物资采购管理作业指导书

物资采购管理作业指导书1.目的对采购过程及供方进行控制，保证公司采购的物资和供方提供的服务项目符合质量规定的要求。.适用范围适用于公司服务所需物资采购及服务项目采购的过程控制。.职责3.1各部门、客户服务中心负责编制本部门的物资需求计划，填写《物资采购申请表》。3.2各分公司综合管理办公室负责单价在2元以下物资的采购，公司综合管理部负责单价2元以上物资的采购。经营管理部和财务部负责供应商的评审，并保存相应评审资料。3.3仓管人员或相关部门专业技术人员负责采购物资的检验工作。3.4综合管理部负责固定资产及各职能部门所需物品的采购。3.5工程管理部负责提供设备管理的供方的评价和管理，服务中心负责提供维修服务的供方的评价。3.5经营管理部经理组织相关部门对合格供方进行评价和年度复评。.方法及过程控制4.1供应商的选择与评审1公司常用低值易耗类物品的采购都要建立供应商评审制度，常用物资包括：A、办公类物品：包括笔记本、文件夹、签字笔、签字笔芯、圆珠笔、圆珠笔芯、铅笔、橡皮、档案盒、档案袋、订书钉、曲别针、大头针、墨水、胶水、刀片、图钉及各种纸张等。B、维修类物品：各种电线、线槽、线管、扎头、胶带、胶布、照明开关、空气开关、空调三速开关、插头、插座、日光灯管、白炽灯泡、节能灯、灯座、镇流器、启动器、保险管、接触器、继电器、水晶头、弱电接头、放大器、PVC管材、铸铁管、镀锌管、各种弯头、直接、堵头、水龙头、阀门、浮球阀、电磁阀、排气阀、电焊条、液位器、密封胶、润滑油、密封垫、密封圈、生料带、门把手、闭门器、地弹簧、各种丝帽、各种钻头、锁、油漆、稀料及各种小型维修工具。C、保洁绿化类物品：各种扫帚、拖把、抹布、垃圾斗、垃圾袋、去污粉、尘推油、不锈钢油、草酸、玻璃刮、地板蜡、水管、各种小型工具。D、护卫类物品：护卫用警戒柱、警戒带、灭火器、被褥、手套等。D、社服类物品：指各种为举办社区活动需要的一次性用品。4.2评审1各服务中心首先提出合格供应商备选名单和基本信息（每种物资不少于3家），报综合管理部审查。综合管理部负责对供应商进行资料归集、审查、筛选，最终确定合格供应商备选名单和基本信息（每种物资不少于2家）。供应商资料包括：营业执照、税务登记证、法人代码复印件；开户银行帐号、联系电话；所供物品的报价、规格、型号;负责人出具的诚信声明。综合管理部收集齐以上资料，并填写《供应商评审表》，会同物资使用部门，在10个工作日内完成对合格供应商的初审，并最终确定正式供应商，原则上服务中心的供应商按就近的原则进行确定，报主管领导批准后提交经营管理部备案。经营管理部每季度对确定的合格供应商进行复审一次，复审时，由使用部门对供应商所供物品的质量和价格做出评价，并由经营管理部、财务管理部共同在复审表上签署意见。经营管理部、财务管理部对综合管理部确定的供应商提供的物品质量、价格和信誉进行监督，每季度抽查2-3家供应商，抽查商品不低于采购品种的20%。对于复查不合格，或在供货过程中出现以次充好，擅自抬高价格，贿赂采购人员的，公司将取消其供应商资格。各服务中心和综合管理部每半年对供应商进行重新归集，并和合格供应商进行商品的质量、价格进行对比。综合管理部要建立常用物品的价格信息库（至少每季度更新一次），并及时通知各服务中心。行政主管负责收集价格信息、建立信息库。并在报销时对价格信息进行核对。对价格偏离较大的物品，行政主管有权要求供应商将价格调至合理范围内后再进行报销。4.3采购固定资产的采购A、所有固定资产类物资的采购由公司综合管理部负责统一采购。B、凡单价金额在10元以上资产采购要与供应方签供货协议，由总经理批准后，方可实施采购；没有签订协议的必须进行询价，填写《物资采购询价表》，询价时每种（或类型）物品必须有三家以上，由行政主管出具采购意见后，按审批流程执行。低值易耗类物资的采购A、低值易耗类物资及单价在2元以下的资产均按本条规定执行。B、分公司综合管理办公室负责分公司各服务中心所需低值易耗类物资的采购。具体程序如下：C、各服务中心要在内部建立起物品使用满意度调查制度，每月要对所购物品进行一次满意度调查。4.4管理综合管理部对物资采购负有直接管理责任，经营管理部负责供应商及采购流程的监督审核，财务管理部负责对价格、信用等进行监督。综合管理部要定期对各服务中心采购物品的质量、价格进行抽查，并对分公司的物资领用、保管等环节进行监督检查。综合管理部要加强对供应商的管理，凡发现服务中心所购物品价格超出市场价格或质量不能满足使用要求时，要立即停止其供应商资格；任何经办人员有弄虚作假，损公肥私的，将直接予以除名。4.5各部门应在每月下旬将所需集中采购物资进行汇总，填写《物资采购申请表》，说明物资的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求须注明），并按节点审核通过后，采购人员需在五个工作日内将常用物品采购到位。4.6如遇突发事件需采购物资，管理面积在10万平方米以下的服务中心每月共有2元的紧急放行额度，管理面积在10万平方以上服务中心每月共有5元的紧急放行额度。遇突发事件，应由相关部门填写《物资采购申请表》，由服务中心主任审核，分公司经理批准后，可立即实施采购，事后三日内补齐手续。4.7对服务质量有影响的大批量物品的采购，一般在合格供方处进行。4.8经营管理部每月对所购物品的质量、价格等情况进行抽查。4.9采购物资的检验仓管员与使用部门专业人员一同对入库物资的质量进行检验，并核对物品的规格、数量等相关信息，同时将供应商信息在《入库单》中予以记录。对检验中发现的不合格品参照《事故、投诉、不合格处理程序》。分公司综合管理部会同客户服务中心应根据设备、设施维修保养的需要和小区物业管理的实际情况，确定常用物品的使用量并保持一定存货。4.10报帐服务中心仓管员每月20日前（节假日顺延），将本服务中心当月开具的《入库单》按供应商分类汇总，与分公司负责采购人员进行核对，双方在《物资采购申请（报帐）表》上签名，作为发票附件，按公司财务流程办理报销手续（原则上不得使用现金结算，对于因突发事件所需购买的物品，经公司领导方可使用现金结算）。同意后，引用文件方可使用现金结算）。同意后，引用文件LDWY7.4-Z01LDWY8.3-Z01相关质量记录LDWY7.4-Z01-01-F1LDWY7.4-Z01-F4LDWY7.4-Z01-01-F2LDWY6.4-Z01-03-F3LDWY7.4-Z01-F1LDWY8.3-Z01-F2《事故、投诉、不合格处理程序》《物资采购询价表》《入库单》《出库单》《物资采购申请（报帐）表》《供应商评审表》《不合格物资处理单》物资采购询价表主管领导意见:总经理意见: