OA自动化-XX通软iOA产品白皮书46

21为什么需要办公自动化(OA)系统 42(分析调研)当前市面OA产品面临的实施障碍 5 4.1IOA面向电子文档管理进行全面优化 13IOA具有B/S体系结构，满足异地办公需求 15 4.4IOA通过门户整合业务信息目录(栏目)，大大提高信息可用性 17 6.7全新.NET手写批注控件，更安全、更稳定 336.8全面整合WINDOWS活动目录管理(AD) 35 3 8(参数)产品的版本、功能定位和报价 40 41为什么需要办公自动化(OA)系统随着信息化建设的日益深入，无论是政府还是企事业单位，相互之间的信息沟通与协同工作越来越重要。在地域上，每个单位都希望能和异地的分支机构、上下级部门等保持实时联系，希望自己身处异地仍能了解和处理单位事务。在信息获取上，每个单位希望各种业务信息能按需整合，为员工和领导的日常办公和业务决策提供有效的信息。在沟通上，每个单位都希望上下级之间、部门之间保持紧密的沟通和协作，即使是跨部门的业务，也能按照流程，高效有序地执行。办公自动化系统就能集中解决上面的三大问题。通过办公自动化系，每个单位都可以实现：有效管理在业务处理过程中，各种以电子文档形式出现的企业信息资产，比如：报告、报表、邮件、会议纪要，等等；扫除信息获取上的障碍，使得任何岗位的人员在处理业务的时候，都能够获得充足的指示或决策信息，提高业务处理的效率和质量；部门之间的沟通和交流更加密切，对分布的、需要协同的工作任务能高质量、高效率地完成；信息能在不同层面进行共享，完全实现无纸化办公；由于信息在个人、部门以及整个单位范围的共享，人力资源投资得到了很好的保护和回报。52(分析调研)当前市面OA产品面临的实施障碍邮件系统到后期的群件系统、公文管理、知识管理以及企业门户，办公化系统已经经历了20多年、多个阶段的产品演化。第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实现了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时，等等技术，都存在被高估的嫌疑，也就是说，这些新概念出现的目的，仅仅是为了引导客户进行产品的购买；这和华丽但无用的产品外部包装6多概念，到了产品的具体实施，往往是脱节的。比如协同，客户希望的协同，是希望在组织层面上提升效率。实施了OA系统之后，发现产品仅仅能够进行信息共享或者实时沟通，两者是截然分开；通过OA系统给同事发个短信，可能很简单，但流程任务过来了，想系统发个短信给进机制，信息无法按部就班的进行推进；除此以外，系统其他太多的不也或者是即时通讯平台有了，信息由于没有很好的共享而出现沟通不充分，信息不到位的情况。这些，都是OA系统在实施过程的尴尬点。这种产品通过简单的打包，然后推向市场、推向广大的教育、外贸型企业以及制造型企业。这是大部分OA产品厂商的做法。这类型产品的可事流程、流程的执行模式都不相同。比如一些具有扁平组织架构的政府机关，涉及的决策模式很大程度上跟领导走，这样才体现办事效率；但比较大的机构，流程是按部门或者是确定的路径走的，这样才体现办事的流程化和系统化；这就是不同的两种执行模式。而划一的产品解决方案往往不能完全满足需求，给实施带来的直接不良后果就是因为系统支持的操作模式和现实的脱节而最终导致系统被摒弃。无论岗位如何，都面对着同样的一堆功能。而厂商往往以功能点多而自系统功能的执行最起码是应该有岗位分布的。比如政府机构的收文，不是任何一个科室都需要收文，一般只有办公室负责收文，其他科室的人7员，即使有一个收文的功能入口，他们也不会去使用，因为不是他们的空抛概念，雷声大、雨点小；功能缺乏整合、基本功能不过关盲目追求功能模块数量，不注意个性化和有机分配缺乏核心的、用户易掌握的系统结构，功能凌乱，难以掌握全局针对以上的种种弊端，客户很难做出明智的选择。往往都是由于受误导而购买产品之后，承受漫长的实施困惑。最后真正能勉强使用的，的投资也因为基本没有看到成效而让购买决策人员处境尴尬。8iOA的产品解决方案，完完全全按照客户的角度去考虑。通过为客动化系统进行无风险投资。之所以能达到这点，因为我们有以下几个方按需选择信息模块的安装，避免那些繁杂无用功能的盲目堆砌；支持公共、部门、团队间的信息共享，结合各种决策模式(投票、示和规范化工作流)，灵活支持各种业务的开展；产品具有高度可配置的特性；用户可以完全按照具体的业务需要，运用业界领先的软件技术，彻底将软件的功能模块和数据库分离。无限期试用、无用户限制，直到客户100%的满意度和实施把握才进行产品购买；的主要实施人员用最短的时间掌握系统，并通过最全面的教程材料，减轻实施人员的培训负担。除了以上在系统设计上带来的最直接的优势外，iOA产品的技术领先指标在同行中也是首屈一指的。各种高端技术的应用在同类型产品中9论是网络的页面的构造(.aspx页面)、还是系统内核异步技术设B入门户方案，到发布阶段)(图B.3：在知识库文章管理界面加入多媒体)；(图B.4：个性化的繁/简转换)(图B.5：多种即时通讯媒体的整合界面)OA4iOA产品的核心价值介绍帮助客户解决问题？…”，这是一些意向客户最通常会问到的问题。我其业务价值体现在其独创的几个系统设计核心。在本部分，我们通过一些详细的应用例子，向用户充分展现iOA简单而精要的系统概念，来说.1iOA面向电子文档管理进行全面优化OA说明里没有明显的关于电子文档管理的专项说明。这也是大部分OA系统始终没有明确的功能定位的主要原因。其实OA系统的定位一直都是道，OA管理的是公文、文章、论坛帖子、“概念型”的电子数据，和ERP的高度规格化的数据(各种单据、生产计划等等)不同，ERP数据主要用于统计和量化，而电子文档数据用于给“人”阅读，提升“人”的知识经验水平，进而影响“人”做决策。区别于关系型数据的另一个重要的企业信息资产形式。于电子文档，电子文档交换成为推进各种决策的重要方式。当今企业间的电子文档交换，比如电子邮件，已经成为电子商务的重要手段。有多少报价单、方案书、谈判不是在邮件中完成的？又有多少个单位不想把这些决策数据进行管理和编排？一个生产型的企业用户，花了几十万投P“采购单的采购作业规范”，同时降低生产环节中各种沟通成本，企业还会投资一到两万，购买一个OA系统，这样做都是为了决策透明。哪个单据谁做决策，决策质量如何，等等，都成为后期企业领导进行绩效以下几个产品特性体现。支持按照电子文档类型进行信息的分类和管理，系统支持多达28功能强大的HTML多媒体编辑器，用户可以在任何工作场景编辑含有多媒体信息内容的电子文档；，丰富电子文档的概念表iOAiOA在当前市面众多 名字就可以进行系统的访问(如图C.2)。(图C.2：通过在别的机器的浏览器上打入http://[服务器地址]/iOA20XX/进行系统的访问)装之后，通过管理员登陆系统界面，会出现以下版面(图C.3)。这就是人功能板块已经“定型”，比如：工作台历、便笺、邮件、短信和个人控制面板。这些功能都是固定的个人服务，个人服务无需进行深度的实施，因为个人服务比较单一，任何办公系统的个人用户总会用到这些服务。我们把这部分功能的入口编排在系统的横幅位置，方便用户在浏览电子文档信息的同时，快捷地进行个人办公。横幅的中间部分有6个图标位置，这几个图标并没有设定链接，但经过实施之后，横幅的这些入口可以编排成我们需要的子模块，这个过程只需按照我们的实施手册进行一系列的栏目建立、门户定义和发布就可以“组建”成符合不同应用C.3：内核版的门户结构)同样道理，我们的数据库还可以容纳各种不同的行业以及企业级应我们的产品还可以免费下载各种不同的预装版数据库，安装的过程只要而大大的缩短了实施的过程和时间。4.4iOA通过门户整合业务信息目录(栏目)，大大提高信息可用性iOA系统通过门户作为客户的信息组织单位，可以在上面添加各种带有不同类型的信息栏目。比如门户可以添加一个流程化的信息栏目，目录(栏目)可以在系统的四大信息中心(知识、交流、业务和决策)中创建。任何一个栏目都可以设定电子文档类型(知识库文章、流程消息、办公设备，等等)。设定了某个电子文档类型的目录，新建的时候就会出现相应的、配合本目录文档类型的界面。比如当选定的电子文档类型是“任务”的时候，点击栏目的新增功能就会出现专门维护任务的因为信息栏目可能发布到门户的一个确定的区域，因此用户可能想按照栏目的内容发布和这个栏目相关的不同的信息。比如一个工作流目录，我们很容易可以选到这个门户控件(图C.6)以及看到最终的效果(图C.7)。C.5：新建任务界面)(图C.6：选定一个目录在门户上的显示控件)(图C.7：栏目通过门户控件在门户上的显示效果)用户无需为找不到合适的OA产品而担心。只需要掌握几个核心的系统概念，用户自己也可以进行系统深入细致的实施，满足日常办公和管理5iOA产品的有效实施保证100%满足客户的需求。市面上流行的、鼓吹无需实施的OA产品，在某种程度上是断章取义的说法，对最终消费者是一个误导。我们通过大量以往客户的实施例子，总结了客户在进行OA产品的实施中主要体现的BBSOA公共栏档类型，对不一系列辅助信息目录；这点是整个实想。“我们没有必要强求一个客户购买他们不需要的产品”，这是卡内。实施不成功就是我们产品的失败。这样的思想下，我们必须要具备有效的解决方案，保证客户对软件功能的成功实施。针对这个点，iOA有非常成熟的解决方案。首先，我们把整个OA产品内核的截图说明(见图C.3)就可以看得清清楚楚。面向个人的服务等等一系列软件操作，就可以有目的性地帮助客户一步一步建立满足业务需要的各种信息门户。了不同版本的数据库，各种不同的业务门户可以在产品安装后马上看到6iOA产品的突出技术卖点子文档信息的传递和共享。在20XX年，我们投入重要的科研资源在产品的客户化方面。通过融入群件系统，整合多个核心信息部件，让iOA产品在信息的存储和业务处理服务上更趋多样性。在同一年，我们发布 iOAXX读者感受一下iOA和在同类产方式完成和系统的互动。要提交多媒体内容，传统方法要求人员懂得特定的互联网协议语言(HTML)，这个要求使得基于Web多媒体编辑不是一个人人都可以掌握的技能。iOA产品充分考虑了这一点，融合了强时可以通过基本的纲要格式进行排版。假如要进行多媒体的插入，我们通过两步简单的操作就可以插入多媒体：1)上传；2)插入。上传的多媒体形成文档的多媒体库部分(在编辑器工具栏的上方)，只需要点击“插入媒体”就可以将多媒体文件(声音、图像、电影)直接在内容编辑器上显示，保存后就形成一份带有多媒体的文档。媒媒体库(通过上这种编辑器模式在整个iOA系统到处可见，无论是知识库文档的编辑和发布、报告的撰写、表单的填写都采用这种多媒体混排的技术。通过这个技术的广泛应用，用户可以快速生成多媒体文档，让提交的文档部门之间要共同完成一些特定的业务流程需要多个群体决策过程，这些过程主要是靠交换电子文档信息来完成，比如单据的审核。但同样的决策，在组织架构和管理制度不同的单位里，却有不同的决策模式。同样的合同审批，对于管理规范的大机构，审核走确定的部门路径；而对于小机构，主要还是某些领导作决策。这里面就涉及两种不同的决策概念，同时把文档和决策模式严格分离，做到同类电子文档可以支持不投票决策：面向公共决策；E共投票收集公众对议题的认同情况)会议决策：面向会议形式的决策；E召开会议/视频会议，并在与会人员之间进行纪要共享)传阅决策：面向信息的小团体披露；E范围的内部传阅)请示决策：面向以人为主的决策机制；E面向人员的请示)规范化流转决策：面向确定的决策路径。E向固定路径的流转)iOAiOA产品对各种实时要共同完成某项业务的不同部门和个人之间首先应该能够共享足够的信息；然后，保证业务执行的规范和保证执行的效率。比如，流程由员工A提交，紧接着的下一流程环节上的员工B应该马上收到即时消息通知任务的到达。iOA出色完成以上的协同特性设计，而且，iOA能在不同层面，将截然不同的即时通讯平台整合在一起。iOA整合金鹏(JinPeng)和梦网(Moment)短信猫，能直接发送数的设定，我们可以规范在某些信息目录添加新电子文档引发的“紧张”程度，有些重要的电子文档创建，比如“客户投诉”，或者“重大事故汇报”等等，都需要我们启动实时机制，迅速通知相关人员。能够刻画任何规范化工作流转的流程表达符号。该套符号简单易懂、灵活高效，特别适合表达协同工作中的按步骤产生的会签、传阅、审核、并发活动。在业务处理流程的执行中，并发活动符合统筹原理，将大大流程定义的图型化表达，直观可读流程具有进度指示，对已经执行的部分(步骤、活动)系统会显示流程的系统机制流程的系统机制 的效果(评论+意见)活动(并发)流程消息的三部分E流程执行指示图)iOA版本支持三语：简体中文、繁体中文和英文界面。繁/简内码自动转换。系统只选用一套存储编码标准，繁/简转换都是通过快速转换技术完成。因此，用户完全不需要担心数据需要重复存储来达到繁简混排整个信息板块都可以分拆分为不同的区域和部件，客户可以按照自身的企业和政府机构只要对信息进行了很好的规划和排布，就能全面的辅助市面上流行的批注软件，都是以旧有的/ActiveX控件作为基础的。fice这样既麻烦又不安全，是很不负责任的做法，因为这样将会导致最先被网络病毒困扰的就是该用户的机器。部件的安全性因为没有一个很好的T6.8全面整合Windows活动目录管理(AD)整合是很多OA厂商忽视的问题。一般客户在购买网络设备和电脑Windows系iOA需要用户进行二能完成以上效果，用户只需要将iOA调成混合登陆模式，通过文件，但系统却没有办法根据这些附件给出一个全文查找的方案，没有办法用关键字匹配附件中的内容进行查找。举个例子，一个方案书是以那段内容。问题来了，计划书都是同一的标题(只有日期不同)，附件个阶段的方案书有相类似的内容。要成功查找到附件，就需要系统深入iOAiOA全文检索引容全文检索和排名；以及4)附件全文检索和排名，四大类别的查找(见图E.12)。4iOA产品的服务流程和资源管理软件厂商之间的竞争，都是服务(包括：售前、售中和售后)的竞争。谁客户提供了更贴心的服务、更有竞争力的价格，谁就可以赢加盟合作伙伴，瞄准的都是软件的服务市场。我们不在软件的功能模块上盲目叫价，要客户真正用得上才是“硬道理”。iOA售前支持客户要决定上办公自动化系统，我们将提供一系列的售前支持，包括纸面材料、电话访问、系统预装等等服务，方便客户进行购买决策。产品材料包括：功能白皮书(本文)、功能模块和版本划分表、产小册子(核心介绍)、产品实施手册介绍、产品用户手册介绍、免费的实施咨询：一旦客户确定了产品的最初iOA售中服务对于产品的购买，我们具有以下几个优惠措施使购买我们产品的客30天以上的无条件退货保障(除了无限期试用外，额外附带的购支持电子商务和网上订单，方便付款；AiOA售后服务产品售后是我们重点关注的部分。很多OA厂商的一贯做法是“售过使用经验进行交流和网络共享，会促进更多的客户敢于投资办公自动使用案例和经验，将纯技术的方案提升到一任何客户都希望办公自动化的定位是能真正解决企业面临的管理难题，而不是普通的一个软件功能。企业的管理制度是根据企业的发展战8(参数)产品的版本、功能定位和报价为主。因此，我们的产品功能点的多少，不象ERP以固定的功能模块多少作为评估标准，我们以产品支持的电子文档类型以及相应的管理功能子文档，我们可以按照需要，构建我们的信息栏目和门户。用户类电子文档类型(28种)：电子邮件；(多媒体)知识库文参考/链接；一般文件；图片资料；团队日程安排；团队任务；工作请示消息；应用文档；办公耗材；会议室/场地(预约管理)；管理类电子文档类型(5种)：自定义模板；自由流转模板；规范不同的电子文档类型有不同的配套业务功能，比如日程类的电子文给相关人员进行待办提醒。按照这种划分，系统功能是否涵盖全面取决于系统支持的电子文档数量。按照这个标准，iOA产品系列划分为：1)标准版(1版和工作/资源管理专业版(Professional)流程/协同管理企业版(Enterprise)精确/全息管理识共享平台，自由划分知识栏目，建立全面的企业知识库。”信猫平台业建立和谐的工作环境，提高处理日常办公业务的效率。”外的各种流转模式策模式，提升企业的组织学习能力；把电子文档从创建、交流/流转，到最后的共享条理化，从而优化企业的决策环境。”的建立涵盖全面的电子文档处理✓支持基于不同类型电子文档上的共享和群决策模式，包含了简体决策模式的支持✓提供具有创新技术含量的流程定义符号，帮助企业积累流程化业务处理的经验，并通过流程符号表达出来，成为流程控制的依据，从而使得文档的处理严格按照预定的轨迹进行对电子文档中的知识资产的控制力度，达到业务经验的更有效积累，帮助企业系统化的回收人力资源成本。”✓面向邮件以及Web内容在内的主要企业电子文档来源，构建线型电子文档✓构建“个人——团队——企业”三个层面的文档共享空间和机制；个人空间可以组织和发布在门户上，通过筛选和流转建立高建立高效可用的知识库✓引入全局效率指标，管控流程执行的效率；引入绩效指标，评估个人在文档共享、群决策效率上的绩效参考iOA考作为全套产品的基本功能点，我们做了如下的罗列。但业务功能点的多少，最终还是取决于客户的按需求配置到不同门户的信息量，以及为了某个业务的开展而配套设置的一系列信息栏目。因此最终系统能使的，远远不止以下所罗列的功能点数。专业版企业版知识、门户管理模块多媒体知识库文档编辑器✓✓✓✓✓✓✓✓动态门户管理✓✓✓✓知识中心✓✓✓✓交流中心✓✓✓✓业务中心✓✓✓决策中心✓✓✓共享门户✓电子文档类型和应用支持(多媒体)知识库文档✓✓✓✓人员(人事档案、通讯录)✓✓✓✓公共便笺论坛帖子参考/链接一般文件工作请示消息应用集成办公耗材房间(预约管理)办公设备(通用)传阅消息会议工作流消息个人个人个人个人个人个人计划工作台历任务工作日志便笺功能✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓个人短消息(MSN/RTX/手机短信扩展)✓✓✓个人通讯录✓✓✓个人链接✓✓✓个人文档库✓✓✓个人信息门户✓✓✓个人资源门户✓✓个人考