公司档案管理制度范本全面

12 第五章档案开发与利用 6第六章档案鉴定与销毁 7 3第一章总则第一条目的为加强集团档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为集团各项工第二条释义本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技第三条管理原则(一)集中统一管理原则。(二)维护档案完整与安全原则。(三)便于利用原则。案管理。第五条管理职责2.监督、指导、检查各事业部档案工作；2.监督、指导、检查本事业部各职能部门及片区的档案工作；3.本事业部档案的收集、保管和开发利用；4.各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。4(四)各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。(五)档案管理人员二章档案归档第六条档案归档范围公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事归档时间(二)基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保(四)涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的5第八条归档要求(二)归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准(三)外埠单位的档案原件由本单位自行保管，交事业部档案室电子扫(四)每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立(五)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等)归档必(六)归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。三章档案整理四章档案保管第九条档案保管规定(二)大北京区域所有单位形成的档案由所属事业部档案室统一保管。外6(三)具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备(四)电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。(五)图纸须平放在专用柜内保存。(六)密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章档案开发与利用档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提高档案检索效率与利用水第十一条档案借阅(一)借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。(二)借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管(三)企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档(四)档案借阅期限一般不得超过7个工作日，到期归还。如需再借，超过30个工作日。(五)档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整六章档案鉴定与销毁7。织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存文件作为它用。销前，按照清册清点；销后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。卷，直到事项完结时为止。第七章奖惩第十七条总部档案管理部门对各单位档案管理情况进行不定期检查与评(一)档案管理不符合要求，管理混乱；(二)不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；(四)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；(六)借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案；(七)泄露档案秘密，给企业造成损失；(八)擅自销毁档案。第八章附则第十九条本制度由总部人力资源中心负责解释、修订。89第一条名词解释(一)整理按照一定的原则和方法，对档案实体进行系统的分类、组合、排列、编号(二)分类指依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对(三)全宗(四)档号(五)立卷和方法，编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。(六)著录在编制档案目录时，对归档文件材料的内容和形式特征进行分析、选择和(七)编目(八)案卷目录作的原则(一)保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的(二)便于档案的保管和利用。第三条档案分类(一)全宗内档案分类一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每(二)不同类别档案的分类经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按内容结合形成时间、重(三)须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。保管期限(一)确定档案密级档案密级由低到高划分为秘密、机密和绝密，没有密级的档案为公开(集绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一器图纸和相关资料。秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦文件材料归档时，归档人员须确定归档文件材料的密级，档案管理人员根据已确定的密级进行密级标识，确保密级档案与公开档案分别组卷、不同密级(二)划定保管期限划分为短期(15年以下)、长期(16-50年)、永久(50年以上)。档案立卷立卷工作的内容包括组成案卷单位、卷内文件的排列与编号、填写卷内目(一)组成案卷单位(二)卷内文件排列与编号案卷内文件材料按文件重要程度、时间的先后次序及责任者、问题进行排4同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排编制案卷号(或盒号、件号)：用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依(三)填写卷内目录与备考表依次标注，装订文件以件为单位编顺序号，散装文件(图纸)以页为单位编序号。原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内上标注的页号。移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备考表置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释移出、理质量的人员姓名。(四)填写案卷封面案卷封面包括下列内容：全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编案卷须装订成册，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相册1案卷装订前，去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，以2对于破损的文件材料须进行必要修补裱糊，对未留装订线位置或装订短不齐的文件右下沿齐整。字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。装盒排架(二)案卷排架2.档案排列以每个二级类目为一个大流水号，并分别建立案卷目录。独建立案卷目录登记本，并加标识符以示区别。检索管理CWRS(三)档案编号编制：用12位代码代表，即年度(4位)+类别(4位)+保管期限(1位)+盒号(3位)；值应归档资料分类根据总公司档案整编规则拟案卷组合将分类后的资料装入卷盒卷内文件进行有序排列编件、页号并在备考表上签字盖章案卷编目拟写案卷题名填写案卷封面和脊背案卷排架•编制案卷目录第一条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确。第二条保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、一级类目名称及代码二级类目名称及代码归档范围及期限归档范围(内容)营业执照及各类证照，各类资质、注册资料、年检资料、公司章程等外来文件(政府与公司各部门的往来文件)和内部文件内部文件如年度计划及总结、会议纪要、公司名义对内的文件或党务、纪检、客服等各项工作形成的文件材料管理制度汇编分内部经营管理合同和业务合同两种其他需保存重要资料五证一本及其他证件政府往来文件、开工文件、竣工文件等图纸、变更、洽商等文件施工、监理、技术服务等合同检测报告、验收报告、竣工报告等仪器设备相关资料其他需保存重要资料保管期限及代码永久1长期2长期2永久1永久1长期2永久1永久1永久1永久1永久1永久1长期2人事管理类RS外来文件或内部文件，各种信函、通知、各类装修工程报告等各类行政制度汇编购买、租赁、保洁、绿植等合同，各类协议企业获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等企业的宣传报刊、照片、声像资料等企业宣传品，产品样品，科技成果等物品其他需保存重要资料原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证月、季度财务报告年度财务报告(预、决算)其他财务报告(含税收、经营、管理等统计表)会计档案移交清册会计档案保管、销毁清册、融资合同、验资报告、各类付款合同银行余额调节表、银行对账单固定资产明细帐(卡片)其他需保存重要资料学历和评聘专业技术职务材料222期33331331331133固定资产报废清理长期2员工离职后保存两年3履历材料(包括个人的简历资料)；履历材料(包括个人的简历资料)；鉴定、考核、考察材料，奖励及处分材料；料；薪酬福利、社保等相关资料劳动合同其他需保存重要资料永久1员工离职后保存两年3长期2合同02档案移交表件(份数)表数途密级档案查借阅审批表密级使用方式本部门意见档案主管部门领导意见借阅日期年月日返还日期