培训中国外运大件如皋分公司办公室S管理方法

培训中国外运大件如皋分公司办公室S管理方法第1页/共60页第一部分文件管理第2页/共60页文件管理文件信息及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求第3页/共60页文件管理记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需要控制版本。第4页/共60页文件管理文件分类重要度保存期限来源版本缓急第5页/共60页文件管理管理技巧分门别类程序化规范专业化专人负责索引专门化第6页/共60页文件管理签字以旧换新文件收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权第7页/共60页第二部分5S是什么第8页/共60页5S是什么整理整顿清扫清洁素养5S区分要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放置，使寻找时间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。第9页/共60页8S（服务）7S（节约）6S（安全）5S（修养）4S（清扫、清洁）2S（整理、整顿）演变5S是什么第10页/共60页5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善5S是什么第11页/共60页整齐、清洁的工作环境吸引更多的忠实顾客更大的发展空间行业内成为学习榜样企业形象5S是什么第12页/共60页可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率5S是什么第13页/共60页第三部分如何做好5S第14页/共60页整理含义将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。目的腾出空间防止误用第15页/共60页5S差！5S好！现场检查第16页/共60页要领马上要用的暂时不用的长期不用的要区分对待!第17页/共60页要领将需要的物品的数量降到最低程度例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间第18页/共60页要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!第19页/共60页要领为何会有这么多废品？分析检查改善第20页/共60页问题点在哪里？提问1、图片中存在什么问题？3、会产生什么样的影响？4、我们应该怎样做？2、为什么会产生这样的问题？第21页/共60页整顿含义将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零目的工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序第22页/共60页确定物品放置场所第23页/共60页物品分类摆放第24页/共60页进行标识第25页/共60页定位、标识方法*连接线标识影绘表示（形迹管理）第26页/共60页问题点怎么办？第27页/共60页问题点怎么办？第28页/共60页？如何整顿你的文件柜提问第29页/共60页[管理责任者]管理此架责任者姓名[架子表示标签]表示架子种类的标签[柜子内表示标签]用此标签表示下段的内容文件柜如何整顿？第30页/共60页要领彻底整理，只留下需要的物品第31页/共60页合理利用空间，100%定位放置要领根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法第32页/共60页要领利用各种颜色、数据等进行标识第33页/共60页问题点在哪里？第34页/共60页问题点在哪里？第35页/共60页清扫含义经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉

目的保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗第36页/共60页如何清扫？①看不见的地方，也要彻底打扫干净。②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。第37页/共60页彻底清扫电源插座电脑侧面主机座第38页/共60页要领自己动手，不依赖外人

(所有部门、人员都一起执行)第39页/共60页清扫责任分区A1区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区(李)A2区(胡)

E1区(贾)D1区(霍)要领第40页/共60页清洁含义将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。目的成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成第41页/共60页整洁的办公桌如何保持？第42页/共60页连续不断的进行整理、整顿、

清扫活动要领第43页/共60页花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领第44页/共60页要领每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S第45页/共60页素养含义对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。目的让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神第46页/共60页问候、礼貌语您好!早上好!下午好!大家好!语言第47页/共60页着装第48页/共60页离位时要点：1.2.3.4.第49页/共60页☆持续推动4S活动直至习惯化

☆严格遵守公司的规章制度

☆不断地培养责任感、改变意识☆充满热情的开始每一天的工作

要领第50页/共60页要主动整理、整顿传真？传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。第51页/共60页打印前，我们应该做什么？确认打印机是否正常工作。

①小故障请按照提示排除。

②无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。

①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。

②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。

③发现纸张快用完时，请及时领取。第52页/共60页如何维持整理整顿清扫办公室中小组讨论第53页/共60页办公室5S活动早上5S1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来第54页/共60页办公室5S活动下班前5S1、实施早上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。第55页/共60页文件的5S整理把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫定期修补维护专人管理、责任分明文件管理制度、程序使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料第56页/共60页小测试整理是把________物品与________物品区分开来，并处理________物品。整顿是将______物品，摆放成__________的状态。━即寻找时间为零。清扫是经常____