实用中文office2000参考现在的所有已经准备好了是将重点转到制作上时候

第20章准备和制作2000演示文现在，演示文稿的所有幻灯片已经准备好了，是将重点转到制作演示文稿上的时候了。利用 200，用可以足够能和灵完成：与其通过未组织的会议或通过静态Word文档公布一个想法，不如利用 不要为了演示，浪费时间乘飞机在国内飞来飞去了；可以在NetMeeting的帮助下通过利用自定义的幻灯片在演示文稿上花费的工作，制作出适合个别有目的的观众的自定义幻灯片显示。对演示文稿要做的最后工作之一就是确保幻灯片的顺序是按所希望顺序显示的。检查这(参见图20-1)图20- 图给出了演示文稿中每张幻灯片的概况，并且也给了用户一种重新确定幻灯片位置的轻松方法。要重新确定一张幻灯片的位置，所要做的只是单击它，然后将其拖动到新位置即可。事实上，应用的幻灯片切换效果对给观众留下深刻印象大有帮助。它们简直可以让演示文稿看起来与标准的高射投影仪毫无差别，并且可以将其变为丰富的多。面一章中，学习了如何在演示文稿中包含图像、声音、和。用户可能还希望在演示文稿中包含幻灯片切换效果。这里基本的多规则同样适用。要少用这些切换效果，以便不冲淡它们的效果或分散观众的注意力，并且要将效果与试图留给观众的心境或印象相配。，甚至是接受的程度大有帮助，当然，幻灯片放映对演示文稿打望处理的演示文稿，然后进入前面所述的“幻灯片浏览”视图单击希望应用切换效果的幻灯片。如果希望给多个幻灯片应用这个切换效果，可以在单击每张幻灯片时保持Ctrl键，将其选定。单击“幻灯片浏览”最左端的“幻灯片切换”按 (参见图20-1)，可以看到如图20-2“幻灯片切换”框使你可以控制切换的速在该框“效果”部分的下面是一个下拉框，可以从中选择中意的切换效果在位于“幻灯片切换”框左下角的“换页方式”部分中控制切换的触发方式，选择通过单击鼠标触发换页，或在每隔一定时间后自动换页。选择喜欢的选项。在计时情况中，可以使用箭头按钮选择在下一次换页之前必须经过的时间。可以在应用之前单击框内的幻灯片实例，预览该效果单击“应用”按钮只对选定的幻灯片应用选择的效果，或者单击“全部应用”按钮，最好的演示文稿是那些完全让观众参与其中的演示文稿—的在给我讲啊！”，或“噢，这个人讲的差不多就是我们想向她提的所有问题啊！”。Power-Point2000提供了两种技术，使得演示文稿对观众的影响和/或问题作出反应：创建自定义放映的能力以及隐藏幻灯片的能力，只在需要时让其显示出来。“自定义放映”本质上是在一个演示文稿内专门化的演示文稿。假如，用户需要在两个不同的时间向一组管理人员和一组教员做一次关于软件产品的演示。用户不必设计两个几乎完全相同的演示文稿，可以在使用的公用幻灯片的同时，创建适合每一组特殊需求的由于用于相关的“自定义放映”的所有幻灯片一个演示文稿文件中，因此携带它们是很容易的事。并且所需的磁盘空间更小，因为许多幻灯片在演示文稿之间是共享的。即使在多个不同的演示文稿之间共享大量的材料，“自定义放映”仍使得演示文稿看起来目标是非常明确的，甚至是包含两组特殊的幻灯片使得整个演示文稿看起来适合那些议论的观众。在开始设置自己的“自定义放映”之前，要确保已经创建了用于每个“自定义放映”的所有幻灯片，并且它们都位于同一个父演示文稿中。 单击“自定义放映”框中的“新建”按钮。一个与图20-3框类似的“定义自在“幻灯片放映名称”框内输入幻灯片的名称。要确保这个名称充分地反应出要定义的“自定义放映”的用途和/或预定的观众。在该框左侧的“在演示文稿中的幻灯片”框中，有一个当前演示文稿中所有幻片的列表。要给自定义放映添加一个幻灯片，可以单击其标题，然后单击“添加”按钮。然后该幻灯片被移动到该框右侧的“在自定义放映中的幻灯片”框中。 的幻灯片，可以单击列表上部的幻灯片，按下并保持Shift键，然后单击下部的幻灯片。要改变幻灯片在“自定义放映”中显示的次序，可以在“在自定义放映中的幻灯片”当所有幻灯片在“在自定义放映中的幻灯片”框内以正确次序显示后，单击“确定”然后返回到“自定义放映”框。在该框内，可以单击“放映”按钮预览选定定映或击闭按闭，续在 内工作。在本章的后面，笔者将讲述如何作为它自己的演示文稿或作为主要演示文稿的最后一幕这时，就需要隐藏幻灯片。可以收集支持自己见解的所有数据，将其放在引人注目的一两张幻灯片上，然后将它们隐藏在演示文稿中。这样，如果观众同意自己的观点，就不用管它，但当他们提问时自己也不会毫无防备。由于 2000的新“幻灯片浏览”，隐藏幻灯片比以前更简单了。打开需要处理的演示文稿，进入“幻灯片浏览”视图，单击希望隐藏的幻灯片，然后单击“幻灯片浏览”上的“隐藏幻灯片”按钮。就这么简单！隐藏的幻灯片编号被划去，如图20-4所示，这样就可以快速判断出哪些幻灯片被隐藏了，哪些没有。如果计划在商业展览或类似中连续运行演示文稿，可以设置自动换页的时间。要这样做，可以按下列步骤进行：打望设置计时器的演示文稿，然后进入“幻灯片浏览”视图提示对于那些希望掠过的幻灯片进行同样的设置工作，然后再设置那些显示时间居中的幻单击“幻灯片浏览”左端的“幻灯片切换”按钮，打开如图20-2所示的“幻灯在该框的“换页方式”部分，单击“每隔”选项，然后使用箭头按钮设置每个幻灯片在屏幕上显示的时间。单击自定义计时器以满足自己的需要开始排练幻灯片放映，应确保与者备注靠得很近，然后打望进行排练的演示文稿，然后单击“幻灯片放映”|“灯放图如图20-5所示的“预演”框显示在第一张幻灯片的左上角。注意，幻灯片放映一开始，计时器就开始计时了。提示由于幻灯片计时器马上就开始计时了，笔者经常发现自己在开始忘词。不被预先通知，笔者的大脑似乎还没有做好准备以投入到演示中。这样，笔者倾

下一图20-5“预演”框使用户可以完全控单击右箭头(“下一个”)提示要时刻注视“幻灯片放映时间”窗口，以在当前幻灯片以及演示文稿显示上在完成排练后，单击“预演”框右上角的“关闭”按钮2000然后显示一条与图20-6类似的消息。它告诉用户在排练时，演示持续的时间。询问用户是希望保存由排练创建的时间(单击“是”)，还是希望保存原来的设置或手工移动幻灯片(单击“否”)。图20-6如果你想 没有谁可以同时身居两，这样公司的CEO不能参加演示并不意味着，用户不得不在没有他或她参加的情况下进行演示。可以考虑为演示文稿的要点录制特殊旁白。设想一下，将CEO向观众致欢迎辞作为一张显示有公司总部的幻灯片，或者也以将从著名的运动那里到的人证包含带有或的幻灯上等利用 2000为示稿制白程简。用的划作以及装有声卡和话筒的计算机)，可以按下列步骤开始录制自己的旁白：单击“幻灯片放映 |“录制旁白”，如图20-7所示的“录制旁白”框显示出来警告如果“录制旁白”菜单被禁用，则可能需要仔细检查声卡配置和话筒安装情况。图20-7该框告诉用户，基于可用的磁盘空间可以录制数如果这是第1次录制旁白，单击“设置话筒级别”。“话筒检查”框打开。要求用户阅读一段文字，以便可以设置话筒录制级别以获得可能的最佳效果。单击“确定”开始测试，然后单击“取消”关闭该框。要设置录制质量，单击“改变质量”按钮。在显示出来的“选择声音”框中，单击“名称”下拉框选择希望录制质量类型。在“属性”下拉框中，可以通过指定录制是单声还是立体声等进一步调整质量。在作出选择以后，单击“确定”关闭该框。声音文件占据的磁盘空间越大。为获得最佳的折衷方案，笔者尽力提高在特别重要的幻灯片上质量，然后省略某些次要幻灯片上的旁白。因此，面提到的例子中，对于EO的欢迎辞和名人的证言，笔者会采用最高质量，然后提供动态演示文稿提醒。这样，实际上预先录制听起来很有效，而效果不会像受静电干扰的样。默认情况下，声音文件在演示文稿中。如果希望节省自己机器上的磁盘空间，可以选定“旁白”选项到服务器，然后将声音文件在那里。警告如计身带示稿嵌音件最理因整演稿以安全地在一个膝上电脑或软盘中。如果计划到文件，当离开去参加大型演示时能无中它漏。应知， 自动到大于KB文件。尽管这是免在机器上份巨大文件(一份在原始位置，另一份与演示文稿一起)的很好方法，但是当携带演示文稿而将声音文件意外地遗的框中打开“常规”。使用“声音文件不小于”框内的箭头按钮调整文件调大(如果少的件)或调小(如果要个文件)。当然，如果使用单击“确定”开始幻灯片放映。当每张幻灯片显示出来时，可以录制合适的旁白或不进行解说，单击幻灯片换到下一张幻灯片。当已经完成了演示的时候， 将告诉用户旁白文件已经在它们响应的幻灯片中。然后询问用户是否希望保存新的幻灯片时间。如果已经为每张幻灯片录制了旁白，。默认情况下，当进行演示时旁白与幻灯片一起。要取消录制，可以打开演示文稿，|白”复选框。在出发前往演示地点之前，仍可以做几件事以使演示文稿平稳进行的可能性达到最大程度。为了演示成功，笔者通常单笔者检查的另一个设置是如图20-8所示的“设置放映方式”框。要打开这个框，可以打开要完成的演示文稿，然后单击“幻灯片放映”|“设置放映方式”。图20-8在离开之前，检验自己的设置可以节省一些花在现场通过提前检查这个框，可以确保演示文稿是按自己需要的格式设置的，并且选定了所期望的选项。甚至还可以指定放映的幻灯片范围。在检查这个框时，可以使用下列问题对自己进行指导：如何查看该演示文稿？在“放映类型”部分的上半部分，有三个关于演示方式的选项：“者放映(全屏幕)”，演示文稿以“全屏幕”模式显示，并且很可能让者输入或控制幻灯片；“观众自行浏览(窗口)”，计算机前的某个人可以查看演示文稿；“在展演示文稿应当有哪些特征？在“放映类型”部分的下半部分，可以指定：演示文稿“循Esc键终止；“希望显示哪些幻灯片？在框的“幻灯片”部分，可以选择在下次运行演示文稿望显示哪些幻灯片。默认情况下，将放映全部幻灯片。还可以单击“从”单选按钮，然后使用箭头按钮在提供的方框内指定连续幻灯片的范围，或者可以单击“自定义放映”提示选项能满足需要，可以考虑按下列任何法获得所期望的结果。使用“幻灯片浏览”视图预先确定所需的幻灯片，然后在显示了希望放映的最后一张幻灯片之后终止演示。或者使用幻灯片漫游从演示文稿内挑选出想要的幻灯片(漫游节)适自的项决望次用同置能以及在示时理的舒程度。/或在很紧的时间限制下工作，那么可能会希望使用排练时间。另一方面，如果要预先为观众的问题做好准备，则可能希望人工换片，以便可以在需要拖延的地方停一下，然后在需要很少说明的部分中喘口气。可以在“设置放映方式”框右下角的“换片”部分内设置这个选项。希望使用什么颜色的电子绘图笔？如果计划在演示过程中，通过在幻灯片上画图进行强调，可以使用该框右下角的“绘图笔颜色”下拉框，预先设置绘图笔的颜色。注意，可用的颜色是根据“设模板”和/或演示文稿的提供的，但可以单击“绘图笔颜注意的颜色，但却需要在进行演示时将绘图笔打开。在本章的后面，笔者将介绍使用电子绘图笔识。生活中极少有很容易操作的东西，但是当涉及将演示文稿所需内容集中到一起时”向导却非常容易接近。利用这个向导，用户可以确信自己拥有完成演示文稿所需的所有内容，甚可打一轻的 器，以避免进行演示的目标机器上没有、最佳版本的。启 2000，然后打望打包的演示文稿第1步是选择要打包的文件。现在，这是指演示文稿本身，而不是任何文件。由提示尽管演示文稿内的“自定义放映”是自动包括在内的，但需要人工选择所需的其 假定A:驱动器(软盘驱动器)为目标位置，而用户可以选择B:驱动器(可能将其设为Zip或Jaz驱动器或CD刻录驱动器)，或浏览至 在打包文件中包括所有到演示文稿的文件。还可以选定“嵌入TrueType字体”，让包含所有可能会用到的特殊TrueType字体。选择这个选项 上可以使用2000；否则将器打包，以避免出现预料之外的情况。单击“完成”将所有与演示文稿相关的文件压缩到目标驱动器或上，然后就完了警告 在不重使用打包向导情况，不做任修！如果运行“打向导之后，对演示文稿做了任何修改，则需要重新运行向导，以确保拥有版本的演示文。使用Windows资源管理器(单击Windows任务栏上的“开始”按钮，然后选择“程序 双击Pngsetup项，然后输入希望将演示文稿到的位置 没有“放映”选择。如果在右击演示文稿时,“放映”选项不出现，这意味着在目标系统中既没有PowerPoint，也没有PowerPoint 打印讲读者是不是参加过这样的演示会，自己忙着记笔记，而忘记了者讲述的内容？笔者就曾经参加过，并且都说不出因此而遗漏了多少关键信息。为观众着想，可以考虑分发幻灯片的讲义。这样，他们就可以将注意力集中在演示文稿的细微差别上，而不是集中在幻灯片的数据上。在进入“打印”框之前，可能考虑检查某项殊设置。在计划打印的演示文稿内，”|在 内工作，可能需要取消选定“打印”选项。这样，在计算机生成输出时，无需停止自己的工作。打望从中生成打印输出的演示文稿提示挑生印幻。打前个纲”视图或“幻灯片浏览”视图内选定一批幻灯片，然后选择“打印”框内以选择使用幻灯片名称或使用一般的幻灯片编号的打印输出，这可能对自己意味着一单击“文件”|“打印”，打开如图20-9所示的框图20-9使用“打印内容”下拉框打印幻灯片、稿、讲义和演示文使用“名称”下列箭头选择希望使用的。由于打印讲义时幻灯片打印的较小，此选质的，每片阅。在该框的“打印范围”部分， 5种各不相同的打印幻灯片的选项，如“自定义放映”—如果当前的演示文稿包含一个或多个自定义放映，可以使用这个下拉框选择希望从中打印讲义的放映。“幻灯片”—要按编号打印一批幻灯片，可以将幻灯片编号或幻灯片范围输入到这个文本框内，使用逗号或短划线作分隔符来指明范围。例如，要打印幻灯片1、3、6、8、，可以将“在“份数”部分，告诉需要的份数以及是要逐份(自动分页)打印还是按编号次序打印。在默认情况下，将一个自动分页的副本发送给指定的。在该框的“打印内容”部分，使用下拉框选择“讲义”“打印容”的右是的“义”分。这，可以诉 在页打印幻灯片的数量(默认为)。还可以指定幻灯片的顺序。如果选择“水平”，则第2张幻灯片出现在一张一侧如果择“直”则第2幻片出现在第1的下。在该框的底部是一些讲义属性。默认情况下，幻灯片是加边框的，这样读者可以当对所有的选项满意后，单击“确定”将输入发送到2000上的“打印”按钮即可生成一份崭新的讲义。这样就无需再对整个“打印”对当笔者进行演示时，通常是将演示文稿在膝上电脑中携带，而在会议上使用大型监视器或投影屏幕。这种方法不仅可以让笔者对知道演示文稿已经准备好了有把握，而且可以使得设置时间最短。如果使用这种解决方案，就可以满怀信心地对演示文稿进行控制，并且可以在必要时撇一眼某张幻灯片的者备注。将膝上电脑的外部显示端口连接到计划用于演示的监视器或投影仪。要确保在连接之前关闭目标设备。将投影仪或监视器打开，启 2000，然后打开将要使用的演示文稿单击“幻灯片放映”|“设置放映方式”，然后单击“投影仪向导”按钮，启动如 图20-10在打开第2个设备的几秒内，就可以在屏幕上看到这如果在屏幕上看到了“投影仪向导，则单击“是，然后单击“下一注意如果答案是“否”⋯如果在几分钟后，这个图像仍未出现在屏幕上，则应当单击然后要求使用下拉框指定使用的投影仪的名称。还要求确保膝上电脑的分辨率与投影如果投影仪支持声音，则可以在两个设备之间连接独立缆线。在连接了缆线后，可以单击“投影仪向导”上的“测试声音”按钮，对输出的音量和质量进试。在下一次商展览会上为什么让介绍关于公司的较普通的信息，而将时间花在与预期客户的交互上呢？通过将演示文稿设置为以展台模式运行，行人可以在没有打断的情况下了解公司及其提供的服务。由于演示文稿在结束时自动从头开始，它基本上无需维护，这样就可以将大部分时间花在最需要的地方—与人进行交互上。启 单击“幻灯片放映”|“设置放映方式，打开“设置放映方式”框选择“在展览(全屏幕)”选项。注意，然后“循环放映，按Esc键终止”被选定并变灰，以免用户不选这个选项。这样做，是因为展台演示的一个主要好处是，它们将在无人管理的情况下持续运行，除非它们被故意终止。5分钟以后，演示文稿将返回到开单击“确定”保存设置，然后按 F5”启动放映让演示文稿可以在eb上使用是将它们存档以备将来之用的法，以便那些错过了演示的人可以在以后能够查看它。打望发布到Web上 单击“文件”|“另存为Web页，打开“另存为”框使用文件夹列表浏览至希望在其中发布演示文稿的服务器位置(如果不能肯定应当在何处发布这些文件，可以询问网络管理员)。单击“改变标题”按钮，然后为演示文稿键入一个更合适的标题。演示文稿的人可以在他们的eb浏览器的标题栏内看到这个标题。单击“发布”按钮打开如图20-11所示的“发布为Web页”框在该框的“发布内容”部分，可以选择发布演示文稿的哪些部分。用户的选择与在“打印”框内所看到的选择类似。图20-11通过清除“显示者备注”选项中的复选标记，保留“者备注”的图20- 警告默认情况下， 下一步是选择演示文稿的“浏览器支持”。默认情况下，“InternetExplorer4.0或更高(高保真)”选项是选定的。尽管这个选项展示较小的字体，并且图形显示更佳，但在某些较旧的浏览器上（这可能不是所希望的），观众没有特殊的基于框架的导航帮助，除非在演示文稿内包含到每个可能目标的单独。那么，哪一个选项最好呢？显然，如果演示文稿是为Intranet设计的，而每个人都运行InternetExplorer5.0，那么应当选择“InternetExplorer4.0或更高(高保真)2个选项。为了让eb上的每个人都可以演示文稿，选择这个选项可能是最好的解决方案，即使它意味着要做些额外的工作来创建所有的超级。注意通过单击“Web选项”按钮，可以在“常规”中改变自动生成的幻灯片导航栏的颜色。默认情况下，按钮显示黑底白字，但可以选择其他与演示文稿的和/或Web上。当在Web浏览器(如InternetExplorer5)内查在 2000中大的步之就是在eb上安排和演示生动的演示文稿的能力。利用这种能力，用户可以在不离开的情况下，与全球的项目小组会面。当然，有时候不能替代面对面的联系，但却有一个演示文稿广播的地方。比方说，用户的国内公司正在发起一个新的收益计划。与其到每个地方去，然后宣布它，倒不如广播一个关于此事的即时演示文稿，然后将它在服务器上或将其发布到eb上，以便那些错过了演示或希望再次查看它的人能够查看到它。应当注意，向16个或观众发送音频和则需要NetShow服务器选择“设定新广播日程”框的“描述”显示出来，且演示文稿的“标题”、“者”和“联系人”信息已经填入。为演示文稿输入将发布到演示文稿自动生成的介绍页中的描述信息。可以单击该左下角的“预览前厅浏览页”按钮，看一看它在eb上将会是什么样子。转到“广播设置”。在该的“音频与”部分，可以定义希望支持这两选项的哪一种。注意，支持需要NetShow服务器和速度非常快的机器(300MHz或更好)。 要录制广播，并将其存档以备以后查看，可以选中“录制广播并存入”选项，然后浏览至希望演示文稿的位置。如果需要，可以通过选定“观众 者备注”选项，观众者的注意一个共享位置是其他人的服务器上的一个。由于 不将为广播安排的演示文稿保存到一个不共享的，因此可能需要与网络管理员联系，以了解他或她已经将哪些设置为了共享。如果使用了NetShow服务器，则对其进行定义。在定义了服务器和共 后，单击“确定。然后将回到“广播设置”中Outlook2000打开“安排会议”窗口。由于大多数演示文稿的设置发生在实际演示的很久之前(当被安排时)，启动广播相对单击“幻灯片放映”|“联机广播”|“开始广播”。此时，演示文稿以HTML格式保存 2000运行一个快速的音频与检查，以确保一切都工作有给与会者的消息或指示吗？单击“与会者消息”，键入信息，然后单击“更新”。当准备开始广播时，单击“开始”按演示文稿广播看起来与所有的高新技术一样，收看广播真正所需的是InternetExplorer4.0或更新版本。如果这是你参加的第1次广播，可以早到几分钟，以免需要演示提示如果进入前厅浏览页时，演示已经开始，则可以单击“查看以前的幻灯片”用户可以两种方法之一转到演示文稿中。如果正在使用Outlook2000，当广播的提醒出现在屏幕上时NetShow”按钮。如果使用另一个客户软件，可以发现广播的邀请函的邮件，然后将自己的Web浏览器指向包含在邮件中的URL无论使用各种方法，都会被带入到前厅浏览页中。这里，可以看到来自演示者的消息，以及演示的开始时间的倒计时。现在，者已几乎悉进行演示的每一种可能方法了，下面让我们看一看演示者感的几个问题，以此结束本章的学习。它们包括：使用电子绘图笔、使用幻灯片漫游跳转到某张幻灯片、在演示过程中查看者备注以及使用会议记录密切注视演示。当希望将观众的注意力引向幻灯片的某一部分时，笔者使用电子绘图笔将希望他们注意的项目画圈、加下划线或用其他符号标记它们。在本章的前面，已经学习了如何利用“设置放映方式”框选择绘图笔的颜色。要打开“绘图笔”，需要启动演示文稿，右击第1张幻灯片，然后选择“指针选项”|“画无论是希望