打印机类设备维护与耗材供应外包管理办法

打印机类设备维护与耗材供应外包管理办法目的为提高庆安制冷设备股份有限公司（以下简称公司）打印机类设备维护与耗材采购工作的质量与效率，规范打印机类设备维护与耗材采购管理，有效的降低采购成本，提升打印类设备工作效率，提高企业竞争力，特制定本管理办法。适用范围适用于全公司打印机类设备及其耗材采购、领用业务，维护维修业务，并涵盖对外包单位的管理。夕卜包单位进行每三年一招标。定义3.1打印机类设备：激光打印机、针式打印机、喷墨打印机、复印机及多功能一体机等打印设备，另包含扫描仪与投影仪等办公设备。3.2打印机类设备耗材：硒鼓、粉盒、墨盒、色带、打印纸等打印机耗材，另包含投影仪灯泡。3.3打印机类设备维修：进行打印机类设备的维修服务，使发生故障的设备达到正常使用状态。3.4打印机类设备耗材供应：对耗材供应实行统一采购，定额配送的方法。外卜包单位按照公司的要求进行耗材配送服务，将所需的耗材统一配送至公司，由仓储部门根据各单位需求配发。外卜包公司根据我方耗材的消耗状况，在现场常备适量的常用耗材。对废旧耗材由外包公司按照国家环境保护的相关规定进行回收处理，处置费用由外包单位承担。职责4.1各单位4.1.1负责本单位打印机类设备耗材与维修的申请工作。4.1.2负责对外包单位服务质量评价工作。4.2财务部4.2.1负责公司年度打印机类设备耗材与维护费用预算的审定工作。4.2.2负责公司打印机类设备耗材与维护款项支付、发票审核、报销等相关工作。4.2.3负责对打印机类设备耗材与维护采购、使用行为进行监督管理。4.3公司办公室4.3.1负责公司年度打印机类设备耗材与维护费用预算的制定工作。4.3.2负责与外包单位的沟通及管理工作。4.3.3负责耗材安全库存标准的制定与耗材管理工作。4.3.4负责打印机类设备维护与耗材使用过程各类单据的统计工作。4.4设备能源部4.4.1负责打印机类设备耗材的收、发、存4.5夕卜包服务单位主要职责4.5.1负责对设备进行巡检，已达到良好的使用状态；4.5.2负责对故障设备进行维修，已达到正常使用的状态；4.5.3负责进行耗材供应，已满足公司各单位的使用需求；4.5.4负责向公司提供相应数据支持，提供可行性建议。工作程序：5.1设备维护控制要求公司打印机类设备及其耗材统、维护统一外包，各单位不再单独购置与维护。6.1设备维护6.1.1在发现故障设备后通知信息中心，说明故障现象。信息中心记录后负责通知外包单位，并同时告知外包单位现场联系人的姓名和电话及故障现象。6.1.2夕卜包单位人员到达现场后，能当场解决的，在现场负责解决，不能当场解决需要外送维修的，由信息中心进行登记处理。夕卜包公司负责去修送还工作。6.1.3设备维修：外包公司人员填写《维修维护服务单》，描述故障现象，设备型号、维修时间，记录维修方法、是否使用配件、配件名称、规格及数量及是否需要外送维修。维修完成后记录维修结果及修复时间等信息，并对服务质量做满意度评价。设备使用单位负责人，外包人员在相关的项目下签字确认。6.1.4每月底，由外包公司汇总统计当月《维修维护服务单》提交信息中心。6.2设备巡检工作6.2.1夕卜包公司进行维护巡检时，要填写《维修维护服务单》（三联：夕卜包公司联、留存联、公司联）。服务单经信息中心签字确认。6.2.2每月底，由夕卜包公司汇总统计当月巡检工作量提交信息中心。6.2.3巡检的内容包括设备状态、设备的清洁等。6.2.4对巡检中发现的问题，夕卜包公司要给出具体的解决方案，并予以解决。6.3耗材使用管理6.3.1每月25日前各部门提交下月的《打印机、耗材需求申请单》，公司办负责汇总并于月底前提交外包公司。夕卜包公司按照耗材需求清单采购，并于次月10日前直接向公司配送耗材。接收耗材时，要核对耗材的类型、数量等信息，确认无误后，填写耗材签收单（三联：外包单位联、材料室留存联、公司联）。签收耗材时，经办人、材料室在签收单上签字。对实际物品与需求汇总单不符的情况，应拒绝接收。耗材签收单的内容包括耗材名称、单价、数量、合计金额、负责人签字。6.3.3因耗材库存不足需要零散供应耗材的，由各单位向信息中心提出申请，信息中心通知外包公司配送。6.3.4内部耗材领用过程：耗材使用人填写《领用单》，经部门负责人签字及财务部盖章后可由本部门人员领取。耗材存放部门（材料室）依据《领用单》发放耗材。发放耗材时，在《耗材领用登记表》中逐一登记发放耗材的类型、数量、领用部门，领用人（签字）等。详细记录每个耗材的领用信息，领用人要在《耗材领用登记表》上签字。耗材领用时，以交旧领新的原则，交回的耗材要记录进《废旧耗材回收登记表》。6.3.5对存在质量问题的耗材，可采取退（换）货处理。使用单位将存在问题的耗材交公司办，由公司办填写换货、退货登记表后联系外包单位退换。换回耗材由公司办按退库程序交还材料室。采取换货处理时，只限于更换相同型号、单价和数量的耗材。6.4废旧耗材的回收处置流程6.4.1对可回收的废旧耗材，由仓储部门统一收集保管造册