洽商签证及索赔的管理思路

PAGE论文浅析总承包管理理项目洽商、签签证及索赔的管理思路作者张祖起起工作单位北京京万年基业建建设投资有限限公司2014年5月月摘要本文根据自己参参建的项目过过程中有关管管理经历，在在简单介绍总总承包项目相相关部门的作作用后，在总总承包项目中中洽商、签证证及索赔的不不同管理思路路的指引下，浅浅析洽商、签签证及索赔的的各种具体操操作，目的为为了使项目管管理过程中有有关洽商、签签证及索赔能能有正确的执执行和管理，以以便为项目的的中间过程结结算和最终结结算做好基础础工作，完善善成本管理过过程，确保成成本控制，实实现项目应有有的经济效益益，从而促进进项目各方面面的进度正常常进行，使最最终项目参与与各方都取得得满意的效果果。本文在研研究过程中采采用管理思路路的过程进行行阐述，以使使读者更贴切切项目管理过过程，以便更更好的解读此此文。关键词：洽商签签证索赔管理目录TOC\o"1-2"\h\z\u1前言11.1研究背景景11.2国内外外研究现状111.3研究目目的和意义112施工总承包包项目部相关关部门简述222.1合约采采购部22.2设计技技术部22.3工程部部23对发包人的的洽商、签证证及索赔的管管理思路及浅浅析23.1对发包包人洽商的管管理思路及浅浅析33.2对发包包人签证的管管理思路及浅浅析43.3对发包包人索赔的管管理思路及浅浅析54在洽商、签证证及管理的过过程中一些应应注意的细节节65结论与建议77后记8参考文献9附录10PAGE211前言有关本文的研究究背景、国内内研究现状以以及研究的目目的和意义。1.1研究背景景进入20世纪990年代后，我我国经济高速速发展，国家家建设欣欣向向荣，全国各各地的工程建建设遍地开花花。而在这工工程建设项目目的大潮中，施施工作为一个个重要的环节节，存在很多多种工程承包包方式，而在在其中诸多承承包方式中，总总承包方式无无疑占据了比比较大的比重重。而在总承承包方式中，由由于涉及的承承包范围广、专专业多、技术术难题多等诸诸因素招标的的时候不可能能面面俱到。而而在不能面面面俱到的情况况下，项目洽洽商、签证及及索赔就随之之产生。而在在一个项目的的合约成本管管理中，处理理这些问题的的出现就比较较棘手，因为为它们都具有有出现突发性性、处理具有有技巧性、效效果具有影响响性，能否处处理得当、效效率是否高效效都对工程项项目的最终完完好执行和最最终项目利润润有很大的影影响。1.2国内研究究现状目前国内对此项项课题有些专著著，这其中又以以索赔居多，而而索赔中又以以国际上涉及及通用的FIIDIC条款款的比较多，主主要针对国内内大面积的总总包项目管理理的涉及较少少。国内专业业书刊也有些些从现场角度度出发的文章章发表。基于于此，本人也也是从现场实实务出发，做做些简单的分分析，希望能能为日后的这这些专题研究究大海添些水水滴。1.3研究的目目的和意义为了对于总承包包管理项目过过程中出现的的洽商、签证证及索赔的管管理有个实用用、高效的解解决思路，为为了项目的中中间过程结算算和最终结算算奠定基础作作用，总承包包合同得到良良好的执行，促促进工程项目目的顺利进展展，对提升总总承包企业的的最终经济效效益，对于总总承包项目的的洽商、签证证及索赔的管管理思路浅析析目的在于此此。本文基于上述目目的，结合本本人参与总承承包管理的甲甲项目的具体体过程，浅析析施工总承包包管理项目洽洽商、签证及及索赔的管理理思路，也希希望抛砖引玉玉，希望读者者和有关方面面抓家可以提提出更有深度度的见解和观观点，也为国国内在此方面面的课题研究究提供一些有有值得参考和和引用的思路路和论据，使使本文的研究究具有课题研研究参考的意意义。2施工总承包项项目部相关部部门简述目前施工总承包包项目大都实实行项目经理理部管理模式式，在本人参建的项目目（以下简称称甲项目）中中的项目经理理部中主要设设有以下部门门：合约采购购部、设计技技术部、工程程部、质量部部、安全部等等。这其中其其中合约采购购部、设计技技术部、工程程部和洽商、签签证及索赔密密切相关，在在此过程中起起着不同的作作用。以上三三部门在洽商商、签证及索索赔中的作用用如下；2.1合约采购购部负责审核工程部部、设计技术术部转交的相相关文件，判判断文件涉及及范围、证据据是否充分以以及对各类单单价进行分析析；对分包上上报的各类文文件进行核算算；编制对发发包人的有关关现场洽商、签签证及索赔的的文件。合约约采购部必须须多重视对合合约价格的组组成，且多收收集有关洽商商、签证及索索赔资料的收收集，以便使使以上工作顺顺利得到解决决，而保证经经济效益。2.2设计技术术部主办对发包人洽洽商的工作，对对工程洽商记记录中的材料料、工艺、功功能、构造、尺尺寸、技术指指标、施工方方法负责，并并将确认后的的的各类设计技技术文件及时时转交给各相相关部门。设设计技术部也也要多对图纸纸和规范、施施工方案等方方面进行考究究，以便及时时提出，既不不延误工程项项目的进行，也也不会影响费费用的追溯。2.3工程部主办对发包人及及对分/供商的现场场工程量计量量签认单。对对施工过程中中发生的合同同外工作量的的事由、工作作范围、工作作内容负责，对对工日、机械械台班、工程程数量负责；；对施工过程程中发生的合合同外零星用用工、机械台台班使用以及及额外工作量量签字确认并并及时转交合合约采购部。3对发包人的洽洽商、签证及及索赔管理的的思路及浅析析在施工总承包管管理项目中，除除了中间过程程结算和最终终结算，项目目结算中碰到到最多的就是是洽商、签证证和索赔了。对对于三者的定定义，以下做做个简单的解解释：洽商[7]主要要是指承包方方就施工图纸纸、设计变更更所确定的工工程内容以外外，施工图预预算或预算定定额取费中未未包含而施工工中又实际发发生费用的施施工内容所办办理的洽商。而而签证[7]是指在施工工过程中承发发包双发就额额外费用补偿偿或工期延长长等达成一致致的书面证明明材料和补充充协议，可以以直接作为工工程款结算或或最终增减工工程造价的依依据。另外索赔[7]是通常情况况下指承包人人在合同实施施过程中，对对非自身原因因造成的工程程延期、费用用增加而要求求发包人给予予补偿损失的的一种权利要要求。在以上上三者中，洽洽商比较常见见，签证其次次，索赔较少少。就影响金金额来说，索索赔虽然发生生较少，但是是其涉及的金金额却可能是是最多甚至决决定性的。下面就本人在参参建的甲项目目的具体实施施中，施工总总承包中针对对发包人的洽洽商、签证及及索赔管理的的思路及流程程分别进行简简述和浅析。3.1对发包人人洽商管理思思路及浅析3.1.1对发发包人洽商管管理思路首先，设计技术术部记录整理洽洽商资料，编编制洽商单并并及时反馈合合约采购部。工工程洽商记录录单应包括材材料、工艺、功功能、构造、尺尺寸、技术指指标、施工方方法等。其次次，合约采购购部从合约商商务角度判断断洽商理由充充分性、证据据有效性及措措词合理性，对对洽商内容给给出意见，并并初步核算费费用，确保成成本在控制范范围内。之后后，设计技术术部根据合约约采购部意见见整理工程洽洽商记录单并并报发包人、监监理人确认，同同时在合约采采购部留底。待待确认后将正正式工程洽商商单转交合约约采购部；洽洽商提交发包包人7日内未确认认或回复，主主办工程师应应立即上报总总工程师。最最后各专业估估算工程师对对收到的工程程洽商记录单单，计算变更更费用（如果果有）等，起起草因工程洽洽商引起的费费用变更（如如果有）等文文件。合约助助理负责对工工程洽商引起起的费用变更更等文件进行行收集、整理理并登记归档档，以便日后后调用等。3.1.2对发发包人洽商管管理浅析从以上的思路，我我们可以做一一下简单的分分析，并明确确各个思路应应把握的细节节。首先，技技术部在整理理洽商资料过过程中，应尽尽量考虑洽商商产生的原因因。就目前来来说，洽商产产生的原因主主要就是材料料采购的限制制、工艺的改改变、功能和和技术指标的的变动、施工工方案的影响响、已经施工工条件的变化化等。设计技技术部只有吃吃透以上的变变化以及可能能带来的影响响，对洽商予予以正确提出出和完整表述述，也应尽可可能贴近合同同的执行，或或者能让合同同可以作为重重要参考。在在设计技术部部的前段工作作下，合约采采购部根据合合同约定以及及市场的有关关人工、材料料、机械等造造价信息，做做出合理判断断，并核算费费用，确保成成本的可控性性，以免影响响项目的经济济效益。在甲项目的施工工过程中，项项目经理部就就按照以上浅浅析的思路就就高效完成了了一个洽商，达达到了良好的的效果。在甲项目施工进进行过程中过程中中，由于业主主单位及业主主要求，标准准层（3-118层）新风风机房内应有有新风机房设设备基础，而而原图纸没有有设计，在图图纸会审过程程中也没有提提及。这个时时候的解决方方式就是从设设计技术部牵牵头，根据实实际的新风机机的相关参数数，设计出设设备基础的尺尺寸及数量先先呈合约采购购部进行判断断，判断增加加设备基础的的充分性、证证据的有效性性等。合约采采购部给出了了可以根据此此洽商向业主主方提出增加加新增设备基基础的费用，且且可以参考原原合同中对应应的价格清单单进行增加，不不会另外增加加成本。之后后，设计技术术部就整理好好洽商资料，在在建设单位、监监理单位、设设计单位、施施工单位四方方签字后转发发一份给合约约采购部。合合约采购的估估算工程师计计算由于此变变更增加的变变更费用上报报给监理单位位和建设单位位。在得到监监理单位和建建设单位签字字认可后存档档，并在当月月或者下月上上报进度款申申请时附上此此部分费用一一并申请。在甲项目的实际际实施过程中中又有一个例例子可以让我我们认识到洽洽商管理思路路的程序性。在在甲项目开始实实施的基坑支支护阶段过程程中，我们总总包管理单位位和分包商均均从实际测量量的数据中，得得出地下工程程应加强剪切切的荷载设计计，增加抗浮浮锚杆的施工工内容。我方方和分包的技技术人员经过过多次计算和和论证，得出出最终结论应应增加抗浮锚锚杆的设计并并施工。这时时候设计技术术部并将此提提议提交合约约采购部进行行初步测算，这这部分可能会会产生的追加加费用，以便便设计技术部部在和设计单单位及业主沟沟通的时候可可以进行有效效商讨，并且且认为这份洽洽商应该增加加的费用。于于是以我们总总包单位的名名义，我们提提出了有关增增加抗浮锚杆杆设计并施工工的洽商函件件给监理、设设计单位、及及业主，最终终在他们确认认后形成四方方确认的函件件。设计技术术部将此四方方确认的函件件给合约采购购部，进行费费用追加计算算，并上报监监理及业主进进行确认。确确认后，合约约采购部并将将此部分存档档以便日后查查阅及结算整整理，并在下下个月的进度度款的申请中中予以加入。这这就完成了一一个洽商管理理的过程。从上面的流程来来看，通过设设计技术部和和合约采购部部的良好配合合，一个有理理有据且能保保证经济效益益不受影响的的洽商就可以以形成了。这这里需要注意意的是，洽商商主导的是设设计技术部，因因为主要是涉涉及技术方面面的细节多些些，而合约采采购部则是从从效益和费用用的角度进行行重要参考。3.2对发包人人签证管理思思路及浅析3.2.1对发发包人签证管理思路路首先工程部责任任工程师第一一时间记录整整理签证资料料，编制现场场工程量计量量签认单[4]（详附录表表1）并及时反反馈合约采购购部。现场工工程量计量签签认单应包括括计量依据、现现场情况描述述、具体计量量及支持证明明材料等。其其次仍然是合合约采购部从从合约商务角角度判断现场场工程量计量量签认单理由由充分性、证证据有效性及及措词合理性性，对签证方方式、内容给给出意见，并并初步核算费费用，确保成成本在控制范范围内。之后后工程部责任任工程师根据据合约采购部部意见整理现现场工程量计计量签认单（一一式三份，需需呈工程经理审审核）并报监监理人、发包包人对签证进进行确认，待待监理人、发发包人确认后后将现场工程程量计量签认认单转交合约约采购部一份份，用于办理理现场签证表表[4]（详附录表2）。现场工工程量计量签签认单应在签签证事件发生生后3日内提交监监理人、发包包人。监理人人、发包人33日内未确认认或回复，主主办责任工程程师应立即上上报工程经理理。最后各专专业估算工程程师对收到的的现场工程量量计量签认单单根据合同约约定计算相关关费用，将现现场工程量计计量签认单作作为必备附件件，办理正式式现场签证表表至监理人处处监理人、发发包人7日内未确认认或回复，主主办专业估算算工程师应立立即上报合约约采购经理。合合约助理负责责对签证文件件进行收集、整整理并登记归归档，以便日日后调用等。3.2.2对发发包人签证管理浅析析签证是指在施工工过程中承发发包双发就额额外费用补偿偿或工期延长长等达成一致致的书面证明明材料和补充充协议，可以以直接作为工工程款结算或或最终增减工工程造价的依依据[14]。因此其对对工程结算的的造价非常直直接。在签证证管理思路中中，工程部是是作为主办的的，因为签证证发生的具体体情况、实际际数量等都是是由工程部进行整整理的。而且且后续的许多多资料都是在在工程部主办办的工程量计计量签认单的的基础上取得得，是取得有有效签证的最最主要依据。在甲项目施工进进行过程中，接接到设计单位位出具的设计计变更，要求求我方对备注注楼20层消防竖竖井进行拆除除重新施工（在在此之前我方方已经全部完完成该处的砌砌筑施工）。工工程部的责任任工程师在接接到这个通知知单后，就在在拆除过程中中叫上了监理理单位一起现现场确认，然然后根据实际际拆除情况填填写现场工程程量计量签认认单，具体中中体现了拆除除数量发生的的人工数量。在在之后，工程程部责任工程程师将现场工工程量签认单单呈于监理单单位及业主进进行确认，最最后工程部责责任工程师呈呈一份原件给给合约采购部部。合约采购购部的估算工工程师根据工工程量签认单单确认内容和和数量办理进进行估算、套套价，编制签签证签证表，并并同时将现场场工程量计量量签认单附后后，作为支持持性文件。这这样，一个签签证的管理就就工作就完成成了。这里需需要提醒的是是，办理签证证的时候，一一定要有监理理或甲方代表表在现场旁证证，可以采取取现场拍照等等有效方式获获得各方的认认可，只有这这样才能保证证后续签证管管理工作的正正常进行。其其次，是合约约采购部仍然然发挥其在费费用测算的专专业技术能力力，根据合同同约定以及市市场的有关人人工、材料、机机械等造价信信息初步核算算费用，确保保成本控制在在范围内，为为项目争取更更多的经济效效益。在获得得发包人和监监理人认可的的现场工程量量计量签认单单后，在规定定的时间内办办理正式的签签证表。这里需要提醒读读者的是，由由于签证直接接涉及到费用用，因此监理理人和发包人人有时会多考考虑，有可能能拖延现场工工程量计量签签认单和现场场签证表的回回复。在此，无无论是工程部部还是合约采采购部在自己己的资料发出出后，均应及及时跟踪对方方回复，以免免拖延，造成成签证管理效效率的降低，不不利于签证的的管理。3.3对发包人人索赔管理思思路及浅析3.3.1对发发包人索赔管管理思路发包人的索赔管管理工作，和和前二者最大大不同就是，始始终由合约采采购部独立完完成。首先合合约采购部依依据项目实际际执行情况，结结合有关资料料、合同中的的具体约定以以及合同中有有关索赔的依依据条文、当当地造价信息息等相关资料料，进行索赔赔报告和文件件的起草、计计价，列出索索赔明细。合合约采购部在在草稿经审核核后的定稿签签字盖章后由由合约采购部部将费用索赔赔申请（核准准）表[4]（详附录表3，一式四份份，回存一份份）发放至监监理人。监理理人、发包人人10日内未确确认或回复，主主办专业估算算工程师应立立即上报合约约采购经理。最最后合约助理理负责对索赔赔文件进行收收集、整理并并登记归档。3.3.2对发发包人索赔管管理浅析由于索赔管理工工作，是由合合约采购部独独立完成，因因此在处理上上要更加考虑虑全面。首先先要了解索赔赔的处理原则则，其原则为为[14]：（1）索赔必须须以合同为依依据；(2))及时、合理理的处理索赔赔；(3)加强主主动控制，减减少合理索赔赔。其次要注注意索赔的计计算，要知道道根据合同的的不同情况，了了解索赔包含含哪些费用，并并不是简单的的人工费、材材料费、机械械费、规费、税金等等，还应考虑虑保函手续费费、延迟付款款利息、保险险费、管理费费、利润等等等。还有就是是索赔的计算算方法[111]，是采取实实际费用法还还是修正的总总费用法还是是其他方法，这这些都是要认认真考虑。在甲项目进行到到精装修阶段段，根据业主主要求施工出出一处样板房房。由于业主主对于卫生间间的格局不满满意，因此要要重新设计。基基于此，业主主发出关于暂暂停卫生间管管道及电气施施工的通知给给项目部，要要求总包单位位立即停止所所有预知有关关的给排水、电电气施工。这这个时候，合合约采购部在在接到这个甲甲方指令后，立立即根据指令令内容向业主主因停工造成成的工程延误误、窝工等的的索赔意向书书，在确认收收到重新设计计后计算相关关索赔明细。之后合约采采购部就组织织电气、给排排水的估算工工程师，就当当时停工时间间节点的实际际进度，进行行资料收集。在收到业主重新设计后的图纸后，合约采购部就计算出由于此变更造成的实际费用、工期延误等汇总的索赔明细，并最终形成索赔申请（核准）表上报业主。上报业主后在时间限期快到时，和业主指定的造价咨询单位通力配合，要回了业主的审核意见书，是项目的多发生费用得到及时有效的转移。在这里特别要提醒的是，索赔不仅仅是费用索赔，还有工期索赔，从某种角度考虑，工期索赔更能帮助索赔所获得的利益。下面就举出另外外一个例子，来来述说一下索索赔的思路整整理及过程。甲甲工程项目由由于裙楼设计计为钢结构，钢结构占的比重比较大，所以钢结构的焊接工作成为工作中的重点，无论在工厂制作中还是现场安装中。眼看裙楼钢结构主体工程就要全部结束的时候，业主提出要对钢结构焊接的质量进行检测。按理，现场安装焊接部分要求检测无可非议，但是业主要求全部予以检测，就存在重复检测的问题。因为现场的钢结构绝大部分的制作是在工厂里完成的，而工厂已经进行过检测，更由于检测机构已经报监理备案，监理同意检测机构的结果。合约采购部对以上的思路进行了整理，并且认定存在索赔费用的事宜。因此在接到业主的指令后，合约采购部立即根据此情况向业主发出重复检测而产生费用的索赔意向书。之后我方也按业主的指令要求进行了以上的所有现场检测工作。这样，在业主及监理的旁站下，对现场的焊缝进行了检测，由于数量较多，我们和监理、检测方通力配合，表明了那些是现场安装的焊缝，那些是工厂制作的焊缝，以此区别，并进行了统计。最后我们仍然就此事宜产生的重新检测费用在合理的时间里进行了索赔，并附了索赔基础资料（原先工厂检测机构的备案资料、原先工厂制作的焊缝探伤的数量、现场检测方出具的报告、和监理核对的现场安装的实际数量、和检查方的检测委托合同等），业主也在造价咨询公司审核的基础上对我方的索赔（总计5万多）予以了认可。在以上索赔管理理思路中，同同样要提醒的的是，索赔是是有时效的，必必须按照合同同的具体要求求进行监督和和跟踪，以免免过了最后的的时间，最后后导致应有的的利益得不到到保障。4在洽商、签证证、索赔管理理过程中应注注意的一些细细节在处理洽商、签签证、索赔管管理的过程中中除了按以上上思路执行外外，要注意一一些细节。因因为一些细节节看似普通，却却对执行效果果产生很大的的影响，如下下简言：首先无论是洽商商、签证还是是索赔管理都都应严格执行行合同中的约约定上报时间间。洽商、签签证、索赔三三者的时间各各不相同，应应严格区分，以以免延误上报报时间，让发发包人可以以以此为由拒绝绝，那样肯定定对项目的效效益会产生很很大的影响。其其次一定要注注意有关此各各类文件的完完整性，应力力求在上报之之前收集完整整有效，使发发包人不会找找理由推迟回回复，否则造造成效率的低低下。还有就就是在沟通过过程中一定要要注意方式，注注意沟通的灵灵活性，以获获得发包人良良好的配合，高高效完成有关关洽商、签证证、索赔的管管理工作。5结论与建议议以上也是本人参参建甲项目后后对于向发包包人洽商、签签证及索赔的的管理过程中中形成的简单单思路，也在在执行过程中中取得了不错错的效果，为为项目的中间间结算和最后后结算做了基基础工作，也也确保了经济济效益的实现现，同时从根根本上也促进进了工程项目目的进展。实实际上土木工工程日新月异异发展的今天天，对于洽商商、签证、索索赔的管理思思路也是各有有千秋，并非非千篇一律。只只是无论面对对何种思路，我我们作为项目目管理人员都都要意识到，洽洽商、签证、索索赔的正确高高效处理对于于整个施工总总承包项目的的管理的重要要性，对于执执行过程管理理思路的任何何一个细节要要重视，都不不能随便敷衍衍。只有这样样我们才能在在保证整个项项目正常进行行实施下，不不至于自身的的经济效益受受到影响，也也使最后参加加工程项目各各方都能得到到满意的效果果。在本文中中，本人如有有阐述不合理理或者错误的的地方，敬请请读者予以指指正，并提供供探讨和参考考。后记本文是在本人参参与单位的甲甲项目的管理理过程中一点点一滴的积累累起来的，对对于实际的各各种情况都做做了比较多的的整理和概括括。因为在实实际管理过程程中都能积极极参与，因此此本人对于本本文所涉及的的洽商、签证证以及索赔形形成的思路已已经形成，形形成了较为完完整的描述。同同时在整理思思路的过程中中都能积极跟跟踪到底，所所以也希望它它能形成一定定的参考性。另外二年的网络络远程教育学学习生涯即将将结束，与老老师同学的相相处让我恋恋恋不舍。感谢谢各位老师给予予我的关心与与帮助，感谢谢我的同学们们在我遇到困困难时对我的的支持。在本文的整理和和撰写过程中中得到我的诸诸多同事的的的大量帮助，尤尤其是设计技技术部、合约约采购部、工工程部的同事事的大力支持持，使我的思思路一直较为为清晰，也在在不断的执行行过程中国得得到修正和改改进。在这里里更要特别感感谢我的毕业业论文指导老师赵东教授的的悉心指导和和建议，才使使我的文章能能一步步走向规规范和成熟。参考文献1成虎，陈群群.工程项目目管理.北京京：中国建筑筑工业出版社社，200992全国造价工程程师执业资格格考试培训教教材编审组.工程程造价案例分分析.北京：：中国城市出出版社，200093全国造价工程程师执业资格格考试培训教教材编审组.工程程造价计价与与控制.北京京：中国计划划出版社，220094中华人民共共和国住房和和城乡建设部部，中华人民民共和国国家家质量监督检检验检疫总局局联合发布..建设工程工工程量清单计计价规范.北北京：中国计计划出版社，220085中华人民共共和国20007年版标准准施工招标文文件使用指南南.北京：中中国计划出版版社，200086何伯森.工工程项目管理理的国际惯例例.北京：中中国建筑工业业出版社，220077刘元芳，张张国兴.建设设工程造价管管理.北京：：中国电力出出版社，200058何红锋.建建设工程施工工合同纠纷案案例评析.被被：知识产权权出版社，220059胡志根，黄建建平.工程项项目管理.武武汉：武汉大大学出版社，2200410梅阳春，邹邹辉霞.建设设工程招标投投标与合同管管理.武汉：：武汉大学出出版社，2000311王俊安..招标投标与与合同管理..北京：中国国建筑工业出出版社，2000312黄文杰.建建设工程合同同管理.北京京：知识产权权出版社，2200313尹贻林，何何红锋.工程程合同管理。北京：人民大学出版社，199914成虎.建建设工程施工工合同管理与与索赔（第三三版）.南京：东南南大学出版社社，2000015国际咨询询工程师联合合会，中国工工程咨询协会会.FIDIIC施工合同同条件.北京京：