信息交流、协商与沟通管理程序

程序文件名称：信息交流、协商与沟通管理程序版本：A/0受控状态：实施日期：2010年9月10日页码：目的确保公司内、外部信息交流畅通,便于快速有效获取信息，营造良好的工作环境，做到上情下达、提高工作效率；掌握最新质量、环保动态、职业健康安全状况，促进公众对公司改进质量、环境、职业健康安全绩效所作努力的理解和认同。范围适用于公司各部门、各层次人员之间的工作沟通，以及与公司内、外部质量、环境、职业健康安全管理因素有关的信息接收、反馈、处理等管理工作。职责总经理负责质量、环境、职业健康安全管理紧急信息的处理及紧急事故的调查和管理工作。总经办负责协调公司内各部门职业卫生信息交流以及与外部相关联系的接收、文件的形成和答复；安环处负责环保、安全方面的内、外信息的协商沟通与传递；质量技术处协助经营部负责质量方面信息的协商沟通；总经办负责与供方的信息沟通；经营部负责与客户的信息沟通；其他各部门负责工作范围内信息的协商沟通与传递及与本部门有关的外部相关方环境与职业健康安全信息交流。职业健康安全员工代表代表员工行使职业健康安全监督职能,维护员工的合法职业健康安全权益,负责与有关部门就有关职业健康安全信息进行交流。4流程图（见图1）图1协商和沟通控制流程图5沟通过程及要求信息来源a）内部信息：源于工作交往和上下或横向关系发生。外部信息：源于相关职能部门、媒体、社会团体、顾客等相关方的反应。5.2信息的交流内容质量、环境和职业健康安全管理信息，可以分为内部信息和外部信息，信息内容应准确可靠。内容包括：质量、环境和职业健康安全方针目标、指标及管理方案实施完成情况法律、法规及其他要求的更新等情况资源(人、财、物等)配备情况管理体系的运行及内审、外审情况公司内、外的抱怨、投诉及重大事故影响作业场所职业健康安全的变动其他一些信息5.3信息的交流与沟通总经理、副总经理负责与政府职能部门、媒体、社会团体、周边居民建立良好的沟通环境，营造良好的企业公众形象。副总经理负责与工程、技改合同方进行信息沟通，对其环境/职业健康安全施加影响。详见《可对相关方施加影响控制程序》。总经办负责与供方的信息沟通，并对供方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》、《采购管理程序》。总经办负责与废物处理方、政府职能部门的信息沟通。经营部负责与顾客、运输方的信息沟通，并对顾客、运输方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》。当顾客有要求时，应尽快给予解决和答复。财务部负责与银行、税务等相关部门的信息沟通。总经办与各部门、部门与部门之间、外部相关方与各职能部门之间的质量、环境与职业健康安全信息交流不定期进行。各部门依据相关文件的规定，直接收集并传递日常正常信息；总经办按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。各部门就其相关方有关的重要环境因素、重大危险源以口头或书面文件的形式进行传达。员工应适当参与危险源的辨识、风险评价和事件的调查。5.4信息的沟通方式5.4.1公司重大事项应及时通过口头或书面指示、电话、公告、例会、文件等形式传递。5.4.2质量、环境与职业健康安全信息交流可以采用通知、板报、书面资料(包括会议记录记要等)讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。口头(含电话)方式沟通——适用于需立即沟通或不需要留有证据的沟通事项。书面(含网上)方式沟通——包括：会议纪要、书面报告、公告栏以及各程序文件中规定的用于相互传递记录或联系单。例会方式沟通——建立例会制，以便就有关问题定期进行协商和沟通。例会规定见表1，必要时各种会议可以合并召开。例会名称会议主题会议时间主持人参加人员记录、纪要年冬总结会公司领导及中层以上管理人员作年终总结每1年一次总经理中层管理人员总经办作会议记录管理评审会质量、环境、职业健康安全管理体系适宜性、充分性、有效性评价。每年不少于一次总经理全体评审员总经办传递评审报告总经理办公会研究决定公司生产经营、投资发展和综合管理等方面问题；研究分析各部门工作目标完成及考核情况；每月一次总经理各部门、科室负责人总经办作会议记录质量、安全、环保会议分析上月质量、安全、环保存在的问题并提出整改措施。每月一次总经理各部门、科室负责人安环处作好会议纪要表1例会方式其他方式沟通——员工向班长或员工代表提合理化建议等。内外部主要信息沟通内容、传递、接受、处理方式见附录。5.5沟通要求a)在沟通过程中必须贯彻下级服从上级和下一级对上一级负责的原则，实事求是地汇报问题，处理问题、解决问题。b)有问题请求解决的报告人或部门(车间、班组)，两次口头汇报未得到回复时，可以越级汇报，不能放弃问题不管，第三次必须用书面形式进行请示或联系，以便有据可查和促进问题的解决。本岗位解决不了的问题必须及时逐级向上请示，要杜绝因请示汇报不及时而给公司造成损失的情况发生。及时要求每位领导做到有布置必有检查，每位员工在工作过程中，有请示必有汇报，及时进行跟踪管理，这样才能保证件件事情和种种过程都会得到有效的解决。5.6结果反馈及处理5.6.1对一些由某个岗位或某个部门处理的信息，处理者应将处理结果反馈给相关部门或信息提供者。6记录

公司内外部主要信息沟通一览表信息来源序号信息内容信息重要性提供部门/人接受部门/人沟通形式备注内部信息1上级组织检查+++总经办各部门口头或书面2客户考察参观+++经营部各部门口头3重大质量事故+++发生部门各部门书面4重大环境污染事故+++发生部门各部门书面5重大安全事故+++发生部门各部门书面6人员招聘离职情况+总经办各部门书面7产品生产受阻++各班组相关部门口头及例会8产品一般或偶然性质量问题+质量技术处经营部口头9产品质量系统性问题++质量技术处经营部书面10生产设备故障+班组、生产处生产部口头11过程检验不合格+班组长质量技术处口头12出厂检验不合格++质量主管质量技术处口头13员工情绪波动++各部门、各班组长总经办口头14公司展开重要活动+++主办部门各部门例会或公告15与员工利益、福利相关的决定++总经办各部门书面16公司的决议决策+++总经办各部门书面外部信息1政策、法规、标准+++各部门各部门书面