如何给下属分配工作

.怎样给手下分配工作身居管理者地址其实不用然会自然产生正确分配工作给别人的能力。事实上，好多管理者经常是特别拙劣的分配者。现代管理者的一个特别重要的职责就是要把工作分配给别人去做。怎样做到有效的分配呢?美国作者J·W·、M·皮尔斯提出了有效分配系统的七个步骤。若是你能认真地遵守这些步骤，便能够提高自己的管理能力，改进部门的工作，提高企业的效率，把自己从详尽事务活动中解放出来。第一步选定需要分配别人去做的工作原则上讲，你能够把任何一件其别人能够办理的工作分配给别人去做。为了做到这一点，第一要对手下的能力有个认识。对工作和手下的讨论是获得这类认识的路子。认真察看要做的各种工作，保证自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特别问题或复杂程度怎样，在你没有完满认识这些情况和工作的预期结果从前，不要轻易分配工作。当你对工作有了清楚的认识今后，还要使你的手下也认识。要向办理这件工作的手下说明工作的性质和目标，要保证手下经过完成工作获得新的知识或经验。最后，把工作分配出去今后，还要确定自己对工作的控制程度。若是一旦把工作分配出去，自己又无法控制和认识工作的进展情况，那就要亲自办理这件工作。而不要再把它分配出去了。切记不要把“热土豆”式的工作分配出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自办理的特别工作。比方，你的上司特别感兴趣和重视的某件详尽工作就是“热土豆”式工作。这类工作要你亲自去做。其他，特其他工作也不要分配给别人去做。若是某项工作涉及到只有你才应该认识的特别信息，就不要分配出去。第二步选定能够胜任工作的人建议你对手下进行完满的讨论。你能够花几天时间让每个手下用书面形式写出他们对自己职责的讨论。要求每位工作人员诚实、痛快地告诉你，他们喜欢做什么工作，还能够做些什么新工作，尔后，你能够召开一个会议，让每个职员介绍自己的看法，并请其别人恩赐讨论。要特别注意两个职员互相交织的一些工作。若是某职员对另一职员有意见，表示强烈的反对或提出尖锐的责怪，你就要花些时间与他们私下谈谈，在这类讨论过程中，你还需要掌握两点：认识工作和职员完成工作的速度。你要经过这类形式掌握职员对他自己的工作终归认识多深。若是你发现有的职员对自己的工作认识很深，并且远远超出你原来的猜想，这些人就有可能担负重要工作任务的才能和智慧。..认识职员完成工作的速度是另一个重要任务。比方，你可能知道一位秘书的打字速度是另一位秘书的两位，也许一个助手完成同样困难的任务所用时间可是另一助手所用时间的一半。一旦你掌握了每个工作人员对其工作认识的程度和完成工作的速度等情况今后，便能够估计出每个人能够办理什么样的工作，也即可以回到分配工作的解析上来，决定把工作分配给能达到目标要求的人。若是你对职员的解析正确无误，那么选择能够胜任工作的人这一步就比较简单做好。回到对工作的认识和职员完成工作速度这两个主要标准上来。尔后，你再决定是想把工作做得好还是快。这类决策目标将会向你说明能够胜任工作的人是什么样的人。这样，你就有可能让最有才能的职员发挥最大的作用。但有一点也要记住，那就是你要尽量防备把所有的工作都交给一个人去做的倾向。除了上述两个主要标准以外，其他因素也在分配工作中选择合适的人上起作用。时间价值就是一个很重要的因素。你要注意不要把次优先的工作分配给企业中拥有很高时间价值看法的职员去做。不量才用人，既浪花费财，又影响职员的积极性。总之，只要认真依照职员对工作的认识、完成工作的速度、时间价值看法和对他的培养价值这几条原则做事，便能够选择出能够胜任你要分配的工作的人。第三步确定分配工作的时间、条件和方法大多数管理者经常在最不好的时间里委好工作.他们上午上班后的第一件事即是分配工作。这样做可能方便管理者，但却有损于职员的积极性。职员有什么感觉呢?手下带着一天做些什么的想法抵达办公室，一上班却又接到新工作.他们被迫改变原定的日程安排，工作的优选序次也要调整。这样做的结果即是时间的浪费。分配工作的最好时间是在下午。你要把分配工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有益于手下为明天的工作作准备，为怎样完成明天的工作做详尽安排。还有一个利处，就是职员能够带着新任务回家睡觉，第二天一到办公室便集中精力办理工作。当面地分配工作是最好的一种分配方法。这样分配工作便于回答手下提出的问题。获得及时的信息反响、充分利用面部感情和动作等形式重申工作的重要性。只有对那些不重要的工作才可使用留言条的形式进行分配。若是要使手下被新的工作所促使和激励，就要相信在分配工作上花点时间是值得的。写留言条分配工作，可能快并且简单做到，但它不会给人以深刻和重要的印象。分配工作是一种人情事儿。它是把重要的工作付给某个手下去做。若是可能，最好是当面地分配工作。第四步拟定一个确实的分配计划..有了确定的目标才能开始分配工作。谁负责这项工作?为什么选某人做这项工作?完成这项工作要花多长时间?预期结果是什么?完成工作需要的资料在什么地方?手下怎样向你报告工作进展?分配工作从前，必定对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。这样做能够使上下双方都认识工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。应该让这类分配计划指导有效分配工作的全过程。第五步分配工作在分配工作从前，需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。要点是要重申积极的一面。向他指出，他的特别才能是合适完成此项工作的;还必定重申你对他的相信。同时，还要让手下知道他对完成工作任务所负的重要责任;让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。在讲解工作的性质和目标时，要向手下讲出你所知道的所有。不要由于没有讲完所掌握的信息，而给手下设下工作的骗局。你要把所有的目标所有摆出来：谁要求做这件工作的，要向谁报告工作，客户是谁等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉手下。让他们认识过去的一些事情是怎样办理的，获得了一些什么结果等。要让手下完满理解体所希望获得的结果。若是可能，尽量列出事实、数量和详尽目标。那种“这件事需要快办”的说法不是对工作的充分讲解。给手下规定一个完成工作的限时。让他知道，除非在最坏的环境条件下才能推迟完成工作的限时。向他讲清楚，完成工作的限时是怎样定出来的，为什么说这个限时是合理的。其他，还要拟定一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作;同时，你也要向他指出，要检查的工作的希望结果是什么，使他明确要求。最后，你要必然地表示自己对手下的相信和对工作的兴趣。象“这是一件重要工作，我确信你能做好它”这样的话，能够对手下发挥很大的激励作用。总之要记住，分配好工作，不但能节约时间，还能够够任职员中创立出一种畅快的工作气氛。第六步检查手下的工作进展情况确定一个讨论分配出去的工作进展情况的计划是很有技巧的事。检查太勤会浪费时间;对分配出去的工作充耳不闻，也会以致灾祸。对不同样工作，检查计划也有所不同样。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。若是某项工作难度很大并且是最优先的，就要经常检查进展情况，每一两天检查一次，保证工作成功而又不开销太多时间，这类工作都有一个在的工作进展阶段，一个阶段的结束又是另一个阶段的开始。这类阶段的停起时间也是检查和讨论工作进展情况的最好时间。当你把一件有困难..的工作分配给一个经验较少的手下去做时，无论从必要性还是从完成工作的梦想上来讲，多检查几次进展情况都是有益的。对这类情况，你能够把检查工作进展的次数定为其他手下的两倍。除了按期检查工作以外，还要竖起耳朵倾听手下的建讲和报告工作进展的情况。要让手下知道你对他的工作很关心并愿意随时和他一道讨论工作中碰到的各种问题。一般地讲，你既然把某项工作交给了手下，就要相信他能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了，但要激励手下在有问题时随时来找你，其他还要让他们懂得你不激励不用要的打扰。讨论工作进展的方法必定明确。要求手下向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中碰到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向手下指明，必定完成工作的限时和达到要求的行动方案，促使手下连续努力工作。第七步检查和讨论分配工作系统当分配出去的工作完成今后，你要在合适的时候对自己的分配工作系统进行讨论，以求改进。能够组织一个小组，小组中的每个成员都能够讨论和责怪他们在完成分配工作中的表现。最好是要求大家用书面形式把建议写出来，尔后召开一个短会对这些书面建议进行讨论。为了做好分配工作系统的讨论工作，需要解决这样一些问题：工作可否按期完成?工作的目标可否达到?手下可否创立出了完成工作的新方法?他们可否从工作中学到了一些新东西或获得了某种利处?把这些问题作为讨论分配系统工作情况的基础，邀请手下进行讨论。实践证明，最正确的讨论和最要害的责怪来往往自手下。由于他们是任务的执行者，对讨论分配工作系统要比管理者更有发言权。讨论过程中的一个重要方面是要实行奖赏。怎样奖赏一个工作做得好的助手?好多情况下，管理者“奖赏”给手下的经常是更多更重要的工作.由于事实证明他能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢?这类想法和做法从道理上讲无可非议，但实质上却有点滥用职权，若是一个有才能有责任心的手下感觉他工作成功的奖赏可是更多的工作负担，特别是当他所做的工作是其别人的两倍而酬金却没有相应增加时，他便很难过到促使。尊敬和赐予新的工作责任是对手下的奖赏，但一味地加重工作负但则不在此列。即使你从心里认为对手下的相信是一种极大的奖赏和促使，也不能够，比较好的方法是，向他们透**个人的事情，如你与上司的问题。你对其他有关工作的的反对建议、责怪和讨论等。这类部信息表示你对他的真切相信和尊敬，会激励他更有效地工作。..瓜子理论:员工激励与管理作为企业管理顾问，我们经常听到各种各种的有关手下难以管理的讨论，诸如手下怎样不主动，怎样不听话，怎样拖沓，素质怎样低低等等。但是，事实上，企业里出现效率低下，完不能够任务等问题，多数情况下原因在管理者身上。身为管理者，好多人不知道怎样给手下拟定工作职责，怎样分解、分配任务，用什么尺度核查手下的工作绩效以及用什么方法激励、拘束部低等等。其实，要掌握这些管理技术其实不难，我们经过解析下面的生活中的一些现象，给我们一些启示，帮助我们掌握管理技术。在我们企业周边有一家川菜馆。由于该菜馆价钱公正、味道地道、服务周密，于是我便成了那处的常客，几乎每天的午餐都在那处解决。这家川菜馆还有一个特点，就是在客人落座此后，给每一位客人端上一盘炒好的葵花子。吃着葵花子，品着花茶，等待上菜的时间就会变得很短。每天嗑瓜子，对嗑瓜子就产生了兴趣，今后特地对嗑瓜子研究了一番，发现了一些规律：1、无论人们喜欢与否，很简单拿起第一颗瓜子；2、一旦吃上第一颗，就会吃起第二颗、第三颗停不下来；3、在吃瓜子的过程中，人们可能会做一些其他事情，比方，去洗手间等等，但是，回到座位上今后，都会连续吃瓜子，不需要别人提示、督促；4、大多数情况下，人们会素来吃下去，直到吃光为止；为什么会是这样呢？总结一下，我认为有三大原因：1、嗑瓜子这类行为很简单；由于简单，人们很简单开始这类行为；由于简单，人们很简单掌握技巧，成为老手；并且千锤百炼嗑瓜子的方法，这个过程增强了人们的自信，在潜意识中人们希望享受这个过程。2、每嗑开一颗瓜子人们马上就会享碰到一粒瓜子仁；这一点至关重要。嗑开瓜子后马上享碰到香香的瓜子仁，这对嗑瓜子的人来说是一个即时回报；就是这类即时回报巧妙地发挥着作用－－激励着人们不停地去嗑下一颗瓜子。3、一盘瓜子一个一个嗑起来，过一会就有一堆瓜子皮－－能够看到嗑瓜子的成就；作为管理者，若是谁有方法能够让他的手下像吃瓜子同样快乐地完成工作，那么他就成功了。经过上述解析，我们已经发现，要做到这一点其实不困难。第一，我们要学会分解任务，把复杂任务分解为若干个简单的、简单做的小..任务。就像嗑瓜子同样简单做，再把这些简单完成的小任务分到员工手中。员工必然会乐于接受这样的任务；第二、我们要及时促使手下开始工作。比方，给他明确工作目标，供应工作条件，规定开始的时间。在手下对任务充满热情的时候就让他开始工作。第三、对于员工每一次完成任务都要恩赐及时的激励。这类激励应该是及时的。就是说，员工完成任务今后，第一要激励，第二要马上激励。比方说，你的助理方才帮你修饰完一个讲稿，把讲稿交给你。你看后感觉很满意，那你就马上告诉她“真棒！又快又好。”你绝对不能够够没有任何表示，说“好，我看了。”又比方，若是你的某个手下本月完成任务很好，你就应该依照制度当月兑现奖金，不要拖到下个月。更不能够闭口不谈兑现奖金的事。若是员工优异的工作表现不能够获得上司的及时必然也许奖赏，员工的工作热情就会减弱。若是，您的助理花了半天的时间给你整理好了你要的资料，你不仅没有夸赞他，反而由于他的一些小