某集团公司应付账款管理制度

某集团公司应付账款管理制度(机密)1.总则1.1

为规范公司的应付账款管理,保证应付账款的平安,特制定本方法。
1.2

应付账款风险限制实行从“源头限制、过程监控、责任到位”的原则,业
务发起人为风险限制的第一责任人。
1.3

本制度适用于“深圳XXXX集团有限公司”和“深圳市XXXX有限公
司”,以及在深圳总部注册和进行账务处理的XX集团下属全资、控股二
级公司(以下统称“公司”)。
1.4

其他二级公司结合自身状况,参照本制度编制相应的“应付账款管理制
度”。
2.应付账款核算2.1

应付账款定义
应付帐款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等业务活动,应支付给供货单位的账款,它是由于取得商品或接受劳务与支付价款,在时间上不一样而产生的债务。
2.2

应付账款确认与计量
2.2.1

应付账款入账时间的确定,应以所购买物资的全部权转移或接受劳务已发
生为标记。在实际商品购销活动中,可以区分以下两种状况分别进行处理:a.在物资和发票账单同时到达的状况下,物资验收入库后,按发票账单登
记入账。
b.在物资已验收入库,但发票尚未收到,应当在月末根据所购物资和应付
债务估计入账,待下月初再作相反的会计分录予以冲回。
2.2.2

应付账款一般按应付金额入账,而不按到期应付金额的现值入账。在实际
商品购销活动中,需留意以下两种状况:
a.假如购入的资产在形成一笔应付账款时是带有现金折扣的,应付账款入
账金额按发票上记载的应付金额的总值(即不扣除折扣)确定,现金折扣实际获得时,冲减财务费用。
1/4b.由于债权单位撤销或其他缘由而无法支付的应付账款,干脆转入营业外收入。2.3应付账款的核算范围因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产生的应付款项,需在“应付账款”中核算;凡不是因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产生的应付款项,不应在“应付账款”中核算,可视实际账务管理状况,在其他业务中的“其他应付款”或“其他应收款”中核算。为简化会计核算,将“预付账款”并入“应付账款”中核算,“应付账款”假如在借方有余额则表示“预付账款”。3.应付账款业务管理3.1主要部门职责3.1.1贸易中心负责签订选购 合同,确保每一笔贸易的精确性、真实性和完整性,并全程跟进、达成其“货款、货物、货权单据、发票”等合同事项,按“合同的约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理。
建立健全贸易风险限制体系,将贸易风险限制在公司可控范围之内,减少贸易业务的资金占用成本。
申请选购 合同对应的货款、点价保证金或合同内其他保证金款项的支付,建立选购 合同项下相关应付款项的管理帐务,为货款或保证金的平安性负责。
每月定期与供应商、财务中心核对“货款、货物、货权单据、发票”等合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”。
建立健全相关贸易档案管理及台帐管理制度,刚好对选购 合同进行备案,确保选购 合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有序性、完整性和规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉及的,但又未完成的事项),直至其根据“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理结束为止。
3.1.2财务中心
a.审核、支付选购 合同货款及对应的保证金,同步建立或完善业务台帐信2/4息。刚好反馈付款信息,刚好将付款业务进行账务处理。
审核、签收、保管选购 合同对应的发票,刚好对进项税票进行认证抵扣,
同步进行账务处理及完善业务台帐的发票信息。
建立健全相关贸易档案管理及台帐管理制度,刚好对每一笔选购 合同进
行备案,确保每一笔选购 合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有序性、完整性和规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉及的,但又未完成的事项),直至其根据“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理结束为止。
“监控、反馈、限制”贸易主要风险,将贸易风险限制在公司可控范围之内,每月定期与供应商、贸易中心核对“货款、货物、物权单据、发票”等合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”,同步与供应商之间形成书面的应付账款确认函。
定期对“应付账款”进行账齡分析,异样信息做到“刚好反馈、跟踪处理”。
3.2管理要求3.2.1

选购 合同
贸易部与供应商签订选购 合同后,刚好将选购 合同在财务中心“应付岗位人员”处备案一份,贸易中心和财务中心刚好完善选购 合同归档及业务台帐录入工作。
3.2.2

货款、点价保证金或合同内其他保证金的支付在款项到期时,贸易部依据“选购 合同及其他有力证据”确定付款详细
金额,填写付款申请表走审批流程。
财务中心出纳在见到审核完毕的付款申请表后,视资金状况刚好付款。
付款完毕后,将付款信息刚好反馈至相关人员。
3.2.3

账务处理
出纳刚好将付款单据传至会计人员处,会计人员刚好进行账务处理。
3.2.4

发货通知、反馈及物权单据
a.在满意选购 合同的发货条件后,贸易中心准时通知发货单位按合同约定发货。
3/4b.发货单位在完成发货作业后,贸易中心需追踪其刚好将发货的物权单据原件(特别状况下不能取得原件时,可用复印件代替)快递(或扫描发邮件,或传真)至贸易中心操作人员。在发货完成后,贸易中心需刚好将物权单据收集齐全,并将其原件(特别状况下不能取得原件时,可用复印件代替)交于财务中心应付岗位人员处。3.2.5发票管理在履行完毕选购 合同相关事项后,贸易中心刚好从供应商处取得货物发
票,并刚好将发票交于财务中心。
货物发票经财务中心审核通过并签收后,财务中心担负发票保管责任;
若有未通过审核的发票,财务中心将发票刚好退回贸易中心,贸易中心
刚好将发票退回供货单位,并重新取得发票。
税务人员刚好将审核通过的货物发票完成认证、抵扣工作。
3.2.6

应付账款对账每个月结束后(特别状况在对应交易完成后),财务中心应付岗位人员需与贸易中心操作人员、供应商财务人员(或供应商销售人员)进行应付账款对账工作。经核对无误的应付账款信息,需与供应商之间形成书面的应付账款确认函,以便明确购、销双方间的债务与债权关系。
3.2.7

合同未尽事项处理对于未刚好履行的“付款、发货、货权单据移交、发票”等主要合同事项,贸易中心和财务中心需每月定期按“业务台帐”体现的未达事项进行跟进处理,直至其根据“合同约定、相关法律法规