2023年90%的产品经理都不知道进阶功能：促销资金池

%的产品经理都不知道进阶功能：促销资金池开文说一句，标题没有夸张，实际上，数据应当到95%以上。

促销资金池，是促销系统核心功能之一，也是被忽视最多的功能。

许多产品经理设计过促销功能，但，大多数没有设计过，甚至没有听过促销资金池。

为什么会这样？

要解答这个问题，我们得先了解什么是促销资金池。

一、什么是促销资金池?

先回答第1个问题：什么是促销资金池？

促销资金池，指企业内部设立专属于促销活动使用的资金管理工具。核心作用，是实现促销资金的集中掌握和促销资金流向管理。

每一个功能，都是为了来解决需求而存在。促销资金池解决促销资金管理过程中的效率问题。

促销资金，指企业在方案期内促销活动所需的开支费用，促销资金在财务里属于销售费用，是公司的成本。

促销资金管理包括三个方面：方案审核，掌握，使用核算。

方案审核层面，促销方案由运营规划，财务需要对促销方案进行审核和估算ROI合理性。掌握层面，促销资金由运营申请，但财务不会一次性将全年度资金打入运营资金账户，而是按单位时间，例如季度，月，和上几次促销活动ROI评估，视状况进行拨款。使用核算层面，促销资金由运营使用，财务必需清晰促销资金使用状况，即钱怎么花，花到哪里，总共花了多少，收入多少，花费路径清楚。方案审核属于前置线下业务，无需通过产品功能解决，财务人员在促销资金的管理效率上，主要面临2个问题：

1.管理运营促销资金成本高

实际工作中，促销预算通过审批，运营便开头执行全部促销活动的配置操作，财务不需要干涉运营如何配置促销活动等。

但，全部促销活动必需通过财务核算后，才允许上线。通过审核，财务掌握促销资金发放，保证运营发放促销优待不会超过促销预算。

多一步审核，意味着多一层流程成本，同时，对于运营和财务来说，还增加了协调成本。

财务审核是项细致的工作，财务需要对促销活动的配置资金和运营提交促销预算方案进行核对。1项促销活动核对，往往占据财务几个小时工作时长。

假如核算发觉问题，还需打回，待运营重新配置后，重新进行核算，重复增加了财务工作成本。

更麻烦的是，促销活动场次，跟公司业务线，渠道供应商，活动类型等因素成正比。每次大促活动，这些因素会形成NXN种促销活动，汇总到财务进行审核

当多车道汇合到单一车道，汽车一多，就会形成塞车问题，活动一多，也会积累到财务审批环节，财务管理成本和压力急剧增高。

假如要保证活动正常上线，公司只能协调或者增加财务进行审核，额外增加人力成本。

对于运营来说，增加财务审核，除了增加流程成本，活动审批消失塞车状况时，必定存在活动延迟风险，运营会财务进行沟通，加快审核，无形增加沟通成本。

除此之外，不是每次活动都是预期完成KPI，当预判活动无法按时完成KPI，运营会调整活动政策，增加或转变促销活动。

可能1天争论上线的活动，经过财务审核，会拉长到3-5工作日，促销时间成本变得昂扬。

而财务需要紧急审核促销方案预算，原本工作节奏被打断，管理成本也增加，同时打乱了财务其他审核工作，两个部门协调成本都很高。

2.核对促销资金使用明细简单

运营在完成促销活动后，财务需要对其资金流向进行核算，这涉及财务核心工作：对账。

对账是指在财务管理中，保证账簿记录正确牢靠，对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作。

财务一般按活动时间导出订单的Excel表格核对促销资金使用流向和使用状况，以订单表格促销优待总金额，或者是细分促销类型的优待金额，进行促销资金核对。

图：拼多多导出订单示例（部分字段隐蔽）

当活动时间内，存在3项以上相同类型促销活动时，优待字段会包含着N种优待组合，财务需要花费精力对订单关联的促销活动进行区分，确认订单详细关联哪些优待活动。

例如，平台发放4种5元优待券，某订单使用其中2张优待券，代表有6种使用状况，订单表格会在优待金额显示10元，财务仅凭订单，不清晰属于哪种使用状况，核对难度大且简单出错。

促销资金池，就是为了解决财务以上2项促销资金管理问题，而产生的功能。

二、促销资金池的设计思路

明白促销资金池「是什么」和「为什么」之后，我们面临最终一个问题：「怎么做」。

促销资金池解决促销费用管理2个效率问题，所以核心模块也是2个：「资金账户」和「促销明细表」。

2.1核心模块：资金账户

促销资金管理过程中，存在财务和运营参加，造成工作耦合，资金管理成本高的问题。

图：旧流程

促销资金池的设计思路，通过增加「资金账户」模块，运营拥有各自的促销资金账户，财务在预算方案审核后，将促销资金转入到运营的账户，不再参加促销活动审核，解耦运营和财务工作流程。

图：新流程

整个流程中，财务不需要参加促销活动审核，优化管理促销资金成本高的问题，同时避开了审核出错导致资金超发的风险。

运营在管理促销活动中，财务不参加促销活动审核，大大削减了跨部门的沟通成本和协调成本，同时提高风险的管理力量。

同时，无论是大促活动，还是小型促销，各业务线运营可以推动各自活动，不再消失活动在财务审核环节塞车，造成延期的事情。

假如消失活动预期不佳，运营可以快速调整活动政策，快速上线，不再拉财务进行审核，管理成本进一步降低，效率进一步提升。

功能①：账户管理

资金账户是具有肯定信息格式和结构，用于反映促销资金的增减变动状况及其结果的载体。定义的背后，反应是资金账户的需求点：

账户的结构化展现；账户资金的变动，即账户流水，资金怎么来，怎么去，剩下多少余额；账户交易动作，即账户资金往哪里去。所以账户管理是资金账户基础，也是核心，负责解决资金账户的开通，信息维护，注销和账户余额信息维护等问题。

账户管理设计上留意事项有3点：

1.资金账户的信息字段定义明确，不能有歧义，需与财务系统统一，如下图：

2.注销规律，我们通常采纳「软删除」，即注销动作，不会从数据库删除账户数据，由于账户数据会和资金信息数据关联，从数据库删除，会导致历史数据无法追述，消失对账问题。

3.账户的余额信息分为三种：账户总余额，冻结金额，可用余额，三者关系为：账户总余额=冻结金额+可用余额。

冻结金额，指财务通过冻结，导致资金账户不行使用的账户余额。冻结金额保证财务掌控资金平安重要手段，避开有问题的资金被使用。

运营全部配置活动金额上限，取决于账户可用余额，所以促销系统关于资金库存部分，需要和可用余额进行规律关联。

功能②：账户流水

账户流水，指账户资金收款和出款的明细记录，是资金账户里资金变动和交易行为的重要凭证。

核心缘由，一是任何交易行为，都需要进行记录，并对收款方和付款方进行展现，便利财务和运营进行账务核对，清晰资金有无到自己账户。

二是作为凭证，避开财务和运营对交易行为出错产生争议。

账户流水核心在于将账户的资金进出变动信息，明确，且不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段：

2.2核心模块：促销明细表

财务第2个难题是对促销资金使用进行核算，促销资金池的设计思路，增加「促销明细表」功能，展现全部促销活动，优待劵等促销资金使用明细。

促销明细表，指记录促销资金花费的明细记录，即促销资金在什么时间，通过什么活动，被什么人在什么订单进行使用。

通过促销明细表，财务可以清楚了解到每一笔促销资金的流向，并进行核对，保证每笔促销资金都有迹可循，避开财务风险。

所以促销明细表的核心，是促销明细的信息字段和精确     且不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段：

促销明细表设计上需要留意，订单ID使用母订单ID，由于交易过程中，存在拆单的场景，一笔促销资金会按比例分摊到不同的子订单，不利于财务对账。

最终的话

我们再次回到开头：促销资金池，为什么会被忽视呢？

一是问题不存在，大部分公司促销资金和促销活动数量都比较低，财务促销资金的管理成本低，更有甚者，财务不管理促销资金，全有运营负责。

问题不存在，自然无需解决，更谈不上促销资金池。

二是产品经理缺少需求深度解析，大多数产品经理都是负责某几个模块，促销资金池虽然属于财务系统，但财务系统的产品经理，不会了解用户在促销上的财务需求，促销系统的产品经理更加不会了解。

表面