蓝海办公管理制度流程规定汇编

蓝海机构行政办公管理济南蓝海办公管理制度汇编一、组织架构：办公室主任办公室行政 前台文员 驾驶员 保洁员二、人员构成：职位编制备注办公室主任1名办公室文员1名前台文员1名贺驶员1名保洁员1名三、岗位说明书：第1页共40页蓝海机构行政办公管理办公室主任岗位说明书一、工作内容岗位职责（逐项说明工作任务、责任、目标等）工作内容1、主持地产事业部与广告媒体事业部办公室日常工作，督促所管辖人员履行其岗位职责，检查其工作效率及质量；2、负责高管例会的会务工作以及机构重大活动的组织安排和协调工作；3、负责督查对执行机构决定事项及工作计划完成情况；4、负责办公环境的建设和管理工作；5、负责办公室内部制度建设；6、上级领导交办的其它工作。二、任职条件学历本科，文秘、工商管理相关工作经验5年以上行政办公工作经验，3年以上相似职位管理工作经验具备知识行政管理、文秘、公共关系、计算机等综合知识素质要求亲和力好、理解力强、认真负责、善沟通、文笔佳，具有团队合作精神年龄要求30-55岁第2页共40页蓝海机构行政办公管理办公室文员岗位说明书一、工作内容岗位职责（逐项说明工作任务、责任、目标等）工作内容1、执行地产事业部与广告媒体事业部办公室日常工作；2、执行办公环境的建设和管理工作；3、接待来访人员；4、采购保管登记和按规定发放机构办公用品、建立办公用品领用登记制度；5、文件管理归档；6、一般性财务报销工作；7、公务用车管理；8、卫生工作；9、上级领导交办的其它工作。二、任职条件学历大学专科，文秘、行政相关专业工作经验1年以上文员工作经验具备知识具有行政文秘、档案管理专业知识素质要求忠于职守、细心、责任心强年龄要求23-40岁前台文员岗位说明书第3页共40页蓝海机构行政办公管理一、工作内容岗位职责（逐项说明工作任务、责任、目标等）工作内容1、接听、转接电话；来访客人通报及接待；2、负责机构公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；3、统计每月考勤并交财务做帐，留底；4、协助执行采购办公用品、员工生日蛋糕、水票、快递等并统计金额进行相关报销工作；5、协助执行打印机、复印机的加碳粉、维修联络工作；6、信息的上传下达；7、工作资料的保存、分类、归档、保管；8、卫生工作；9、上级领导交办的其它工作。二、任职条件学历高中以上学历，文秘、行政相关专业工作经验1年以上文员工作经验具备知识电脑打字、排版、文秘知识素质要求忠于职守、细心、责任心强年龄要求20-28岁驾驶员岗位说明书一、工作内容第4页共40页蓝海机构行政办公管理岗位职责（逐项说明工作任务、责任、目标等）工作内容1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，不嗜酒，安全驾车；2、认真执行《公务车管理办法》 ，遵照其中要求，开展日常工作；3、服从部门领导对工作的安排，配合务业务部门完成公出、出差任务；4、爱惜车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件；5、保持车辆的清洁 (包括车内和车外的清洁 ),禁止在车内吸烟；6、发现所驾车辆有故障时要立即检修；7、在报销过桥、过路、停车费等费用时，应在票据后背书，注明事由及时间并经用车人签字确认；8、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查；9、按派车单要求准点发车，准确到达，执行外出接待任务时，使用礼貌用语，着重客户。10、上级领导交办的其它工作。二、任职条件学历中专以上学历工作经验持驾驶证，有5年以上驾龄，无交通事故记录具备知识驾驶知识、有关交通安全管理的规章规则素质要求不嗜酒，稳重踏实，责任心强年龄要求28-50岁保洁员岗位说明书一、工作内容岗位职责（逐项说明工作任务、责任、目标等）第5页共40页蓝海机构行政办公管理工作内容1、遵守机构的规章制度；2、每日清洁办公大厅、各办公室与会议室、走道；3、定期清洁玻璃；4、每日不少于一次收集、清运各部生活垃圾和公共场所垃圾；5、领导临时交办的其它工作要即时完成。二、任职条件学历初中以上学历工作经验2年以相似岗位工作经验具备知识公共区域清洁知识素质要求耐心细致，适应体力劳动，有责任心。年龄要求30-55岁四、制度、工作流程及相关表单：济南蓝海办公制度汇编第一章 规范化简称 9第二章 公文处理办法 12第一节 总则 12第6页共40页蓝海机构行政办公管理第二节 公文种类 12第三节 公文格式 13第四节 收文办理 13第五节 发文办理 14第六节 公文管理 14第七节 附则 15第三章 会议管理制度 15第一节 总则 15第二节 适用范围 15第三节 会议分类 15第四节 会议的提出 16第五节 会议组织与管理 16第六节 会场过程服务 17第七节 会后跟踪 17第八节 附则 17第四章 保密工作制度 18第五章 印章管理规定 19第一节 总则 19第二节 印章的领取和保管 19第三节 印章的使用 19第四节 责任 20第六章 档案管理办法 20第一节 总则 20第二节 机构的档案范围及管理体制： 21第三节 立卷归档制度 21第四节 档案管理工作 22第五节 档案利用工作 22第七章 对外接待管理办法 23第一节 总则 23第二节 对外接待范围 23第三节 对外接待部门 24第四节 对外接待原则 24第五节 接待规格的确定 24第六节 接待礼仪 25第七节 引见 25第八节 行路 25第九节 其他 25第十节 接待内容和程序 26第八章 合格供方的选择与采购 26第一节 合格供方的选择条件 26第二节 对合格供方的确定 27第三节 对合格供方的再评价 27第九章 公务用车管理办法 27第一节 车辆使用范围及管理 27第二节 车辆的使用原则 28第四节 司机管理规定 28第7页共40页蓝海机构行政办公管理第五节 违规与事故处理 30第六节 车辆维修须知 30第十章 办公财产管理办法 31第一节 总则 31第二节 办公用品的分类 31第三节 办公用品的管理责任部门 32第四节 办公用品的申请 32第五节 办公用品的审批 32第六节 办公用品的采购 32第七节 办公用品的入库管理 33第八节 办公用品的保管 33第九节 办公用品的领用 33第十节 办公用品的报废 34第十一节 辞职清退情况处理 34第十一章 合同管理制度 35第一节 总则 35第二节 合同的订立 36第三节 合同的履行 37第四节 合同的变更和解除 37第五节 其他 37第六节 附则 38第十二章 办公礼仪管理规定 38第十三章 公司网站论坛管理 39第一节 总则 39第二节 管理与使用 40第三节 奖励与处罚 40第8页共40页蓝海机构行政办公管理第一章 规范化简称第一条 凡机构的控股企业、参股企业、关联企业、承包经营企业及委托机构管理的企业，统称机构属下企业（或称属下各企业） 。第二条 凡隶属机构，接受机构直接管理的企业统称机构直辖企业；凡机构直辖企业的属下子机构、分机构统称为机构二级企业或二级机构。第三条以下企业简称如下：1、总部机构企业全称简称缩写简拼（对外）（对内）（用作发文机关代字号）（用于档案管理）蓝海机构蓝海机构机构或总部蓝海机构WL福建蓝海房产投资顾问有限机构福建蓝海房产蓝海房产蓝海房产WLFC总部福州精实精实精实JS销售一部福州精实销售一精实JS福州精实房产投资顾问有限机构销售二部福州精实销售二精实JS销售三部福州精实销售三精实JS销售四部福州精实销售四精实JS福州蓝海国际房产投资顾问有限机构福州蓝海国际蓝海国际蓝海国际WLGJ第 9页共40页蓝海机构行政办公管理福州蓝海天成商业地产投资顾问有限机构蓝海天成商业地产部蓝海天成WLTC福州蓝海视野房产顾问有限机构蓝海视野视野蓝海视野WLSY福州蓝道智业文化传播有限机构蓝道智业企划部或策划部蓝道智业LDZY福州蓝途广告有限机构福州蓝途活动部蓝途广告LTGG2、济南蓝海企业全称简称缩写简拼（用作发文机关代字号）（用于档案管理）济南蓝海房地产营销策划有限公司济南蓝海济南蓝海JNWL济南蓝蓝广告有限公司济南蓝海济南蓝海JNWL第10页共40页蓝海机构行政办公管理第四条 适用范围：（一）以上简称、缩写适用于机构各部、 机构属下各企业之间的相互行文、 称谓等内部使用；各企业对外行文时一律应按规范的称谓具以全称。（二）凡在落款签章时须标明企业名称的应用全称。（三）今后如有新的企业成立，机构将重新规范其各类简称、缩写。（四）机构直辖企业可根据本企业实际制定除上述规定以外的二级机构 （企业直辖企业） 的规范化简称、缩写，针对各职能部门、专用术语等确定其规范化简称，但须报备机构。第11页共40页蓝海机构行政办公管理第二章 公文处理办法第一节 总则第一条 为使机构公文处理规范化、制度化、科学化特制订本制度。第二条 机构公文处理是指公文的制办、管理、归档等相互关联、衔接有序的工作，包括发文处理和收文处理两部分内容。第三条 机构公文主要包括决定、 意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。第四条 机构正式公文的格式参照《国家行机关公文格式》规定执行。第五条 公文处理必须符合国家法律、法规，执行保密规定和其它相关要求。第二节 公文种类第六条 机构行文分类：（一）代字为“蓝海”的公文：主要为机构向政府或行业主管部门请示有关事项等的对外发文，文种有请示、报告、议案等。（二）代字为“蓝海机构”的公文：主要为机构向各部室、属下各企业除人事以外的发文，文种有通知、通报、意见、批复等。（三）代字为“蓝海人”的公文：专用于机构有关人事任免、奖惩、机构设置等的发文，文种有通知、决定、通报等。（四）代字为“蓝海办”的公文：主要为经机构同意，以总裁办公室名义的内部发文，用于布置工作、转发行业部门公文等，文种有通报、批复、通知、意见、内部情况通报等。（五）代字为“蓝海函”的公文：主要为机构向机构不相隶属单位间商洽工作等的外联公文，文种有函、情况说明等。第七条 济南蓝海行文分类：（一）代字为“蓝海（济）”的公文：主要为济南公司向政府或行业主管部门请示有关事项等的对外发文，文种有请示、报告、议案等。（二）代字为“蓝海机构（济）”的公文：主要为济南公司向各部门、除人事以外的发文，文种有通知、通报、意见、批复等。（三）代字为“蓝海人（济） ”的公文：专用于济南公司有关人事任免、奖惩、机构设置等第12页共40页蓝海机构行政办公管理的发文，文种有通知、决定、通报等。（四）代字为“蓝海办（济） ”的公文：主要为经机构同意，以济南公司办公室名义的内部发文，用于布置工作、转发行业部门公文等，文种有通报、批复、通知、意见、内部情况通报等。（五）代字为“蓝海函（济） ”的公文：主要为济南公司向公司不相隶属单位间商洽工作等的外联公文，文种有函、情况说明等。第三节 公文格式第八条 机构正式公文一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。第九条 机构对外公文格式请参照《对外行文模板》 。第九条 机构对内公文格式请参照《对内行文模板》 《工作申请单》。第十条 发文机关应当写全称或者规范化简称。第十一条 公文签发人应是公文制发单位的法定代表人； 机构内部签呈由制发部门主要负责人或主持工作的负责人签发。第十二条 行文中采用简称， 一般应先用全称， 并注明简称。机构有规定的规范化简称可在其团内部直接使用。第四节 收文办理第十三条 收文办理程序：签收→登记编号→签转→领导签阅→承办→催办→查办→归档。第十四条 收文办理要求（一）收文处理杜绝人走文停的现象发生。相关负责人临时外出公务的，如遇紧急事项，由在办部门指定专人电话请示签注会签意见，事后补办手续，以防止处理程序脱节。（二）因特殊情况需交机构高管办公例会讨论的，应事先告之，待议后再予以回复。（三）收文处理时限要求1．部门拟办意见，在 2至4个工作日内反馈。2．领导会签意见，在 2至6个工作日内反馈。3．领导审批意见，在 2至8个工作日内反馈。4．办公室接件后确认为不予受理的公文，在一个工作日内反馈来文单位。第13页共40页蓝海机构行政办公管理5．已受理的公文从签收之日起 3个工作日内办结并回复来文单位；对确因特殊情况不能及时回复的，由办公室行政文员每日用电话将批复处理的进展情况告知来文单位。6．特别紧急的公文应组织临时会议审议，在当日办结。（四）收文处理催办考核1．办公室行政文员，负责公文处理各环节的时限考核与登记工作，内容包括请示公文的发文时间、收文时间，各处理环节的受文时间和反馈时间、 办文延误说明，回复来文单位时间。2．按月对公文处理情况进行统计汇总。第五节 发文办理第十五条 发文办理程序：拟稿→主办部门负责人核稿→办公室负责人审核、 签转→相关单位会签→领导签发→编文号→缮制→盖章→分发→归档。第十六条 发文办理要求（一）机构发文由总裁签发或由总裁授权人签发， 济南公司发文由总经理签发， 报机构备案。（二）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。（三）草拟和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。（四）公文在送领导签发之前，由办公室审核，内容要符合党和国家的方针、政策、法律法规以及上级机关的有关规定， 完整、精炼、准确地体现发文意图， 公文格式要符合规范要求。（五）对下发的重要公文，主办部门应当及时了解和反馈执行情况。第六节 公文管理第十七条 秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取保密措施，确保安全。第十八条 公文办完后，应及时将公文的定稿、正本及有关材料整理立卷。第十九条 公文归档应当根据其相互联系、 特征和保存价值， 分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，能正确反映本机构的重要工作情况。第二十条 立卷的公文由办公室统一保管，个人不得保存存档的公文。第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文， 经办公室鉴别和分管领导批准， 可以定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不丢失，不漏销。第14页共40页蓝海机构行政办公管理第七节 附则第二十二条 本制度自颁发之日起实施。第二十三条 本制度解释权归办公室。相关表单：表格名称编号备注对外行文模板WLXZ-J001对内行文模板WLXZ-J002工作联系函WLXZ-J003工作任务单WLXZ-J004工作申请表WLXZ-J005文件会签记录WLXZ-J006第三章 会议管理制度第一节 总则第一条 为实现对机构各类会议进行有序的组织与管理， 确保会议召开的质量和效率， 特制订本制度。第二节 适用范围第二条 本制度适用于机构各部门召开的各项会议的组织与管理。第三节 会议分类第三条 会议依周期分为两类。（一）定期会议，也称例会，指机构各级部门按规定定期召开的会议（如每周一机构高管例会，每周六全体例会）。第15页共40页蓝海机构行政办公管理（二）不定期会议，召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议。第四节 会议的提出第四条 各项定期会议应根据机构组织和总体经营发展的需要提出， 各部门按照事先约定的会议时间、与会人员、会议报告内容进行参会准备， 如有特殊情况，办公室将另行通知说明。第五条 不定期会议的召开由会议组织部门根据工作需要和会议内容事先向办公室报备， 会议的组织和管理工作按本制度执行。第五节 会议组织与管理第六条会前准备（一）定期会议（如每周一机构高管例会），已确定会议时间、地点、与会人员的办公室不再通知。（二）不定期会议召开时如需配备饮用水、水果等的，由会议组织部门根据会议重要程度提供采购安排及预算，并提前向办公室报备，由办公室统一采购、清洁、摆放。（三）如需办公室通知与会人员的（如重要提案等），由会议组织部门提供会议具体的议程、时间、地点、着装要求、与会人员。（四）会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁。第七条会场布置（一）会议场地可根据会议的性质和与会人数来调整。（二）除座位安排外，还应根据会议的议题准备白板、白板笔、投影仪等设备。第八条会议通知（一）会议的通知分为书面通知和口头通知两种。（二）会议通知的内容包括：召开原因、会议主题、会议起始时间、与会人员、会议议程、准备资料等内容。第九条 准备会议材料（一）会议主持人或与会者负责准备会议报告、参考材料、数据、电子文件、实物等。（二）与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。第16页共40页蓝海机构行政办公管理第六节 会场过程服务第十条 会议接待与签到（一）会议召开前进行签到，并准确统计会议人数。（二）安排会议记录、拍照或摄像，由会议主办部门派专人负责以笔录或电脑的形式进行记录。第十一条 会场服务（一）分发会议文件和材料。（二）内外联系、传递信息。（三）维持会场秩序。（四）处理临时交办事项。（五）在机构外的会议，需准备好会议用餐、会议住宿等服务，相关事项按照机构的预算标准安排。（六）其他服务。第七节 会后跟踪第十二条 编写会议纪要并下发。第十三条 会议总结，对整个会议组织、服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，并加以改进。第十四条 会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全，按照一会一卷的方法设立案卷，并加以保存。第八节 附则第十五条 本制度解释权归办公室所有。相关表单：第17页共40页蓝海机构行政办公管理表格名称 编号 备注会议签到记录表 WLXZ-J007会议记要模板 WLXZ-J008第四章 保密工作制度第一条 为保守机构秘密，维护机构发展和利益，制定本制度。第二条 全体员工都有保守机构秘密的义务。第三条 在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏机构秘密，更不准出卖机构的秘密。第四条 机构秘密是关系机构发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。机构秘密包括下列秘密事项：（一）机构经营发展决策中的秘密事项；（二）人事决策中的秘密事项；（三）专有生产技术及新生产技术；（四）招标项目的标底、合作条件、贸易条件；（五）重要的合同、客户和贸易渠道；（六）机构非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号；（七）其他董事会或总经理确定应当保守的机构秘密事项。第五条 属于机构秘密的文件、 资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、 收发、传递、保管。第六条 机构秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。第七条 非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。第八条 记载有机构秘密事项的工作笔记， 持有人必须妥善保管。 如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。第九条 接触机构秘密的员工， 未经批准不准向他人泄露。 非接触机构秘密的员工， 不准打第18页共40页蓝海机构行政办公管理听、刺探机构秘密。第十条 对保守机构秘密或防止泄密有功的， 予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露机构秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。第十一条 信息室、档案室等机要部门， 非工作人员不得随便进入， 工作人员也不能随便带人进入。第五章 印章管理规定第一节 总则第一条 印章是机构经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到机构正常的经营管理活动的开展， 甚至影响到机构的生存和发展， 为防止不必要事件的发生， 维护机构的利益，制定本办法。第二条 机构总裁授权总经办全面负责机构的印章管理工作。第二节 印章的领取和保管第三条 机构各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第五条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有机构印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第三节 印章的使用第六条 机构各级人员需使用印章须按要求填写用印申请单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经机构有关人员审核。第七条 经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第八条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第九条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十条 机构总裁对机构所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第19页共40页蓝海机构行政办公管理第十一条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。第十二条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十三条 用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存， 定期整理后交办公室归档。第十四条 印章原则上不许带出机构，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，裁明事项，经总经办批准后由携带使用。第十五条 公章的使用决定权归机构总裁，其他各印章的使用决定权由各部总经理根据实际工作需要进行授权。第四节 责任第十六条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向机构总裁报告。第十七条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十八条违反本办法的规定，给机构造成损失的，由机构对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。相关表单：表格名称 编号 备注印章使用申请单 WLXZ-J009第六章 档案管理办法第一节 总则第一条 为加强公司档案管理工作， 有效地保护和利用档案， 结合本公司实际情况， 特制定本办法。第20页共40页蓝海机构行政办公管理第二节 档案范围及管理体制：序号档案范围管理部门备注1人事档案人资部暂由办公室负责2机构内刊《蓝途》（含电子文件）办公室、企划部3设备及各种书籍办公室、企划部4机构及总裁荣誉总经办、办公室5图纸及技术资料、工程验收及鉴定报告各主办部门6各阶段设计资料、销售资料（含电子文件）各主办部门7制度经营决策计划管理统计财务及各类通知各主办部门第三节 立卷归档制度第二条 归档范围：具有考查、利用价值的文件材料；第三条 归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档；（一）按年度形成的文件，第二年上半年归档。（二）凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。（三）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。（四）销售项目、企划设计项目、工程项目，按工作阶段性进行归档。（五）各类荣誉证书在收录，留取复印件后立即存档。第四条 档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。 各单位、各部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。第四条 归档要求（一）材料完整齐全。（二）系统、条理、保持有机联系。归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映各项工作、活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。（三）归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件、设计应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。（四）归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。（五）凡涉及本机构重大活动形成的音像材料、各种证书证件均由主办部门收集、整理，及时归档。第21页共40页蓝海机构行政办公管理（六）凡需归档的音像等电子材料，不得以工作需要为理由，长期由部门和个人保存，应及时移交档案室，如需查用，可在归档后办理借用手续。（七）仪器设备档案由各部门负责收集、整理、组卷，及时移交档案室存档。第四节 档案管理工作第五条 档案的管理：区分全宗，正确立档部门；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。第六条 档案保管：存放档案必须有专用橱 (柜)架，负责档案管理人员定期 （一般每年一次）检查及清点，核对制度，并切实做好防窃、防窃密、防火、防虫、防高温、防潮等工作。第七条 档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。第八条 档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经相关领导批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。第五节 档案利用工作第九条 档案借阅要根据档案的机密程度和利用范围，履行审批手续，方可借阅。第十条凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，借阅档案应在“档案借阅记录”上登记，注明借阅档案的名称、数量、时间、部门、目的。归还时注明归还日期和归还人。第十一条案卷借出时必须严格登记，点交清楚，严禁在档案上增添、划圈和涂改，更不得抽出、拆散。第十二条音像档案是整个档案的有机组成部分，如实地反映了机构历史活动的真实面貌，具有重要的保存价值和参考利用价值。对无故损坏声象档案者，应追究责任。第十三条档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件。本管理制度如有未尽事宜，可随时补充；本管理制度自下发之日起实施。相关表单：表格名称 编号 备注档案借阅单 WLXZ-J010档案书籍借阅记录 WLXZ-J011第22页共40页蓝海机构行政办公管理第七章 对外接待管理办法第一节 总则第一条 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分， 为使对外接待工作规范有序， 具有统一的机构形象，特制定本办法。第二条 本办法适用于全机构与公司各部门。第二节 对外接待范围第三条 本办法规定的接待范围主要是机构及所属各部门， 以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。第23页共40页蓝海机构行政办公管理第四条 接待的对象分为内宾和外宾。第三节 对外接待部门第五条 办公室为机构负责接待的职能部门。第六条 遇到重大接待工作和活动， 可由总经办协调若干部门共同做好此项工作， 有关部门要积极主动配合。第四节 对外接待原则第七条 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。第八条 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。第九条 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调。第十条 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。第十一条 周到原则。接待程度应衔接周密， 接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。第十二条 保密原则。向来宾介绍情况，注意保守机构情况、机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。第五节 接待规格的确定第十三条 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。 适用于主管事业机关派员来人、 其他企事业单位来员洽商重要事宜。第十四条 对等接待。适用于一般性接待活动。第十五条 低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。第24页共40页蓝海机构行政办公管理第六节 接待礼仪第十六条 见面。原则为主动、热情、礼貌。第十七条 接待：主动起迎，问明来意。第十八条 安排交谈地点：（一）根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、会议室）进行交谈；（二）工作忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；（三）切忌让客人久候而无人问津。（四）客户提出想与领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。第七节 引见第十九条 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名） 。第二十条 引见顺序；（一）把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；（二）按职务高低，依次介绍一行来客；（三）职务相同，先介绍年纪大的。（四）领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。第八节 行路第二十一条 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；第二十二条 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；第二十三条 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。第九节 其他第二十四条 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；第二十五条 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；第二十六条 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。第25页共40页蓝海机构行政办公管理第二十七条 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。第十节 接待内容和程序（一）接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。（二）布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。（三）迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。（四）看望、商议日程。来宾住下后，机构有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。（五）安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。（六）组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。第八章 合格供方的选择与采购第一节 合格供方的选择条件第一条 具有独立的法人资格。第二条 符合市场现行管理规定的要求。第三条 获得ISO9001认证的单位，在同等条件下优先考虑。第四条 有与生产经营范围相适应的固定生产经营场所和必需的技术设备。第五条 有与生产经营范围相适应的固定从业人员、管理人员和技术人员。第六条 在已往配合或对外承接任务中质量信誉可靠，售后服务良好。第七条 近3年未发生过较大质量事故。第26页共40页蓝海机构行政办公管理第二节 对合格供方的确定第八条 办公室负责收集调查有关单位的资质条件、 专业力量分布、技术水平与装备、 质量体系等信息，根据项目采购需要对符合 “合格供方选择条件” 的3家以上单位进行综合比价、评定。并报财务部、各主管领导审批后，确定为合格供方，必要时建立《合格供方名录表》 。第九条 当有关项目需要分包时， 从合格供方名单中选择 1-2个，由财务部、各分管领导等进行评比，初步确定供方，经机构总裁批准后，即为选定供方。对延续项目，可继续采用已确定供方。第三节 对合格供方的再评价第十条 办公室应经常从各部门及有关人员中了解各新、 老供方资质、专业配备等变化情况，根据项目采购需要及时呈报财务部、分管领导、机构总裁批准，及时更新或调整合格供方。第十一条 如果发现被采用的供方出现严重质量问题，则取消其合格供方资格。本管理制度如有未尽事宜，可随时补充；本管理制度自下发之日起实施。相关表单：表格名称 编号 备注合格供方选择审批表 WLXZ-J012供方评价表 WLXZ-J013第九章 公务用车管理办法第一节 车辆使用范围及管理第一条 机构所有车辆均由机构办公室管理。第二条 目前机构商务车闽 AH7193的使用及管理原则上隶属机构房地产事业部； 闽ABY315的使用及管理原则上隶属机构广告事业部。第三条 用车均须提前提出用车申请 ,填写《派车单》，经批准后，按公务的轻、重、缓、急及本着节约的原则安排出车。 未依规定申请使用者不得用车。 如有特殊情况未能填写 《派车单》者，应先电话联系负责人员，得到批准后可先出车，然后补办相关手续。第27页共40页蓝海机构行政办公管理第四条 车辆行前须进行安全检查， 车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则， 若属于驾驶员违规驾驶造成的罚款，由驾驶员负担。 （特殊情况酌情考虑）第五条 机构用车应设置车辆行驶记录表， 并在使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。第六条 车辆应设置车辆使用表， 对车辆加油、车辆保养及修理记录， 以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并交办公室稽核。第七条 车辆日工作任务结束后和节假日应停放在机构指定场所， 并将车门锁妥，钥匙交办公室保管。第二节 车辆的使用原则第八条 车辆必须由公司驾驶员驾驶。第九条 首先保证其隶属部门在本地或外地联系业务、公务出差等业务用车。第十条 接送机构重要宾客和有关外部人员。第十一条在保证以上两者的前提下，机构内其它部门或公司有需要用车的应向相应部门申请派车并收取相应费用。出差回来，由各办公室人员及财务部门核算后将相应费用划归广告及地产公共费用作为车辆专用费用支出。第十二条凡机构高管或员工本人有车外出办事尽量自驾车,机构将酌情对油料、桥路、停车费用予以报销。第十三条在遇机构大型活动（或特殊情况）时，高管私人用车应无条件被机构征用，听从办公室调度（机构将酌情予以油料、桥路、停车费用的补助）。第三节车辆的费用收取方案：第十四条拟定按每日收取车辆管理费用200元（包含车辆折旧、车辆年检、保险、养护等费用，车辆过路费、油费及罚单不在此费用内）及司机出差补贴100元/日，半天则费用减半。第十五条车辆使用超过半日不足一日，按一日计，不足半日按半日计。（8：30至14：00为半日，14：00至22：00为半日，超过时段均按一日计费。）第四节 司机管理规定第十六条 机构司机必须遵守 《中华人民共和国道路交通管理条例》 及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守机构其他相关的规章制度。第28页共40页蓝海机构行政办公管理第十七条司机应爱惜车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。第十八条司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆的清洁(包括车内和车外的清洁)。第十九条出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。第二十条司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即告办公室负责人，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。第二十一条机构车辆均应在办公室指定点进行维修、清洗。第二十二条在报销过桥、过路、停车费等费用时，应在票据后背书，注明事由及时间并经用车人签字确认，否则视为无效票据不予报销。第二十三条出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。第二十四条司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。第二十五条晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。第二十六条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、紧跟、争道、赛车等)。第二十七条司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。第二十八条机构员工乘车时在车内不准吸烟。机构外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。第二十九条上班时间内司机未被派出车的，应随时在机构等候出车。有要事确需离开机构时，要告知办公室负责人去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到办公室报到。第三十条司机对办公室的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应随叫随到。第三十一条司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知办公室负责第29页共40页蓝海机构行政办公管理人，并说明原因。第三十二条不论什么时间，司机身上必须带手机。对机构领导或办公室负责人的传呼，应尽快复机。第三十三条下班后，应将车辆停放规定地点保管，不准私自用车。第三十四条司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用机构车辆学开车。第三十五条司机应对各级领导在车内的谈话保密。第三十六条所属办公室负责人每月负责对司机进行考核，对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予表扬、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理。第五节 违规与事故处理第三十七条 在下列情形之一的情况下， 违反交通规则或发生事故， 由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。（一）无照驾驶。（二）未经许可将车借予他人使用。（三）违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。（四）各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生， 应先急救伤患人员， 向附近警察机关报案，并立即通知机构办公室。如属小事故，可进行处理后向办公室报告。（五）意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由司机与机构共同负担。（六）发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由司机与机构共同负担。第六节 车辆维修须知第三十八条 所有车辆若发生故障， 送修前应向所属办公室汇报， 征得同意后将车辆送往指定修理厂检测、估价。第三十九条 报价单需经确认方可生效（需由办公室审签） ，报价单未经确认而擅自维修，视为无效单据，其修理费由司机自行负责，机构一概不予承担。第四十条 汽车大修时，报价单须报机构领导审批。第四十一条 修车毕，司机应将所更换的旧件回收以便查验。第30页共40页蓝海机构行政办公管理第四十二条 不得以任何方式向修理厂家索取回扣。相关表单：表格名称 编号 备注派车单 WLXZ-J014第十章 办公财产管理办法第一节 总则第一条 为规范机构办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序 ,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。第二节 办公用品的分类第二条 按使用的性质分为低值易耗品和固定财产两类。（一）其中低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；（二）固定财产为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的第31页共40页蓝海机构行政办公管理物品。第三节 办公用品的管理责任部门第三条 机构办公用品的管理统一归口为办公室。办公室前台文员应当于每月月初的 1日-10日完成机构上月办公财产费用报表上交办公室审核。第四节 办公用品的申请第四条 办公用品的采买申请需要填写《办公用品申购单》 。公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。第五节 办公用品的审批第五条 在填写《办公用品申购单》 后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。条六条 机构赋予部门总经理以一定价值范围的办公用品请购的审批权。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。部门总经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。分公司总经理负责审批公司各部门所需的属于固定财产的办公用品的申请。 对于所涉金额过大的（单品价值超过 1000元的），应向机构总裁申请审批。办公用品类别 审批权 备注低值易耗品 部门总经理1000元以下的固定财产 公司总经理1000元以上的固定财产 机构总裁第六节 办公用品的采购第七条 填写的《办公用品申购单》在得到批准后，应当交到办公室由办公室统一采买。办公室应当做好供应商的建档工作， 编制出常用办公用品的价格表， 把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。第八条 办公室将根据公司日常办公需要， 对一些常用的办公用品进行批量购买， 在办公室第32页共40页蓝海机构行政办公管理保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。第七节 办公用品的入库管理第九条 在供应商送来所购的办公用品后， 应由机构办公室统一签收， 保管和发放。前台文员应当于每月月初的 1日-10日完成机构上月办公财产费用报表上交办公室审核， 财务部在接到相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字， 确认无误后再准予付款。第八节 办公用品的保管第十条备用的办公用品由办公室统一保管。机构为办公室划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。第十一条发放出去的办公用品应当由办公室做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。第十二条对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。办公室将根据不同时期的现实情况合理填写《固定财产登记表》。第十三条对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据办公室事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）第九节 办公用品的领用第十四条 各部门凭《办公用品申购单》可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在办公室的《办公用品领用表》上签上领取人姓名和日期。领取人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及固定财产的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。第十五条 在领用人签字领取办公用品时，办公室应当对领取人做好登记记录。第33页共40页蓝海机构行政办公管理第十节 办公用品的报废第十六条机构对固定财产的报废实行审批管理。各单位、部门如有固定财产损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。（一）对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。（二）当维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至办公室统一进行处理。对维修不成的固定财产实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了办公室的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经办公室签字确认后报废事项方为成立。（三）报废品原购买价值单件在1000元以下的，须报请公司总经理的批准；原购买价值单件超过1000元的，须报请机构总裁的批准。（四）固定财产报废在得到报废审批后应当由办公室进行回收处理，以求极可能的开源节流。（五）固定财产在完成报废程序后，应当从《固定财产登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。第十一节 辞职清退情况处理对于有提出辞职的员工， 在办理辞职手续时， 必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。相关表单：表格名称 编号 备注办公用品申购单 WLXZ-J015办公用品领用表 WLXZ-J016办公设备维修申请表 WLXZ-J017办公设备报废申请表 WLXZ-J018固定财产登记表 WLXZ-J019名片印制申请单火车票、飞机票预订单第34页共40页蓝海机构行政办公管理第十一章 合同管理制度第一节 总则第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律归定，特制定本管理办法。第二条 凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条 本办法所包括的合同，不包括劳动合同。第五条合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。第七条公司由法律顾问、财务总监、总经办根据机构总裁的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第八条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损第35页共40页蓝海机构行政办公管理失的，追究其经济和行政责任。第九条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第二节 合同的订立第十条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。第十一条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。第十二条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。第十三条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。第十五条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、如不能一一注明，须经机构总经理在我方所留的合同上签字同意。第十六条合同文本拟定完毕，凭合同审查流转表按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门、总经办等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。第十七条机构总裁对合同的订立具有最终决定权。第十八条流程中各审核意见签署于合同审查流转表及一份合同正本上，合同审查流转表作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人（总经办）在合同盖章后留存并及时归档。第十九条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须机构总裁特批。第二十条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第二十一条 合同盖章生效后，应交由总经办按公司规范对合同进行编号并登记。第二十二条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门和总经办留存。第36页共40页蓝海机构行政办公管理第三节 合同的履行第二十三条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第二十四条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经办汇报并通知法律顾问。第二十五条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第四节 合同的变更和解除第二十六条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问、总经办等相关职能部门负责人和机构总经理审核通过方可。第二十七条我方变更或解除合同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第二十八条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向总经办汇报并通知法律顾问。第二十九条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。第三十条变更或解除