公司ERP操作管理规定确保相关人员正确操作ERP系统

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档重庆金海标准件有限公司物流管理文件版本：1.0版（第0次修改）文件编号：L/JH02ERP管理手册受控状态：发放编号：2012年7月1日发布2012年7月1日实施重庆金海标准件有限公司物流管理文件版本：1.0（第0次修改）L/JH02ERP管理手册1.目的为确保相关人员正确操作ERP系统，使本公司的ERP能够顺利、稳定的运行，确保数据真实有效。2.范围适用于本公司ERP管理系统操作与维护。3.职责3.1ERP工程师：负责ERP系统设置、日常维护、ERP相关内容的培训等工作。3.2物流部：3.2.1订单录入：将客户订单录入ERP系统（福特通过EDI导入ERP系统）并下达“客户订单”。3.2.2销售发货/退货：按照客户订单所要求的型号、规格、数量对成品进行发货；根据客户的退货单办理入库手续。3.2.3库存查询：对各仓库的物料库存查询。3.2.4流转出入库：仓库与仓库之间物料的流转。3.2.5催货：根据库存情况及计划订单交期，下达“催货单”。3.2.6安全库存：每月对成品安全库存进行评估并录入ERP系统，随时关注库存报警。3.2.7订单冲消：当客户订单调整时，业务员通过ERP系统下达订单冲消。3.3生产制造部3.3.1订单接收：在一个工作日内接收物流部下达的“客户订单”。3.3.2计划下达：根据接收的“客户订单”下达生产计划和外购计划。3.3.3流转出入库：仓库与仓库之间物料的流转。3.3.4生产指令单：根据生产计划编制“生产指令单”。3.3.5库存查询：对各仓库的物料库存查询。3.3.6安全库存：每月对毛料、半成品和模具安全库存进行评估并录入ERP系统，随时关注库存报警。3.3.7机台作业计划：根据“生产指令单”结合生产提前期及订单交付时间编制机台作业计划。3.3.8冷镦成型登记：根据收货数量和生产指令录入成型相关信息。3.3.9工票单：统计员根据实际收货数量录入ERP系统。3.3.10物料出库：凭“领料单”办理出库手续。3.3.11订单冲消接收：一个工作日内在ERP系统接收物流部下达的“订单冲消计划”。3.3.12冲消计划下达：根据接收的“订单冲消计划”下达生产、外购冲消计划。3.4采购部3.4.1订单接收：一个工作日内接收生产制造部下达的“外购订单”。3.4.2外购计划下达：根据接收生产制造部的外购订单下达“外购计划订单”。3.4.3外购流转出入库：根据供应商交货清单收货，经检验合格后办理采购入库；按“外购计划订单”办理流转出库。3.4.4外协流转出入库：根据生产制造部流转出库单核对实物后在ERP系统中接收，办理“流转出库单”出库；外协回来的产品经检验合格后办理“流转入库单”入库及“流转出库单”出库。3.4.5原材料及辅料出入库：根据“送货单”及需求计划入库；凭“领料单”办理出库手续。3.4.6外购冲消计划接收：接收外购冲消计划并书面通知供应商取消计划。3.5技术部3.5.1产品资料：产品基础信息添加及更改；3.5.2工装模具资料：工装模具编码添加及更改；3.5.3客户仓产品录入：新增和借用产品添加及更改；3.5.4标准工时：标准工时信息添加及更改。3.5.5标准成本：标准成本信息添加及更改。3.6财务部3.6.1销售数据管理：对公司产品销售数据进行监控，核对销售回单，依据开票资料用料录入，客户库存账面与库存核对。3.6.2物料需求追踪：查询和核对各项原材料、物品、半成品、成品出入库数据的正确性，帮助企业进行物料监控。3.6.3库存数据管理：对公司物资盘点结果进行数据更新，按权限调整经审批后盘盈、盘亏、报废帐目。3.6.4产品价格更新：对新签产品的价格及时更新。3.6.5采购结算、外发结算：根据采购入库单，针对不同的供应商进行结算，生成应付账款单。3.6.6工票核对：核对工票的正确性。3.7综合管理部人员信息管理：人员基本信息添加。3.8质量部不合格品登记：不合格品录入ERP系统。计量管理：检测设备台帐、检具台帐、计量周期录入ERP系统。4．流程详见《ERP系统操作流程》5．处罚条例5.1ERP管理员工作不到位不及时，累计二次不能按计划完成工作，罚款50元一次。5.2数据输入错误，经本人发现并及时修正，未给公司造成损失的，不予追究；但由其他部门发现督促修正的，每次发现罚款20元；因数据输入错误造成其他部门引用失误的，按损失价值的大小，处以数据输入直接责任人及部门负责人100-500元经济罚款。5.3凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告，同时罚款20元一次。5.4各部门的直接操作人员应在规定时间内将上报业务数据及时录入，如果超时录入不能形成业务数据链，导致在系统中的数据不完整的，每出现一次罚款50元。5.5各级审核人员未认真履行职责，未发现单据错误，造成公司经济损失的，罚款100元。6．ERP软件运行与维护制度6.1公司设ERP工程师1名，负责ERP系统用户权限的管理和维护。6.2权限申请：操作人员及相关权限由各使用部门提出申请，申请内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经部门主管审核通过后，报分管副总签批，经批准后再由ERP工程师授权执行。ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。6.3ERP须由专人使用维护，操作人员在使用ERP时必须使用自己帐户登陆，不得使用他人帐户进行操作，使用完毕后应随时退出。使用他人帐户操作并造成数据输入错误者，由ERP帐户本人承担一切责任。6.4ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，ERP系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。6.5各部门操作人员，必须熟练掌握有关ERP的流程、操作要领及相关专业常识，明确本部门在ERP范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提高操作技能水平。6.6数据输入必须规范，输入格式应前后一致，不允许随意变改编码规则，以致给相关部门造成信息误导；6.7运用ERP软件是公司朝着企业科学化管理方面迈入的一大步，其获得的各种统计数据既是企业成功进步的有力证明，也是企业的一种数据资源，为了确保这些数据不泄漏，要求各部门相关人员承担对ERP数据保密的责任，如发现相关人员在外泄露ERP相关数据的，根据公司相关损失进行处罚及罚款，情节严重者将革职且交予公安部门发落。7.相关附件附件一：《ERP用户权限申请表》附件二：ERP参数修改/新增内容流程本文件起草人：本文件审核人：本文件批准人：附件一：ERP用户权限申请表申请人姓名：□新增用户部门：□新增权限详细工作范围：财务负责人：部门主管：申请人：附件二：精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档公司计算机管理规定全文目录1.目的 12.范围 13.责任和权限 14.微机账号和密码 14.1账号和权限的创建、修改和删除 14.2密码的管理 15.邮件帐号的管理 26.服务器账号和密码 27.公司所有电脑必须设定密码 28.未经授权人员不得使用他人电脑 31.目的确保电脑系统、邮件系统、文件系统和网络安全运行，保护公司和用户的权益不受侵害，防止公司文件外泄。2.范围适用于本公司所有部门与计算机项目合作方人员。3.责任和权限3.1IT管理员负责账号密码和权限的管理，并指定唯一的管理员负责所有帐号、密码和权限的设定；4.微机账号和密码4.1账号和权限的创建、修改和删除1） 账号和权限的申请：所有新进办公室员工、拥有新电脑的员工须将真实姓名和所属部门在经部门经理批准后报给IT部门，IT管理员应为每台电脑设置唯一的ID帐号，并设立相应的密码，账号的名字必须是4-12位数的英文字母或者英文字母和数字码的组合，填写执行的操作是增加、修改还是删除。2） 执行完毕后，系统管理员通知申请人本人,包含账号，初始密码等相关重要信息。4.2密码的管理1）初始密码：新用户创建的时候由系统管理员设定初始密码，用户使用初始密码第一次登陆后，系统自动规定必须更改密码。2） 密码修改：用户可以随时修改密码，系统设定密码有效的时间为8周，因此在8周后必须修改密码。3）密码设定规划：系统设定密码需要符合以下规范才可以生效。A.密码长度必须在6－8之间。B.密码只能是数字和英文字母。C．密码要满足一定的复杂程度，不能是重复的字符;D．密码每8周更新一次，不可以使用前面3次使用过的密码。E．密码输入连续3次错误后，系统将自动锁死。4.3账号的锁定1）锁定：用户输入账号和密码连续3次错误后，系统将自动锁定该用户账号。2） 解锁：用户账号锁定后，必须连续管理员，管理员确认其身份后，才可以解开用户账号。5.邮件帐号的管理5.1员工的邮件帐号采用统一验证；5.2新员工申请电脑时一并申请邮件帐号，员工需提供个人详细信息以及人事部门核发的《员工登记表》，经所属部门经理签署意见，报IT管理员批准后予以开通；5.3部门经理级及下员工所用计算机帐号和系统管理权属IT部门，不具备系统管理员权限，因工作需要具备管理员权限的需经总经理签署意见，经批准后予以开通。5.4员工在离职或调整职位前，须删除所有邮箱，并更改电脑密码和原先其所使用的所有系统密码。如有特殊情况的须经所属部门经理签署意见，报IT管理员批准并指定帐号或邮箱交接人及保留期限后予以保留，并在到期后予以删除。6.服务器账号和密码6.1服务器的口令和密码，由部门负责人和系统管理员商议确定，必须两人同时在场设定。6.2服务器的口令必须部门负责人在场时要由系统管理员记录封存。6.3密码及口令要8周更换，更换后系统管理员要销毁原记录，将新密码或口令记录封存6.4密码设定规划。系统设定密码需要符合以下规范才可以生效。A.密码长度必须在6－8之间B.密码只能是数字和英文字母。C.密码要满足一定的复杂程度，不能是重复的字符：例如：111111。D.密码每8周更新一次，不可以使用前面3次使用过的密码。E．密码输入连续3次错误后，系统将自动锁死。7.公司所有电脑必须设定密码A.密码长度必须在6－8之间B.密码只能是数字和英文字母。C.密码要满足一定的复杂程度，不能是重复的字符：例如：111111。D.密码每8周更新一次，不可以使用前面3次使用过的密码。E．密码输入连续3次错误后，电脑将自动锁死。8.未经授权人员不得使用他人电脑8.1任