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文档简介
1/1活动策划标准化执行方案(附模板)标准化活动策划执行方案
一、活动策划方案框架简述
活动策划及执行标准化流程,可细分为活动策划与活动执行两阶段。活动策划阶段需明确基本活动要素,具体包括活动背景及意义、活动目的、活动时间、活动形式、人员规模及活动预算。结合上述要素完成活动策划书拟稿,同时与协办单位共同探讨,修改及上报审核。方案审核确认后,落实活动执行阶段人员分工,进入活动执行阶段。
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹,后勤管理五个方面。根据明确人员分工,确认各个阶段时间关键节点并按计划执行,直至活动结束复盘完成。工作流程图如下:
二、活动策划执行工作说明
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹,后勤管理五个方面。各方面执行阶段工作详细说明如下:
(一)人员统筹
@
人员统筹主要工作在活动前期筹备过程中进行。
主要包括以下几个方面:
1.演讲嘉宾确认。根据活动主题及内容,结合行
业内嘉宾的活跃领域及主要业务,定位活动拟邀请演
讲嘉宾。提前通过邮件、电话等形式发送邀请函,经
沟通后确认最终演讲人员。
2.参会来宾邀请。确认拟邀请参会领导、嘉宾名
单,于活动前适合时间发出参会邀请。活动临近阶段,活动临近是进行参会嘉宾再次确认。
3.参会人员统计。通过各渠道报名进度反馈,统
计已报名人员信息;结合活动内容及规模,对参会人
员名额进行动态调控。
4.整合人员清单。制作参会人员统筹表,包括到
场嘉宾(演讲嘉宾、参会嘉宾)、报名人员、会议及
会务保障人员(主持人、媒体、司机、摄影摄像,赞
助商等)基本信息,确保顺利对接。活动临近,再次
确认。
(二)内容统筹
内容策划主要在活动前期筹备。具体涉及以下方面:
1.确定活动形式。结合活动目的、时间安排,规模等要素选取合适的活动形式。常见活动形式包含主题演讲、研讨会、报告会、论坛、圆桌论坛等形式。
]
2.分享内容制定。结合活动主题,活动形式,观众群体定位,与演讲人沟通确认演讲主题,提前获取演讲内容大纲。内容确认无误整合后,可留存用于活动宣传工作。
3.梳理内容流程。活动主题与活动形式确认后,梳理内容流程。准备主持人串讲词,设计活动互动环节(现场提问,抽奖等)。
4.提前整理文案。活动可提前准备的文案:领导致辞稿,嘉宾演讲稿,主持人台本等。
(三)宣传统筹
活动前期筹备。
活动前期宣传工作采取线上线下联动形式进行。
1.线上宣传工作。线上通过公众号,微博等新媒体进行发布。依据筹备进度,分期逐条发布内容。可发布主题:
—活动预热:活动主题、嘉宾简介、活动形式预告
`
—活动资讯:报名公告,活动时间地点等
—活动公告:正式活动议程,演讲主题及大纲等
—活动亮点:针对参会群体受众设定参会福利
—会员特色:考虑增加会员专享模块,资源分层
—辅助工作:会议须知,注意事项等
···
(以上主题可根据具体活动内容增减调整)
2.线下宣传工作。前期主要为设计及制作活动当天需要的宣传海报、易拉宝、横幅等宣传材料。实物材料的制作需紧密与宣传文案及内容配套,同时需考虑供应商对接及产品质量问题。
>
活动进行当天
1.记录并整理嘉宾发言、互动、采访内容要点。
2.做好现场文字、图片、视频素材收集。
3.准备文字通稿、媒体新闻稿等。
活动结束后期
1.第一时间发布现场内容、精彩瞬间等动态
2.提炼内容精华,整理有价值资料并及时分享。
3.建立交流群,为参会人员搭建互动交流平台。(
(四)场务统筹
场务统筹主要涉及场地预定,道具准备、会场布置、设备调试等方面。
1.场地筛选预定。根据已确定的活动形式及参会人员规模,提前开始场地联系,筛选及预定。
2.道具准备布置。整合活动当天可能涉及到的道具并罗列清单。并于会前进行会场布置。
道具参考:
—签到处:签到桌、纸笔、名片收集盒等
—演讲席:论坛桌椅、桌卡、绿植、鲜花
—功能区:指示牌、引导牌(入场、茶歇、卫生间)
、
—观众席:活动手册、水、互动道具(提问卡、手牌)—工作人员识别标识(工牌,贴纸)等。
···
3.会场设备调试。活动前至现场进行设备调试工作。主要涉及显示、音响、麦克风、摄影摄像调试。(五)后勤管理
后勤管理主要涵盖贵宾保障、食宿交通、产品采购三部分。
1.贵宾保障。贵宾参会,需落实贵宾参会的食宿交通接待事项。考虑活动全程是否需要专人接待等问题。
2.食宿交通。多日活动,来宾与参会人员的餐饭
预定。发布会场周边住宿地图引导。
|
3.产品采购。产品采购包含提前预定或采买茶歇
点心。参会来宾互动环节奖品,纪念品准备。场务道具采购等。
三、活动结束复盘与补充说明
活动完全结束后协会内部组织复盘工作。提炼可复制经验,总结可改善空间,形成优化循环。复盘方向提炼:
—活动从设计到执行全程闪光点有哪些
—活动在执行各个阶段明显的问题是什么,如何改进
—意料之外的惊喜收获与经验教训
···
补充一点,本方案概述了活动策划标准化流程要点,供参考使用。考虑到不同性质活动的特点及差异,活动实施阶段细节及侧重会有所不同。后续根据每场活动举办复盘情况,可持续添加完善,最终形成成熟体系。
.
附件清单
附件1:活动策划书模板
附件2:活动预算表
附件3:活动时间倒排及人员分工表
附件4:参会嘉宾名录
附件5:报名统计/现场签到表
附件6:活动复盘总结表
,
附件1:活动策划书模板
关于举办“XXX”活动的方案
一、活动背景/目的
二、活动信息
(一)活动名称
(二)活动时间
(三)活动地点
(四)人数规模
&
(五)组织机构
(六)参会人员
三、活动内容
四、日程安排
五、媒体宣传
六、经费预算
?
…
附件2:活动预算表
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