办公性费用审核与报销管理制度

a)办公性费用审核及报销管理制度1范围本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。2引用标准无b)定义无3管理内容3.1基本原则授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营运管理部统一招标确定供应商、采购价格报财务管理部审批备案后集中采购。费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。3.2费用开支标准业务应酬费.1业务应酬费标准具体规定参见附件一。.2报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，该表格式见附件三。搭箩.3秤除公司统一余组织活动外滴，禁止内部屡互相请客、栽送礼。箩棍.4届中午外单位涌来客原则上祥在食堂安排链工作餐。突台.5韵各单位业务使应酬费按预弯算须重新核蓄定，按时间烦进度进行控狮制，超预算含不予以报销议。费裕.6坏预算外业务烤应酬费标准赚事先由经办川者申请，经侧审批后实施解。馅领突办公费傅嫁.1麦办公费包括糕各单位日常织所必需的办餐公文具、用室品（如础机）的购置答费用，报刊形杂志、专业玻书籍、资料赖订阅费用，等以及领用办炼公设备配件耐（含维修费贱）、易耗材条料（如纸张暂、色带、墨联盒等）的费慈用等。侨偷.2秒办公文具指坛办公用的计尽算器、电池丑、笔（芯）罩、墨水、印让油、订书机鲁、起钉器、殊打孔器、笔丝座、订书针土、回形针、恩文件袋、便腿笺、信封等今，各单位在际年度预算总茶额内控制开寇支。金渐.3显各单位应指指定专人负责磨办公用品的璃领用和发放衰，并定期提矿交需求计划献由营运管理葱部（行政服陷务）统一组采织招标采购诚，按月与供结应商结算。掏营运管理部穴集中在财务吼管理部报账电，各单位根谢据领用的办风公用品承担凭办公费用。泳砖锦邮电费好剥.1融邮电费包括摊各部门日常湖业务运作需贼要所发生的铜通话费骂、初装若费和文件邮庙寄费。不包敢括互联网上坡网费、服务取器维护费和仁数据线路租均金。习堪.2攻各职能部门吸所属的直拨旷长途、绿分机、僵机的安装统筛一报营运管挑理部办理和倡备案，直拨汗长途及英机应明咏确管理责任阳人。赌易.3期费统一坏由营运管理楚部集中在财驻务管理部报索账，各单位适根据实际发警生情况承担赠相应费用。乱扑.4讽岗位费勾补贴方案另井行制订。熄董狮差旅费乳按出差地点言分为国内出园差和境外出纯差。裤梳.1勿国内出差盏c)自炼符合开支标才准的长途交肃通费用实报辫实销，经理锋级（不含）恼以下人员因岔特殊情况乘画坐飞机的，租须经职能部商总监或单位研总经理事先艳书面批准，次否则按乘机铁费用总额的号60％报销素；经理级（北含）以上人沫员出差可乘膛坐飞机。胖d)伞部出差实行事其前申请制度猫，申请时填钢写窗“尽出差审批表饮”违，经理级（匠含）以下人相员国内出差皆审批人为主渐管单位负责晶人（指职能骡部总监或业础务单位总经清理，下同）亲，主管单位嫁负责人（含技）以上人员殃出差审批人财为副总裁或距总裁，国外婆出差审批人别为总裁。衬e)帝旦出差人因特拥殊原因未能茄事前书面申脖请的，应通扰过、邮搏件等其他方叔式向主管单丙位负责人和姜单位财务负客责人申请，谁并于回公司曲后三天内补偷办书面出差斤审批手续。狂没有经过批府准的笔“纽出差审批表乖”涌，财务部门甜不予办理借饮款和报销。洒“疤出差审批表舍”摆格式见附件秃四，国内差俘旅费标准见郊附件二。战f)皂屈员工多人（抚同性）一同傻出差，应安佛排二人间或泪三人间住宿策，住宿费按蝶报销标准的田70％执行未。竞g)单岁公司委派参拌加国内各种缴会议、培训途的费用开支蹄，凭会议通羊知及收费票久据拴报销有振关差旅费用跑。由会议或家培训方统一煎安排餐饮的搭，公司不再遗另外报销伙密食补贴。克陈.2连境外出差员论工境外（含异港、澳地区远）出差所发江生的差旅费涂报销桂标准另行制涌定。焰葡赖汽车费应汽车使用管呆理办法另行端制定。费3.3拢个人借款程户序正责四出差借款土袖.1研个人出差借结款原则上控骆制在审定的犹出差费用预订算总额辰90%以内贺，围出差借款填楚制私“钢借款申请单餐”枯，附上经审仙批的杨“狡出差审批表衰”窑，按程序办派理借款：晒a)2万元川（含）以下僚出差借款审垄批程序：借猫款人申请→困所属单位财刘务审核→主扇管单位负责眯人审批→借贡款用b)2万元推以上5万元搅（含）以下扯出差借款审万批程序：借堵款人申请→骄所属单位财标务审核→主酒管单位负责索人审核→财招务总监审批青→借款烛c)5万元舱以上出差借翼款审批程序祸：借款人申椒请→所属单声位财务审核巾→主管单位往负责人审核核→财务总监榴审核→总裁钻审批→借款吵姥.2锤还款时间要崇求：出差人晓必须于出差格回来后懂7个工作日酷内（节假日误顺延）涌填单报销冲蚁账，报销单今据不足以抵记偿借款的，咐差额必须用霜现金归还。范由于情况变慰化，业务被月取消，所借拣款项必须立刊即归还。匆扣.3坦不（迟）还腿款责任顷a)借款人唇不按时间要沾求报销冲账茄和归还借款阁，从次月起桑所属单位财黄务部门将书铁面通知人力财资源部门从光其工资中逐托月扣回，并船按每月尚欠雾借款余额从原借款日开始惜计收利息；弹b)如由于的借款人自动玻离职等原因愚形成坏账，丙审批借款的舰职能经理和肃单位总监、注总经理级负课责人负连带刮清偿责任，蕉并规定在事笑实确认后1脊5个工作日诸内（节假日塌顺延）清偿叉。抗橡阳生活及特殊渐困难借款欠生活费借支却原则上限额粱1000元螺，填制“借准款申请单”矛并按程序办粗理：掩借款人申请芬→享人力资源部派审核活→所属扣单位财务审设核→主管吼单位负责人垫审核→盯借摊南借支灰1000元葡以上（含）磁时应将学历纽证件（毕业肌证原件）抵径押到合资公左司人力资源贷部，然后凭改人力资源部栏开具的抵押锹收据到所在彼单位财务部同门办理借款须。陕狠滥专项费用借鱼款应提供经康批准的书面预申请及费用折明细预算，粱费用预算要钳求清楚、合秆理。尊看林出国人员借涨款需附申请筝报告，报财窝务总监及总铺裁批准同意萄后办理借款玉手续；若为炮外币借款，激应将经审批滨的申请报告丧报财务管理横部，按其指细引办理借款爷或自购零星躺外币。圣被者其他类型借客款，参照上蛾述程序审批屡。发趟陡直接支付给庄外单位的劳狸务费、咨询箩费、广告费惨、材料费等旋一律打不能以个人压借款的形式便支付，须由保财务部门统碰一对外转账吨付款。含3.4片申请付款程扣序污锦呀申请付款时辈填制总“烟付款申请单拴”笼，属于应付鱼款的附上各茂项原始潜单据，属于开预付款的应扁有经审批的塞书面申请：铸——肚采购一般办治公用品：附防采购计划原菠件或购置呈为报单、收料诉清单、发票汉。任——拢购买精密仪餐器、设备：垒附采购计划恐，各单位投矛标、报价单雕复印件，累采购合同及承技术人员验欢收单；禾——展认证、送检樱费：经常合馒作的单位，拒附收款通知氧书、发票等铸；非经仇常合作单位败，应附上经评审批的书面肺付款申请报夸告，以及检志定完成后的验收报告；状——默工程、项目峰、大宗物料采采购：按公态司相关制度负办理，付款谜申请时必须泽附采购计划粘、投资项目尽申报表、合骑同申报表、理合同、法律叫审查意见、哑招标情况。姻分期付款的仪项目首次付碑款时带合同党原件及副本泼，以后每次送付款时应有籍合同副本，颂最后一期款嗽必须附有验供收报告。合业资公司采购奸的原材料、饲外协外购件漠、促销品等声另行制定监载控程序；平——茅其他需预付山的情况：附平上能足够证秩明该预付款狭项合理、合愁法性的单据尿宾调款项预付后躁，经手人应铺及时索取发虏票冲账，超疮期接1个月冲账乘且无正当理冲由的，财务逼部门可对当文事人处以1场00~30稿00元罚款蜘。哭3.5笔报销程序劣筐羡费用审批、隔报销流程趣塔.1梦预算、标准塌内费用审批投、报销流程扩报销人屋→虽部门负责人弹审核墓→所属养单位财务审景核→所已属单位负责召人审批→肯报销翻浴.2甘超预算开支蜓、专项费用耕必须先经申泊请预算，批蛇准后才能报娃销匙报销人裹→帝部门负责人庆审核芹→所属凡单位财务审韵核→所桥属单位负责笑人审核→劲财务总监铁审批→挨报销窜汪组报销时间的礼规定廉劝.1色所有费用应出于发生之日兴起七日内报连销（出差人撒员自返回公痛司之日起计偏算），每迟剥报一天按报修销金额的猴1%扣罚。夕役持差旅费报销域诉.1逼报销差旅费吉时应附经审炼批的出差申庸请表，并填疼制伍“矛差旅费报销蓄单班”龙。物狼.2向出差过程中遮发生的净费、费忌、保险费等旋杂费以及长盏途交通费、居住宿费单据老粘贴在卫“疏粘贴单垦”束上。摊狭.3截合肥市内出确租车票原则矛上不予报销渣，特殊情况沿须主管单位待负责人审批式。丈佛.4洁出差地点市辣内交通费在既规定限额内潮据实报销。仙若有公车出戏差，住宿费亚、伙食费在武规定总限额足内据实报销成。炭梅.5留出差过程中能，如发生业蛇务应酬费的首，应附上经睛审批的削“演业务应酬费优申请表近”效。揭略.6菌业务应酬费悉报销：发生博应酬费前应胞先填谊“沟业务应酬费寺申请表杆”疫，并逐级审雄批。恋蠢.7登礼品、礼金茄报销时要求烤有两人或两购人以上人员补同时经办证锋明。榜拳痰费、邮员费报销：必歼须以电信、思联通、邮电岭等部门开具垂的有枪效发票为报普销凭证，并陡据以填制须“决付款申请单喝”贪。低登墓办公费报销捷：色西.1胁采购办公用贺品应付未付增款，可参照疗复办理，填制天“付款申请身单”。降纠.2劝采购办公用饿品已付款报就销时，应有侨合法、真实置的发票，采剑购计变划、购置申龄请表或呈报覆单，收料清片单。衡孝.3买各项办公料狭件由合资公蜘司下达文件贫中规定的部础门统一采购云，特睡殊情况下各乘单位自行采康购的应征求样归口管理部峡门（合资公雁司营运管理堆部）确认、蝶同意。律泥.4竖电脑设备外维出维修费报蓄销需附经审掉批的呈报单剃及设备使用央部衡门、营运管碎理部（信息凉技术）签名嘉的验收报告铲（验收报告拜单格式可由鉴信息技术部尚门自行拟定陕）。狸久.5纱各单位工作狭所需购买书枣刊、音像制园品报销时需荐附经审批的漠购买申请、坚书刊清单（腰用于培训的们资料费还应释有被培训者抓签收的清单朱），由营运伞管理部备案肾确认后，财挂务审核报销味。行政服务司部门应不定组时抽查相关连物品的保管碗情况。修罩产汽车费报销姥：衣复.1偿汽车费用（食油耗、修理颗、保养、保仇险、年审、分停车、养路近等费用）应够控制在各单英位预算范围伟内。怕哥.2岗报销时应附铅上经营运管勒理部审核的苦“他付款申请单够”骑。长薄奴几项特殊的染费用报销：政丰.1冶品质认证、摊鉴定测试费克报销：应附吹上经批准的掠鉴定申请报两告以及鉴定毅完成后相关怠部门的验收西报告、对方捕单位收款通皆知或发票。秧咬.2肝会务费报销炎：附会议邀帝请函副本（乳外地会议的兆还应有出差辜申请表）、创会务费发票像、收据等。呼仅.3篇律师代理费残报销：原则套上不准报销改律师代理等无律师费用。拐特殊情况，磨须单独审批衬。揭匪.4夏短期培训、则经理级（含园）以上干部锅委培、资格叮考试费报销您：附经人力困资源部、所纳属单位财务剩部门及分管睛副总裁审批洒的《外出培膀训申请表》智，毕（结）响业证书副本恼及考试合格岭证件复印件墙。报销额度虹可参照人力喊资源部相关基文件。谣铸.5督招聘费用报萍销：附用人仪单位确认的寄招聘计划，家以及每次招还聘效果专题新汇报（含招绿聘的组织、涌效果、费用贪构成），填找制料“耽付款申请单甜”影按规定的程擦序审批。棚阵.6施教师费：外等聘教师费需酿附聘请报告紫及费用预算荒，事后专项稍报告培训效坑果，外聘教棕师费用支出投应由对方签忌收；内部讲左师费按人力谅资源部相关钻培训剪橡画轿升鸡垮.7歉对外宣传费服：附详细的脂宣传实施报竿告和费用预烧算，事后就捎宣传效果进篮行专题书面趋报告，有劳狂务费支出的孟需提供有效岔的支付凭证触。切3.6参发票融/单据的审眉核都静讨发票、单据扯的基本要求滔所有发票应俊当清晰载明葵单位名称（缎公司全称）道、金额、开陵票日期，发热票要素填制丰规范、齐全内，发票上必斑须有开票单并位加盖的财扔务专用章或众发票专用章揭。如果是收樱据的，必须马是行政事业陶性收费专用伞及其他行业况专用的、税湿务部门认可雷的收据。除惠增值税发票史外，所有发突票的背面都睛要有经办人伪的签名和日撇期。驱落缸采购发票的储要求扮发票应当清肯晰栽明单位窄全称、货物朝名称、型号棕规格、单价酱、大小写合报计金额、开育票人签名，佣增值税发票典要保持票面拔清洁，要素跳填制规范齐仙全。棋国该业务应酬费住发票要求：楚保.1厕餐费发票正欠面必须有消签费日期、单荷位名称和金续额，背面必无须有经办人范签名。发票辰上的时间与嚷地点应与像“本业务应酬费革申请表登”呢的时间、地赌点吻合。嘱谁.2缝对于定额的沸餐饮业发票皱，按规定的光标准核实报档销。拐螺.3乡除以转账形鹊式支付礼金馒之外，其他芝礼品发票正弓面必须载明式礼品名称、吊单价、总金咏额、采购地核点，背面必秧须有两个以拆上经办人签蔽名，并附有步采购之前已吹审批的申请鉴表。砌迫貌差旅费发票吉要求：耻遥.1菠飞机、车船韵票：票面必委须载明日期衔、终始地点冻、票面金额理，界线正确昆（以划界最摸明显的大写拔金额为核报猛金额），背滤面应有经办纽人签名。日越.2终住宿费发票育正面必须有珍出票日期、偶入住和退房暮日期、住宿由费用项目、烘单价、总金惩额等。临柴.3脉一次出差到叔多个目的地柔的，在重“宋付款申请单辨”忧上要列示每纽个行程的明乔细路线（日绞期、起止地下点、费用项盏目、合计金攻额等）。承只障费单据每要求：远手工费驰单据需有电医信、邮局或丧住宿旅馆等妇加盖的印章冷，日期、金仆额清楚；电经脑发票上标扛明的日期、梁金额清楚。览乡店汽车费票据单要求：票面暮金额，票面甲界线不正确注的，以界线扣处最明显的矛金额为报销些金额。当次灿用车费用单市据应单独整梯理，不按规有定整理的单罪据视同非法刊单据拒绝受赛理。垫3.7骨费用报销责邪任界定乞表烂报销人的责歪任插央.1卡报销人对所傅报销项目的帖真实性、准船确性、及时送性负责，单棋据及附件应聚合法、完整习。比级.2被各项报销票弓证、资料必篇须齐全并按裂要求粘贴整殿齐（发票正关面向上、在复粘贴单界线筐内平均摊薄折粘贴），否验则财务部有练权拒绝报销叔。好猫作直接领导的粉责任森边.1睛负责审查费婆用项目申请沸及批准手续婆，报销金额颈是否控制在惕标准之内。直附.2密对所报销项颂目的真实性隐、合理性负押责。僻勾吐财务审核人耀员的责任尚粘.1架负责审查单伶据的合法性翼、真实性，幸报销内容是岗否符合有关枣标准。罪悼.2累审查报销项些目审批手续镰的完整性。锄推漏审批者的责无任：审批者势对报销项目拦的真实性、笋必要性、费逢用总体的合厚理性负责。匹3.8兰处罚办法饲剥军报销人营私促舞弊、弄虚婚作假，不予暖报销不真实界不合理部分酷。对已经报捷销的，除退辨回违规报销办金额外，同剥时对报销人排予以违规报涌销金额贝20--1亩00%但不孤低于100争元的罚款。筝诉帆直接领导在染资料不全、冷原始凭证不奴充分、项目考不真实的情屑况下签名准山予报销的，基对其给予违考规报销金额血10嗓%--50载%布但不低于5维0元的罚款蜂。蚕兽舌财务审核人扁员审核不严收使公司造成揭损失的，对烛财务审核人域员按违规报纵销金额检5睁%--15床%渡的罚款。圆踢画审批人对违魄规报销或审忧核不严给公含司造成的损焰失承担连带猴责任。4附则漂5.1报销魔费用时涉及娱外币的，以潮外币借款时摔的汇率换算奴成本位币付神款。副5.2本规熟定自下发之誓日起执行，宰原荣合字［熊2004］恐014号文披件《合资公采司日常费用卷报销制度》碰作废。屈附件一：业叮务应酬费标匪准一览表俱附件二：国域内差旅费标蛛准一览表挠附件三：业趟务应酬费申毅请表忧附件四：出隔差审批表毯附件五：专钳项费用开支燥预算申报（谢请）表沉附件六：报扶销单据规范卧指引附件一脖业务应酬费雅开支标准一似览表华躬向装份喷滨崭排单位：元/高人群陪同人员类陪别勤业务应酬标养准攀备稠建注衰经理邮40夜陪餐人数原滔则上不超就乘餐人数的5乖0%，且最尖多不超过四剂人静部长康50罩高层法总监/总经鼓理级100末副总裁到预算内实报葱实销掉总裁凳实报实销则说明：中午李外单位来客天一律在食堂趣安排工作餐香；在外招待酬用餐需填写铺业务招待申浇请表，单位体负责人副职呼按单位负责原人标准的忌80%酸执行。附件二专国内差旅费烘标准一览表侦一、毫丽迹欺乘坐交通工波具标准隐职级疮飞机孕火车脆轮船业总监负/总经理射（含）以上吵经济仓稿软席钱二等仓锹

肠

停

逮部长旗/经理级秧空中距离大兴于租1000公丘里伍或乘坐火车卖超过12小向时；其他情诸况下事先报小总经理或主帜管单位负责漫人批准。场在火车上当界天晚上八点争以后至次日名早晨六点，场连续乘车超氧过岩10小时者项，可以乘坐椒硬席。星

疫三等仓倒

志

击

淘其他员工帖

辅在火车上当返天晚上八点烛以后至次日酷早晨六点，优连续乘车超砌过擦10小时者雁，可以乘坐漏硬席。搂

教

亮

鸭三等仓及以晃下说明：棒1、员工乘至火车在可买查卧铺的范围筹内不乘坐者煤，如乘坐直铲快、慢车硬盲座或特快硬敲座，可按硬燕座票价的6争0%给予补淡贴；眯2、原则上谦不予报销车弱船、飞机票屈的订票费用浅。如遇特殊锐情况确实需费要发生的订足票费用，须废提供所属单宣位负责人签季名确认的书授面说明方可集报销；贪3、凡公司蜂派专车出差玉的员工，不洁予报销交通卷费。倦二、亚危确住宿费、伙遥食费及市内貌交通费，在纯相应限额内肢据实报销响亩轻定坚链贝辨嫁储蓬单位：元姓/天骄挎追职艰级羊地证区些总监简/总经理级悼部长咽/经理级印其他员工毯特县区序380衫300渐250诞直辖市、省晒会、沿海开森放城市辨320孝260尿200爱其他地区鸽300故230赖180说明：蕉1、特区指披：深圳、珠姐海、厦门、毅汕头、海南炸、上海等城门市；丙2、沿海开信放城市指：习大连、秦皇烛岛、烟台、碗青岛、连云烂港、宁波、返南通、温州若、湛江等城龙市；气3、地座区等级的计拴算，是以住顺宿发票开具糟的地点作为萝报销等级，焦报账时须提散供实际出差性天数及其当阶地住宿发票数，住宿发票鼻须注明人数填、天数、单港价等；起4钩、出差回程股日差旅费计醒算：返回车僻船票、机票思所注时间或像随公司车出众差返回时间覆在满22味：喇00外以前，按对愧应地区半天骆计算；信22事：塘00委以后，差旅府费按对应地棕区全日计算示。出差当日藏返回者，亦砌比照办理。赔5冠、喉随主管单位宏负责人等高玻层干部出差剑的一般员工普，其出差费封用可按经理言/崖部长级标准丽报销，但须甘经相应领导目签字批准；戚6磁、出差人员肃出差期间，债除有关联系务业务的邮费引、费、购复印费等正虎常小额可以怎报销外，其走他开支的一臣切费用均个射人自理，不榆予报销；种7贷、东当日不能往打返的出差按陵标准凭票报艘销；当日往缺返的出差不街误宴餐的不可享范受伙食费补凑助。有公车书出差的不享末受市内交通曲补助，只享存受误餐补助坡20元/天野；轮8彻、以上标准妖不适用于长兴期驻外人员具，长期驻外险人员津贴另须行制定；分9脚、营运管理劫部法务人员琴（包括公司宣内部律师）抗出差的，按倒公司标准执挨行；如需要辈外聘律师、筋法院人员配茶合一同出差辩的须另行申怨请，报销差执旅费时必须贝提供案件处咱理的结果说惜明；泰10零、以上所有出员工差旅费封报销时填制悉的皱“忧差旅费报销限单甘”壤后应附有足补够的、真实休有效的发票纵。附件三：饶业务应酬费狮申请表彩申请时间：辩侦仁年档赚月笑码日雄申请部门乐

缝经办人虏

缸申请原因悟

跪被接待对象姜

介接待人数也

刘就餐地点宰

搜费用预算绝计划餐费胃早餐哥中餐鸡晚餐更合计物

蔑

议

物

絮

踏

燥招待费用叫住宿费外礼品费倍其他金合计过

暗

笼

写

始

饲

雄

库审批：慈辈财务狡括总经理（或骨总监）：具担照部门经理：填表说明：拜1淘、申请人员订必须详细填堵写此表，填肾写项目不全劈，或预算金吃额明显不合遣理的，财务劲部门有权拒馋绝报销。竞2割、报销金额舞在审批限额路以内的，财汉务审核后可扒直接报销；劫超过限额的趟，必须经总画经理（或总室监）审批后厦方可报销。附件四出差审批表留部门：兵币港室腐托疏慢梨申请日期：桑询年驶苦月陵接日挺出差人朽姓名作出差型时间制出差路线灶费用预算闹实际发生金两额素地点动天数痛项目塘申报金额俊审核金额胶

蹦

饰

逮月恒昌日肃至岩月橡困日炎

结

利长光途暮交尘通砖飞机贺

卖

企

控

吐

交火车