报销报账原始凭证规范

中国邮政集团公司湖南省分公司原始凭证规范第一部分基本要求一、原始票据要求（一）原始票据的基本内容须如实填列票据名称、票据填制日期、票据出具单位的发票专用章、经办人员签名或盖章、购买方或付款方名称、业务事项的数量、单价、金额等都应该按要求填写，真实准确反映经济业务内容，不得含混不清，过于简略。（二）报销的原始票据必须合法有效1、发票的付款方必须是报账单位，且单位名称是单位全称或在税务备案的简称。2、所有发票须加盖开票单位发票专用章（含代开发票），经办人签字确认，并注明合同号。发票内容与合同条款一致，做到以下三相符：发票的开具内容与经济事项相符，发票的开具单位与合同单位相符，发票开具单位与收款单位一致。3、综合业务尽量取得增值税专用发票，固定资产采购、集邮、分销、邮政媒体广告等业务取得增值税发票时必须是专用发票。4、发票经网站验证，5000元（含本数）以上的发票打印验证结果，并作为报账附件上报。其中增值税专用发票，各单位在发起报账前先做认证，认证通过后，在发票上盖“已认证”或其他证明该发票已认证的章，增值税专用发票通过认证后，不需要再做联网核查。5、各类费用分摊单需附原发票复印件。6、发票记载的各项内容均不得涂改，若记载的内容有错误，应由票据出具单位重开或更正，更正后必须由出具单位在更正处加盖公章。如金额出现错误，必须重开。7、取得发票后应及时报账。3000元（含本数）以上的发票不允许跨年度报账，3000元以内的发票无法在当年报账的，次年元月份必须办理报账手续，次年2月份以后，不再受理。二、经济合同的要求除下述经济业务以外，其他所有付款业务均须签订经济合同，经济合同作为报账附件上报（一次性执行的合同作为凭证附件存档，长期合同首次报账时附合同，由省分公司会计核算中心单独存档，后续报账时报账发票注明合同号。）支付税款、水电费、通信费、油料费、内部缴拨款。支付职工薪酬（其中企业与劳务公司签订的派遣合同需要存档备查）。支付给职工个人的交通费、差旅费、培训费等款项。可以采用简易采购模式的采购业务。可以采用简易采购模式的采购业务有市州分公司3万元以下采购预算金额，即时清结且不涉及售后服务，不能按年度或一定期限统一采购的零星项目可以采用简易采购方式。金额在3万元以下、即时清结、对方先履行义务且不存在售后服4、原始票据须按交通票、邮寄票、招待票等不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。5、除小额、同面值发票外，其他发票均不能重叠粘贴，便于后续扫描工作。6、发票粘贴好后，必须在右下角标明顺序号：如，1/9，2/9，………，9/9并签上报销人的姓名；7、发票的粘贴顺序与系统内的填写顺序应保持一致；8、对金额不清晰的发票在票据旁用小写注明金额。报账单填报要求1、报账审批单与原始附件分类整理、数据相符。不同费用性质的报账事项分开填列报账单。不同收款人的报账附件分开填列报账单。2、报账单填写规范，项目填写完整。其中，未实行全员报账的单位，员工报销费用由报账员代报的，报销单下方的报账人填报账发起人姓名，报账单左上方的姓名栏填写经济业务经办人即收款人姓名；费用性质、摘要、审核金额栏必须填写准确；合同编号在会计部门审核意见栏备注；粘贴单注明发票张数及金额小计。3、本地支付的报账资料单独整理，加盖已支付章戳。4、记账凭证附件张数正确。5、对于跨期费用或按期（月、季、年）结算的费用，报账单注明费用所属期限。第二部分具体要求一、成本费用项目（含待摊费用）（一）修理费1、房屋修理费（含计入长期待摊费用的维修费）（1）营投网点维修费：①维修费发票；②工程验收资料；③工程决算书；④报账单须注明项目批准文号或附项目批准文，20万以上项目必须省分公司批准；⑤加盖单位合同专用章的维修合同；⑥审减金额超过送审金额5%以上部分审计费在应付施工方费用中扣除（冲减成本）。（2）房屋日常维修费：①费用发票②按规定签订合同；③维修费审计决算书（3万元以上的项目必须出具正式的审计决算书，3万以下的项目不能出具正式审计决算书的，需附费用计算过程表，由省分公司审计部抽查复核）④项目批准材料。2、设备维修费①维修费发票；②外包业务需提供合同或注明合同号；③经设备使用部门签字的维修单，网点设备维修需加盖网点日戳，其他维修需加盖使用部门章。3、车辆维修费①维修费发票；②经司机及维修费管理人员签字的维修单、维修申报表；③报账单费用明细分部门按车牌列，单台维修费用超过5000元需单位负责人在维修申报表上签字。（二）印制费①印制费发票或内部分摊单；②其他证明费用真实、合理的资料。（三）车辆相关费用①与经济业务相适应的发票；②费用分摊明细。（四）广告费、业务宣传费①与经济业务相适应的发票；②按规定签订合同；③业务宣传方案；④其他证明经济业务真实合理的资料，如呈批件、宣传资料签收单等。（五）差旅费①辖区外出差：出差申请单或相关文件通知；辖区内出差：如果只报销交通费且费用合理无需提供出差证明文件，以预算控制为主，如果涉及补贴请提供相关文件或在核算中心备案的文件号；②车票和住宿费日期与出差日期一致，没有逻辑错误；③根据级别选择适合的交通工具，伙食及市内交通按标准补贴，差旅费中不得报销餐饮费。（六）物业费、租赁费①租赁费发票。房屋租赁不能开具场地租赁费发票；②合同。（七）代办费①发票，发票内容应为“代办费”、“服务费”，不能体现“佣金”、“工资”、“酬金”、“劳务费”字样；②费用计算过程表或审批表，要体现业务量及代办费标准；③代办合同或注明合同号；④劳务外包费用应尽量根据费用属性开具相应的费用发票，在相应的成本费用科目支出。（八）安保费①与经济业务相适应的发票；②按规定签订合同；③因考核或网点调整等原因发票金额与合同金额不一致，需对调整事项作说明；④零星自购安保用品用具需附使用部门签收单。（九）客户服务费①与经济业务相适应的发票，礼品采购必须以市（或县）为单位集中采购，并取得增值税专用发票；②业务活动方案（注意，促销活动尽量按捆绑销售处理、不建议采取买赠形式）；③按规定签订合同；④礼品使用单位签收的发放汇总表（客户签收单留存市州分公司财务部门存档）。（十）职工福利费（1）以货币形式支付的补贴：经人力资源部或其他归口管理部门审核签字的发放汇总表或明细表，纳入工资发放的不需要另行提供。（2）其他福利：①与经济业务相适应的费用发票；②签收单、内部文件等其他相关资料。（3）非货币性福利：①与经济业务相适应的费用发票；②发放清单或签收名册；③采购合同。（十一）职工教育经费①经主管领导或人力资源部门签批的培训通知、文件；②费用发票，发票开具时间应与培训时间没有逻辑错误；③内部集中培训的还需附签名册；④支付给外部培训机构的费用需按规定签订合同。（十二）会议费①发票；②会议申请表或预算审批表、呈批件；③会议通知；④与会人员签到名册；⑤严格执行八项规定，会议费中不能列支礼品、香烟、高档酒水（茅台、五粮液，或同档次酒水）等费用。（十三）招待费①与招待事项相关的发票；②招待用分销用酒只能作自用出库，不需另开发票报账；③执行八项规定，招待费不能支出香烟、土特产和高档酒（茅台、五粮液，或同档次酒水）、高尔夫、高档酒店消费。审计费、咨询费、中介机构费①按规定取得发票；②按规定签订合同；③省分公司审计部或省分公司财务部的委托审计（评估）授权。（十五）通信费①按规定取得发票；②员工个人手机费不在本项列支且不能以预存费票据代替发票报账；③其他能证明费用发生及合理的附件。（十六）其他成本项目①按规定取得发票；②按规定签订合同；③其他能证明费用发生及合理的附件。二、材料、库存商品采购①增值税发票，原则上需开具增值税专用发票；②入库单；③按规定签订合同；④定向邮品、自制邮品合成需要提供成本核算书等专业审批资料，其中邮品成本中，除邮册印制费、邮票成本外的其他成本占比超过收入5%的，需要作专项说明，并经分管领导、财务部负责人审核，单位负责人审批。三、固定资产、在建工程（一）固定资产①增值税发票，原则上需开具增值税专用发票；②资产卡片。零购项目不在集采目录范围内；③相关计划文件或审批件；④按规定签订合同；⑤使用部门设备签收单或设备验收单等其他相关资料。（二）在建工程①发票所载经济事项与工程项目相关；②省分公司批准立项的相关文件；③按规定签订合同并严格执行合同约定条款、按合同要求提供相关原始单据。④按合同支付工程款项（按规定开具发票并办理报账手续）。支付预付款：合同有预付款条款，预付款的标准在合同金额30%以下（超过30%的比例应注明原因，单独审批）；支付到货款：工程物资全部接收并提供采购接收单据；支付进度款：需要提供工程进度证明等合同约定的相关附件；支付终验款：完成