项目六 使用Word制作批量通知书

项目六使用Word制作批量通知书

【任务一】表格计算1【任务二】邮件合并2项目六使用Word制作批量通知书

【任务一】表格计算

【操作一】建立表格1【操作二】表格计算2项目六使用Word制作批量通知书【任务一】表格计算【操作一】建立表格【步骤解析】(1) 选择【表格】/【插入】/【表格】命令，弹出【插入表格】对话框。

(2) 在【插入表格】对话框中，在【列】数值框中输入“5”，在【行】数值框中输入“13”，单击按钮，建立一个空表格。

(3) 在表格中填入表头、学生姓名以及学生成绩。项目六使用Word制作批量通知书【任务一】表格计算【操作二】表格计算【基础知识】

在Word2003表格的单元格中，除了可以输入数据外，还可以输入公式，用来对其他单元格的数据进行计算。计算公式除了常用的数学运算外，还可以使用Word2003提供的标准函数。将光标移动到要输入公式的单元格中，选择【表格】/【公式】命令，弹出【公式】对话框，通过公式对话框，可输入公式，进行表格计算。在含有公式的表格中，如果修改了单元格中的数据，计算结果并不随着改变。在修改数据后，需要对计算结果进行更新。将光标移动到要更新的结果上，待结果底色为灰色时，右单击鼠标，在弹出菜单中选择【更新域】命令即可将结果更新。或者按F9功能键也可更新结果。项目六使用Word制作批量通知书【任务一】表格计算【操作二】表格计算【步骤解析】(1)在新建的表格中，光标移动到“赵东严”的总分单元格中，选择【表格】/【公式】命令，弹出【公式】对话框。

(2)在【公式】对话框，默认的公式刚好满足我们的要求，单击【确定】按钮。

(3)选择刚输入的公式，按Ctrl+C键，复制到剪贴板，再依次粘贴到其他11个同学的总分单元格中。

(4)鼠标移动到某一学生的总分单元格，选择【表格】/【选定】/【列】命令，再按F9功能键，各学生的总分得到正确计算结果。

(5)至此，学生成绩表制作完成，以“学生成绩表.DOC”为文件名保存到【我的文档】文件夹，然后退出Word2003。项目六使用Word制作批量通知书【任务一】表格计算【操作二】表格计算【知识链接】Word2003还可以迅速重排表格各行列中的内容，对汉字可按拼音或笔画排序，对数值可按其大小排序。可以用工具按钮排序或菜单命令排序。将光标移动到表格中，单击【表格和边框】工具栏上的按钮，按当前列从小到大的顺序对表格中的各行排序（除第一行），单击【表格和边框】工具栏上的按钮，按当前列从大到小的顺序对表格中的各行排序（除第一行）。用工具按钮排序时，系统把表格的第一行作为标题行，不参与排序。用工具按钮排序只能按一列排序。用菜单命令排序无以上限制。将光标移动表格中，选择【表格】/【排序】命令，弹出【排序】对话框，通过【排序】对话框，可对表格进行排序。项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并

【操作一】建立主文档1【操作二】合并邮件2项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并【操作一】建立主文档【基础知识】

邮件合并需要两个文档，一个是数据源（即我们已经建立的学生成绩表），通常是一个表格，另一个是主文档（即信函文档，仅包含公共内容）。只有主文档和数据源建立关系后，才可以进行邮件合并，这个过程需要【邮件合并帮助器】向导来完成。选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】命令，弹出【邮件合并帮助器】对话框，通过【邮件合并帮助器】对话框，我们可一步一步地龌龊邮件合并。项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并【操作一】建立主文档【步骤解析】(1)启动Word2003，在文档中输入批量通知书的内容并排版。

(2)选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】命令，弹出【邮件合并帮助器】对话框。

(3)在【邮件合并帮助器】对话框中，单击【创建】按钮，出现【主文档类型】列表，选择套用信函，弹出【信息提示】对话框。

(4)在【信息提示】对话框中，单击【活动窗口】按钮。

(5)在【邮件合并帮助器】对话框中，单击【获取数据】按钮，弹出【获取数据】列表，选择“打开数据源”，弹出【打开数据源】对话框。

(6)在【打开数据源】对话框中，选择“学生成绩表.DOC”，单击【确定】按钮后，弹出【信息提示】对话框，单击【编辑主文档】按钮。项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并【操作一】建立主文档【步骤解析】(7)光标移动到“家长：”前，单击【邮件合并】工具栏上的【插入合并域】按钮，弹出数据源中的域名列表，选择【姓名】，该域合并插入到主文档中。

(8)用步骤（7）相同的方法，在主文档中插入数据源中的其他域。

(9)至此，主文档建立完毕，以“批量通知书主文档.DOC”为文件名保存到【我的文档】文件夹中。项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并【操作一】建立主文档【知识链接】

数据源是含有在合并文档的各个副本中各不相同的数据的文件。例如，数据源可以包含有套用信函的各个收件人的姓名和地址。可以将数据源想象成一张简单的表格。数据源中的每一列对应一个信息类别（即数据域），例如姓名、城市、街道地址和邮政编码。各个数据域的名称列在第一行的单元格中，这一行称为域名记录。随后的每一行各包含一条数据记录，数据纪录是一组完整的相关信息，例如某个收件人的姓名和地址。几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括Word表格、MicrosoftOutlook联系人列表、Excel工作表、MicrosoftAccess数据库和ASCII码文本文件。项目六使用Word制作批量通知书【任务二】邮件合并【操作二】合并邮件【步骤解析】(1) 在“批量通知书主文档.DOC”文档窗口中，单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并】按钮，弹出【邮件合并帮助器】对话框。