会展管理三四

会展管理三四第1页/共68页会展系统的基本功能有两方面：一是联系和沟通的功能，即在生产和消费者之间完成联系和沟通的功能；二是加速流通的功能，即在生产再生产过程中起着加速流通的作用。其他辅助功能，如：（1）传播信息、沟通产销；（2）集中市场，指导消费；（3）降低成本、增加利润；（4）促进（国际）贸易交往与技术交流。第2页/共68页会展系统观要求：会展系统要素之间相互关系及要素与系统之间的关系，以整体为主进行协调，局部服从整体，地方服从全国，使整体效果最优。此外，还要把握会展系统运动状态与对外开放的系统。第3页/共68页3、法制观念运用会展法律可以调整以下会展经济关系：（1）调整会展参与者之间的经济关系（2）调整会展业与有关行业的经济关系（3）调整本国会展企业和外国会展企业的经济关系（4）调整国家与会展企事业单位的经济关系第4页/共68页4、科技观念科学技术是实现会展业现代化的关键，它具有以下几个方面的作用：（1）促进会展业的现代化（2）提高会展业的管理水平（3）方便客人第5页/共68页二、会展微观管理观念会展管理者一般要牢固树立以下诸种观念：1、服务意识2、产品观念3、质量意识4、规范观念5、品牌观念6、营销观念7、效益观念第6页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理第一节会展中心管理概述一、会展中心场馆和设备设施管理的目标

1、合理规划，搞好建筑物本体及设备设施的维修养护、场馆的环境绿化、保洁、安全消防等基本工作，最大程度发挥物业的使用价值，使物业保值增值。第7页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、为各种会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境，并在此基础上提供卓越和高效率的服务，满足会议和展览组织者、参加者、会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方面的需要。

3、实现经济效益和社会效益。第8页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理二、会展中心场馆和设施设备管理的内容1、规划管理要进行严密的可行性论证，做好场馆建设和设施设备配置的规划。2、设备管理合理使用各种设施设备，对常用设施设备系统进行足够的维护保养、修理和更新等，防止设备和系统发生故障，保证它们的正常运作。第9页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理3、环境管理包括建筑物本体日常养护、保洁、绿化等工作，并要按照环保规定以恰当的方式处理废弃物。4、安全管理会展中心必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统，要求安全设施要时刻保证运作正常，工作人员要有足够的能力去处理随时可能发生的紧急事故。5、成本管理强调成本意识，贯穿管理的全过程。第10页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理三、会展中心场馆和设施设备管理的理念1、效益理念2、技术理念3、服务理念4、环保理念第11页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理四、会展中心场馆和设备设施管理的方法1、综合管理要求管理部门具有较强的综合管理能力2、全员管理要求所有员工都自觉参与管理，责任心强，技术过硬。3、系统管理要求形成一个分工明确的管理组织系统，落实逐级责任制和岗位责任制。4、制度管理要求完善基础制度来规范管理工作，抓好规章制度的贯彻落实。第12页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理第二节展览中心管理一、展览中心的特点及其管理体制1、展览中心的特点（1）规模宏大（2）设施齐全（3）功能多样第13页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、展览中心的管理体制（1）场馆主要由政府出资，委托管理。这类场馆不以营利为目的，属于公共产品的性质，主要是为市民提供精神享受的，由政府委托或授权的机构经营管理。第14页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（2）场馆建设由政府来立项，多主体投资和管理。政府在规划土地和其他政策上予以相应支持，在资金方面，政府投入一部分，主要是引入其他投资主体共同投资建设。展馆建成后归出资人共同所有，各投资方根据出资额获得相应的资产回报。所有者与经营者分离。第15页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（3）场馆由民营机构和私人机构投资，自主经营。这种方式的场馆，产权关系清晰、责权利明确，是完全按市场化方式运作的。在我国，多数展览中心都是由政府投资建设。我国展览中心应该实行政企分开，产权与经营权分开，而且产权应走多元化的道路。第16页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理二、展览中心的规划管理展览中心的规划有以下一些内容：1、场址选择规划展馆在城市中的位置影响展览效果。在市中心，营造成本高，影响交通，造成人流、物流的不畅。国外现代化展览中心的场址一般都选在城郊结合处，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证，做到场址选择与市政规划相吻合。第17页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、预留发展规划3、内部布局规划内部布局设计要根据一般展览的内容、性质和室外环境的具体形式来确定。展览中心内部规划中，最重要的是人车分流的场内交通系统一定要完善，应设有独立的卸货区，并预留充分的展品传送周转区域，方便布展。第18页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理另外，设置足够容量的停车场。如果展厅中心规模较大，展厅之间要有免费的穿梭巴士，还可以在展厅间增设回廊，使人流压力充分缓解。餐饮网点等各种服务机构要分布到各个展馆周围，另外，还要有休闲场所，如保留大片的绿地和专门的休息区。第19页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理4、展厅要素规划展厅的规划要考虑的要素很多。比如是否有柱子、楼梯间、出入口、天花板高度、灯光装置、冷气暖气、地面承重情况等。展厅规划的要素主要有：（1）展厅外观要求展厅建筑本体坚固、耐用、美观，能起到很好保护内部环境的作用，但外观并不需要过多的装饰。第20页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（2）展厅面积展览中心的展场总体面积趋向于越来越大。通常展厅的面积计算大约为净面积的2倍。国内外现代化的展览中心的展厅基本上都是单层、单体。第21页/共68页（3）展厅的层高展厅最好是单层的。层高一般为13－16米，比较适中。（4）地面条件地面条件包括地面状况和地面承重条件。大部分展场的场地为混凝土，如果铺地毯，在吸音和美观方面较好。第22页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（5）细节问题主要考虑出入口、卫生间、通道宽度等等。一般在展馆入口安放多台门口机，采用读卡过闸的管理方式，入口可以分为一般观众、专业观众、工作人员入口等，便于管理和统计，紧急出口必须标识清楚，便于疏散。通道宽度要考虑展品运输和场地安全，展览期间一定要保证通道的畅通，不允许展品、废弃物品等胡乱堆放；卫生间要时刻保持清洁。第23页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理5、布展空间规划展厅的平面规划应根据展示内容的分类，划分各具陈列功能的场地范围，按照展出内容的密度、载重、动力负荷，结合总体平面的面积合理分配位置，确定具体尺度。以及规划出公共场地的活动面积。这些都应以平面图的形式表现出来。第24页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理一般还需划分好展区和展位，展位又分为特装展位和标准展位。标准展位是由展会统一设计、使用统一的标准、用标准展架、配备基本展具的展位。一般规格是：面积9平方米（宽3米，深3米，展板高2.5米）；设施——楣板、展架、两支射灯、两把椅子、一张桌子、一个电源插座，有的还有地毯，电话、宽带接口、纸篓等。第25页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理三、展览中心设施系统管理展览中心的设施系统主要包括：1、供电展览中心主供电线路一般为三相交流电，线路频率为50赫兹，标准供电电压为220/380伏，展厅内要设有足够的电源接口和插头。第26页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理展场用电必须严格的规定，电器安装时必须保证线路连接可靠，充分考虑通风及散热，不与易燃物直接接触，以免发生意外。参展商如需24小时供电或延时断电必须事先提出申请。在展场内使用的电器，必须符合安全要求，禁止使用霓虹灯、电炉和电热器具。第27页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、给水排水展览中心的供水系统负责采暖区域的循环管网、空调的冷冻水管道、卫生间的冷热水供给等等。排水系统包括整个展馆的冷水、热水和废水排出系统。给水排水设施为展览活动提供生活用水、美化用水和消防用水等的重要基础设施。第28页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理3、空调展厅的空调系统主要可以调节人们所需要的温度、相对湿度、空气流动速度和空气洁净度。在办展期间，主办单位如需要求使用空调，必须提前向展览中心提出申请。使用空调期间，主办单位必须协助做好门窗的关闭工作等，做到人员进出随手关门，以确保空调的效果，减少能源的浪费。第29页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理4、电梯对于有多层展厅的展览中心而言，电梯系统对于运送人流和运载展品具有不可替代的作用。展品及大件货物仅可通过货物电梯进入上层展厅。自动扶梯和客梯绝对不能被用作运送任何货物、设备或家具。布展和撤展期间不得开动使用自动扶梯。自动扶梯在停开期间不要当作楼梯通行使用。第30页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理5、照明展览照明对于突出展品和增强空间气氛起着重要的作用。展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光3种形式。要注意，室外的电器照明设备都应采用防潮型，并要落实安全措施。在展览空间中，要避免反射与眩光对观众的干扰作用，应该慎重考虑窗子和灯具的位置及展厅的照度分布。第31页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理6、消防展览会期间应高度重视消防安全工作，严禁将易燃、易爆、剧毒或有污染的物品带入展览中心场馆。展览馆内严禁吸烟。严禁参展单位擅自装接电源和乱拉乱接电线。展场内的布局应留有足够的安全疏散通道，主通道不得小于5米。严禁在电梯、楼梯口等安全疏散通道上摆设任何物品。第32页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理布展基本结束后（一般在开幕的前一天），主办单位（承办单位）须会同展览中心有关部门以及公安消防部门，组织一次以防火为主的安全大检查，对查出的隐患应立即进行整改。展品的包装用具在布展后尽可能运出馆外，严禁乱放。遇有紧急情况，主办单位（承办单位）及展览中心工作人员统一指挥，按指定通道有序撤离。第33页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理7、通信展览中心在展位、会议室、办公用房等场所均应提供多部直线电话，还有移动电话的网络。此外展览中心还应当设置银行卡、IC卡公话，以及供领导和代表团使用的保密电话，来满足各种通讯需要。第34页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理8、网络和信息展览中心应配备智能化网络系统和电子登录系统、电脑查询系统等，并能够提供多种上网服务。在展馆主要公共空间应有多台触摸屏，为参展商、参观商提供方便的信息查询、交流的服务。主要提供有：导览服务；广告发布服务（网页广告发布及VOD视频广告播放）；组展商、参展商的信息查询和发布服务；展馆、展会介绍和宣传服务等等。第35页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理9、公共广播公共广播系统负责向展厅、办公室、走道等区域提供可靠的、高质量的背景音乐、紧急广播、业务广播等服务。除了以上这些设施系统，展览中心通常还会以租赁的方式为参展方提供一些设备，主要有展具、展位用桌椅、视听设备及零碎物件等。第36页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理四、展览中心场馆运营管理1、增加场地出租的经济效益2、处理好相关利益关系3、合理配置场地档期第37页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理五、展览中心场馆环境管理场馆环境管理中的很大一部分日常工作都是外包给物业公司。场馆环境管理的内容主要有：

1、建筑物保护工作平时要搞好建筑物的维护保养工作，如随时检查建筑的外观、墙面等是否完好，在布展时，要禁止任何可能破坏展馆房屋本体完整、影响展馆展览环境的施工和使用行为。第38页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理例如：在网架杆件上悬挂重物，在地面或墙面上钻孔、喷涂；随意搭广告牌；在玻璃幕墙、防火门及其他内装修表面张贴广告等。第39页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、清洁工作展览会布展、撤展期间的标准展位和公共区的清洁工作一般由展览中心负责，特装展位的清洁由参展商自行解决。展览开展期间，参展商应保持展位内的清洁，并将垃圾倒入指定的垃圾箱内，展览中心负责清运垃圾和展馆公共区的清洁工作，同时提供展位内按面积清洁的有偿服务。第40页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理撤展期间，有特装的参展商须将其展位内的特装材料一并撤除，或向展览中心缴纳相应的垃圾清运费，由展览中心派人清洁。在规定时限内，展位内未撤除物品将作为无主物品处理。第41页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理3、安全保卫工作展览活动中人员众多，安全隐患大，展览环境的安全性是极其重要的考虑因素。展览中心一般会提供展馆基本安全保卫工作，以保障展览活动的安全环境和良好秩序。展厅内严禁动火焊接，严禁携带和展出各种危险物品；所有展台、展品、广告牌的布置不得占用消防通道及安全疏散通道，不得影响消防设施的使用；第42页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理展馆展位装修所用的材料必须进行防火阻燃处理；布展时的包装物品等可燃材料应及时清出馆外，存放在指定的安全场所；特装展位的搭建按规定不得超高；广告牌的搭建必须牢固可靠，符合安全要求；展商在展期内要妥善保管个人的提包、现金、手机、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上；若发生燃、爆等突发事件，要保持冷静，服从公安、保卫人员指挥，尽快疏散到厅外等等。第43页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理4、环境保护工作展览中心应保持场地的清洁及适当的废物处理能力，提倡分类处理废物，尽量增加废物循环再使用的机会。应该制定措施，限制不环保物料在场馆内使用。另外，布展、开展、撤展期间严禁乱扔废弃物、杂物，严禁倾倒污水、污油等污染环境的行为；第44页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内；严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟；严禁践踏绿地、破坏或采折花草树木；严禁随意停放车辆和鸣号；严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物。第45页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理总的来说，要搞好场馆的环境管理，要做好三点：首先，需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作；其次，展览中心要与展览主办方和各个参展商通过合同的方式明确各方在环境管理上的义务；最后，要加强宣传，争取广大观众的配合。第46页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理第三节会议中心管理一、会议中心的概念和类型1、概念会议中心是主要为各种会议活动提供专门场地、设施设备和服务的场所。它一般以承办接待国际、国内会议及展览等其他大型活动为主要经营项目。第47页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、类型（1）行政人员会议中心。比较专业地提供专门的会议场地和各种设施设备，以及餐饮、住宿等服务。（2）度假式会议中心。除提供正常的会议设施设备外，还配置了多种娱乐设施。一般坐落于风景优美的地区，能较好地满足与会者休闲的需要。第48页/共68页(3)附属式会议中心。与另一个实体相连，如饭店的侧楼。（4）无住宿式会议中心。不具备睡房条件。第49页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理二、会议中心规划管理1、选址和建设会议中心一般应该规划在交通便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、客运站等地方。度假式会议中心强调会议场地周围有优美的环境。会议中心建设要引入环保概念，尽量减少人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。第50页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理2、内部规划在会议中心内，一般应划分出独立的会议区域，把会议区和餐饮等其他区域分开。尽量使会议室避开繁忙吵闹的地方，以便把干扰降到最低点，确保会议的效果。内部规划主要考虑的内容如下：第51页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（1）会议室面积会议室一般要大小规模俱全，大到可以容纳几千人的会议厅，小到可供几个人使用的贵宾洽谈室，以容纳不同规模的会议团体。对于某个特定的会议活动，确定合适的会议室面积时要考虑的因素有：预期出席人数、布局、所需视听设备数量和种类、放置衣架及资料的空间等等。第52页/共68页另外，会议中心应该设有一些可以使用气墙或折叠隔离门进行拆分的会议室，这类会议室具有很大的灵活性，比较适用于有分组活动的培训类会议。第53页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（2）座位和布局会议室应具有不同的空间布局形式，如礼堂式、剧院式、教学式等等，以适合不同种类和规模的会议活动。（3）会议室家具会议室家具主要有桌椅、讲台等等，选择时要考虑家具的牢固性和耐用性，选择便于操作、便于储藏的家具。第54页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（4）会议室照明会议室基本照明设备有射光灯，泛光灯及特殊效果灯，有时还会用舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人。照明方面的技术细节应由专业人员负责。第55页/共68页（5）会议室空气状况会议室要保证室内通风良好，空气质量良好。一般要求会议室净高不低于4米，小型的不低于3.5米；室内气温一般夏季为24－26度，冬季是16－22度；室内相对湿度夏季不高于60％，冬季不低于35％；室内气流应保持在0.1－0.5米/秒，冬季不低于0.3米/秒。第56页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理（6）其他细节会议室墙壁的隔音效果要好，地板、瓷砖地面行走发出的声音干扰，可铺地毯等等细节问题。3、场地管理要注意的问题会议室布置时设备搬动，室内卫生清洁工作，会议期间的服务工作等等。第57页/共68页第四章会展场馆和设施设备管理三、会议中心的常用视听设备会议室所需的视听设备的种类大致有：

1、音响设备包括麦克风、扬声器等2、放映设备包括屏幕、幻灯机、投影仪、VCD/DVD机、电视机等第58页/共68页3、特殊视听设备包括同声传译、多媒体投影仪等4、其他演示设备包