文书与档案教案

▲案例导入：天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。▲讲授：§2-4文书处理的程序文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。一、收文处理收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。（一）签收：文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。如何登记？总登记或分类登记（详见课件）登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（三）分送分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。过程：1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）（四）传阅：有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）（五）拟办对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）需要拟办的文件范围：ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；ｄ其他需要贯彻和承办的文件。取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。（六）批办：（收文中最重要的程序）领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。（七）承办：贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。（九）注办即文件处理结果