迎接GMP、欧盟现场核查注意事项

1培训目的提供目标明确的、系统化的方法，为检查做好准备提供清晰的检查结构图，通过预测与持续减少风险帮助取得药品生产的注册批准第一页，共102页。2准则（不要忘记）准则1－你现在处于无风险的环境中，不需要小心谨慎。准则2－没有冒险就没有收获，只管放心的去做准则3－好奇一点，尽管问问题，没有愚蠢的问题准则4－讲师并不知道所有的答案第二页，共102页。3继续进行之前大家对于流程还有疑问吗？在演讲过程中如果有疑问请提出来第三页，共102页。4内容第一节--准备检查第二节--检查-礼仪第三节--检查第四节--文件审核第五节--检查结束及跟踪第四页，共102页。5检查准备第1节准备检查第五页，共102页。6??????6个WWHY为什么

为PAI做好准备WHO 谁

参与WHEN何时

准备工作开始HOW怎样

准备我们自己WHAT什么

必须准备好

WHICHTOOLS来做好准备？ 该用哪种方法第六页，共102页。7为什么要为检查做好准备目的：为了及时并成功通过管理当局进行的检查。充分的准备会增加通过检查的概率……不好的准备必定会导致失败！第七页，共102页。8谁来参与？R&D研发生产工厂QA/QC工厂质量保证／质量控制部门质量支持法规事务其他专家第八页，共102页。9检查小组

尽早组成检查小组以做好准备小组成员组长：工厂总监QA/QC管理代表验证管理代表生产管理代表技术支持其他小组的任务：全面协调PAI准备事宜，包括：提供资源解决问题跟踪进程第九页，共102页。10

准备何时、如何开始？建议组织以下会议：

项目领导及QA的首次会议至少在资料递交开始前12个月启动大会至少在资料递交开始前11个月定期的检查小组会议至少在资料递交开始前6个月第十页，共102页。11准备什么？官方检查我们，是否：按照cGMP的规定工作按照文件的要求进行生产、包装、检测以及放行遵守规章和程序按照“目前行业最高水平”展开工作依照科学与技术方法进行工作第十一页，共102页。12准备检查撰写/审核SOP，为检查做好准备定义安保人员与接待人员的职责确保及时响应、迎候检查人员确保至少有1位合格的人员待命用照片及记录的方式清晰的描述公司的战略规划（知道法律部门的联系方式以备不时之需）说明没有经过授权不能交给检查员的记录种类，并且明确能够授予权利的人员详细说明与政府签署协议的要求（谁、内容、在什么情况下）清晰说明公司对于提供记录附件给检查员的要求。第十二页，共102页。准备检查-人员

组织好小组组长接待人员翻译（如有必要）记录员联络员后台人员所有关键岗位必须有候补人员13第十三页，共102页。14准备检查-人员对组长的要求必须代表质量部门必须熟悉工艺、人员、产品必须善于外交与交流必须有优秀的组织能力和协调必须使用检查专用语言能够始终保持冷静和克制必须有优秀的调解能力至少是经理或以上的职务第十四页，共102页。15

准备检查-人员接待人员（回答问题的人员）必须了解工艺与步骤明白其个人的意见仅限于自己的工作范围与职责善于外交少说多听只回答被询问的问题（不要主动透露其他的信息）必须知道在合适的时间把回答转给其他人（如一线工人等）

第十五页，共102页。16准备检查-人员记录员（书记员）必须能够持续不断的专注长时间详细的会话能够简要记录详细内容自己不受谈话或情绪氛围的影响检查期间必须一直陪伴检查员（吃饭的时候不包括）-每天检查结束后要汇总记录第十六页，共102页。17准备检查-人员联络员主要负责传达信息到后台必须保证整个会议期间都有足够数量的联络员所有的检查员都必须配备足够的联络员能够理解组长的简略的口头指示第十七页，共102页。18准备检查-人员后台人员后台人员负责人为每个检查小组做好记录（还有替补）每个检查小组有1位联络员每天在检查员到达之前半个小时安排4位人员，其中2位要一直工作到当天检查之后能够在压力下为团队工作

能够组织好各个要求，并能够以一种有序与整洁的方式将信息传递给前方人员能够适应变化：收集信息并且适应检查期间随时发生的变化。工作保续井然有序在文件要提供出去之前必须先进行复核领导要决定文件是否能够提供出来，还是文件需要推迟提供

第十八页，共102页。19准备检查-人员高级管理层必须出席首次会议及结束会议需要完全相信并在精神上支持检查小组需要在有严重事情发现或者检查员质疑公司方针时及时出现检查员欢迎和期望听到来自高层管理者的、承诺工厂的质量和合规性要求的结论性发言。第十九页，共102页。20准备检查-人员保证所有相关的工厂人员都接受定期培训接待人员安保人员工厂迎检小组成员（协调员、记录员、联络人员、后台人员）部门经理与主管（直至基层人员）高层管理人员与支持人员（法规、市场人员）第二十页，共102页。21检查用房间会议室远离GMP区域靠近后台房间有电话，非通常目的配备提供茶点零食房间要求保证没有其他活动的打扰每个检查员要安排一个室长起缓和作用每个检查组都要有记录员记录检查的细节，包括问与答准备好在首次会议与结束会议上参与人员的姓名名牌以及职位桌子应预先安排好座位并放置第二十一页，共102页。22后台房间－位置需要足够宽敞以容纳小组成员以及所有的文件不会被检查员看见需要该区域人员的配合在检查期间不用搬家有接待人员的等待区（在被提问之前）配备复印机可以快递文件（如需要）第二十二页，共102页。23后台房间-准备

为检查员整理准备信息后台房间在检查开始前3天要做好准备工作编制通讯本，包括后台房间位置、电话号码以及人员信息关键文件事先准备好：系统，验证（专供检查），注册报批卷宗，组织架构，工艺流程，区域布局，质量标准和方法，产品和中间过程控制信息，与工艺有关的SOP，公用系统，稳定性，微生物测试和环境监控信息，拒收批次列表，水趋势，工厂SOP清单，工厂简介，现场电话清单，工厂验证主计划（SVMP），变更控制，偏差，批准签字名单等等保留给官方的资料的复印件确定批文件的“样本”并事先审核过确定各区域的联络人和联络号码事先准备好用于实验室衣服、安全眼镜、安全鞋子、安全帽等（如可能按照检查员的身材尺寸准备）第二十三页，共102页。24官方检查前可能需要的信息(1)公司法定名称与地址

-公司成立的时间与地址公司架构的有关信息，例如母公司或总部地址，和辅助或姊妹公司的所在地公司现在的组织结构框架，比如在公司里如何汇报给总裁或CEO公司关键人员以及职责明确公司中联络官方的最主要的负责人的姓名公司运行概况厂房和布局位置描述与示意图第二十四页，共102页。25从上次检查到现在所发生的业务或者人员变更员工人数列出所有产品清单从上次检查以来进行的纠正措施（例如官方回复）自上次检查以来发生的召回或市场撤回情况生产代码和批号编制系统的描述官方检查前可能需要的信息(2)第二十五页，共102页。26生产工艺介绍，比如工艺流程申报用CMC部分的内容供参考列出所进行的检测清单（中间产品及成品），每个检测的方法与标准，以及所使用的仪器的描述，并标出关键工艺参数公司的质量协议或合同调查、偏差、不合格，拒收等情况自上次检查以来各个产品所进行的工艺验证和分析方法验证清单列出所有生产产品的投诉、调查、偏差、不合格、拒收物料以及变更控制记录应该简要（几个字即可）注明包括投诉、调查理由、变更原因。官方检查前可能需要的信息(3)第二十六页，共102页。27准备首次会议简介（1）Contents:内容安全信息工厂位置图组织结构图列出与检查相关的产品关键人员介绍介绍的内容应随着工厂及检查的不同而变化。首次会议很重要，首次会议介绍的内容也很重要！第二十七页，共102页。28列出与该官方产品相关的召回信息列出与该官方或产品相关的投诉生产许可/授权列出与产品相关的偏差列出与产品相关的变更列出与产品相关的超出标准的情况实际/留存的药品的样品、说明书、外包装等准备首次会议简介（2）备选信息第二十八页，共102页。29准备检查回顾过去官方检查的文件/缺陷公司的合规要求了解不合作的个人或部门EIR中可能有的负面的评论追踪回复项-是否所有的缺陷都已经完成是否电话会议的记录表明代理商对公司的意见第二十九页，共102页。30准备检查审核以前检查的所有已完成的缺陷项以确保所有的文件：合适的准确的有效的检查以前没有完成的缺陷，并确保有合适的理由解释为何没完成（是否遵守达成的时间承诺？）检查内部审计以发现存在的问题收集检查员的信息警告信历史记录互联网上的调查内部可用的报告联络之前见过这些检查员的人们第三十页，共102页。31检查之前-工厂巡视如果可能的话，检查之前需要巡视一次所有要被检查的区域都应该覆盖到下面的幻灯片将详细介绍关键区域和需要关注的方面第三十一页，共102页。32检查仓储活动没有货物靠墙或直接在地面上存放同一个货板上没有混批不合格品、有毒物品都有合适的隔离措施容器与物料有合适的标识适合的环境（温湿度）仓库是否整洁有序检查来料的取样区域环境洁净服所用的设备清洁记录本检查之前-工厂巡视第三十二页，共102页。33检查贴标与识别管理合适正确的贴标放行与待检物料的标签没有贴错缺少识别标签与状态标签吗？有无未标记的容器？有无再检测或过期的批标签确保标签与物料的对应一致性如果标签是电子化的（条码和SAP）是否经过验证所有的物料和状态是否相符是否有先进先出、先到期先出的管理条例？检查之前-工厂巡视第三十三页，共102页。34检查物料批号控制复检的原则以及到了复检日期怎么进行操作准确的存货控制合适的记账没有容器损坏或泄漏有无物料剩余检查之前-工厂巡视第三十四页，共102页。35检查不合格品区域大量存货意味着潜在的问题向检查员提供了线索，他们可能会进一步询问偏差报告，调查和改进措施问题是首次发生的还是再次发生的引发与批次或产品相关的问题是否所有的不合格品已经通过物理或电子的方式进行了隔离是否所有容器都标有不合格标签？该区域是否受控？

检查之前-工厂巡视第三十五页，共102页。36检查之前-工厂巡视检查称重及生产区域清洁是否到位？防污染措施是否到位吸尘压差多个同时进行的操作正确更衣及不同活动之间的再更衣流程检查检查设施运行的完好情况和纪律遵守情况生产区域的门是否关闭更衣是否标准互锁功能是否正常墙面、排风隔栅、不可触及的地方等是否干净第三十六页，共102页。37工艺与设备的标识情况主要设备与生产线是否明确标识是否标出产品名称是否显示出批号操作的状态及阶段是否清楚设备记录-记录什么内容？设备与房间数据，是否符合逻辑与时序？检查之前-工厂巡视第三十七页，共102页。38检查校准与维护情况-状态与标签校准标签是否完整校准日期有效期签名过校准期-是否禁用？校验记录-是否内部校验或合同商校验以及记录存在与否？维护记录如计划和记录是否存在？检查之前-工厂巡视第三十八页，共102页。39检查在使用、储存或停留期的物料的保护措施是否有装置、容器和盖子等保护产品与产品接触的表面是否干净？已清洁的设备与器具是否有效储存并受保护？是否有足够中转区域与适当的操作？批记录是否完整检查之前-工厂巡视第三十九页，共102页。40检查之前-工厂巡视检查生产期间的房间维护情况污染与混淆的潜在可能性清洁物料的储存与控制是否知道你们有多少已清洁物料是否有物料遗撒在地面，或不容易发现的区域？检查生产区的清洁与卫生情况及时与彻底的清洁清洁验证是否完成

清洁前后是否有存放期限目检残留物，双人复检及文件记录第四十页，共102页。41巡查中哪些文件需要检查（简要或详细）物品接收单SOP的到位和使用生产批记录（配制、清洁等）包装批记录（清场，标签领取等）记录（房间、设备、清洁）交接记录（换班）图表记录QC数据表检查之前-工厂巡查第四十一页，共102页。42QC实验室是否整洁，房间管理是否到位（看看垃圾桶里面有什么）标签，标签，标签－－每个容器都要有标签（试剂、标准溶液、标准品、溶剂、相溶液、仪器、样品、培养基等）记录本（试剂、培养基准备、设备、高效液相色谱柱等）原始数据记录-清晰易读、清楚地解释错误有检测方法与质量标准方便易得稳定性储存区域是否受控并有报警准备好，检查员可能想观察人员如何做实验！！！检查之前-工厂巡查第四十二页，共102页。43记住-工厂巡查以及首次会议将决定其余检查部分的氛围。

检查之前-工厂巡查第四十三页，共102页。44后勤安排交通安排往返机场的交通安排日常交通安排酒店选择和预订在检查员到达酒店招待处的时候，要事先准备好欢迎信准备提供网络电话复印机传真机业余活动如果在餐厅用餐，提前预约就餐座位悬挂、摆放检查员国家的国旗第四十四页，共102页。45

检查准备

第2节检查-礼仪第四十五页，共102页。46日程检查的礼仪管理好接待房间管理好后台房间检查期间需要考虑的要点工厂巡查内部的每日总结会第四十六页，共102页。47接待或安保人员注意到检查员光临，要立即问候欢迎陪同检查员去检查的房间就坐要有常规的礼貌：热情提供咖啡或水，等等通常情况下，检查员会出示相关的检查文件(如果有)记下徽章号码记下检查员名字、职位以及所属地区机构检查礼仪(1)第四十七页，共102页。48互换名片说明来访的目的集合工厂管理团队和迎检小组人员询问检查的日程安排确定检查员午饭、晚饭的选择检查礼仪第四十八页，共102页。49只进入适当并必需的人员与记录会议室避免无关人员或“观察员”入内注意通往会议室的过道及洗手间等不希望有人迷路指定通往会议室的路线，避免经过GMP区域在检查员在场的情况下，避免进行更多补充和内部讨论、文件审核及电话会议尽量保持专业和轻松的氛围将手机调成静音会议室的管理（检查时的中枢神经!）第四十九页，共102页。50管理后台房间减少无关人员记录员应该由后台房间管理，并确保他们始终在场（清晨会议，起草演讲稿）审核记录笔记，并就问题进行罗列准备出文件的三份复印件，2份盖上“仅供参考”章，一份盖“机密”（一份保留在后台房间里）文件放置在有编码的架子上后台为将发生的情况做好准备（比如，在检查员去某些区域之前要先将这些区域准备好）第五十页，共102页。51信息介绍记住所传递的信息只有50%是专业内容，另外50%是表达技巧卓越的演讲技巧并不能掩盖差劲的专业内容，但能够把影响最小化优秀的专业内容却可以被拙劣的演讲技巧破坏掉如何表达信息非常重要，不亚于你要表达的内容每个参与者都代表着公司的形象检查就是一个信心构建或者信心坍塌的过程没有人比你更了解自己的工作，你自己才是专家第五十一页，共102页。52你可以做什么来帮助“管理”检查尽量在区域负责人和其人员准备好的情况下带领检查员去相应的区域。对于检查员的要求作出快速的反应文件提供要及时如果在食堂吃饭，要提前预订座位；如果想去厂外进餐，需要事先和检查员商量，包括进餐时间提前了解下一步将会检查的区域，并尽早通知相关人员尽可能预见检查员的要求询问第二天的检查安排检查注意要点第五十二页，共102页。53进入要检查的区域时将检查员介绍给区域负责人员让该区域负责人回答检查员的问题接待人员应该陪同检查员并监控着谈话进展，但尽量在幕后记住，检查员可能会询问员工不要告诉检查员不能向员工提问检查注意要点第五十三页，共102页。54如果员工回答问题有困难，主管应该协助为员工做澄清，但仅当自己确信答案的时候，为员工重复问题，或者请求检查员改述或复述问题查阅相关SOP转移检查员的注意力，为员工争取宝贵的时间思考答案检查注意要点第五十四页，共102页。55检查注意要点 提交给检查员的文件提交给检查员之前先简要审核一下文件（不是总有可能性）只提供所要求的文件不要妨碍、或不要试图猜测下一个问题或要求，等待问题被提出。提供没有要求的文件或信息会使得检查员调查原本并不想检查的范围决不为检查员主动收集或者提供样品第五十五页，共102页。56保持轻松和良好的关系（知道自己什么准备好和没有准备好）用于检查的标签的照片或者复印件公司允许拍照吗内部审计报告不是通常都给检查员的使用公司设备或服务使用电话、传真如果需要，提供私密场所表现出绝对的信任与礼貌检查注意要点第五十六页，共102页。57对潜在的检查缺陷保持一定的警觉要求立即讨论和决定以识别缺陷每天结束时询问当天所发现问题的概要总结（正式与非正式）记录下检查员所记录的信息与后续问题检查注意要点第五十七页，共102页。58对可能采取官方行动保持警剔－有问题的可能预兆要求供应商的详细信息要求某个产品或批次的销售列表扩展关注个人的职责范围和权限需要搜集更多的记录与文件出示的书面陈述要求签字收集非常规的样品有专家加入检查小组扩大样品的搜集检查注意要点第五十八页，共102页。59工厂巡查使得检查员对工厂的操作和纪律情况有详细的检查记住：工厂巡查与首次会议将决定其余检查部分的氛围。工厂巡查第五十九页，共102页。60工厂巡查(1)检查员的目的是取得初步了解，对于操作流程（物料和人员）单向进行或交叉人员的实际操作厂房设施、设备和系统!!第一印象非常重要!!.第六十页，共102页。61检查员随时可能会返回去进行更进一步的检查--不要放松警惕挽回糟糕的第一印象非常困难，也很被动。糟糕的第二印象表明最初的好印象只是作秀。如果准备得很好，并在检查之前进行了彻底的工厂审计，那么官方检查时的工厂巡查你就会更有信心工厂巡查(2)第六十一页，共102页。62检查员离开后，至少要有以下人员在场接待组长当天的记录员后台组长内部每日总结会(1)第六十二页，共102页。63会议目的接待组长，通知组员今天的事件记录员完成信息的记录后台组长通知组员关于检查员的悬而未决的要求，保留的有问题的文件及其他事件讨论次日应对的战略战术记录员完成当天的报告并通报所有相关的人员、专家、管理层（邮件）当日情况，以及次日的安排、需要的文件等组织开始起草纠正措施内部每日总结会议(2)第六十三页，共102页。64检查准备第3节检查第六十四页，共102页。65应做与不应做我们的使命应该减少误会保持专注协助检查进程不应该误导检查员提供错误信息（也许是由于误解）第六十五页，共102页。66应做与不应做基本举止要求积极的行为专业表现礼貌地回应对提出的建议和意见表现出兴趣对要求迅速作出反应（通过迎检小组）可以“不同意”（请求澄清）、讨论与询问，但是要始终表现有礼貌和专业第六十六页，共102页。67应做与不应做基本举止要求消极行为-不要紧张不要向检查员说谎检查中不要反应过于激动不要与检查员争论不要自愿提供信息你需要看看…需要复印件…与xx说话吗检查员会要求所需要的东西的不要指导检查员如何工作谨慎引用GMP或指南不要建议检查员的下一步该做什么不要要求检查员请求上级批准或澄清

第六十七页，共102页。68应做与不应做(1)回答问题

回答问题不是要显示你了解多少或不了解多少是你展现自己职业素养、对法规的理解、和感激检查员提出的建议和要求的时刻确保你正确理解问题的意思你完全可以表示需要参考正式的文件来回答所提出的问题（指南，SOP等）第六十八页，共102页。69应做与不应做(2)回答问题不要提供没有根据的看法不要回答自己领域之外的问题－应该让相关领域的专家回答不要回答有关原部门或原来工作的问题，因为相比你那会事情可能会有变化第六十九页，共102页。70应做与不应做(3)回答问题按照SOP来解释偏差（祝好运！）是否告诉过检查员从来没有违反过SOP？是否指明重大、一般、较小之间的区别我们的想法是永远不要违反SOP，否则，决无理由申辩!!第七十页，共102页。71应做与不应做(4)回答问题不要重复解释检查员的问题你的意思真的是….你真的想看看…..我知道你是在说…要检查员重复、澄清或进一步解释问题或要求第七十一页，共102页。72应做与不应做避免用以下短语我认为我觉得我猜一般的通常情况下老实说…(反之，不诚实？)通常的有时候偶尔显然的大多数结果…主要的第七十二页，共102页。73应做与不应做避免用以下短语我认为事情就是这样发生的不是我的问题太贵了我觉得我们应该改变…我不认为我们会考虑你的建议但是我一直是这样做事的你想要我们做什么？但是，同行的每个人都是这么做的第七十三页，共102页。74应做与不应做假设的问题不要拒绝回答假设的问题不要争论这种情况是不会发生的不要给出局限的或限制的答复我们会拒收那一批我们只整批海运，或什么也不运提供一个笼统的但是平衡的回复我会告诉我的主管并且我们会讨论这个情况我会具体分析一下然后来评价这种情况我要参考公司的条例和规定避免/谨慎当被询问观点类问题你怎么认为你的最好的猜想是…如果…那么你怎么做呢不存在非正式的回答，你说的每件事都是正式的回答（甚至吃饭或者休息时）第七十四页，共102页。75应做与不应做回答量化问题例子今年你们有多少例偏差你们的批偏差的平均数量是多少告诉我你们大概的产品不合格率--一定要坚持在回顾相关的纪录之后回答－不要猜测－要量化。第七十五页，共102页。76应做与不应做与检查员一起审核记录在审查期间不要指出你发现的任何错误不要评论你正在审核的质量数据不要在审核期间改正记录的错误避免反复提出要修改SOP第七十六页，共102页。77应做与不应做自愿提供信息，不是个好主意这样做会产生什么影响你的信息可能与之前说的信息相冲突你可能会提供错误的信息可能会使检查员分心，让检查员完成任务-可能会转移检查的重点，使得检查员产生怀疑第七十七页，共102页。78应做与不应做让检查员分心是不受欢迎的在一边讨论(开小会)可能吸引检查员注意到你的谈话可能表明你对检查不够重视和参与度不够会使得检查员根据你的“私下”谈话而追问更多问题专注于检查员的谈话-他会很感激的！第七十八页，共102页。79应做与不应做

是否有人给出了错误的答案错误回答检查员礼貌地纠正其他人的回答（要小心）在检查员在场时，不要互相争吵告诉迎检小组某成员正确的答案让迎检小组在合适的时候给出正确答案第七十九页，共102页。80应做与不应做专业讨论与检查员讨论科学和技术问题陈述你对规定的解释用数据、检测结果、参考文献支持你的立场避免深入的讨论与争执，要知道适可而止聆听检查员的问题与想法，然后阐明你的回应（不要抢答）你的回答不要指出显而易见的错误第八十页，共102页。81应做与不应做检查员的“建议”避免询问检查员的意见建议或解释－建议可能演化成命令不要跟进检查员的即兴要求，除非再次被要求－不需要提醒检查员之前的要求不要问后续的问题，一旦一个话题说完了，就不要恋恋不舍第八十一页，共102页。82应做与不应做质量标准确认可能的话，标准设置是基于公认标准的如果没有公认的标准，那么质量标准和限度是基于已批准的SOP、科学原理或者验证数据并且，这些有档案可查第八十二页，共102页。83检查准备

第4节文件审核第八十三页，共102页。84批记录SOPs标准操作规程年度产品回顾验证记录稳定性计划与数据投诉维护与校准偏差与失败调查OOS超出标准的实验结果变更控制培训文件通常需要的文件第八十四页，共102页。85批记录

未察觉到的错误未授权的工艺与记录的变更缺少的文件不受控文件可疑的分析结果为放行进行的不充分的审核未识别的偏差检查员会寻找什么第八十五页，共102页。86SOPs标准操作规程违背SOP的情况SOP没有反映当前的操作过期的SOP缺少SOP年度产品回顾没有追踪不良趋势没有包括GMP要求的区域关键信息不充分报告检查员会寻找什么第八十六页，共102页。87验证记录正式批准系统、公用设施、设备或区域等有效性的有签字的声明没有按照方案执行的偏差不充分的审核与批准有疑问的数据没有解释的矛盾未授权的变更保留的不完全的记录检查员会寻找什么第八十七页，共102页。88稳定性数据

错过稳定性时间间隔（没有正当理由）没有报告的偏差以及偏差没有跟踪缺少文件缺少合适的审查有选择性的报告检查员会寻找什么第八十八页，共102页。89投诉

没有充分跟踪/调查的投诉没有回复的投诉没有准循程序要求的时限没有告知相关政府监管部门检查员会寻找什么第八十九页，共102页。90维护与校验

缺少正式的计划错过时间间隔的情