办公软件应用实例教程第九章

办公软件实例教程

(WindowsXP+Office2003)第九章

Excel2003基本操作9.1.1Excel2003的启动

方法一

鼠标双击桌面上的Excel快捷方式图标。

方法二

鼠标单击“开始”按钮，选择“所有程序”菜单中的“Microsoft

Office”，然后单击“MicrosoftOfficeExcel2003”，如图9-1所示就可以启动Excel了。9.1Excel的启动与退出办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.1.2退出Excel2003

关闭和退出Excel2003的方式方法很多，常用的有如下几种。（1）“Ctrl＋F4”或“Ctrl＋W”。（2）单击右上角的“关闭”按扭。（3）在标题栏的蓝条上单击鼠标右键，然后用鼠标左键单击“关闭”按钮。（4）左击标题栏上文件名称前图标，然后用鼠标左键单击“关闭”按钮。（5）依次选择“文件”|“退出”命令。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.1Excel2003的操作界面

启动Excel2003,就可以看见它的工作窗口，如图9-2所示。9.2Excel2003的基本操作办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)从图9-2可以看出，Excel2003的工作窗口包含着许多元素，部分元素功能如下所述。（1）工作簿与工作表。用Excel建立的文档称为工作簿，如果新建工作簿，系统自动命名为“Book1”。工作簿是运算和存储数据的一种文件，一个工作簿可以包含许多工作表。所谓工作表，是指存放数据的表格。一个工作表由65536行和256列组成，每个工作簿中最多可以包含255个工作表，可以通过插入工作表、改变默认值等操作来改变工作簿中工作表的数目。（2）名称栏和编辑栏。名称栏用来显示单元格或区域的名字；编辑栏用来输入、修改数据和编辑公式，由取消、输入、编辑公式3个按钮和文字输入区组成。（3）行号与列标。行号位于窗口的左侧，用阿拉伯数字表示；列标位于各列上侧的灰色编号区，由大写英文字母表示，从A列编起。（4）单元格与活动单元格。单元格是工作表的基本单位，它是由行和列相交而成的。单元格在工作表中的位置称为单元格地址，单元格地址的编号规则是：列标加行号。例如：B2是指第2行与B列所确定的那个单元格。活动单元格是指当前正在处理的单元格。名称框中显示的就是活动单元格的地址名称。（5）工作表标签。工作表标签是每一张工作表的名称，默认情况下一个工作簿打开3个工作表，可以通过鼠标进行选择、添加、删除、重命名工作表等操作。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.2文件操作文件操作是Excel中的基本操作，包括新建文件、保存文件、打开已有文件、将现有文件改名保存等。1．新建文件启动Excel2003软件后，系统自动创建空工作簿“Book1”,同时窗口的右侧会出现“开始工作”任务窗格，如图9-3所示。同时，在新工作簿Book1中，默认的工作表有Sheet1、Sheet2和Sheet3，用户可以根据需要更改工作表的名字，也可以增加和删除工作表，具体的操作将在以后章节中详细介绍。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)采用打开已有文件的方式启动Excel2003后，如果想要新建工作簿，从菜单上依选择“文件”|“新建”命令，会自动调出图9-4所示“新建工作簿”任务窗格。用户可以选择“空白工作簿”命令创建一个新的工作簿，默认的文件名为Book1，如果多次新建空白工作簿，则文件名依次为“Book2、Book3……”的形式。如果本机上已经有了一个可作为模板的工作簿，则可以单击“根据现有工作簿…”命令来新建一个与其类似的工作簿。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)用户也可以用模板来新建文件。因为Excel2003提供了一些文秘、行政以及商业、金融、财务管理中常见的电子表格模板，所以在实际工作中，用户可以选择较为匹配的模板，进行适当的修改，并把需要的数据输入即可，使用起来灵活方便，而且节省了大量的时间和精力。如果本机上的模板不够用，还可以到网站上下载模板，或者直接链接到Office网站，总之，模板是Office2003不可缺少的一个亮点。使用模板新建文件的步骤如下所述。步骤1单击“新建工作簿”任务窗格中的“本机上的模板”选项，打开如图9-5所示的“模板”对话框。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2单击“电子方案表格”标签，切换至“电子方案表格”选项卡，在列表框中单击选中所需的模板样式，此时在右侧可以预览些模板样式的部分结构，如图9-6所示，如果该台计算机已连入Internet，则单击“OfficeOnline模板”按钮，就可以使用在线模板了。步骤3单击“确定”按钮，就可以打开所选中的电子表格模板。在“新建工作簿”任务窗格中还有“网站上的模板”和“OfficeOnline模板”两个创建工作簿的模式，操作者可以利用这两个选项从局域网或因特网上找到适合的模板。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

2．保存文件在创建的工作簿中，可以录入数据，插入图片，进行单元格的复制和编辑等。最后，要将工作簿保存下来，从菜单上依次选择“文件”|“保存”（或“文件”|“另存为”）命令，或者单击工具栏上的“保存”图标，均可打开如图9-7所示的“另存为”对话框，从“保存位置”中选择保存文件的路径，在“文件名”中输入文件名称，这里输入文字“考勤记录”，然后单击“保存”按钮，即可将当前编辑的的工作簿保存为所选择路径中的“考勤记录.xls”。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)除了将文件保存为.xls后缀的电子表格文件外，还可将文件保存为网页、模板或者XML表格。在图9-7中，单击“保存类型”下拉标志，便可以从下拉列表为即将保存的文件指定类型。如果确实需要将文件保存为网页，也可以单击“文件”菜单下的“另存为网页”命令。在实际工作中，文件中的数据如果涉及到公司机密，则应在保存时对文件进行加密保护，以防止别人修改或使用其中的数据。在Excel2003中提供了两种保护文件的密码设置：一类是打开权限密码，设置密码后，限制其他用户打开此文件；另一类是修改权限密码，设置密码后，不知道密码就只能观看文件内容，而不能对其进行修改。所以，通常情况下，用户不要将打开权限密码和修改权限密码设为相同的密码，这样制作者就可以根据需要为不同的用户设置不同的操作权限，增强文件的安全性。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

在“另存为”对话框中按下“工具”按钮，选择“常规选项”命令，打开“保存选项”对话框，如图9-8所示，勾选“生成备份文件”选项表示这次保存文件时，将上一次的保存文件以备份方式保存。

单击“高级…”按钮可以对加密类型进行选择，如图9-9所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

选择加密类型并根据需要设置密码权限后，单击“确定”按钮，则系统会弹出密码确认窗口让用户重新确认密码，以免造成误操作。如果两个都加了密，这时就会先后弹出两个“确认密码”对话框，如图9-10所示。依次输入相应的密码，单击“确定”按钮，就完成了对文件的加密保存。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

3．打开文件和重命名文件以后要使用曾经创建的工作簿时，仍然从菜单上选择“文件”|“打开”命令，或者直接单击常用工具栏上的“打开”按钮，当然了，也可以用“Ctrl+O”快捷键，即可调出如图9-11所示的“打开”对话框。在此对话框中找到要打开的文件所在的文件夹，然后双击要打开的文件即可。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

当打开加密文件时，系统就会弹出如图9-12所示对话框。要求用户输入密码，如果不知道密码，就不能打开该文件，或者只能以只读方式打开而不对其进行修改，从而提高了文件的安全性。

重命名文件的方法通常有两种：一种是选中此文件后，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，输入新文件名即可；另一种方法是先打开该文件，然后执行菜单栏上的“文件”|“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中的“文件名”文本框中输入新的文件名，最后单击“保存”按钮。这两种方法的区别是，前一种方法直接将原文件名更改成为新文件，也就是说原来的文件不存在了。而后面这一种方法为原文件创建了一个副本，生成了一个内容完全相同文件名不同的新文件，同时原来的文件并未做任何改动。后一种方法在不是非常确定的情况下修改文件内容，或者是要生成一个类似文件的时候经常用到。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.3文档窗口操作

Excel的工作簿中可以包括多张工作表。在Excel2003中，每次打开一个新的工作簿，默认3张工作表，分别以标签Sheet1、Sheet2和Sheet3来命名。如果要对工作表重新命名，只要用鼠标双击工作表标签，再键入新名字，如图9-13所示，输入结束后按回车键确认即可。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

在一个工作簿中，可以保存多张不同类型的工作表。如图9-14所示的工作簿，整个工作簿就是一个公司产品进销档案，在这个工作簿中，可以有若干张工作表，每张工作表都具有不同的内容。Excel允许用户同时打开多个工作簿或同一个工作簿的多个工作表，每个打开的内容对应一个窗口。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

当需要在窗口中对同一工作簿的多个工作表进行编辑时，可以通过打开该工作簿的第2个窗口来实现。具体操作如下，在打开第1个窗口的基础上，选择“窗口”|“新建窗口”命令，在原窗口中继续将此工作簿打开，在新建的窗口中选择要观察的工作表标签，如图9-15所示。不难发现，原窗口名变为“*.xls:1”，现在已创建的窗口名变为“*.xls:2”。继续以上操作就可以打开更多的工作表。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

要想在编辑工作簿时打开另一工作簿，只要执行“文件”→“打开”命令，选中需要打开的文件即可。

在编辑过程中，同时打开多个窗口，可以方便在各个工作簿或工作表之间的查找、替换、复制及粘贴等操作。但是，多个窗口同时叠放也会使界面显得凌乱，Excel提供了重新所有打开窗口的方法。执行菜单栏上的“窗口”→“重排窗口”命令，弹出图9-16所示的“重排窗口”对话框。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

对话框中有4种排列方式，现在对打开的3个窗口进行排列，选择“平铺”后的排列效果如图9-17所示，读者可以自行尝试其他几种方式，以取得满意的排列效果。如果觉得多个窗口一起出现在屏幕上不习惯，可以最大化要编辑的窗口，使其变为当前窗口。然后通过图9-18所示“窗口”菜单的下拉菜单来切换当前窗口。下拉菜单中标示有的为当前窗口，只需单击要切换到的窗口就可以将其变为当前窗口。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

如果想要比较打开的两个工作表中的内容，可以执行并排比较命令，如图9-19所示，执行该命令后，窗口如图9-20所示，通过鼠标拖动窗口右侧滚动条可以分别查看两个窗口的内容。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.4视图操作

在Excel中只有“普通”和“分页预览”两种视图。

Excel启动后默认的视图即为“普通”视图，在该视图中，数据的录入、单元格的编辑、字体的设置等基本操作都十分方便。而通过分布预览视图可以清楚地看到工作表在打印输出上是如何显示的。通过分页预览，可以看到分页符出现的位置，因此它只有在工作表大到一张页面容不上时才有用。要想使用分页预览，只需依次选择“视图”|“分页预览”命令即可。图9-21所示的窗口就是通过该方式显示的一个工作表。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)通过该视图可以看到工作簿的每一部分将打印在哪一页上，如果愿意，也可以直接在该视图下编辑工作表，它的优点就是可以随时方便地看到打印输出的效果。分页预览的另一个使用就是可以调整分页符实际出现的位置。分页符在屏幕上以深蓝色的线标识出来，把鼠标指针移动到这些分页符上，就可以单击并拖动分页符到新的位置上，如图9-22所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.5页面设置当工作簿中的列数增加时，某一列有时会出现在分页符的右边，如图9-23中窗口的分页符出现在最后一列的左边。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)这时如果依次选择“文件”|“打印预览”命令，即可看到此时的打印效果，如图9-24所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)从预览中可以看到，分页符右边的内容不能如同希望的那样与左边的内容一起打印到一张页面上。这时，可以使用上面分页预览视图中所讲的方法直接拖动分页符，将其拖到所有内容的右边，从而保证所有内容都打印到一张页面上，另外，也可以利用下面的方法来达到这一目的。步骤1依次选择菜单栏中的“文件”|“页面设置”命令，打开如图9-25所示的“页面设置”对话框。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2在“方向”文本框中，单击“横向”选项，如图9-26所示，将文档的打印方向设置为横向。步骤3单击“页边距”标签，切换到“页边距”选项卡，按图9-27所示设置上、下、左、右４个方向的页边距。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤4单击“确定”按钮返回工作表中，设置后的页面如图9-28所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤5单击工具栏上的“预览”按钮，如图9-29所示，从图中可以看到工作簿的所有内容都可以打印出来。值得注意地是，这样的改变并不能解决所有的问题，当出现分页符右边的列增加时，就只有通过增大纸张的设置或打印到两张页面上来解决了。另外，在打印前，可以反复调整上下左右的页边距，同时通过“打印预览”来取得到理想的打印效果。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.6工具栏

Excel2003提供了许多方便的工具栏，它是编辑过程中最常用的工具，由若干有图案的快捷按钮组成，每个按钮都可以实现某个命令的快速执行。熟练使用这些工具按钮，将大大提高工作效率。

依次选择菜单栏上的“视图”|“工具栏”命令，或者在工具栏上任意位置单击鼠标右键，都可以弹出图9-30所示的工具栏。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)其中的每一项便是一组工具，选中相应某项（前面出现），相应的工具栏就会出现在视图中。工具栏一般会出现在工作区，这给工作表的编辑带来了不便，这时只要双击该工具栏的标题位置，或者用鼠标左键拖动工具栏到工具栏区，都可以使工具栏内嵌到工具栏区。如果对工具栏的位置还不满意，可以对单个工具栏进行调整。调整的方法是，将鼠标放在工具栏最左端上时，鼠标光标变成四向箭头，拖动鼠标就可以将工具栏拖动到理想的位置，如图9-31所示。这种调整在打开多个工具栏时会变得尤为必要，通过调整，可以将多个工具栏放到同一行上，从而可以为工作表留出更大的空间，以方便编辑操作。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)如果放在一行上的工具栏的长度超过显示范围时，系统会自动把一部分不常用的按钮隐藏起来。所以，如果在界面上的工具栏中找不到相应的按钮时，它很可能就是被隐藏起来了。这时，单击工具栏右边的按钮，就可以显示出该行工具栏中被隐藏起来的所有按钮，如图9-32所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)单击某个按钮时，可以执行相应的功能，而且这个按钮也会重新显示到相应的工具栏上，而将其他暂时不用的按钮隐藏起来。总之，显示在界面上的功能按钮总是最常用的按钮。当然，也可根据自己的需要来设置，以决定让哪些按钮显示，哪些按钮隐藏。选择“添加或删除按钮”选项，则会弹出菜单，如图9-33所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)另外，还可以根据自己的习惯定制适用的工具栏。具体方法是，在图9-33中的工具栏菜单中选择“自定义”命令，屏幕上会出现如图9-34所示的“自定义”对话框。选择“类别”列表框中的工具栏名称，“命令”列表框中就会出现该工具栏中的所有工具按钮。单击要添加的按钮并按住鼠标左键，这里光标的上方出现阴影块，尾部显示符号“＋”，表示添加，拖动其到Excel窗口工具栏中按钮的空白处，空白处就会出现插入竖线，如图9-35所示，释放鼠标后该按钮就会插入到工具栏中该位置处。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)要想删除某个按钮，只要打开“自定义”对话框，将要删除的工具按钮拖到对话框中任意位置，这里的光标出现与添加时相似的形状，不同的是“＋”变为“×”，表示删除，如图9-36所示，释放鼠标后该按钮就会从界面上消失。这时即使在图9-32的隐藏按钮中也不会出现该按钮，但是不必担心该按钮会丢失，或者被放入错误的工具栏中而造成混乱，因为这样的操作并不会使按钮的存放位置发生改变。当下一次需要此按钮时，只要到对应的工具栏类别中寻找即可。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)9.2.7数据录入与单元格的编辑

在输入数据时，当前工作表的活动单元格默认为A1,可以通过单元格或者在左上角名称栏中键入单元格序号来选择要输入数据的单元格。在快速键入数据时，可以用回车键或Tab键下移或右移到下一格，或者用方向键或鼠标操作。

单元格中的内容可以是文字、数据、公式、图形或声音，也可以选择单元格输入字符串。对于一般的数据，只能逐个输入，但对于一些有序的、相似的和一致的数据就能借用一定的技巧了，下面就来介绍这些技巧。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)如果要录入的数据按行或列成序数排列时，如1，2，3……；第1条，第2条，第3条……；星期一，星期二，星期三…，这些数据都不必逐个输入。例如，现在要输入“第1条，第2条，第3条……”这一行数，只要先输入第一个数据“第1条”，然后选中该单元格，并把光标移到单元格的右下角，这里光标变成为小十字“”，如图9-37所示。在拖动过程中，所经过的单元格正文会显示出该单元格将被填充的内容，如图9-37中的“第7条”，拖动光标到序列的最后一个单元格处，然后释放，该列数据即被录入相应的单元格中。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)这里，在最后一个单元格的右下角出现一个小图标，单击小图标后，屏幕上就会弹出如图9-38所示的菜单，提示选择填充方式。如果选择“复制单元格”选项，则所有单元格均被录入与第1个单元格相同的内容。如果选择“仅填充格式”选项，则其他单元格只会在诸如背景颜色等单元格的格式上同第1个单元格一致，但并不改变单元格中原来的数据（如果原来没有数据，则填充后也为空白）。而“不带格式填充”则正好相反，只继承其相应的数据而不改变原有的单元格格式。“以序列号方式填充”则既继承第１个单元格的数据，又继承其格式，系统默认的也正是该选项。Excel的此项功能对于成等差数列的序列数同样适用，如1，3，5，7……；第1条，第5条，第9条……，当然，这里需要输入至少前两个数据，才能进行相应的操作。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)在单元格的操作中，可能会出现3个相似的十字光标，如图9-39所示，这3个光标在单元格中出现的位置不一样，所代表的意义也有所不同。空心的十字光标“”一般出现在单元格的边框之内。单击并拖动该光标，相应的单元格就会被选中，如果同时按住Ctrl键，则可选中不连续的单元格。实心的小十字光标“”只能出现在单元格边框右下角的方块按钮附近。单击并拖动该光标，就会将原来单元格中的内容复制到其他单元格，但如果原来单元格中的数据是序列数，则会按序列填充其他单元格。但不管复制还是按序列填充，在填充后总会出现如图9-38所示的选项，提示选择填充方式。组合光标“”只出现在单元格除了右下角边框的其他位置附近。单击并拖动该光标，原来的单元格的内容（数据和格式）就会被移动到其他地方去。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)对于同样的单元格内容，就要以通过剪切（Ctrl+X）、复制（Ctrl+C）与粘贴（Ctrl+V）等命令来快速输入。可以利用工具栏上的按钮对单元格内的数据进行移动、复制和粘贴。每次剪切或是复制后，系统都会把剪切或复制的单元格存入剪贴板。选择“编辑”|“Office剪贴板”命令，即可以打开图9-40所示的剪贴板窗格。窗格中可最多显示114条剪切的内容，并且自动按照先进先出的规则用新的剪切替换掉旧的剪切。利用该窗格，就可对剪切过的内容有选择地反复粘贴。在单元格区域被复制后，粘贴时并不需要选中同样大小的区域，而只要给出起始的单元格，即左上角的单元格，就可将其粘贴到正确的位置。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)对于内容相同且连续的单元格，还可以直接用光标拖动单元格右下角的方块来完成，如图9-41所示。这一方面对于多单元格同样适用，如图9-42所示中的3个单元格依次出现，则可选中3个单元格后直接拖动完成数据录入。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)在录入数据的过程中，比较长的字符串往往在录入后会由于列宽的原因而被遮去一部分，让人看起来不方便。其实，可以通过调整列宽的方法使字符串完全显示出来，将鼠标指针置于需要调整的列顶部的列标题边框上，鼠标指针将变成双向箭头，如图9-43所示，这时，按住左键拖动即可改变列宽。类似地，也可以通过这两种方法改变行的高度。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

当需要向已有的表格中添加一些信息时，只要选中需要插入新列的右侧相邻列中的任意单元格，然后依次选择“插入”|“列”命令，即可将新列插入工作表中。

类似地，也可以通过这种方法在工作表中插入新的行。

如果