商务礼仪ppt课件版 电子邮件礼仪及邮件管理

--让我们高效的沟通电子邮件礼仪及邮件管理★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。★你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。如果你是初用邮箱新人。。。回复？全部回复？抄送？密送？请问被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。职场故事：女秘书PK老板事件4月7日晚上，EMC中国区总裁陆纯初回办公室取东西。到门口才发现自己没带钥匙，而此时他的秘书已经下班。气呼呼的他在第二天凌晨1时13分给秘书发了一封措辞非常严厉且语气相当不客气的“谴责信”，这封信就成了后来一系列转发邮件的最初文本。

职场故事：女秘书PK老板事件我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？这位总裁并不只把这封信发给了秘书一人，还同时抄送给了公司的4位同事。

■秘书回了咄咄逼人的邮件面对大中华区总裁的责备，一个小秘书应该怎样应对呢？一位曾在GE和甲骨文服务多年的资深人士告诉，正确的做法应该是，同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气注意要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。

瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了"史上最牛女秘书"的称号。

职场故事：女秘书PK老板事件首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。

其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。

第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。

职场故事：女秘书PK老板事件第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。

第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。

第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。

职场故事：女秘书PK老板事件职场故事：女秘书PK老板事件本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。

职场故事：女秘书PK老板事件邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。目前，EMC内部对此事噤若寒蝉，一些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。

召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题词，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性？这些标题恰当吗1、无主题2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复3、王先生收4、关于**和**等相关问题的回复5、RE……

？这些标题恰当吗○

1、一定不要空白标题，这是最失礼的○

2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题○

3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题○

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便于日后整理--简明、扼要○5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。○

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题○

7、标题千万不要出现错别字什么是邮件礼仪某某什么是邮件礼仪？这样的邮件恰当吗1、直呼收信人全名2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”3、邮件中文字拼写错误？这样的邮件恰当吗恰当地称呼收件者，拿捏尺度如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。Email开头结尾最好要有问候语“你好”“祝您工作顺利”1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、

A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送1、签名信息不宜过多包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。2、不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化设置多个签名档，灵活调用。3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。？这样处理

客户邮件恰当吗1、现在忙，抽时间集中回复

2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说

3、出差或休假中，不能回复邮件

4、同一问题，反复回复邮件？这样处理邮件恰当吗

回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式，及时准确是要实现的目标。1、及时回复邮件(1)收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；(2)理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；(4)如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复。”等等；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。1、及时回复邮件

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

2、进行针对性回复3、回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼5、要区分单个回复和全部回复(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

★点击“回复全部”前，请三思而后行！5、要区分单个回复和全部回复

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

6.主动控制邮件的来往邮件主题称呼与问候正文附件结尾签名正确使用发送、抄送与密送回复技巧你的邮箱是这个样子的吗？初始状态若干日月年后。。(1836)邮件文件夹分类1、单击“其他4个文件夹”下拉框--以163邮箱为例2、单击下拉框中的“新建文件夹”3、对话框中输入文件夹名称九鼎技巧：收件箱手动清空太好了，没有邮件需要处理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹通讯录的管理--添加联系人1、单击“通讯录”2、单击“新建联系人”3、填写相关资料，单击“保存”通讯簿的管理--联系人分组九鼎1、单击“通讯录”2、单击“新建联系组”3、填写相关资料，单击“保存”设置姓名--自己的姓名3、填