神州数码茅西安开发基殃地的“客户尼化”项目为续例，其运作父模式是先在搏基地开发一劫个标准的基串本版本，然疮后根据不同辰客户的需求秋差异进行客欧户化。因此嘱典型的阶段阔划分为“原责型培训，差列异分析，功忧能定义，客恐户化开发，伪出厂测试，懂试运行和投茂产”。每个诚阶段的大致随时间范围和厚必须完成的死工作都比较若确定，这样释“方法论”虚就可以方便漏地转换成为厅高层计划。调高层计蚂划的详细程冲度取决于项伯目的不同需坟求。一般对饭于项目周期瓶为3-9个销月项目的来叶说，里程碑盆的时间跨度仅应该在2-堡4周之间;吓每个阶段内由，任务颗粒宋度应该是以虏周为单位进依行计算的。弟如果其中有懂一些以“日昨”为单位计萝算的任务非胆常关键，虽纺然可以将其扫包含在以周于为单位的任然务里，但建早议直接放在粮高层计划里劣，以突出其烤重要性。如射果一个项目况的周期非常与长，里程碑招的时间跨度缘应该是4-随6周之间，抹但不要超过叫6周。时间旋跨度和颗粒娃度的确定原谈则，是方便苹项目经理进运行沟通和和节管理。转自寺项目管理者则联盟德在项目蛇组内，高层茫计划可以使桥用Exce那l表格进行唐管理。在组雀织层面，西随安开发中心爆使用视锐达岂公司的VP咐系统集中管字理所有项目起的高层计划毅，其中有专加门的高层计居划管理工具逝。www.坑mypm.颗net妄2中趁层计划的制殃定欣高层计惭划完成之后公，标志着项袖目有了清晰棚的里程碑，酱这时就可以您开始制定中贫层计划。中位层计划的实楚质，就是将变高层计划中钉的任务分解堤为以“小慨组”为单位湖的任务集合撤，其制定过盖程需要项目峰经理、架构雾师、质量经吹理以及各个枪小组长密切匪配合。tr孕ainin求g.myp汤牙正如前捉面所说的那刻样，虽然项祸目一开始就做可以定义详姻细的中层计方划，但鉴于坟项目变化频历繁，一般情漂况下建议在街进入某个阶盗段之前，再忙详细定义中慌层计划。换刘言之，“上遗个阶段”的杂重要工作之宅一就是完成购“下个阶段池”中层计划亲。结合高层府计划例子，暖在进入“差淡异分析”阶恭段之前，就挣要详细定义辱“差异分析安”的中层计慢划，即明确鉴必需完成任想务和以及它锻们依赖关系公;同样地，波在“差异分谋析”阶段的拐快要结束的拐时候，应该胳根据“差异扁分析”的结劲果制定“功画能定义”阶少段的中层计粘划。将上个溪阶段的产出广作为下一个坏阶段的计划眉依据，这样趋的过程不断萝滚动进行。草项目经理博似客偶中层计裕划的制定是锻项目管理团宁队的职责。纸如果计划开志始之前发现榜某种原因造师成项目角色亲不明，或者查组织结构不昆清晰，最好谱尽快明确组朱织结构和职贸责。这样就码可以保证以太“团队”方返式共同制定留计划，项目它经理也可以庄与关键角色俘或者负责人独直接讨论，证避免“闭门饼造成”。具鲁体制定计划三的步骤如下我：辈第一步草，为提高效辱率，可以先偷由项目经理职和架构师完屯成初始的任皮务分解和工练作量估算，蜂将高层计划诊分解为每个岩小组“任务积”和“约束滥”：包括每距个小组的工掏作范围(需撇要完成的任娃务)，小组汁对外依赖关电系，完成任宽务所需要的验资源(每个没小组需要多遣少人，关键娱素质是什么觉)，下一个池里程碑的要返求(交付物购，时间和关迟闭条件)。妻一般需要召腔开一个会议脱，并请小组贝长以上成员列参加。限第二步央，各个小组循在项目经理促的指导之下求制定自己的吧中层计划，输也就是以“皆任务”和迷“约束”为购基础，围绕居如何按期到医达里程碑制丸定详细计划乓。中层计划义必须明确每眉个任务的起形止时间，任此务的先后次秀序(也就是砌任务之间的村依赖关系)莲，以及任务描的负责人。郑虽然不同的熟阶段允许不吨同的详细程膨度，但一般领的颗粒度要磁求是每个“锐小组”“每欣周”的工作师内容。项目罗管理培训广因为中偶层计划一般耳会有多人参葱加执行，比证如一个“储换蓄业务组”合，所以如果品条件允许话遥，尽量让小蒜组成员一起颜参与制定过拳程。这样好敏处是可以直掩接获得小组技成员对于计瘦划的“承诺咸和认可”。晚小组在制定米过程中，一饿定要与项目评经理反复沟晨通，不要猜迹测，有问题青就问。项目俩经理圈子盗当各个年小组完成了柴自己的中层荷计划之后，鸦由项目经理丸负责汇总成脖为整个项目摇(到这个阶茧段)的完整弃中层计划。辨第三步择，是非常重闭要的一步，亡应将汇总之菌后的完整中跌层计划给所守有的小组(敏至少是各个在组长)讲解胞和确认。一消般由项目经飞理负责介绍奔，让参会人变员确认所有慎的任务都被番说明了，没智有被忽略的掀内容，工作坛量的估算是际否准确和合费理，各个小带组是否清楚羡相互的约束歌关系。这个摘过程其实也毒是一个检查望和评审过程吗。晒一般中莲层计划中任游务的颗粒度市应该以天为省单位计算，信即这个任务庸需要A工作滥三天，那个液任务需要B漏工作5天。靠以差异分析刃阶段的中层乡计划为例，失比如对应“僚储蓄业务组甚”高层计划祥的任务——直完成“差醋异分析文档胸”，中层计眨划分解结果择可能是：胜“确定交易腊清单”，“严确定差异讨裙论会议计划淡”，“开户吹业务差异讨盏论”、“存茫款业务差异式讨论”、…焦…、“差异璃文档汇总”艳、“差异文兄档评审”等脑工作内容。殃项目管理培甚训苍中层计猪划制定完成貌之后，应该蹈张贴出来，亚让所有的人使员都能看到围。中层计划饼的推荐使用祥的工具是M晚SPro齐ject，鹊一是方便进腾行版本控制冠，可以管理耀多个基准并匙进行回溯;女二是能够比棋较方便地进料行任务跟踪佩。在西安开险发基地使用举的VP系统帖，能从组织快级集中管理购所有项目的钩中层计划，怀并且很好地骑嵌入了MS卷Proj带ect，在腾VP系统中迎点击就可以叼直接查看，截使用起来比园较方便。引3底碗层计划的制敏定坦中层计划的脾完成，标志地着已经明确问了每个“小咐组”“每周受”的任务。烛一旦这些任顾务被委派给烂了确定的“猛责任人”之幸后，个人就叛可以着手制魔定底层计划期。策底层计剩划是将中层疾计划中任务抄分解为执行唇中的“关键箱步骤”或者唐“关键要素桶”。关键步首骤是管理的亚最小颗粒单文位，只有“合完成”和“锋未完成”二诵种状态。例寺如对于上面英的“开户业鸡务差异讨论抵”任务，分炮解成为关键皂步骤包括：呢“确定会议策的参加人员谊”，“确认亦会议的日程习安排”“口准备演示系逗统的环境和胜数据”，“湾锁定差异和纺解决方法”留，“整理差岸异纪要”，征“确认差异咏纪要”。对榨于一个需要奖持续几天的鼠任务，底层椅计划分解的灯颗粒度要能乐够清晰地说花明任务的状丰态，并比较盛准确地评估哨任务是否可跳以按时完成傍。成当然，棉一旦任务分叙解到这样的纳颗粒度，执运行中变数就险大大增加了乖。考虑到底夜层计划的变姻动频率，一昨般只需要提禁前1-2周素滚动制定即篇可，3周之悔后的底层计舅划一般没有敲必要提前制副定。实际操蛙作中，一般驴是每个小组更在周末，根借据中层计划顷的任务和本乏周底层计划惧的完成情况泛，制定下周坝的底层计划兆。史管理工盖具的选择，够在西安开发夜中心尝试过绣Proje毛ct、Ex唐cel等多尽种手段，但具效果均不好乖。原因一是竿底层计划变纽化频度非常盾高，经常需擦要调整;二作是软件工具捉的“公示效时果”不好，月修改之后其讽他人不知道三。经过摸索蓬，最后选择恨的是最简单赌的工具——宗白板，却取拿得了意想不碗到的效果。暴因为白窝板修改方便尺，信息的发订布非常的透腾明和及时。载任何时候，抄大家不但知沉道自己在做势什么，而且聚还知道其他残人在做什么舅。后来，西左安基地的所伍有墙壁上都壤覆盖了白板煎，把每个小铃组的底层计惭划都明确写违在白板上，住参见图2园，左侧显示衡的就是墙壁万上整块的白笑板，上面就挑是底层计划学。阀底层计饶划在白板上养的格式参见项图3，上可面不但可以绿写上每个成捏员本周的工密作(一行表巩示一个成员孙一周的每天使的工作)，党还可以记录眯有什么问题谋、目前项目斯所处的阶段嚷、任务完成拨情况的统计皂信息。为了仍对底层计划热进行跟踪和娇统计，并积指累宝贵的原枯始数据，配示合用Exc探el表制作杆了一个《完宅成度矩阵》务，在后续的当章节进行介纵绍。自四、三垒层计划的跟周踪和管理折参见图稿1的三层办计划管理框鉴架，其制定愈的过程是“苹自顶向下”爹的，但是跟虚踪过程则是豪“自底向上违”的。根据迫计划的不同结层次，计划永的跟踪和管丝理主要包括辣以下三种方无式：战1.各柳个小组每天肯早晨的晨会死转自项目管最理者联盟鱼2.项池目组每周的隆周例会男3.延组织层面的陕里程碑评审首。坡其中，迅后面的两种读跟踪方式一置般的项目经饲理都比较熟盯悉，只作简蜂单说明。这刃里重点介绍后一下“底层嗽计划”的跟嫩踪和管理方恼法。真底层计脱划的管理不深仅为中层计皂划提供了基检础信息，也务是项目管理气落地的基石肺。前面提到悠，底层计划忍在白板上上虾公示，但小夕组长还需要触配合使用一排个管理底层隶计划的关键便工具——《科完成度矩阵挎》。项目经周理圈子属参见图4遵，完成度矩萝阵用Exc皂el表开发区，是连接底世层计划中层元计划的桥梁嫩。它成上下过两个部分：构上半部分为盏“底层计划傍”，下半部蹦分左面为“龄任务”栏，似右面为“关眼键步骤”栏婶，记录了每饱项“任务”稼分解成“关抓键步骤”的存过程。扭图4：完成材度矩阵bl博og.my因pm.ne测t计通过一三些简单的开祥发，《完成巨度矩阵》可弓以根据“关挺键步骤”的栗分解结果自懂动导出上半撇部分“底层设计划”，还滤可以根据“程底层计划”秀的进展状态雅，自动计算康出每个“任乏务”的完成姐比例。后来记还增加了《允个人周报》由自动导出功刚能，直接根料据“底层计篮划”导出每闯个成员的工酷作任务，减亚少小组长的洋工作量。毯底层计醋划采用晨会毛的方式进行兆跟踪，晨会济一般在15任分钟左右，论要求小组所古有成员站在鸭白板前面完竟成。晨会的颈步骤如下：氏第一步乔，小组长与省项目组成员接逐个确认昨周天任务的完市成情况，并绘进行标注。宫确认任务的森完成情况不糠涉及执行细些节，仅需要仙回答：“Y蓝es/No抢”。一般任臭务按时完成奸用“√”别毁时，未按时两完成用“○仁”;对于昨树天未完成但欧是今天完成狐的任务，在夏原来“○”篮的基础上增弯加一个“√傻”，将任务辽的完成情况瓜分成三类：浆“按期完成住”，“延迟蓝完成”和“暴延迟中”，皱并进行汇总少统计。这样崭，只要看到滤“底层计划炸”(图3糕)模版左上资角的统计数摔字，就可以锤对于小组的分工作状态有污了大概的了弊解。项目管窝理论坛苦第二步令，组长根据沫昨天任务的愚完成情况和肃今天的任务辅要求，对“最底层计划”苦进行适当调概整，布置当证天每个人的未工作任务。算会后，再将轧进展和计划滔的调整信息煤更新到《完茄成度矩阵》边中(几分钟毅应该就可以常完成)。宽第三步钟，组长收集晶执行过程中晴遇到的问题牢(这时，成误员可以说明君没有完成任辫务的原因是滩什么)，记舞录到白板上香，并审核以竞前的问题的雨状态。除非贯简单可以当剑场解决的问善题，此时仍保不要对问题凡展开讨论，浇只要记录到斥白板的问题虽栏。会后，雷对于这些问恩题再作进一穿步讨论，或多另行安排相香关各方碰头亩协调。茫鉴于底韵层计划的颗昂粒度已经到面了每人每天素的工作，一蔑般变动比较穿频繁。但是锋，小组长还衬是要尽量将面变动减少到狡最小，太多屈变更不仅浪逆费小组的工怒作时间，而蛾且每个成员至切换工作内破容、进入工擦作状态都会芬降低工作效划率。转自项窜目管理者联螺盟同底层计具划如果不会因影响到中层议计划的进展骨，组长可以响直接调整底应层计划，而技不需要通知植PM或者架洽构师。但是替，如果底层机影响到了中苗层计划，则芬应该通知P货M和架构师大，并说明变看更的原因。起项目管理团挂队可以据此怜评估对于后甘续计划的影边响，并采取惑适当的措施贺进行管理。购如果需要，医还应该跟其饶他小组沟通森中层计划的饰变化。进一吼步，如果变适化影响到了戒高层计划的对里程碑，则淡应该作为重舍大变更，由妈项目经理迅猫速汇报到项比目总监层面穴，讨论具体鬼对策并采取撞措施。转自魄项目管理者丑联盟愧有了底零层计划的管限理基础，中灰层计划的管头理效率会