福建省农村信用社系统公文处理实施细则(试行)

福建省农村信用社公文

写作

第一章总则第一条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第二条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。1第二章公文种类各行社的公文种类主要有:（一）决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排；奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（三）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（四）公告适用于向国内外宣布重要事项。（五）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。2（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况。（七）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项，任免和聘用、解聘人员。（八）批复适用于答复下级单位的请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）议案适用于各行社按章程规定向理、董事会、监事会或社员、股东（代表）大会提请审议事项。（十一）函适用于不相隶属单位相互商洽工作，询问和答复问题。3（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。（十三）稽核检查意见书适用于省联社、各行社对所辖单位实施现场检查、非现场检查后，由省联社或各行社向被检查单位反馈稽核检查结果，提出整改意见。4第三章公文格式

公文格式一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、内部发送对象、联系人、印发机关和印发时间等部分组成。（一）公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用3位阿拉伯数码顶格标识在文件首页左上角第一行。一般适用于比较重要或涉密的公文，“机密”、“绝密”级公文应当标明份数序号。5（二）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如：“机密★三个月”、“绝密★一年”。各行社自行产生的涉密文件，属于商业秘密，商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级一律标注为“工作秘密”，不分秘密等级；“工作秘密”与保密期限之间用“★”隔开，如：“工作秘密★半年”。（三）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在文件首页右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在文件首页右上角第一行，紧急程度顶格标识在文件首页右上角第二行。6（四）发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文，主办单位排列在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。（五）发文字号。发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号用3号仿宋体字，居中排布，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。如需标注签发人，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（六）签发人。上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和。（七）公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。用2号小标宋体字7。（八）主送单位。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称（常用单位规范简称详见附件2）。（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。如果附件不能与正文装订在一起，其附件首页左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式如：“闽农信〔2011〕1号附件1”）。（十）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合向下、平行的公文，发文单位都应加盖印章。联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。（十一）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。8（十二）附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期之下。（十三）主题词。公文应当标注主题词。农信系统内行文按《福建省农村信用社系统公文主题词表》（详见附件1）标注主题词，主题词用3号黑体字，居左顶格标注，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符号。主题词的标引应先标类别词，再标类属词，最后标文种词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个，每个词最多不超过8个字。（十四）抄送单位。抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十五）内部发送对象。内部发送对象为公文制发机关内部需要了解公文内容的个人或单位。内部发送对象位于抄送单位之下，按行社领导、办公室、主办单位、会签单位及其他需要阅知单位的顺序排列。9（十六）联系人和联系方式。为了便于工作联系，农信系统的发文均注明联系人和联系方式，联系人为文件办理部门拟稿人，几个部门联合发文的为主办部门的拟稿人。向农信系统以外单位发送的“请示”、“报告”、“函”，联系人的姓名和标注在附注的位置，即成文时间下一行（注：参照《国家行政机关公文格式》（GB／T9704一1999）执行）。（十七）印发机关和印发时间。印发机关是指公文印制的具体办公部门，一般为发文单位办公室（综合部）。印发时间是指公文付印的具体时间。印发机关、时间位于联系人之下，占一行位置。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。10公文的页面、排版、印制及装订基本要求（一）用纸规格：公文用纸一般采用国际标准A4型，尺寸为297mm×210mm（长×宽）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（二）排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（三）印刷要求：公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。（四）装订要求：公文应左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm-5mm。（五）页面规范的其他未尽事宜均参照《国家行政机关公文格式》（GB／T9704一1999）标准执行。11第四章行文规则

第一条行文应当确有必要，注重效用。第二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第三条除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，单位内设机构一般不得向下级单位正式行文。单位内设机构除办公室外不得对外正式行文。第四条本单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其他下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第六条除上级单位有关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。12第五章发文办理第一条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、校对、缮印、复核、用印、分发等程序。第二条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况属实，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。13（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”，序数后面应用“、”；第二层为“（一）”，用了括号的序数，后面不应再用任何符号；第三层为“1”，序数后应用“.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。14第三条审核时要注意把住五关：（一）行文关：是否确需行文、以何名义行文、行文的对象，是否要与有关部门协调，是否联合行文等；确定发文代字是否准确；核查拟定的公文文种、标题、主送抄送单位、密级、急缓程度、主题词、发文单位、成文时间等格式是否符合规定。（二）内容关：是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行；有无界限不清、宽严失度、难以执行、时效不当等；核查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精练、语气得当；结构层次序数、标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。（三）政策关：是否符合党的方针、政策和国家法律、法规；与人民银行、银监会、省委、省政府、省联社发布并已执行的政策、规定有无矛盾；提出新的政策、规定、建议，是否经业务及负责法律事务等有关部门研究；按照职责权限，是否由上级单位批准；是否需要废止或修订现行有关政策、规定等。15（四）法规关：涉及国家法律、地方性法规和政府规章的，应送负责法律事务的部门核稿。（五）定密关：公文定密是否准确，避免宽严失度。负责审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。16第六章公文处理应注意的问题（一）政策性错误。不合政策、法规，或文件本身前后矛盾、存在漏洞，或是超越职权范围。（二）长篇大论，语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。（三）文种不分。主要表现是请示与报告不分；工作报告与调查报告不分；会议情况报告与会议纪要不分；通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍，有的甚至用“请示报告”。

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请示和报告虽同属于报请性上行文，但却是两个不同的文种，在实际使用中要把它们区别开来，不能混同乱用，二者的区别是：

1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的，必须批复；报告多为上级了解和掌握情况，沟通上下级联系，大多不需回复(有些报告也批转或批复)。

2、写作性质不同。请示是请求性公文；报告是陈述性公文。

3、行文时限不同。请示必须在事前，得到上级批示后才能行动；而报告在事前事后、事中、事后均可。

4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”；报告一事、数事均可。

5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成；报告由报告目的、报告内容和结束语构成。18

（四）语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺，也就是所谓的“病句”。

1、用词不当。（1）搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如：（2）关联词使用不当。常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件），“如果……就……”（假设），“因为……所以……”、“既然……那么……”（因果），“既……也……”（并列），“或者……或者……”、“与其……不如……”（选择）、“不仅……而且……”（递进），等等。如果关联词语选择或搭配出现错误，会造成句子的意思发生变化。（3）褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。19

（4）使用口语。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。

2、语序不当。语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。

3、句子成分残缺。成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。

4、表意不明。有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。

5、不合逻辑（概念、判断、推理不正确）。20

（五）口气不当。主要表现在用语不妥当，尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时，公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等，表现出一种催促的口气。（六）错别字。文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。

1、“的”、“地”、“得”。从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。

2、“相”、“象”、“像”。相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。

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象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。

3、“做”与“作”。二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。

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4、“长”与“常”。长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。

5、“分”与“份”。分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。

6、“备”与“倍”。备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。

237、“截止”与“截至”。截止：到期停止。例如：“到××日截止”。截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）。

8、“必需”与“必须”。“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。如：我们坚持了原则性，也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。

9、“权力”与“权利”“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：国家的一切权力属于人民。“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：每个人都有受教育学文化的权利。

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（七）标点符号。常见的错误有以下几种：

1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。

2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。

3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时，大并列之间应当用逗号，小并列之间用顿号。比如：“人民银行××支行行长、副行长、主管科长，辖内各商业银行行长、信贷科长……”。

4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。25第七章公文格式方面应注意的问题

公文在格式方面经常出现的错误有以下几个方面：

1、涉密公文不标注秘密等级，或标注不规范