企业集团文件与档案管理制度

中国**投资集团文件与档案管理制度公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。称呼规范：公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源部、资金财务部、资产管理部、投资管理部、审计监察部、投资银行部、研究发展部。各部门：指公司本部各部门及中国木材流通协会所属公司：指华星大厦、北京地产公司、天津中木、天津奥克亚、华东公司、上海公司及其它公司全资、控股或参股的具有独立法人资格的公司集团：指中国华星发展集团公司董事会：本公司董事会。本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。公司本部的文件管理部门为总裁办公室，凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。文号管理：各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号，发文文号规范如下：以公司名义发文：中**司字年号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；以总裁办公室名义发文：中**管字年号，此文号用于涉及总裁办公室业务的发文；以人力资源部名义发文：中**人字年号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；以资金财务部名义发文：中**财务字年号，此文号用于涉及资金财务部业务的发文；岛以投资槐管理双部名义发文融：中**投赴资堪字豆年副号，此文号春用于涉及投徐资乏管理舱部业务的发困文；你以雹审计跪监察部名义越发文：中*键*监字填年尿号，此偷文号用于涉帽及胃审计疫监察部业务词的发文航；南以毒投资银行部匀名义发文：督中**浓投行昂字如年滑号，此文号拘用于涉及皮投资银行部赢业务的发文财；巧以却资产管理咳部名义发文里：中**亡资产重字遥年宵号，此文号鹅用于涉及诵资产管理部渴业务的发文西；酒以吨研究发展拾部名义发文负：中**谎研伞字鹊年贩号，此文号臭用于涉及叨研究发展迷部业务的发岭文筋；谜以党委名义竟发文：中国很**党字禁年夹号丝；签以工会名义展发文：中国夫**工字田年足号。博公司文号顺飞序以年为单搞位从001命号开始，公跪司及各部门坊采用大排序仅的方式编号惯。陵各部门无须削加盖公司章胜的发文，不仓须申请文号绿。暮狂发文种类：盛请示余：讽请上级指示须和批准。突报告休：改向上级机关昏汇报工作，蝶反映情况。壁指示雕：象对下级机关盆布置工作，胜阐明工作活留动的指导原惯则。林批复资：萄答复请示事赏项。为通知吩：舒传达公司的杏重要情况以宇及相关事项被，发布规章牺制度、要求啊下级办理或哈者需要知道娘的事项，批迁转下级的公煌文或转发上确级公文，公燃布应当遵守劣或周知的事耽项。筹决定巷：段对某些问题甜或者重大行顶动作出安排筝。棉函片：独平行部门之转间互相商洽惜工作，答复扫问题或知会球有关事项。虹会议纪要和坛决议岸：析传达会议议熔定事项和主互要精神，要敬求有关部门犁共同遵守执未行的。傍犁发文格式：喉采有B5号喘纸，横排。虹文件抬头：掏中国**投饭资拴集团有限叼公司文件，豪红字姥。膨文号：加黑尝宋体小四号会字锹。砍主送单位及营标题：加黑稠宋体四号字吓。阅正文：仿宋屋小四号字，长1倍半行距塘。恼单位印章：票红色公司章恋。初日期：加黑传宋体四号字傻，用大写粮。构抄报、抄送裤、存档：宋像体四号字罚。狸葵草拟公文应摧注意以下事疫项：绝内容要符合猴党和国家的右路线、方针附、政策、法长律、法令及淡地方性行政苹规章。助反映情况要塑客观，实事蓬求是。封文字要准确具、精炼，条慈理要清楚，剖层次要分明六，结构要紧鼠密，用语要喝规范。扛人、地、物叶名、引文及乓时间要具体吼、准确。见之发文程序：正发文部门负樱责文件的起羡草工作，文电件起草完成翅后，首先到如总裁办公室凝申请文号，泛并填写发文阳登记表。四各部门发文涉前，首先由剖部门经理及愧主管丙总裁储审核，后交贵由需会签的康部门，由会牌签部门经理敏签字确认后帖，交岗总裁岭审批。妥总裁源审批后，由钥总裁办公室臂秘书裤负责盖章及时形成正式文岔件下发。雪文件发送与密签收程序：牢公司本部采功用书面签收葛发式，颠总裁办公室般秘书瓜直接将文件也交各部门经裕理，由部门患经理在文件规发文单上签狱收。虏对鸣公司所属公哲司允发文，冬首先由设秘书贪以方式敏发送文件，蹄然后采用邮巾寄方式递送从文件原件，粒各公司于每宰月25日，纺将收到的公堆司文件，以鲜书面形式签殊收，再将签晒收单邮寄回昌公司，由商秘书飞备案。若属司紧急事务，贪需立刻知悉使各公司是否弃收到文件，川秘书述需在中揉注明，各公晨司收到浓后，应立刻衣以形式应签收，并由蜓秘书阀在发文单中廊注明。减在北京的部拌门及公司，缩紧急文件以克方式，萄一般文件以宝递送方式，种各公司在文导件发文单中槽签收。若由稍本公司人员统代交，需在赴发文单中注液明。邻发文的判行国权限霸：铃以董事长署列名行文者，关应送呈董事侄长判行。旬加盖公司章李的发文：应队送呈蓄总裁录判行。赏若因紧急事补务，狂总裁随不在的情况专下，可由公喊司抗主管行政的碧副总裁吓代为判行，兔但须经霞总裁绞补签。独以各部门名劈义发文，无塑须加盖公章宅者，由各部康门主管竞总裁确判行。爸发文管签理：公司传疑真由前台负惯责，公司所毒有必须跳在前台登记悉，未登记的赚，前台犬有权拒绝发袋送，且可视时为未经公司域认可的文件市。允收文：公司脖收文由前台蹄负责，发往忌公司的各类同文件均由前亿台进行登记植，公司人员肚若代为公司半传送文件，远也应首先将肥文件交与前症台，由前台其登记。格收文管理程昨序：挪公文处理毅：臂公司的所有坐收文必须登征记，并注明题公文转移的鬼去向。前台兴将公文登记途后，交叹总裁办公室送秘书告，由回秘书砍根据公文内境容向各部门肢及有关领导蛮分发。若免秘书咐不能判明，奇由总裁办公米室抗主任帖决定。妥秘书拐须将文件内选容、收到时厌间、去向予垦以登记，如愈需存档，姜秘书话要立刻办理单文件存档手室续。枝信函处理迈：贯指名营业、夕工务、资材因及采购人员事收受的信函吃由信封上的巨记载可认为逼公务文书者诸，应视同公监务文书拆封欠，如系私事粗，再予发还寨；未能认为功公务文书的曲信函，经其阵收信人本人湿拆封后如系壤公务文书，浅应交回前台直依公文处理冈。六指名加总裁庆助理以上人分员的信函，辅迳送其本人满，如系公务范文书，再交跳回前台依公汽文办理。动3）转图书期刊处杀理：当日的愤期刊报纸，唇由前台放于热阅报处，公欧司员工可自格由取阅，但池员工应在阅丈后及时放回希原处，如需且摘要，需采昏用复印的形肃式。专业性漫的报纸期刊抱，由前台每个月25日整介理一次，统援一交店秘书状存档。逃声于像材料的处伏理仓；眯所有声像材玻料交由储秘书烟处理。宰传之真、电报处切理：、叉电报视同公逼文，依公文评原则办理。状收文处理要奋点务遇有关系重线大足以影响渐公司权益之甘重要文件，槽秘书领应将正本妥仔为保藏，若研需调用，应浮以复印件代院用。漂为利文书处似理并达稼到或分层负责目杯的，经办人挽应就内容要爱点签拟意见腐或选稿随来款文呈部门经勺理核阅批办违，各主管人尼员应对文案顶注明意见，霞避免只签名宋而无意见。甩文件处理期慕限利前台及悬秘书问收文时，原午则上应随到即随送，不得于积压，最迟嗽应于文到一危小时薪内困送交有关人究员。爽经办人员的饱处理期限。米急义件、电报、碗机密文件等增应随到随办岛，于文到一菊日内处理完惧毕为原则。堤一般文件由贝部门经理指申定处理期限坐，一般以文亿到三日内处恐理完毕为原并则。稀来文定有答丢复期限者，识应尽力于来萍文所定期限批内处理完毕谱。厅计划、研究石、开发、规天章修订、测藏定、搜集资刮料等特殊文管件的管理应柱斟酌实际需便要分别规定散其处理期限搬。然3）貌文件归档，举应日案日清勉，最迟不得陈逾二日。移4）嘉签呈及传阅猎文件：时接蜘时清，接到译文件后立刻广签呈或签阅击，最迟不得部超过一日。员档案管理：读总裁办公室密秘书为公司响专职档案管渡理员，负责谎管理公司的兵全部档案。劝各部门可设缩兼职档案管叮理员，负责克管理各部门魔的档案。公堵司档案原则因上均交由总灵裁办公室负翠责保管。文写件处理完成宣后，原稿由蛋总裁办公室眯归档，经办费部门视实际尼需要留存复份印件。如因历业务处理特保殊需要，原井稿须由经办筝部门保管者异，应经餐秘书裙同意后妥为恶保存，市秘书泡以复印件归缸档，并在备脾注中注明，明各部门使用杜原件完毕后毁仍应将原件仪交晨秘书还保存。意归档文件的浓检查：员检查文件的挖本文及附件摄是否完整，叫如有短少，嘱应即追查归泊入。自文件的处理蜓手续是否完匪备，如有遗意漏，应即退蛙回经办部门鞭补办。丑与本案无关沈的文件或不落应随案归档昼的文件，应趣即退回经办洗部门。汗归档文件的允保存期限漂：截文件保存期满限除政府有俗关法令或本龄企业其他规泥章特定者外智，依下列规通定办理：堂永久保存：灿1.公司章短程；2.股斜东名簿；3塑.规章制度当及公司条例饶；4.董事枝会及股东会阴纪录；5.基财务报表；漠6.政府机肆关核准文件仙；7.不动井产所有权真证到及其他债权毯凭证；8.亡工程设计图蒸；9.其他贷经核定须永迎久保存的文己书。胖10年保存寨：1.预算江、决算书类柱；2.会计浑凭证；3.炭事业计划资脱料；4.其损他经核定须贿保存10年耐的文书。岂5年保存：演1.期满或术解除之合约候；2.其他棍经核定保存链5年的文书兴。遵1年保存：致无长期保存盒必要者。霜须销毁的文济件须经总裁坏办公室寺主任散批准后，由巡秘书阴负责并派专隐人监销。尸档案文件的谎调用：渴各部门经办巩人员因业务筐需要需调阅垃档案时，应弟填具泛"腰调卷单毯"驴经其部门经滔理批准后由别秘书址调阅。福秘书歉接到启"舞调卷单驶"眨经核查后，干取出该项档犹案，并于钻"遇调卷单育"余上填注调阅骡的具体文件规名称、总份拒数及借出日露期，将档案液交与调卷人级员。挡"移调卷单怜"锯则依预定归唯还日期之先矿后整理，以岁备稽催。椒于档案室当放场借阅者，感可免填酒"产调卷单稍"尝。绣档案归还时看，经看秘书穿核查无物误桐并于升"走调卷单含"屋填注归还日窃期及签字确循认后，档案景即行归入档辰夹。巧"槐调卷单仓"赚由管档人员属留存备查。嫩档案的借阅衡时间最长以握一周为限，氏如有特殊情声形欲延长调卷阅期限时，涛应按调阅程程序重新办理勾。鸭调卷人员对错于所调案险卷你，不得抽换誉增损。膊调卷人员调衣阅档案，应映于规定期限和内归还，如馅有其他人员浑调阅同一档抢案时，应重马新填写“调是卷单”不得始私自授受。份调阅档案限黄与经办业务坐有关者，如半调阅与经办者业务无关之塑档案，需经目总裁办公室涨主任锦同意。但公司牢总裁筒助理以上人脾员调卷，由施秘书那负责填写“薄调卷单”。轰由调卷人员汤签字确认。股公司重要档躁案须经序总裁榜批准后方可搬调卷。疯声像档案管偏理：声像档脑案一般由录壶单带、录像鸡带、摄像带婚、影片(母醉片)、照片垃(含底片)轮、各种光电出介质等及文特字说明两部称分组成。狐声像档案是埋本公司档案准的组成部分慨，浸由路总裁办公室潮集中统一管盏理。帐声像档案种萍类：持反映本公司衔主要职能活享动工作成果顺和存在问题亩的声像资料栋；含各级领导人筹和著名人物烘参加的与本位公司有关的倘重大活动的尼声像资料；单本公司有关商人