行政文件发文格式规定资料

大连旺佳新能源科技开发有限公司 版本：A/0大连旺佳新能源科技开发有限公司 版本：A/0--#-受控状态：发放编号： 文件编号： WJ2016/ZJ01行政类文件控制管理办法编制 审核 批准 2016年022016年02月01日发布2016 年02月01日实施行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期：年 月日实施日期： 年月日页次1/8目的：为规范行政管理类文件（以下统称“文件” ）、通知通报的编制、审批、标识、发放、变更、作废、回收并统一格式对其进行控制，特制定本办法。适用范围： 适用于大连旺佳新能源科技开发有限公司、大连旺佳锅炉制造有限公司、大连暖亨新能源设备制造有限公司以上三家公司所制定的行政管理类文件、通知通报的管理。内容:一、定义：行政类管理文件是指为了达到公司各项工作目标而制定的一系列行政管理制度，包括员工各项绩效考核政策、奖惩措施、部门内部管理制度等。岗位职责权限总经理 /分管副总经理对各部门做成的文件的审核及最终批准部门经理 /主任/主管负责对本部门文件的编制及审核文控文件标识、 发放、更改、作废、回收的管理控制责：三、程序（一）流程图

行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次2/8/版本WJXXXX/WJXXXX/XXXX文件流水号（如： 01、02、03,,）部门代码年度（如： 2015、2016,,）公司名称拼音缩写2、源文件引出的记录表单编号WJXXXX/XXXX–BXX记录表单流水号（如： 01、02、03,,）“表单”的英文打头字母文件流水号（如： 01、02、03,,）部门代码年度（如： 2015、2016,,）公司名称拼音缩写

行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次3/8总经办 ZJ01采购部 总经办 ZJ01采购部 CG04内勤部 NQ07安装部 AZ02财务部 CW05品质部 PZ08安全科 AQ03后勤部 HQ06设计部 SJ09销售部 XS12生产事业部 SC10 市场部 销售部 XS124、版本号文件以Rev.A/0为首版，更改时依次以 Rev.A/1Rev.A/2Rev.A/3Rev.B/0为换版本号。四、文件形成格式（一）页眉页脚1、页眉靠左端对齐：填写“大连旺佳新能源科技开发有限公司” ，靠右端对齐：版本号，宋体小四号字。2、页脚页脚中间位置插入页数。（二）封皮“受控状态： ”“发放编号： ”靠右端与页眉公司名对齐， 宋体四号字；“文件编号：”靠右端对齐，宋体四号；3、文件名称，正文中间位置，宋体二号字加黑；“编制、审核、批准”位于文件名称下方纵向并列，宋体小二号字；行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次4/8文件名称编号WJ年份 /部门代码 +文件号版本Rev.版次/修改次数颁布日期：年月日实施日期：年月日页次当前页数 /总页数“发布日期”“实施日期”位于页码上方，分别为靠左端对齐，靠右端对齐，宋体小四号字。1、文件头：每一页正文上方均有文件头，格式如下：所有字体均为宋体，“文件名称”为三号字加黑，其他均为小四号字。2、正文格式“目的：”“适用范围：”“内容：”为固定三项，每一项均是靠左端对齐，字号为宋体四号字加黑。正文内容，均为宋体，一级标题用大写一、二、三 ,,表示，字号为四号字加黑，二级标题用大写（一） 、（二） 、（三） ,,表示，字号为四号字加黑，三级标题用用阿拉伯数字 1、 2、 3.,,表示，字号为小四号字加黑。正文内容为小四号字。表示如下：一、大标题（一）二级标题1 、三级标题正文内容（四）修改履历“修改履历”宋体四号字，“修改次数”“版本修订号变更”“修改摘要”

行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次5/8修改履历修改次数版本修订号变更修改摘要修订日期编制批准logo1、文件中涉及到关联的记录，格式要求：在记录的左上端插入公司的logo如，总经办人力资源 2016年下发的第 10号文件引出的第 2个记录，表示如下：总经办-人力资源记录名称WJ2016/ZJ10-B02保存3年Rev.A02、记录内容字体均为宋体，可用四号或小四号字体。3、规定记录保存年限格式包括：标题、称呼、正文、落款。填加页眉：靠左端对齐填加公司 logo即 ，右端对齐注明 总经办 +年份 +发放序号（序号为三位数）1、标题： 关于××××的通知/通报，写于第一行正中，宋体 三号字加黑行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次6/82、称呼 ：写被通知者的姓或单位名称。在第二行顶格写。3、正文 :另起一行空两格写正文。正文因内容而异，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。4、落款： 署名和日期三、文件/通知通报的审核 /批准（一）审批权限1、总经办制定的关于公司全员性的文件由总经办主管和各部门分管副总审核， 总经理批准下发。2、公司其他部门制定的文件由分管副总、总经办审核，总经理批准下发。3、文件初次编制后，按上述 1、2条进行审核，如果在审核过程中，未获得通过，则需要返回原编制部门重新修订。4、 公司所有部门需要下发通知通报的均由总经办统一下发， 通知通报内容需相关部门提供。5、各部门提供的通知通报内容需要分管副总、总经办主管签字确认。（二）文件发放1、文件的发放及后续工作由总经办统一管理。2、文件下发要求：各部门审批签字后的文件及（源文件引出的）记录按接收部门的数量，复印相应的份数，填写发放编号及接收部门明细交送总经办（文件、记TOC\o"1-5"\h\z录的电子版同时提交） 。3、 总经办文控人员将提交的文件加盖“公章”“受控章” ，按接收部门明细登记 《文件发放/回收登记簿》 ，然后进行分发。（三）文件存档保管1、所有文件（原版）及记录均由总经办按不同部门分别保管， 年底统一整理归档，按档案管理要求存入档案室。文件、记录保存期限均为 3年；2、各文件接收部门设专人管理本部门的文件及记录，并按文件规定执行。要求文件与记录设立独立文件夹保管，在《文件目录清单》 、《记录目录清单》上登记行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次7/8相应的信息。3、通知通报公示期（一般为 7天）过后，由总经办回收、登记《通知通报目录清单》，年底统一归档，按档案管理要求存入档案室。（四）文件回收、修订、作废1、文件运行中需要修订时，由修改部门填写《文件更改申请表》提出申请，经原文件编制部门分管副总批准后，通知总经办按《文件发放 /回收登记簿》的登记信息统一收回原文件，返交给文件编制部门进修订。2、文件修订须填写文件内容的最后项“修订履历” ，由分管副总批准即可，另在文件具体需修订的地方进行内容修改，修改时使用签字笔把原内容划掉，在其上方写上新内容，注上修改日期。3、修订后的文件总经办重新登记文件版本号等相关信息进行发放。4、文件因修改内容较多需要换版时，原文件则要回收作废，总经办仅保留原件备查。（五）文件换补文件在运行过程中如出现破损或意外遗失，需填写《文件增加 /补发申请单》交部门分管副总批准后，由总经办补发。四、考核各部门须对下发至本部门的文件进行存档保管，由部门设专人统一保管。公司会定期对各部门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚 :1、对于公司文件在签收后保管不当，破损或丢失的：对于直接责任人，即文件的保管者处以 100元/次/份的罚款；部门经理 /主任 /主管负连带责任，同处以 100元/次/份的罚款。2、对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门经理 /主任/主管处以 50元/次的罚款。

行政类文件控制管理办法编号WJ2016/ZJ01版本Rev.A/0颁布日期： 年月日实施日期： 年月日页次8/8五、附则本规定解释权归公司总经办。相关文件：相关记录：《文件目录清单