学生会信息管理系统

计算机与信息工程学院学生会管理系统设计成员：2011/12/5学生会信息管理系统

学生会信息管理系统学生会信息管理系统目录一、管理系统可行性分析1)项目开发背景…………….22)系统目标…………………….23)系统构成…………………2-3二、管理系统系统分析 1)现行系统的分析………………………..3 2)组织结构分析…………5-6 3)功能结构分析…………6-7 4)系统业务流程分析……………….8-10 5）数据流程图分析…………………11-14三、管理系统系统设计 1)系统的总体结构图…………………15 2)组织E-R图…………15-17 3)系统的代码设计…………………18-19 4）数据流程图模块设计……………20 5）数据字典设计……………………21-23四、设计心得可行性分析1）项目开发背景 基于调查，目前计算机与信息工程学院团总支学生会没有专门的管理系统，基本都是处于人工管理阶段，在学生会管理上仍存在着许多不足，不能很好的处理。其中有材料、经验等信息无法得以完全存档，没有科学的安排和规划，使得每届学生干部都得做一些重复和烦琐的工作，导致工作无法创新发展。各部门之间工作较独立，无法真正了解各自的工作情况和信息。鉴于以上存在的不足，我认为开发一套安全可靠、科学实用、功能完备的学生会信息管理系统是具有非常重要的意义和很高的价值，进一步完善学生会的管理。2）系统目标 从现在应用的技术方面和用户的操作方式方面研究学院学生会管理系统的可行性和必要性。学生会管理系统的引入，可以减轻学生会干部的工作负担，科学管理学生会日常工作，避免成员资料漏写、丢失等，方便各个人员查看，使用，增加管理的透明度。从而提高学生会的工作效率，使学生会真正成为一个科学、高效、高水平的大学生服务组织。3）系统构成 为实现上述目标，将系统分为5个功能模块：高层管理者管理、学生会干部个人档案管理、财务管理、日常事务管理、文档管理。根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化系统管理。高层管理者管理：学院学工部可根据需要随时在查询系统上查询院团委学生会内的详细记录。也可以根据需要，随时对各部门的运作进行监控和管理。学生会干部档案管理：主要完成干部信息的查询与更新，从而实现对学生会干部信息的科学化管理。财务管理：包括财产和物品的管理，完成对财产信息的查询与更新，如举办活动所需要的资金申请、物品使用的登记、物品借还的登记等，从而实习学生会财务的信息化管理。日常事务管理：实现对学生会日常开展的管理，完成日常事务的查询与更新，从而更好地实习一下功能：包括各部门提交的工作计划、活动计划的审核与安排、活动的筹划、各项活动的人员合理的调度与安排，确保各项活动成功地举办，更有利于学生会各项日常工作的顺利进行。文档管理：完成对团总支学生会所有存档文件的查询与更新，实现对学生会日常的工作文件的科学管理，从而确保各项工作的开展有章可循，使学生会的工作更有条理化，避免一些重复文件的制定，造成资源的浪费。开发本系统有助于对学院团总支学生会进行高效、集中的管理。通过对团总支学生会所需的信息管理，把主管老师和各部长从繁琐的数据计算处理中解脱出来，使其更多的精力从事团总支学生会活动的研究实施，活动计划的制定执行和活动质量的监督检查，从而全面提高团总支学生会的整体运作能力。二、系统分析1）现行系统的分析作为学生会的主席、副主席，他们分管学生会的部门，不能够全面了解每个部门的运作情况，导致管理有些分散。由于各部门较独立，缺少沟通和交流，不能够全面了解其它部门举办的活动，使活动的举办在时间和地点上存在冲突，造成一定的麻烦。学院学生有零时紧急事情要通知干事，要通过打电话或发短信询问，比较耗时而且效率低。对于新生刚加入部门，存在很多不熟悉和不了解学生会的情况，但不能很快就熟悉，使部门工作的效率较低。2）组织结构分析团总支学生会会学生会主席团校团委联络专员生活部体育部文艺部外联部学习部组织部办公室宣传部团总支学生会会学生会主席团校团委联络专员生活部体育部文艺部外联部学习部组织部办公室宣传部女工部网络科技小组女工部网络科技小组部门职能简单说明：办公室职能：隶属于学生会，是架起主席团和各部门沟通的桥梁，保证学生会的所有工作有序高效运转，主要工作是：学生会的日常事务管理，以及各项活动财产的管理，统筹安排工作等。宣传部职能：结合本部的特点，制定相应的工作计划，定期向组织汇报本部工作。积极的配合其它部门工作，做好学院活动的宣传工作。组织部职能：负责团的基层组织、团干部及广大团员情况的统计，负责团员发展、团员证的颁发、注册、补办，负责团的组织关系的转接和团籍管理、团费收缴工作等。校团委联络专员职能：每月向校团委上报我院学生活动情况，向学院团总支传达校团委的相关规定，完成学院团总支交办的其它任务。学习部职能：主要负责传达教务处、学生会、团委的各种信息，组织全院同学参加学院组织的各种趣味活动，协助学院完善学风建设，提高广大学生的学习积极性和主动性，积极加强与各系学生会的沟通交流，热忱为广大同学服务。外联部职能：代表学院与其它学院进行交流与合作，立足于以学为本，是学院和社会联系的桥梁，为学院活动拉赞助物资，做好各系间，师生间的通联工作，以提高语言组织表达能力，加强社交能力，培养团队协作能力。文艺部职能：自行组织各种形式的文艺活动和比赛，丰富同学们的课余生活，充分挖掘并展现学生的艺术才能。积极参加学校开展的文娱活动，不定期的和其它系交流活动等。体育部职能：组织学院广大同学开展各种体育竞赛活动，增强同学健身意识，积极参加学校举行的各种体育比赛。生活部职能：负责整个学院的生活环境包括宿舍环境、学习环境情况，为大学生拥有良好的学习生活环境提供保证。其职责为了了解学生生活，体贴学生生活。网络科技小组职能：定期为全学院师生工作电脑进行维护，不定期开展一些计算机知识竞赛，配合院系领导和各位老师完成相应的工作，负责学院网站的正常运行，并更新网站的内容。女工部职能：按时参加学校和学院的例会，认真传达上级思想，根据女生的自身发展和特殊利益及需求，提出相适应的工作计划并组织实施，加强宣传教育，提高女生自身素质，维护女生的合法权益。3）功能结构分析学生会干部成员信息管理子系统，学生会财务管理子系统，学生会日常事物管理子系统，学生会文件管理子系统。各模块完成如下功能：学生会干部信息管理系统主要完成干部信息的查询与更新，针对他们的奖惩情况，从而实现对学生会干部信息的科学管理。财务管理信息系统包括财务和物品的管理，完成对财产物品信息的查询与更新，如举办活动所需的资金申请、物品使用的登记、物品借还的登记等，从而实现学生会财务的信息化管理。日常事物管理系统实现对学生会日常工作的管理，完成日常事物的查询与更新，从而实现以下职能：包括各部门提交的工作计划、活动计划的审核与安排、活动的筹划、各项活动的人员合理的调度与安排，确保各项活动成功地举办，更有利于学生会各项日常工作的顺利开展。文件管理系统完成对学生会所有存档文件的查询与更新，实现对学生会日常工作文件的科学化管理，从而确保各项工作的开展有章可寻，使学生会的工作更富有调理化，避免一些重复文件的制定，造成资源浪费。上下级文件管理文件登记管理日常工作文件管理各部门活动事项管理活动计划审核安排管理各部门工作计划查询物品使用登记物品借还登记物品欠缺查询资金使用查询资金余额情况资金借贷管理财务管理物品管理干部奖惩情况干部换仟管理干部成员档案管理财务管理日常事务管理文件管理学院团总支学生会信息管理系统上下级文件管理文件登记管理日常工作文件管理各部门活动事项管理活动计划审核安排管理各部门工作计划查询物品使用登记物品借还登记物品欠缺查询资金使用查询资金余额情况资金借贷管理财务管理物品管理干部奖惩情况干部换仟管理干部成员档案管理财务管理日常事务管理文件管理学院团总支学生会信息管理系统学生会干部成员信息学生会干部成员信息系统功能结构图4）业务流程图分析图例：数据处理数据存档信息传递内部实体外部实体文档、表单财务管理业务流程图受赞助部门赞助经费单赞助费用存档受赞助部门赞助经费单赞助费用存档各部门财务账目活动经费申请表活动使用物品登记表各部门各部门财务账目活动经费申请表活动使用物品登记表各部门外联部拉赞助外联部拉赞助使用物品申请审批表使用物品申请审批表生活部生活部使用物品申请表物品登记存档使用物品申请表物品登记存档外联部外联部资金短缺单资金短缺单文件存档文件存档所获赞助清单存档上级领导审批所获赞助清单存档上级领导审批审批的经费申请表审批的经费申请表基本文件存档基本文件存档未审批的经费申请表未审批的经费申请表日常事物管理业务流程图不合格的计划、总结各部门不合格的计划、总结各部门负责实施的部门负责部门提交的工作总结安排具体实施部门通过审核的文件汇报工作开展情况表总结文件存档办公室参与活动的各部门详细计划与资金预算办公室基本文件存档上级领导审核会议上级下发文件计划、总结书主席团负责实施的部门负责部门提交的工作总结安排具体实施部门通过审核的文件汇报工作开展情况表总结文件存档办公室参与活动的各部门详细计划与资金预算办公室基本文件存档上级领导审核会议上级下发文件计划、总结书主席团文件管理业务流程图上级下发的文件上级下发的文件办公室办公室未通过的计划总结及制度审核通过的文件主席团未通过的计划总结及制度审核通过的文件主席团各部门各部门各部门制定的计划总结及制度各部门制定的计划总结及制度文件登记表基本文件存档文件登记表基本文件存档学生会干部信息管理候选人候选人修改成员信息存档民主竞选和考核候选人候选人修改成员信息存档民主竞选和考核主管学生会的老师任命新一届学生会干部文件主管学生会的老师任命新一届学生会干部文件学生会换届选举学生会换届选举日常工作表现文档考核制度给予奖惩学生会干部退任日常工作表现文档考核制度给予奖惩学生会干部退任在职学生会干部在职学生会干部修改成员考核信息存档修改成员信息存档修改成员考核信息存档修改成员信息存档5）数据流程图 数据流程图图例：处理处理存储外部实体存储外部实体 数据流顶层： 学生会各部门干部主管学生会老师高校学生会管理系统 成员基本信息 成员/活动信息检索学生会各部门干部主管学生会老师高校学生会管理系统 活动申请表 活动计划表 审批申请结果表 审批处理结果表第0层： 成员基本情况文件信息处理财务信息处理活动信息处理学生会信息处理 活成员基本情况文件信息处理财务信息处理活动信息处理学生会信息处理 动 审批申请表 计 划 成员/活动信息检索 活动开展申请表 表文件信息表财务账目成员基本情况 察看、处理、修改信息 审批处理结果表文件信息表财务账目 活 活动开展经费申请表 动 文 件 表 开展活动财务申请经费审批 录入信息 察看信息第1层：从文件管理角度出发（图1）：登记录入文件信息登记录入文件信息 上级 下发 已审批的工作计 活动 划和活动计划 文件 察看文件信息文件登记表录入信息察看文件信息文件登记表 需要修改或重复的工作、活 察看信息 动计划及制度从学生会干部信息处理出发（图2）：学生会干部信息登记学生会信息处理学生会干部信息登记学生会信息处理成员基本信息表成员基本信息表 需 撤 换 有效学生干部信息 的学生会干部信息修改成员基本情况 干学生会干部信息修改 部 察看、处理、修改文件 信 息学生干部信息表 审批申请结果表学生干部信息表从财务角度出发（图3）：外联部拉赞助外联部拉赞助 资金短缺单借还物登记察看物品信息 开展活动借还物登记察看物品信息物品信息登记表 财务申请物品信息登记表 经费审批 活动开展申请表 活动所需物品列表借还物品登记表物品信息登记表物品信息登记财务登记表财务信息处理 借还物品登记表物品信息登记表物品信息登记财务登记表财务信息处理 借还物品情况 缺少物品列表 活动 资金申请表 使用 物品 登记 表从日常事物活动处理角度（图4）： 未通过审核文件审核会议已审批的工作计划和活动计划 通过审核文件 活动计划表审核会议登记工作信息登记工作信息物品信息登记表学生会干部信息表登记信息察看物品信息部门信息表人员调度审查工作计划处理活动安排表成员/活动信息检索物品信息登记表学生会干部信息表登记信息察看物品信息部门信息表人员调度审查工作计划处理活动安排表 活动 开展 申请需修改的工作计划和活动计划 表察看活动安排 举办活动安排表察看活动安排开展活动财务申请经费审批表 活动文件表审批处理结果表 活动所需人员表 具体人员安排表 活动所需物品列表三、管理系统设计1）系统的总体结构图上下级文件管理文件登记管理日常工作文件管理各部门活动事项管理活动计划审核安排管理各部门工作计划查询物品使用登记物品借还登记物品欠缺查询资金使用查询资金余额情况资金借贷管理财务管理物品管理干部奖惩情况干部换仟管理干部成员档案管理财务管理日常事务管理文件管理学生会干部成员信息学院团总支学生会信息管理系统上下级文件管理文件登记管理日常工作文件管理各部门活动事项管理活动计划审核安排管理各部门工作计划查询物品使用登记物品借还登记物品欠缺查询资金使用查询资金余额情况资金借贷管理财务管理物品管理干部奖惩情况干部换仟管理干部成员档案管理财务管理日常事务管理文件管理学生会干部成员信息学院团总支学生会信息管理系统2）组织E-R图n1n部门学生会干部隶属1n部门学生会干部隶属学生干部信息管理1部门1部门1借用申请1借用申请nnn1nn1nn1财务借用用物品购买事务活动购买n1财务借用用物品购买事务活动nn借用nn借用申请申请11学生干部11学生干部部门财务管理部门1111承办提交承办提交nnnnn11n计划事务活动发起上级领导工作计划n11n计划事务活动发起上级领导工作计划nnn提交参与n提交参与出勤情况出勤情况1111学生会干部学生会干部日常事务管理制定制定1nn1学生会干部部门文件制定制定1nn1学生会干部部门文件文件管理nn制定文件制定文件申请11申请111学生会干部提交1学生会干部提交出勤情况11出勤情况11nn隶属参与nn隶属参与财务财务1n购买工作计划1n购买工作计划1n部门1n部门1借用数量承办1借用数量承办nn1nn借用计划nn1nn借用计划事务活动物品事务活动物品系统整体E-R图3）系统的代码设计部门编号：部门名称女工部办公室宣传部组织部学习部外联部文艺部体育部生活部校团委联络专员网络科技小组部门编号0102030405060708091011例如：每个成员按所在部门，进该部门的时间顺序编号。例如：09级女工部——编号为0101进入部门时间顺序为：先到先排序，一起进入的，按年级为先排序。年级编号：由于我们做的是本学院现行学生会管理系统，则针对08、09、10、11级的学生，编号就按自己所属年级编号。例如：09级——编号为09年纪2008200920102011……编号08091011……专业编号：专业名称信息管理与信息系统计算机科学与技术光信息科学与技术电子信息科学与技术专业编号XGJKGXDZ编号数字01020304班级编号：按自己所属专业，其后所属班级编号。例如：信息管理与信息系统2班——XG2（注：本专业只有一个专业的按1班编号）班级1班2班……编号12……职位编号：职位名称主席部长成员职位编号010203最后由上面的各表的出一个成员的编号为：职位名称--所属年级--所属专业--所属班级–所属部门--进该部门时间顺序例如：女工部长部09级信管管理专业1班第3个进入的编号为：02090110103所以学生会每个成员的的代码设计如下（我们以上面一个成员的编号为例），求其校验值：成员编号：02010901103取权：1，2，3，4，5，6，7，8，9，10，11取模：11则：原代码：02010901103权因子：1234567891011乘积和：4+4+54+8+9+33=112112/11=10，余数为2。因此：其校验位为2（若用模减去余数的值作为校验位，则校验位为：11–2=9）。带校验位的学号（新学号）为020109011032（模减余数法的新代码为：020109011039）。4）数据流程图模块设计：高校学生会管理系统主管学生会老师学生会干部部门高校学生会管理系统主管学生会老师学生会干部部门 审批申请结果表 成员/活动信息检索 成员基本情况表 活动申请表 活动计划表成员活动信息检索 审批处理结果表 成员活动信息检索审批结果表 成员基本 情况表 财务处 物品信息登记表 活动 理结果表 活动计划表物品信息登记表学生会信息处理系统申请表 学生会信息处理系统活动信息处理财务信息处理文件信息处理活动信息处理财务信息处理文件信息处理活动开展申请借还物品情况借还物登记表活动开展申请借还物品情况借还物登记表成员基本情况录入信息察看信息成员基本情况录入信息察看信息有效学生干部信息财务登记表财务登记表活动经费审批活动经费审批 财务信息处理察看物品信息借还物登记登记文件信息察看文件信息财务信息处理察看物品信息借还物登记登记文件信息察看文件信息学生会干部信息登记学生会信息处理学生会干部信息修改学生会干部信息登记学生会信息处理学生会干部信息修改活动信息处理活动信息处理通过审核文件通过审核文件人员调度登记工作信息人员调度登记工作信息登记信息察看活动安排察看物品信息审查工作计划处理登记信息察看活动安排察看物品信息审查工作计划处理 5）数据字典（1）数据项：系统涉及的数据项有51项表1.1(计算机与信息工程学院学生会管理系统)数据项列表（汇总统计）数据项编号数据项名数据项含义与其它数据项的关系存储结构别名DI-1StuNo学生干部编号char(8)编号DI-2StuName学生干部姓名char(10)姓名DI-3StuSex学生干部性别char(2)性别DI-4StuPosition学生干部职务char(6)职务DI-5StuDepartName学生干部所属部门等于DepNochar(6)部门DI-6StuMajor学生干部所属专业char(20)专业DI-7StuGrade学生干部所在年级char(8)年级DI-8StuPhoneNo学生干部电话char(12)电话DI-9StuStaTime加入学生会时间datetime时间DI-10StuCase参加过的活动项目varchar(50)项目DI-11GoodsNo物品编号char(8)编号DI-12GoodsName物品名称char(16)名称DI-13GoodsBuyTime购买时间datetime时间DI-14GoodsPrice单价char(6)单价DI-15GoodsLendTime借出时间datetime时间DI-16GoodsLender借物人姓名char(10)姓名DI-17GoodsReturner归还人姓名char(10)姓名DI-18GoodsRetTime归还时间datetime时间DI-19FinNo财务申请编号char(6)编号DI-20FinPurpose用途char(30)用途DI-21FinMoney申请金额char(6)金额DI-22FinPerson申请人姓名char(10)姓名DI-23FinDepartment申请部门char(14)部门DI-24FinTime申请时间datetime时间DI-25FinRemain余额char(6)余额DI-26PlaNo工作计划编号等于FileNochar(6)编号DI-27PlaName工作计划名称char(30)名称DI-28PlaDepartment计划提交部门等于DepNochar(6)部门DI-29PlaPerson计划提交人char(10)姓名DI-30PlaTime计划提交时间datetime时间DI-31PlaQuality是否紧急活动char(4)是否DI-32AffNo事务活动编号char(6)编号DI-33AffName事务活动名称char(20)名称DI-34AffScope事务活动职能范围char(8)职能范围DI-35AffDepartment主要承办部门等于DepNochar(6)部门DI-36AffScheme以往解决方案char(50)方案DI-37AffQuality是否特色活动char(4)活动DI-38DepNo部门编号char(6)编号DI-39DepName部门名称char(14)名称DI-40DepMinName部长姓名等于StuNamechar(8)姓名DI-41DepSminSum副部长人数int人数DI-42DepMemSum部委人数int人数DI-43MinPhoNo部长电话char(12)电话DI-44FilesNo文件编号char(6)编号DI-45FilesName文件名称char(20)名称DI-46FilesType文件类型char(14)类型DI-47FilesBelDep所属部门char(6)部门DI-48FilesPerson负责人char(8)姓名DI-49RecDisPartner收发对象char(14)对象DI-50ArcDate存档日期datetime日期DI-51Remarks备注char(30)备注（2）数据结构：表1-2(计算机与信息工程学院学生会管理系统)数据结构（汇总统计）数据结构编号数据结构名数据结构含义组成DS-1Student学生干部信息StuNo,StuName,StuSex,StuPosition,StuMajor,StuDepartName,StuGrade,StuPhoneNo,StuCase,StuStaTime,DS-2Goods物品信息GoodsNo,GoodsName,GoodsBuyTime,GoodsPric,GoodsLender,GoodsLendTime,GoodsReturner,GoodsRetTimeDS-3FinancialAffairs财务信息FinNo,FinPurpose,FinMoney,FinPerson,FinTime,FinDepartment,FinRemainDS-4WorkingPlan工作计划信息PlaNo,PlaName,PlaDepartment,PlaPersonPlaTime,PlaQualityDS-5Affairs事务活动信息AffNo,AffName,AffScope,AffDepartmentAffScheme,AffQualityDS-6Department部门信息DepNo,DepName,DepMinName,DepSminSumDe