集团公司档案管理各项制度

PAGEPAGE114档案库房管理制度为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，使之有效地为公司各项工作服务，科学地管理好档案，特制定库房管理制度。

一、对于档案库房的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好“八防”工作和库房内温湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

二、采取必要的措施，使库房内温度控制在14－24℃

三、档案柜与墙壁保持一定距离，与有窗的墙面垂直，成排摆设，以便通风降湿。

四、采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

五、档案库房要勤清扫，保持室内整洁卫生。加密封门窗，防止污染气体进入库房。六、库房内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带入库房。七、库房内配备适当的消防器材，并定期检查更换。八、库房内严禁吸烟及其它明火装置，严禁使用电炉，定期检查电器线路，确保安全用电。九、库房内安装白炽灯作人工照明光源，避免自然光源直射。十、库房有专人管理，借阅室与库房分开。十一、定期检查室藏全部档案，如实填写检查记录，发现问题，及时报告并采取相应措施。档案鉴定、销毁制度为了做好档案鉴定、销毁工作，更好地保护珍贵档案和重要档案，剔除失去价值的档案材料，特制定本制度。一、档案鉴定工作，就是甄别和鉴定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便把需要长久保存的档案，妥善地保存起来，准确地剔除无价值的档案材料。二、根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定，对档案进行定期鉴定，坚持实事求是的原则，从实际出发，正确判定档案价值。三、进行档案鉴定时，须由综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，采取直接鉴定的方法，逐卷逐件地审查文件，准确地进行分析，判定其价值，要以文件价值来确定其的保管期限。四、档案的销毁。档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已满失去保存价值而需要销毁的档案，都必须编制清册，报请有关领导批准后再销毁。五、销毁档案必须按指定地点销毁，派两个以上专人监销，并在销毁清册上签名盖章。档案保管工作制度档案是历史的真实记录，是党和国家的核心秘密和宝贵财富，为确保公司档案安全，特制定档案资料保管制度。一、档案室负责公司档案的管理工作，由各部门立卷，定期向档案室移交全部档案。二、对所保管的全部档案、资料，定期进行检查，发现问题及时报告，并做好档案安全情况记录，对已破损和模糊不清的文件，要及时修复和复制。三、档案柜、架要以库房为单位，统一编顺序号，档案资料科学排列，做到条理整齐。四、非档案室人员不得擅自进入档案库房，借（查）阅档案、资料，需经档案人员办好手续后，在阅档室等候查阅。五、档案库房内具有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等设施，确保档案、资料完好无损。六、档案工作人员对所保管的档案、资料要熟悉情况，掌握存放位置，做到查找利用迅速、准确。七、档案工作人员要严格执行岗位责任制，确保档案的安全档案利用制度一、档案工作人员应积极开展档案利用工作，积极开发档案信息资源，为公司各项工作服务。二、档案人员牢记服务宗旨，热情接待利用者。三、档案人员要创造条件开展多种形式的档案咨询服务。

四、编制多种查找、利用、检索工具和汇编资料，不断提高查全率、查准率。五、档案人员要熟悉所保管档案的内容、数量和存放位置。

六、利用者要自觉遵守利用规定，并认真填写档案利用记录表。七、档案工作人员要正确处理好利用和保密的关系，充分发挥库存档案的作用，满足广大利用者的需要。档案保密制度档案室属公司的保密性部门，档案工作人员必须有高度的保密观念，严格保守党和国家、公司的秘密是档案工作者应有的职业道德，为了既能做好保密工作，又能做好档案的管理和使用工作，特制定如下保密制度。一、档案工作人员要有高度的责任心，严格执行关于档案的接收、管理、借阅、使用、统计、鉴定、销毁等制度，以法治档，认真履行审批、登记签字手续。二、对于机密、绝密档案指定专人保管。三、非档案室工作人未经允许不得进入档案库房，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。四、档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。五、工作中带有字迹的废纸、废件、重复件需经碎纸机处理、销毁，不得随意当垃圾倾倒。六、对于需要销毁的档案或材料必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两个人监销。七、档案工作人员必须注意档案库门、窗的关闭和上锁，档案库的钥匙未经领导批准，不得转借他人。八、档案室工作人员要经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。档案统计工作制度档案统计工作是档案业务工作中的一个重要环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案业务水平的一项有效方法，为了及时了解和掌握档案工作的全过程，便于更好地开展档案工作，特制定本制度。一、建立健全统计台帐，按类别、按年度系统统计，建立档案移交登记簿、查（借）阅档案登记簿、利用效果登记簿、档案工作基本情况统计表等。二、按照上级主管部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。三、对各种登记、统计表册，要以高度负责的态度，认真进行填写，对档案的收进、移出、利用数量等情况，及时准确地进行统计。四、定期对统计数字进行综合分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，总结经验教训，不断提高工作水平。五、档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》,按照《统计法》的要求严肃认真的做好统计工作。底图保管、更改制度为使底图安全保管，便于利用，特制定底图保管、更改、补充制度。一、底图保管、更改、补充要严格贯彻档案工作基本原则，维护底图的完整和安全，便于保管和利用。二、底图按项目系统分类、排列，科学编号，条理有序，便于查找利用。三、采取有效的技术和方法，防止所存底图的损毁，最大限度地消除各种可能损毁底图不利因素的影响。四、不断改善存藏条件，提高底图修复技术，最大限度延长底图的使用寿命。五、底图的更改、补充既要保证底图的历史面貌，又要反映出更改、补充的现状和需要，采取划改、刮改或并用方法。六、不经批准，任何利用人不准更改底图。七、对需更改的图样，按照规定格式填写更改通知单，更改通知单应经档案负责人及有关部门按技术责任制的规定履行审签手续。八、底图修改后，必须补晒蓝图，保持底蓝图一致。档案复制制度

档案复制是档案利用服务的一种方式。为确保档案的安全、保密，又便于利用档案，特制定档案复制制度。一、档案室应积极开展档案复制服务工作，热情接待利用者。二、本公司人员复制档案资料，需经档案室负责人批准，方可进行复制。三、外单位人员复制档案资料，需持单位介绍信经档案分管领导批准，在档案人员监督下进行复制，并做好相关登记手续，不得将档案资料带出公司复制。四、有密级的档案材料利用复制时，由档案室负责人报请分管领导批准后，方可复制。五、有密级的复制件与原件具有同等的密级要求，严格控制复制份数。复制件妥善保存，用完及时交回档案室或经批准销毁。六、复制件加盖档案室章方可生效。文档工作流程图流程说明文件形成各部门在文件运行前必须经档案室主任签署意见，并登记备案。收集文件材料各立卷单位齐全完整地收集所产生的文字、声像、图表等各种载体的文件材料，并分类存放，一个项目完成或一个年度结束后进行整理。划分保管期限根据《档案保管期限表》的要求，准确划分每件档案的保管期限。立卷、装订拆除金属物，修整破损文件材料，卷内文件进行编页，抄写卷内目录，填写卷内备考，按要求进行装订。移交填写移交目录（一式两份）向档案室移交。分类按照《档案分类方案》进行分类。排列按照文件材料重要程序，结合时间顺序排列编档号按照《档案分类方案》编写档号。编目编写分类目录、全引目录、卡片等检索工具。装盒将档案装盒、标注档号，填写盒内备考表。入库上架将档案按不同类别进行排列上架。档案室岗位责任制一、贯彻执行本单位档案工作标准和各项规章制度。二、负责贯彻实施《中华人民共和国档案法》。三、对档案工作实行集中统一管理，建立企业档案管理网络。四、学习、掌握党和国家关于档案工作的方针、政策、规定，结合企业实际，认真研究和贯彻执行，不断增强档案管理意识，提高管理水平。五、起草、制定公司档案管理的有关规定、制度、标准，并搞好实施督促、检查和考核。六、对下属单位档案工作进行业务指导和技术咨询。七、对企业档案工作进行检查，针对存在问题，提出整改意见。八、对企业档案管理设备、设施的更新、修理、添置和经费开支做出计划，并组织实施。九、运用现代化技术和方法管理档案，加快实现档案工作现代化进程。十、建立健全各种台帐，做好档案管理的原始记录。十一、做好档案收集工作，力求做到归档率、完整率、准确率达到100%。十二、确保档案安全，采取严格的保护措施。十三、搞好档案的开发利用工作，积极为公司科研、生产等各项活动和促进技术进行提供服务。十四、建立兼职档案工作人员档案，对新上岗人员进行培训，在兼职人员离岗时要及时登记备案。专职档案管理人员岗位责任制认真执行档案法规和档案管理各项制度。不断学习专业知识，提高业务水平。指导与监督各职能部门的档案预立卷工作。指导各部门做好归档工作，要求分类科学，档案质量符合要求，归档材料完整、齐全、内容准确，排列有序，存放标志明显，保管期限划分准确，便于保管和利用。负责收集、整理各类应归档的档案。编制各类档案的检索工具，做到帐、物、卡相符，各种清单齐全准确。熟悉档案内容，做到查找迅速无误。严格档案查、借阅制度，提供优质服务。收集、整理档案利用工作中的反馈信息，进行分析、研究、汇总，向领导提供建设性建议或信息。按规定定期鉴定室存档案，提出销毁意见。定期检查档案，对案卷中纸张破损、变质、字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制。及时、准确做好档案的统计工作。严格遵守保密制度，严禁非工作人员随意进入档案库房。兼职档案管理人员岗位责任制做好本部门文件材料的形成、积累和收集工作。在本部门专业技术人员的协助下，做好文件材料的归档工作，并按规定时间和要求向档案部门移交。保管好本部门应归档的材料，并编制移交目录。及时反映所在部门领导和专业技术人员对档案工作的意见和要求，向档案部门提供本部门档案利用效果情况。检查本部门档案管理标准的执行情况。档案管理人员备案制度为了确保公司各单位、各部门档案工作的延续性，确保企业档案的安全，根据档案管理有关规定，特制定档案管理人员备案制度如下。一、各部门的专兼职档案员要详细填写《上社公司档案管理人员登记表》报公司档案室备案。二、今后，各部门凡配备专兼职档案管理人员，必须进行岗前培训，合格后到公司档案室登记备案，方可上岗。三、专兼职档案管理人员如因工作需要调整时，必须经公司档案分管领导批准，公司档案室备案。四、专兼职档案管理人员调离本单位、本部门时，必须在公司档案管理领导组办公室人员的监督下办理档案和文件材料的清退、移交手续，并由档案部门签署意见后方可离岗。五、公司专兼职档案管理人员的工作情况要纳入公司整体工作考核范围，并按档案管理有关法律、法规、制度进行奖励和处罚。档案部门“四参加”制度

为了有效控制公司各类档案材料归档齐全完整、准确系统，特制定档案室“四参加”制度。一、档案室参加企业重大活动（包括生产活动）和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。二、档案室参加科研项目鉴定验收会，审查各阶段材料的形成、整理情况及科研成果申报获奖档案整理情况，提出审查意见和归档要求。三、档案室参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工、工程创优各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。四、档案室参加引进技术和重要设备到货开箱验收，督促文件材料及时整理归档。档案工作“四同步”制度为了有切实可行的控制措施，保证公司归档文件材料的完整、准确、系统，使档案工作与科研、生产、经营管理等各项活动实行“四同步”管理，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际，特制定本制度。一、下达计划任务的同时，要提出文件材料的归档要求。二、检查鉴定成果的同时，要检查文件材料形成情况，三、评审鉴定成果的同时，要验收鉴定档案材料的完整、准确、系统的情况。四、上报登记和评审奖励科技成果，以及科技人员提职考核的同时，档案部门要出具专题归档情况的证明材料。档案工作奖励、处罚制度

根据《中华人同共和国档案法》、《山西省档案管理条例》有关规定，制定公司档案目标管理奖励、处罚制度。一、奖励有下列事迹之一的，由公司给予表彰、奖励。1、对档案的收集、整理、编研和业务指导成绩显著的；2、对应归档文件材料收集齐全、组卷合理，按时向公司档案室移交归档的；3、对档案工作实行“三纳入”、“四参加”管理，成绩突出的；4、对档案的保护和管理成绩显著的；5、积极参加档案科学研究，做出重要贡献的；6、开发利用档案信息资源取得重大社会效益和企业经济效益的；7、检举、揭发违反档案法律、法规的行为表现突出的。

二、处罚有下列行为之一的，由公司依据档案法规，视情节轻重，给予批评教育、限期改正、行政处分；造成损失的，可根据档案的价值和数量，责令赔偿损失，并处以罚款；情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。1、未按规定办理档案登记的；2、未按规定向公司有关部门提供利用档案的；3、损毁、丢失属于国家、社会、企业所有档案的；4、擅自提供、抄录、公布、销毁属于企业原有的档案或者泄露档案秘密的；5、伪造档案的；6、擅自出卖或者转让档案，从中牟利的；7、将职务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒绝向档案部门归档移交的；8、档案工作人员或者其他人员玩忽职守，造成档案损失的；9、明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施，造成档案损失的；10、对工作不负责任，文件材料未按规定立卷归档或者不按期移交档案、对工作造成一定损失的。送交人事档案材料制度

一、各组织人事、纪检监察、培训、审计等部门，应建立送交人事档案材料归档的工作制度。二、人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交人事档案管理部门归档。三、任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。四、人事档案管理部门应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。五、人事档案管理人员对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系，进行催要。六、发现递交归档的材料不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。人事档案检查核对制度

一、人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。二、凡提供利用的人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库，如有短缺材料要及时追回。三、整理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。四、转出和接受人事档案时，应将材料与目录认真检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。五、凡收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。六、输入计算机的人事信息须与人事档案核对无误后方可使用。 人事档案保管保密制度

一、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保管保密工作。二、人事档案管理部门，应设立专用档案库房，配置铁质档案柜，妥善保管人事档案。三、人事档案库房必须备有防火、防潮、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温等消防设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温湿度。四、人事档案库房和档案柜应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。五、非管理人员及无关人员一律不得进入档案库室。六、严禁用电话、电报索取或提供有关人事档案资料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。七、不得向无关人员谈论泄露有关人事档案的内容。八、严禁任何人携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。九、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。档案室消防制度一、室内保持整洁，废纸及时清理，不准存放易燃、易爆物品。二、不准把火种带入档案室，不准在档案室吸烟或点蚊香。三、档案室严禁使用电炉、电熨斗、电热器等设备。四、电灯泡不准吊靠在档案柜或档案盒上。五、档案室要按规定配备灭火器材。六、未经公安消防部门批准，档案室内严禁进行电焊等明火作业。七、档案室要保持适当的温度和湿度，必须按规定配备防火、防潮、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温等消防设施，并定期进行检查。八、档案管理人员下班前要认真检查档案室，防止留下火种，并切断电源、关窗、锁门。人事档案查（借）阅制度一、查（借）阅人员必须履行查（借）档案审批手续，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅人事档案，查（借）阅党员、干部档案人员必须是中共党员。二、人事档案管理部门应根据规定，确定是否提供和提供什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。三、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的人事档案。四、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。五、查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。六、未经主管部门负责人同意不得复制人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经主管部门签署意见盖公章后，方可使用。七、人事档案一般不借出。因特殊需要，须按查（借）阅人事档案的审批手续办理，并填写借条。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。

人事档案数据库管理制度一、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。二、充分发挥《人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查（借）阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。三、以人事档案和人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整。四、新进档案和零散材料的信息录入在三日内完成；档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。五、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。六、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。七、未经批准不得提供、复制档案信息，无关人员不得擅自查看人事信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。八、利用档案信息对人力资源进行综合分析，为领导决策提供服务。人事档案材料收集制度一、按照《人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集人事任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的的材料，充实档案内容。二、收集的人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。三、凡新参加工作或新调入的人员，都应填写《南煤员工登记表》，审核后，及时进人事档案。四、人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交人事档案管理部门归档。五、随时掌握形成人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。六、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。七、认真办理人事档案材料收集登记和交接手续。人事档案材料鉴别归档制度一、对收集的人事档案材料必须根据有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。二、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，审查无误，对象明确，手续完备。三、不属归档范围的材料，可分不同情况予以处理。凡属销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。四、人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。五、归入的人事档案材料均应按照《人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

人事档案转递制度一、转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。二、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。三、人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。四、转递档案必须填写《人事档案转递通知单》，办理登记手续。五、接收单位收到档案后，应认真核对，并在《人事档案转递通知单》的回执上签名盖章，及时退回。逾期一个月未退回的应及时查询，以防丢失。六、人事档案应随着工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。南煤档案分类规则实施细则第一条根据《煤炭工业企业档案分类规则》，制定本实施细则。第二条本实施细则制定了档案的分类原则、分类方法、类目设置、编号原则和方法，同时参照《山西省企业档案标准》关于《企业文件材料归档范围及保管期限规定》，增加了保管期限及归档责任者。第三条本细则适用于公司各单位档案的分类整理、组织案卷和排架管理，具有可操作性。第四条档案分类原则是以煤炭企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。第五条本实施细则由公司贯彻执行《煤炭工业企业档案分类规则》实施细则及《南煤档案保管期限表》组成，为了便于档案分类整理工作，《南煤档案保管期限表》中列出了类目名称、类号、基本范围、保管期限和归档责任者，供分类整理档案时使用。第六条档案分类设置十四个一级类目，即党群类、行政类、经营类、生产技术类、地质测绘类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、干部职工类、声像类、实物类和电子类。档案二级类目的设置方法如下：1、党群类、行政类、经营类、生产技术类的二级类目按公元纪年设置。2、地质测绘类的二级类目按专业设置。3、基本建设类的二级类目按工程项目性质设置。4、科学技术研究类的二级类目按课题设置。5、设备仪器类、产品类的二级类目按种类和专业用途设置。6、会计类的二级类目按文件形式（名称）设置。7、干部职工类的二级类目按职工状况设置，即按干部、工人、党员三级分别设置（均指个人档案），三级及三级以下类目的设置按中组部、人事部的有关规定执行。8、声像、实物、电子类目按载体形式设置。三级及三级以下类目，可视其内容采取与纸质档案相同的分类方法，也可根据内容单独分类。第八条档案分类一级类目用阿拉伯数字标识，即：党群类为01，行政类为02，经营类为03，生产技术类为04，地质测绘类为05，基本建设类为06，科学技术研究类为07，设备仪器类为08，产品类为09，会计类为10，干部职工类为11，声像类为12、实物类为13、电子类为14。第九条档案分类二级类目采用阿拉伯数字标识，并采用双位制，即从01开始，以后用02、14……99等来表示，直至99结束，在二级类目中，有专门空号的，就是让加上所要增加的二级类目。第十条档案的编号排列。1、党群类、行政类、经营类、生产技术类档案均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列。一个大类，一个起止号。编号不考虑案卷的保管期限特征。编号排列方法示例：01·++++·101案卷顺序号二级类目（公元纪年）一级类目2、地质测绘类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类档案均采用按大类分属类的编号排列方法，即在每个一级类目内按末级类目（单个项目、专业、产品、课题、工程、设备仪器类）顺序编号排列。按大类分属类编号排列方法示例：05·01·101案卷顺序号二级类目一级类目3、会计类档案按大类分属类分年度方法编号排列，即在会计类内先分别按凭证、帐簿、报表等三个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。按大类分属类分年度编号排架方法示例：10·01·2001·11案卷顺序号年度二级类目一级类目4、干部职工类按大类分属类编号排列，即在职工管理类下按二级类目顺序排列，每个二级类目内再根据国家有关规定进行编号排列，案卷顺序号不受字位数限制，以单位实有人数为准。编号排列方法示例：11·01·101案卷顺序号二级类目一级类目声像类、实物类、电子类档案的编号排列应先按载体形式区分，然后在各种载体形式内，按其所反映的专题顺序编号排列。编号排列方法示例：12·01·101案卷顺序号二级类目一级类目第十一条档号的编写方法。在编号时，除英文字母与阿拉伯数字之间不用隔点外，各级类目、各级类目与年度、各级类目与案卷顺序号之间均用“·”将二者隔开。第十二条各类档案的案卷排列，均按该类分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。第十三条本实施细则从印发之日起执行。注：2004年以后形成的党群、行政、经营、生产技术类档案按照《山西省<归档文件整理规则>实施细则》整理。南庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004—）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称01党群工作公元纪年代号年度01·200402行政管理公元纪年代号年度02·200403经营管理公元纪年代号年度03·200404生产技术01综合公元纪年代号年度04·01·200402事故04·0203开拓与开采04·0304洗选04·0405地质测绘01综合02矿井地质01综合05·02·01023号煤层05·02·02036号煤层05·02·030412号煤层05·02·040515号煤层05·02·0503测绘资料01综合05·03·01023号煤层05·03·02036号煤层05·03·030412号煤层05·03·040515号煤层05·03·0504储量01综合05·04·01023号煤层05·04·02036号煤层05·04·030412号煤层05·04·040515号煤层05·04·0505底图01综合05·05·01023号煤层05·05·02036号煤层05·05·030412号煤层05·05·040515号煤层05·05·05南庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004—）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称06基本建设01综合06·0102生产建筑以单项工程设三级类目06·02·03办公、民用建筑06·03·04公路建筑06·04·05上、下水管线06·05·06热力管线06·06·07煤气管线06·07·08电力管线06·08·07科学技术研究以科研课题设二级类目08设备仪器01综合08·0102办公设备08·0203仪器仪表以设备机型设三级类目08·03·04支护设备08·04·05采掘设备08·05·06运输设备08·06·07洗选设备08·07·08供电设备08·08·09通风抽放08·09·10供水排风08·10·11防尘设备08·11·12动力设备08·12·注：在末级类后加“·”表示有下级类目。庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004—）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称09产品01煤质分析09·0102煤质化验09·0210会计01行政会计01凭证10·01·01·02账薄10·01·0203财务报告10·01·0302工会会计01凭证10·02·01·02账薄10·02·0203财务报告10·02·0311干部职工01干部01干部02聘干03离退休干部04死亡干部02工人01工人02集体03农轮工04离退休05死亡06开除03党员01在职党员02退休党员03死亡党员12声像01照片、底片02录像带03录音带13实物01荣誉02印章03其它14电子01磁盘02光盘注：在末级类后加“·”表示有下级类目。阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称01党群工作党务党委综合性工作，党员代表大会及党委其它有关会议，办公室其它事务工作等。上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等。针对本单位的重要的一般的本企业执行上级党委工作的指示，决议、决定、通知、纪要、报告等重要的一般的党委文件重要的一般的党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、党委民主生活会记录党委工作计划、总结，重大政治活动记载党员代表大会文件、材料各种调查报告、情况反映重要的一般的来信来访处理的请示和批复保密工作的意见、报告、总结等党委工作简报党委工作大事记永久长期短期永久长期永久长期永久长期永久长期短期长期长期长期永久办公室组织组织建设、整党建党、党员和党员干部管理、党费管理等上级对组织工作和党员干部工作的指示、规定、通知组织部文件、历届党委委员登记本单位组织工作和党员干部工作计划、安排、总结（年度）向上级的各项请示、报告、汇报和上级的批示、批复，以及本单位组织、党员干部工作的制度重要的一般的党员干部任免、考察、奖惩、落实政策等方面的决议，决定、通知等。党员入党、转正、延期、退党、取消预备期等决议、决定、通知及新党员名单等党员名册统计年报表本单位整党建党工作方面的材料本单位党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、通知等永久永久长期永久长期永久永久永久长期永久组织部宣传理论教育，政治思想工作，宣传工作及精神文明建设等。宣传部文件各项重要活动的安排、工作总结重要活动的录音、录像带广播电视网络情况长期长期永久长期宣传部统战民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。上级关于统战工作的规定通知及本企业统战工作情况、总结等长期阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称01党群工作纪检党风治理，党纪检查，案件审查，信访工作等。上级关于纪检工作的指示、规定、通知纪检工作计划、总结（年度）纪检工作统计报表（年度）纪检委会议记录对党员干部、党员违纪案件的处理材料重要来信、来访的处理材料一般来信、来访的处理材料长期长期长期永久永久长期短期纪检委工会职工代表大会，民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文体活动等。工会工作计划、总结及年终统计报表工会文件、工会全委扩大会议材料职工代表大会文件、决议民主管理统计报告（年度）上级关于工会组织工作的决定、通知等本单位关于工会组织工作的问题向上级的请示与批复本企业工会机构设置的决定合理化建议历届劳模、模范集体事迹材料劳动竞赛的计划、总结、统计报表（年度）各项重要活动的安排、总结、照片长期长期长期长期短期长期长期长期永久长期长期工会共青团组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。关于共青团组织工作的规定及请示、报告团委工作计划、总结团代会文件、材料团委会、团委扩大会议记录、团委文件团组织、团员状况年报表、简报长期长期长期长期长期团委协会各类协会工作，各群众团体活动等。协会工作计划、总结、机构章程、会员管理材料及刊物长期各有关部门02行政管理行政事务企业综合性行政事务工作，公司会议，办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等针对本企业的重要的一般的行政文件、会议纪要行政办文件公司董事长向职工和职工代表大会关于企业的经营方针、长远规划等方面的报告，以及各重要活动、重要会议材料公司对企业承包、租赁、答辩措施、任期目标等文件材料公司会议和专题会议记录国家领导人或上级领导在本企业视察、检查工作的指示、汇报材料等重要来信、来访的处理材料机要、保密工作材料本企业工作大事记调查报告、简报、收文、传阅文簿等本企业印模启用文件长远规划、年度工作计划总结永久长期短期永久长期永久长期永久永久长期永久永久长期永久永久办公室阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称02行政管理审计监察各专项审计工作活动等。上级对审计工作的指示、批复。审计工作结论和处理决定，经营合同。审计调查报告及有关材料。有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法处理、停业等文件材料。法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。监察工作的规定、规范、条例、请示与批复调查处理政纪案件的文件材料（包括批准立案的报告、领导意见；调查报告及有关证据；被调查人的检查材料及其核查事实的意见；审理结论和处理决定；结案报告及其它与本案有关的重要材料）重要的一般的违反政纪行为的检举、控告材料监察对象不服纪律处分的申诉、调查、复审材料年度工作计划、总结长期永久长期永久长期永久长期短期长期长期审计处纪检档案信息企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，科技信息工作，图书资料工作等。企业档案，科技图书管理中形成的移交注册、销毁清册各项管理制度、统计报表、财产明细及其它簿册计算机的开发、应用、联网、各类数据管理情况永久永久永久办公室武装保卫社会治安，综合治理，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。上级机关关于武装保卫工作的指示、通知本企业关于武装保卫工作的指示、通知治安保卫工作总结、防范措施、落户材料、统计年报重大火灾、盗窃、灾害事故形成的材料治安处文件、年度工作计划、总结，典型材料民兵组织、民兵应急分队、人民防空专业队、枪支弹药保管文件、材料征兵工作材料短期长期永久永久长期长期长期武装部治安保卫处外事工作企业涉外活动。涉外活动的文件材料（包括外事活动计划、总结和接待谈话记录：与外商谈判的记录、纪要、协议、合同、来往函电；中外合资经营的协议、合同、章程、变更审批文件等）永久办公室阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称02行政管理人事管理干部管理，工人管理，调配工作，企业劳务出口工作等。上级关于人事工作的指示、决定、通知重要的一般的本企业制定的关于人事工作的各种条例、制度、措施等干部名册干部任免、招聘的请示和批复人事处文件干部调配名单干部职称评定、奖惩、考核等材料对干部处理的请示与批复干部退职、退休、离休、抚恤、死亡、富余人员安置及复转军人安置评定的有关材料各类专业干部职称评定、晋级过程材料人才交流、大中专毕业生分配情况关于企业内部机构设置、人员配备的决定、通知机构撤销、合并的通知、决定干部统计年表、各类专业干部统计报表介绍信存根、党费收费存根工人录用、复员安置、退职退休、停薪留职、调动、劳务出口、死亡、抚恤、解雇的规定、指示、决定、请示报告及批复、合同、协议等工人技师管理、变更材料等长期短期永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期永久永久永久永久长期组织部劳动人事处教育普通教育，职工在职培训，幼儿教育等。上级关于企业教育工作的指示、通知及本企业教育工作的规定、制度职工外培内训材料，安全培训材料，年报表中、小学情况报表，各类教师统计年报表有典型意义的教案、自编教材、实验方案长期长期长期长期学校幼儿园培训中心后勤福利职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，职工住房等生活福利方面的决定、计划本单位关于绿化、美化环境等方面的文件材料两堂一舍、幼儿园规划及年终报表职工住房分配的有关材料重要的一般的本企业房地产权契约、证书本企业有关危房的报告、技术鉴定及照片等材料村民搬迁水源枯竭、塌陷补偿，以及地面建筑破坏等补偿材料土地权属变更、土地用途变更以及历史遗留问题的处理意见材料房改资金的筹备、管理和使用情况通讯技术资料长期短期长期长期短期永久短期永久永久长期长期广源公司医疗卫生卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。对职工医疗保健以及卫生等方面的文件材料。计划生育活动中形成的文件材料、年终报表短期长期医院计生办阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称03经营决策经营决策企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。企业总体改革方案经营决策方案及其依据性的材料（包括本企业产品销售、生产、技术、财务、职工素质方面的分析材料，市场预测的综合性分析材料，国家政策相关的分析材料；同行业的分布规模、发展趋势、主要产品生产能力、产品质量、创优产品、产品价格、产品样本以及产品在国内外占有率的分析材料；国内外新技术、新材料、新设备、新工艺的分析材料；国内外行业的调查、考察报告）。企业发展规划、方针目标管理方面的文件材料。长期长期长期企业管理处计划统计企业中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作及各种统计报表，企业综合统计分析工作等。本企业长远计划，“五年”计划，生产经营计划，基本建设计划，维简费、大修费、铁路维修费、造林资金计划，调整计划，历史统计资料，综合统计资料。全面计划管理文件材料及综合分析材料。永久长期企业管理处财务管理资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。上级有关部门下达的财务、物价管理规定、制度本企业制定的财务管理规定、制度各种有关物价、财务问题的请示报告、批复经济活动分析和专题分析材料长期永久长期短期财务处股份制管理董事会各类会议记录、决议、股息红利分配方案、公司收益报告、法人股东、个人股东永久办公室产品销售市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作等。产品年度销售统计报表、发票市场调查综合分析与预测本企业产品在市场占有率及分布情况的材料产品出口创汇年度工作计划、总结产品销售价格目录经济合同、协议永久长期短期长期长期永久销售公司物资供应物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。物资供应管理制度、办法、规定，物资消耗、储备定额物资供应计划、总结、经济合同、协议、统计年报表长期长期供应公司企业管理企业普查，整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。工业普查形成的文件材料。重要的一般的企业升级活动中所形成的原始记录、申报材料、批文、合格证等文件材料企业兼并、破产方面形成的文件材料重要的一般的双文明责任书、考核结果、制度各部门管理标准、技术标准和工作标准、合同书永久短期永久永久短期永久长期企业管理处阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称04生产技术生01综合生产经营调度煤炭生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料。长期生产技术处生产组织，调度指挥工作等。有关生产组织、调度指挥方面的文件、材料统计报表、各种数据原始记录防汛、防排水、防雷电总结会议纪要、库存表长期长期长期长期生产经营调度室能源环保计量能源消耗定额，节能降耗工作等能源消耗定额能源工作升级材料能源工作的奖惩材料节能降耗合理化建议及技术改造措施、方案环境保护检测与控制，污染治理等。环保方面文件、规定环境评价意见书、有关记录、年终报表、污染调查及治理规划、措施各种计量检测工作。计量工作有关文件、协议、规程、条例、计量器具配备及抽检情况、计量检测情况长期长期长期长期长期长期长期企业管理处机电运输管理机电管理、供水、供热、压风、供电、配电等。矿井提升、井上下运输、矿区运输等井上下供电长期长期机电处生技处通风矿井通风技术方法、风量计算，通风瓦斯，煤尘监测及治理，井下防灭火等。矿井通风管理的文件、材料通风洒水、消尘、瓦斯抽放监测系统的设计通风、消尘、抽放系统图主扇性能测定、反风演习报告、井上下瓦斯监测记录通风管理工作总结，矿井瓦斯等级鉴定长期长期长期长期长期通风处02事故安全管理，工伤事故处理，职工安全教育等。安全生产制度、规定、各种规范、上级指导性文件。安全检查、整改措施执行情况材料开展安全生产竞赛活动材料安全教育方面的材料、典型案例重大伤亡事故的请示报告、批复以及分析处理材料安全生产工作的典型经验材料企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。全面质量管理的制度、条例等工程质量检查验收分析材料长期短期短期短期永久短期长期长期安监质标处03开拓与开采矿井开拓、巷道掘进、采煤技术、采煤方法、顶板管理、盘区设计等。长期生产技术处04洗选技术资料长期选煤厂阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称05地质测绘01综合规程规范、地质调查、资料汇编、矿产储量、煤矿地质测量及勘探工作、矿井储量管理、防治水、排土复田、小煤窑管理、矿井报废。永久生产技术处02矿井地质煤田地质综合性文件资料、踏勘、找煤、普查、详查、精查有关材料。地质勘探报告矿井生产地质报告（钻孔柱状图、地质剖面图、煤层底板等高线、煤层储量计算图、煤岩理化试验报告）煤矿地质综合性文件材料、建矿地质、生产地质、煤矿采终地质报告、资料、审批文件以及矿井“三量”表等。钻孔成果台帐地质原始记录巷道素描图及说明采区采后、工作面采后总结采区地质说明书回采工作面地质说明书井筒剖面图永久永久永久永久永久永久永久生产技术处03测绘资料测量原始资料与成果计算资料长远规划图预防灾害图基本矿井八种图永久永久永久生产技术处04储量矿井储量图及说明储量报表采掘储量计算图分煤层损失量计算图工作面损失量计算图生产矿井储量增减台帐矿井分水平、煤层损失分析台帐开采期末工作面采区、矿井损失率台帐矿井永久性煤柱台帐地质及水文地质损失台帐“三下”压煤及采出量台帐井下水文观测原始记录及成果台帐矿井水文地质条件分类报告矿井涌水量与各种因素相关曲线图气象观测资料、水源资料、水质化验资料永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久生产技术处05底图永久阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称06基本建设01综合新矿井投产验收、质量监督、征购土地、抗震加固等管理性工作及基本建设管理工作法规、总体规划设计、经验汇编等综合性材料永久广源公司02生产建筑矿井及露天矿基本建设（改扩建）各阶段设计，矿建施工技术组织措施、施工方法、工程移交、井筒、井底车场、巷道、峒室工程等。井塔（井架）、输煤皮带走廊、选煤楼煤仓、扇风机房、压风机房、变电所、修配厂、仓库等永久永久各部门03办公民用建筑住宅、宿舍、浴池、办公楼、矿区医院、幼儿园、学校。设计、施工、竣工、验收永久广源公司04公路建筑永久广源公司05上下水管线永久广源公司06热力管线永久广源公司07煤气管线永久广源公司08电力管线永久机电处07科学技术研究以科研课题设二级类目长期生产技术处阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称08设备仪器01综合有关设备管理、使用、维修等综合性技术文件材料。长期供应公司02办公设备长期03仪器仪表各种实验、检验、检测、监测化验仪器仪表等长期长期供应公司04支护设备长期05采掘设备矿井采煤设备、掘进设备、排矸设备、剥离设备及仪器长期06运输设备井上下运输设备、露天矿运输设备，矿区客货运输设备及仪器。长期供应公司07洗选设备洗选煤设备及设施长期供应公司08供电设备长期09通风抽放长期10供水排风长期11防尘长期12动力设备长期09产品01煤质分析长期化验室02煤质化验长期化验室阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基本范围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称10会计01行政会计凭证各种会计凭证账簿固定资产账现金银行存款日记账、现金日记账总账、明细账报表年终决算报表月、季报表15年永久25年15年永久短期财务处02工会会计参照行政会计工会11干部职工01干部组织部02工人劳动人事处03党员组织部12声像01照片底片胶片（底片）、扩印片属于产品、科研、设备、基建项目的照片、录像带省市以上领导视察的照片、录像带、题词本企业召开的重要会议、举行的主要活动形成的照片、录像带本企业重大事件、事故、省市以上劳动模范和知名人士的照片、录像带一般活动形成的照片、录像带长期永久永久永久长期宣传部02录音0313实物01荣誉奖旗、奖状、奖杯等荣誉实物、产品样品、样册等获得国家部、省、荣誉证书、优质产品证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌获得省级以下的荣誉证书、优质产品证书、奖杯、奖旗永久长期办公室02印章永久03其它长期14电子01磁盘02光盘档案立卷归档制度

为了促进档案综合管理，加强各部门档案工作的业务建设，更好地为公司各项工作服务，特制定档案立卷归档制度。

一、立卷要求

1、严格执行文件材料形成部门的立卷归档制度，各部门的兼职档案员，坚持平时立卷，按照归档类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

2、立卷归档的文件材料必须做到字迹清晰，完整齐全，准确系统，能正确反映本部门职能活动的基本面貌。文件原稿必须用蓝黑和碳素墨水书写，对不符合要求的材料一律返工重制，以利于延长档案的寿命。

3、各部门兼职档案员要根据立卷归档范围和要求，合理组卷，卷内文件排列规范，编写页号准确，案卷目录，备考表填写清楚，案卷标题简明扼要，封面项目书写大方、无金属物。由档案室审查，装订后向档案室移交。二、归档范围公司在党群、行政、经营、生产、基建、设备仪器、干部职工、财务等各项工作中形成的已办理完毕的对企业和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值的文件材料、图表、声像等记录及重要物品均为整理、立卷、归档的范围。三、归档时间1、党群、行政管理档案：由档案室工作人员进行业务指导，各部门专兼职档案员按归档范围整理立卷，于次年六月底以前移交档案室。2、经营决策档案：由企业管理处、财务处、办公室、销售公司、供应公司等部门按归档范围整理立卷，于次年六月底以前移交档案室。3、生产技术档案：由企业管理处、机电处、通风处以及生产技术处等部门按归档范围整理立卷，于次年六月底以前移交档案室。4、地质测绘档案：由生产技术处按归档范围整理立卷，及时归档。5、设备仪器类档案：由供应公司负责收集大型设备仪器的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件，要求设备验收完毕投入使用后两个月内及时归档，引进设备为索赔期满后两个月内立卷归档。

6、基本建设类档案：广源公司在基建项目档案验收后两个月内按基建档案归档要求和规定立卷归档；管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质组卷。

7、科学技术研究类档案：科研管理性文件由生产技术处组织立卷，在次年六月底前归档，研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档移交。8、产品档案：由化验室按归档范围整理立卷，于次年六月底以前移交档案室。9、会计档案：当年产生的会计材料，财务处专（兼）职档案员应于次年第一季度内整理组卷。可暂由财务处保管一年，期满后于次年六月底前，将会计档案集中向档案室移交归档。（工会会计档案参照执行）10、干部职工档案：由劳动人事处按归档范围整理归档。11、声像载体档案：由宣传部组织立卷归档，综合管理材料于次年六月底前归档。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案随时办理完毕整理好及时向档案室移交。12、实物类档案：市级以上颁发给各单位、各部门的题词、字画、证书、奖杯等由主管部门报档案室统计、存档，也可暂在本部门存放一年后移交给档案室统一保管。13、电子档案：各单位、各部门涉及到的磁盘、光盘等电子档案时，应附相应的纸质材料及时交档案室统计存档。四、归档办法1、各门类档案移交时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求的，档案室拒绝接收，并限期改正补交。2、移交时填写移交表、案卷（分类）目录，一式两份，双方各执一份备查。3、接收后的各门类案卷由档案室按规范标准统一编号、排架存放。南庄煤炭有限责任公司档案管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步规范公司档案工作，有效地为企业科研、生产、经营、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》及有关规定，制定本办法。第二条本办法所称企业档案是指企业在科研、生产、经营、管理活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本办法适用于公司各部门、各单位。第四条企业档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业管理的基础性工作，也是我公司档案事业的重要组成部分。第五条公司办公室负责监督监察本办法的执行情况。

第二章管理体制与职责第六条企业档案工作实行统一领导与分级管理相结合的体制。各部门、各单位应对档案管理作出明确规定，并将有关内容纳入相关制度与岗位责任制。第七条公司应当加强对档案工作的领导，明确一位负责人主管档案工作，并建立健全档案管理网络，保证档案工作所需必要条件，公司各部门、各单位也应明确行政领导为本部门档案工作第一责任人负责本部门、本单位的档案工作。第八条公司应设置综合档案室，由办公室主任兼档案室主任，并配备具有档案专业知识的专职人员，集中统一管理本公司的各类档案，对公司内部及下属企业的档案工作进行监督与指导。第九条各子公司可设置综合档案室，确定专(兼)职档案工作人员负责管理本公司各类档案，业务上接受公司档案管理部门的指导。第十条各部门、各单位应认真贯彻执行本管理办法。档案工作人员应当忠于职守，认真执行国家有关法律、法规。

第三章档案的收集与移交第十一条档案收集职责：(一)各部门、各单位负责收集本部门、本单位应归档的各种文件、材料；(二)办公室或秘书负责收集公司领导在企业管理和参加重大活动中形成的各种文件、材料；(三)各项目负责人(或指定专人)收集公司产品研发、基本建设、设备仪器等重大生产活动形成的各种文件、材料；(四)档案工作人员协助对收集的应归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。第十二条凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的文件材料都应该按规定收集齐全、完整，整理归档，具体归档范围参见《公司文件材料归档范围及保管期限表》。第十三条归档基本要求：(一)归档文件、材料必须是公司在科研、生产、经营、管理等活动中形成的原始记录，有本部门档案第一责任人签署意见；(二)归档文件、材料应按归档范围进行收集，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；(三)归档材料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目；(四)文件制成材料应符合要求，用纸、用笔规范(不能用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰；(五)具有重要保存价值的特殊载体文体材料，应与内容相同的纸质文件同时归档。第十四条归档时间：(一)产品研发、生产、基本建设、设备仪器购置等活动中形成的材料，在项目结束后(或按阶段)整理归档，产品文件材料在产品定型后归档；(二)企业各职能部门在企业管理过程中形成的材料于第二年三月底归档；(三)会计文件材料可由企业会计部门保管一年后向档案部门移交。（四）特殊载体文件、材料应在形成后及时归档。第十五条档案工作人员原则上应参加企业的产品定型、科研成果鉴定、基建项目竣工验收和大型仪器设备开箱等重大生产活动，并负责有关归档材料的审核。第十六条档案工作人员应对移交的各类档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质档案的一致性，然后办理交接手续。第四章档案管理第十七条公司企业档案整理设十四大类(一级类目)，即：党群工作、行政管理、经营决策、生产技术、地质测绘、基本建设、科学技术研究、设备仪器、产品类、会计、干部职工、声像、实物和电子档案。第十八条（1）文书档案应按照国家档案局《机关档案业务建设规范》和《归档文件整理规则》的要求进行整理；（2）科技档案应按照国家档案局《科技档案案卷形成的一般要求》进行整理；（3）会计档案应按照财务部、国家档案局《会计档案管理办法》的要求进行整理；（4）特殊载体档案要遵照国家有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。第十九条

公司应配置保存档案的专用库房和保护设备，采取防火、防潮、防虫鼠、防盗、防尘、防高温、防光、防磁化等措施，确保档案安全。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。第二十条应积极开展档案的现代化管理，配备计算机、扫描仪等设备，进行档案计算机存储与检索，实现档案信息网络化管理。第二十一条档案保管期限分为永久、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。第二十二条对保管到期的档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、档案工作人员三方组成的鉴定小组负责。档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报公司董事会(或主管负责人)审批。销毁档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。第二十三条应建立档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表。第二十四条各部门、各单位档案第一责任人变动时，必须把档案工作作为一项重要内容移交，检查其是否按期、定时移交完成本部门、本单位的档案。档案工作人员调动工作时，必须办理档案移交手续，并由档案部门签署意见后方可离岗。第二十五条档案部门应对各部门、各单位的档案实行动态管理，对定期归档的部门、单位应实行一年不少于两次的定期抽查，对不定期归档的部门、单位应下发档案通知单进行限期归档，并按照《档案工作奖励处罚制度》进行处罚。

第五章档案利用与信息开发第二十六条建立和健全档案的查借阅制度。借阅、复制涉密档案，必须按照国家和公司有关保密的法律和规定办理。第二十七条档案利用中，要处理好档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的作用。第二十八条在提供利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。第二十九条档案部门应积极主动地开展企业档案信息服务工作，根据需要编制必要的检索工具和参考资料；积极进行档案编研工作，采取多种有效的服务方式，满足企业以及其他各有关方面的需要。

第六章资产与产权变动时档案的处理第三十条加强对资产与产权变动时档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。第三十一条做好资产与产权变动中形成材料的收集、整理和移交工作。其档案由接收单位移交综合档案室保存。

第三十二条公司被兼并或整合的企业，其档案归属于兼并企业或整合后新成立的企业，由兼并方或新成立的企业统一管理。

第七章考核与奖惩第三十三条企业档案的各项管理工作应纳入相关的岗位责任制，作为企业年度考核的内容之一，与奖惩挂钩。第三十四条档案室每年对各部门、各单位的档案工作进行考核，考核结果应纳入对各部门、各单位负责人的业绩考核内容中。第三十五条对造成档案损失、延期移交、没有及时鉴定到期档案或在利用档案中给企业造成经济损失负有直接责任者，企业应给予相应的处分，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。第八章附则第三十六条本办法由公司办公室负责解释。文书档案管理办法第一条为加强公司文书档案管理，保证各部门、各单位文书档案完好保存，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》，制定本管理办法。

第二条各部门、各单位文书档案是各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归集。它是以各种文字、图表等不同形式作出的真实记录，是公司档案的重要组成部分。各部门、各单位应指定专人负责本处室的文书档案管理。

第三条文书档案管理采用按年度科室分工负责的办法。

第四条文书档案按以下规定整理

（一）文书档案由各职能部门按照归档要求负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交，任何部门和个人不得保存或据为己有。

（二）归档的文件材料应使用正式文稿，须经主管领导审核、签署完备。杜绝用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。发文应归档两份，一份存档，一份作文件汇集。

（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。

（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。

（五）卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的有机联系，一般按时间顺序或重要程度排列。密不可分的文件，应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；一个案件的文件材料、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。

（六）卷内文件的编页号。排列好的文件，应统一在有文字的每页材料正面的右下角和背面的左下角编页号。折叠页不论大小在右下角编一个页号。空白页不编号。

（七）填写卷内文件目录，应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，一份移交档案室。卷内文件目录项目包括：

顺序号：卷内文件排列先后的序号，即件号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。责任者：即文件的署名者。个人责任者只须填写姓名；团体责任者要填写全称或通用简称南煤。文号：文件制发单位的发文编号。题名：文件标题，一般照抄照录，不得简化。日期：文件形成的时间、正本与附件的时间以正本、正件的日期为准。页号：卷内文件所在页的起止编号。

（八）案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题应简练、概括、准确，一般不超过五十个字。

（九）案卷封皮应逐项填写清楚，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。

（十）装订卷内文件材料，应去掉金属物，对破损的文件材料，应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。卷内文件应采用三孔一线的方法装订。

（十一）填写卷内备考表，立卷时卷内文件短缺、损坏等情况由立卷人填写；归档后卷内文件变化情况由档案室人员填写，填写后应签名和注明填写日期。若无情况可说明，也应将立卷、检查人的姓名和时间填上以示负责；备考表置卷尾。

第五条装订好的文书档案案卷，由立卷人填写归档清单于次年六月底前向档案室移交，并办理交接签字手续。

第六条文书档案按年度内的永久、长期、短期顺序排列。

第七条文书档案的保管、保密、统计、利用工作按有关规定执行。照片档案管理办法第一条为加强公司的照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，为企业的各项工作服务，根据国家标准要求和公司的具体情况，特制定本办法。第二条照片档案是指凡在公司各项社会活动中直接形成的，反映各项工作面貌，对国家和公司有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字说明的历史记录。照片档案由底片、照片和说明三部分组成。

第三条照片资料归档范围1、产品、科研课题、基建项目、设备仪器、重要攻关项目的照片、录音、录像带。2、省、市以上领导视察的照片、录音、录像带。3、省、市以上劳动模范、知名人士的照片、录音、录像带。4、重要会议形成的照片、录音、录像带。5、本企业重大事件或事故的照片、录音、录像带。6、各种会议活动形成的照片、录音、录像带。7、各种文体活动的照片、录音、录像带。第四条照片资料归档时间照片冲洗加工后，由宣传部整理并编写说明，在每年年底及时向档案室归档，或随其它载体档案一起归档。

第五条归档要求

1.底片、照片、说明齐全。

2.底片与照片的影像相符。

第六条照片档案的整理底片底片应放入底片袋保管，底片袋应标明底片编号。大底片应在药膜面垫付柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片编号。文字说明文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（1）事由：照片摄像所反映事件、事物的情由。（2）时间：事件发生和拍摄时间。（3）地点：被摄物所在的具体地点。（4）人物：主要人物应从左至右标明姓名和职务。（5）背景：指对揭示照片影像主题有一定作用的背景。（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。要求：说明文字简洁、语言通畅,一般不超过200字,用阿拉伯数字表示时间。照片一般应在全宗内按年代——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

根据分类情况，将照片与说明固定在一起组成案卷。

照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。相册可正反面固定。案卷内的芯页以少于30页为宜。

卷内目录中的照片名称不应超过50字。卷皮格式可采用文书档案的卷皮。大张照片应与单张照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录中注明"大张"。

第七条保管

1.保管条件保存底片的适宜温湿度为：温度13-15℃，相对湿度35%-40%。保存照片的适宜温湿度为：温度14-24℃，相对湿度40%-60%。

库房门窗应密封良好。

底片应立放。

2.保管要求

(1)照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。

(2)对收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。

3.保管期限公司照片档案根据摄制内容，分为永久、长期和短期保存。第八条照片档案的利用办法参照《公司档案利用制度》执行。实物类档案管理办法

为了加强实物类档案（以下简称实物档案）的收集、整理、统一管理，更有效地保护和利用档案资源，根据国家有关规定，结合公司具体情况，制定本办法。一、实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、印信、名人字画、对外交流中收受的礼品及企业发展中有纪念意义的物品等。二、实物档案具有形体直观、形状多样性，它直接反映了公司的发展和各方面工作取得的业绩，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的社会教育功能，是文书档案的重要补充，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。三、归档范围1、奖品实物档案公司获得的市级以上（含市级）颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。2、印信实物档案机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。3、名人字画实物档案上级领导人及社会知名人士为企业的题词、作画。4、企业对外交往中收受的礼品。四、保管期限实物档案比较珍贵，因此均为永久、长期保存。五、归档要求1.奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按党政文书材料归档。实物上未标明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。2.印章归档时应附印模一式两份。3.字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。4.如发现认为有保留价值的、能反映企业发展历程的物品，经档案室认定后，即可归档。六、归档时间和移交手续1.

奖品类实物档案一般于次年六月底前向档案室移交。印章、字画、礼品可随时向档案室移交。2.

移交前，立卷部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。3.如归档单位因特殊原因不能交付实物的，经档案负责人同意后应先将实物登记编号后方可在本部门暂存。档案收集工作制度收集工作是档案管理的起始环节，是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段。为使公司应归档材料收集齐全、完整，特制定收集制度。一、档案室负责对各单位文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导，督促检查。二、各单位、各部门应归档的各类文件材料按归档制度收集。三、公司重大活动、重要会议材料及时收集归档。四、公司重要历史材料、照片等随时收集。五、加强档案室外的调查和指导，掌握应收入档案的形成、流动、管理和使用等情况。积极推行收集档案的制度化，确保档案的齐全、完整。档案整理工作制度

档案整理是发挥档案作用的前提条件，是整个档案管理工作的重要基础，有利于保护档案的完整与安全，为此，建立档案整理制度。一、科学、合理地分类。根据文件材料的来源、时间、内容等特征，把全宗内档案分成若干类别，构成有机体系，正确设置类目，体现原则性与灵活性的统一，分类方法与标准具有连续性。二、立卷归档要及时。归档文件（案卷）要整齐、美观，符合标准，及时移交档案室。三、档号编制要准确。归档编制符合单一性、完整性、稳定性、简约性原则。四、案卷系统排列。按不同门类、载体和不同保管期限的档案分别排列，科学系统，便于查找利用。五、编制检索工具。各类别档案根据需要分别编制卷内目录、分类目录、全引目录，要利于档案的检索和利用。

中华人民共和国档案法（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过）根据1996年7月5日第