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OO工業股份有限公司頁2/7次文書管理辦法版總務單位制訂日期91.10.0100次4.4.6所寄發之文件若係掛號函件，應取具郵局摯手之收據，登載或黏貼於一般文件發文登記簿(附件6.2.5),以備查考。4.4.7所寄文件若係無文號者，應登載於一般文件發文登記簿(附件6.2.5)。4.4.8收發人員應每月定期盤點郵資，並編製郵資統計明細表(附件6.2.6),交管理單位主管核閱後，影本交會計單位入帳。4.5對內收發文4.5.1對內收發文除公告外(附件6.2.7),原則上一律使用內部簽呈單(附件6

.2.8)辦理簽辦。4.5.2內部簽呈單會辦各單位時應以文件遞送單(附件6.2.9)為之。4.5.3對內發文，須依文號編碼原則編號。4.5.4對內發文由各發文單位為之。4.6內部文件與資料管制流程圖(附件6.1)4.7內部文件管理4.7.1權責4.7.1.1文件分發、收回、銷毀、編碼及管制：文件管制中心。4.7.1.2文件管制中心：設於管理部。4.7.1.3外來文件收文登記移轉：管理部。4.7.1.4各相關單位負責各自之文件制定、維護之保存。4.7.2定義4.7.2.1文件：可用以追查所需達成之產品品質及品質管理系統是否有效運作之書面化文書。4.7.2.2管制文件：須保持最新資料，於「文件管制一覽表」(附件6.2.10)註明新版次、「文件分發/繳回記錄表」(附件6.2.11)將過時資料依規定回收，例如：品質管理手冊、管理辦法、工作指導書。4.7.2.3非管制文件：分發當時為最新資料，變更時無須再調回修正者。4.7.2.4品質管理手冊：本公司品質管理與品質保證制度的適當說明，作為實施及維持公司品質管理制度及落實政策的指導方針。4.7.2.5管理辦法：完成品質管理手冊內工作所必須之組織、權責、運作方法、運作流程及內容等細則及補充說明。4.7.2.6作業指導書：品質系統及管理辦法中各作業條件表、作業標準、檢查標準、各類操作指導書等說明各作業之執行方法。4.7.2.7表單：將管理辦法或作業指導書類文件所規定之執行事項以表單、記錄呈現執行之結果。4.7.2.8圖樣、規格書、國家標準、檢查標準、制品仕樣資料。4.8文件標準格式書寫管理內容4.8.1大綱架構制訂部門文件編號DT220P01

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OO工業股份有限公司制訂部門文件編號DT220P01

文書管理辦法總務單位制訂日期91.10.01

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4.8.1.1辦法類1.制訂目的2.適用範圍3.管理單位4.作業內容5.相關文件及表單6.附件4.8.1.2指導類1.制訂目的2.適用範圍3.管理單位4.作業內容4.8.2內容格式4.8.2.1.使用統一之表單。4.8.2.2.以簡易明瞭之白話文書寫。4.8.2.3標準以條款方式撰寫，書寫方式採用橫寫(由左至右)。4.8.2.4辦法類之：5.相關文件及表單，若無相關文件及表單以「無」表示；辦法流程圖統一置於：6.附件之「附件6.1」;附件所列之表單需於其後加上表單編號。4.8.2.5章節編碼以阿拉伯數字「1.、1.1、1.1.1、1.1.1.1、A、a」表示，大綱架構編碼以全形阿拉伯數字表示；其餘章節編碼則以半形阿拉伯數字表示。4.8.2.6字體：公司抬頭以18級全真綜藝體、標題以14級細明體、其他中文採用12級細明體、英文字型以TimesNewRoman書寫。4.8.2.7章節位置區分：以退後1個字(即2

個位元)為原則。例如：4.作業程序4.1承辦單位4.1.14.8.2.8章節段落對齊：以每一章節第一個文字為對齊線。每頁36行(行距：最小行高、行高：17pt)、每行38個字。4.8.2.9標點符號：除文字中之阿拉伯數字及「」()…等相對性符號以半形、、表示外，均以全形表示。4.8.3文件版面設定(附件6.2.12)4.8.3.1邊界：上→2.0cm、下→2.0cm、左→3.0cm(裝訂線)、右→2.0cm與頁緣距離：頁首→0cm、頁尾→0cm裝訂邊位置：◎左4.8.3.2紙張大小：A4210cm*297cm、紙張方向：縱向

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4.8.3.3版面配置→框線→頁面框線：無4.8.3.4儲存檔案類型：以Word文件檔儲存。4.9文件編號系統：各類文件制訂、修訂均須由文管中心依文件編號系統管理。4.9.1文件編號系統：共8碼如下YS220P01—01

流水號文件類別部門別公司簡稱(1)公司英文簡稱：YS(2)部門別100→董事長室110→總經理室111→稽核室120→副總經理室200→管理部210→人事單位220→總務單位230→採購單位310→財務單位320→股務單位330→會計單位300→財務部500→企劃部510→企劃單位520→資訊單位600→業務部610→營業單位700→生產部710→全興裁剪廠720→彰濱製管廠800→北部辦事處(3)文件類別管理編號M→手冊類P→辦法類W→指導類(4)本辦法所延伸出之表單，於該文件號碼後增加3碼，即-00表示，(明列於表單之右上角),例如

4.9.2由系統輸出之表單及報表以其輸格式為主，不以編號管制。4.9.3每頁如有修訂時，版本須變更(修訂如原本為00時變更為01版)同時表紙之頁次版次管理欄上該頁之版本必須變更，總版本隨著變更。4.10文件制(修)訂、廢止作業4.10.1品質管理手冊由企劃部制(修)訂；辦法類由各部門主管制(修)訂；工作指導書、表單由各主管指派並督導所屬人員制(修)訂。4.10.2審查：品質管理手冊及辦法類由管理代表審查；工作指導書、表單經相關上級主管審查。4.10.3核准：文件須經相關上級主管核准後方可發行，辦法類以上文件須管理代表核准；工作指導書、表單由各單位主管核准。其他相關制度規定，如有須依法經董事會審核通過之規定者，則應呈送董事會審核通過並經董事長核准。

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4.10.4發行

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4.11.2文件之接收：文管中心於接收客戶或廠商提供的文件；如訂單、圖面規格、技

術規範、說明書、ISO標準時，無論郵寄或傳真均應先檢查是否有缺頁、模糊

不清或破損情況發生，若有則马上與客戶聯絡，要求補件作業，若無上述情況

則進行文件登錄。

4.11.3文件之發行、回收作業

4.11.3.1章(附件6.3)才能發行。

4.11.3.2文件以發行章日期為生效日期。

4.11.3.3修訂及廢止時，應由文管中心依配佈記錄全數回收舊版之文件銷毀記錄於

「文件分發／繳回記錄表」(附件6.2.11)

4.11.3.4對外發行之文件需蓋「參考用」(附件6.3)章即可發行。

4.11.4各單位如先行接收到外來文件時，應先送文管中心登錄及分發，並依內部文件

資料管理之收發流程辦理。

4.12文件保存、銷毀作業

4.12.1發行後之系統文件、程序書、組織文件、品質管理手冊及各式表單之原稿文件

均由文管中心列保管；外來文件發行後由相關單位自行保管。

4.12.2文管中心負責銷毀由各單位回收之舊版文件。

4.13文件之檔案管理

4.13.1對於現場使用之文件頇置於適當位置；非現場使用之文件由各單位集中管理。

4.13.2文件若發現有破損、缺頁、模糊不清時頇將該文件向文管中心申請補發，若不

足頇增加時，可要求文管中心補發，不得自行影印。

4.13.3文件如要移管時，頇填寫「文件移管申請表」(表單6.1.13)提出繳回，文管中

心同時在「文件分發／繳回記錄表」繳回欄內填記繳回數，「文件管制一覽表

」亦隨著變更。

4.13.4文管中心頇管理好文件，文件管理頇列入內部稽核項目中，以確保資料之正確

使用。

4.13.5因組織名稱有所更改時，原單位資料可延用於新變更後之組織單位使用。

4.13.6組織異動關係頇變更文件制訂部門時，頇由單位提「文件移管申請單」(附件

6.2.16)及內部簽呈單(附件6.2.8)進行修訂。

4.13.7管制性文件各單位皆不得於文件上任意塗改，如文件不合時宜應即依程序規定

提出申請。

4.13.8文件經修訂後，保存單位應將之登記錄於「文件管制一覽表」(附件6.2.10)。

５.相關文件及表單

印鑑管理辦法

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６.附件

6.1內部文件與資料管制流程圖

6.2表單

6.2.1收文登記簿(DT220P01-01)

6.2.2私人文件登記簿(DT220P01-02)

6.2.3對外發文公文單(DT220P01-03)

6.2.4發文登記簿(DT220P01-04)

6.2.5一般文件發文登記簿(DT220P01-05)

6.2.6郵資統計明細表(DT220P01-06)

6.2.7公告(DT220P01-07)

6.2.8內部簽呈單(DT220P01-08)

6.2.9文件遞送單(DT220P01-09)

6.2.10文件管制一覽表(DT220P01-10)

6.2.11文件分發／繳回記錄表(DT220P01-11)

6.2.12文件統一格式(DT220P01-12)

6.2.13文件履歷表(DT220P01-13)

6.2.14文件補發申請單(DT220P01-14)

6.2.15文件制/修/訂申請單(DT220P01-15)

6.2.16文件移管申請單(DT220P01-16)

6.3文管中心發行章／參考用章／密章／保存章

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公司公告網頁實施

內部文件與資料管理流程流程權責單

位相關文件及表單制修訂/廢止申請

NG審核OKNG核准

文管中心

分

發

簽

收

NO不列管管制YES列制(修)訂單位管

相關上級主管管理代表

總經理相關上級主管

制(修)訂單位文管中心

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文管中心

相關單位

文管中心用印

相關單位

文管中心

文件修/訂申請單

文件遞送單

同上

同上

同上

文件管制一覽表

文件履歷表

文件分發/繳回記錄表

同上

文件管制一覽表

文件管制中心發行章

文件分發/繳回記錄表

參考用章、秘章

文件補發申清單

文件移管申請表

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年度

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私人信件登記簿

年

度

(DT220P01-03)

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裝

訂

線

(DT220P01-04)

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發文登記簿

年度

一

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般文件發文登記簿年度

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(DT220P01-06)

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郵資統計明細表

年月日

核閱：製表(收發人員)：

註：1.管理包含總經理室、財務部、企劃部、人事單位、總務單位、採購單位；業務包含營業各單位、北部辦事處；生產包含生產部各課。

2.由收發人員製表呈核後，正本自存；影本交會計單位入帳。

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(DT220P01-07)