跟单员岗位职责和跟单流程

跟单员岗位职责和跟单流程2014-08服装外贸跟单员岗位职责和跟单流程跟单员岗位职责，操作流程指南2011.09VERSION12014.08version2revised第一部分跟单员操作流程指南态要稳定。跟单工作大致可分为三大块。内容平行交错，时间齐头并进，关系衔接紧密。任何一项延误都会拖累交期。一．面、辅料筹备:报价-打样-确认-订购-分发二．样衣筹备:打样-确认-意见跟进-封样-传达订单跟进服务-生产通知单(面,辅料卡)筹备-大货生产安排,跟进,验货,出货(含船务,文件)一.面、辅料筹备1.建立文件分类夹2.缮制《售货确认书》和《订单数量统计表》,并生产主管并存入相应订单文件夹。F:diskmanagement浔砀馶订单数量统计表2014-02-22.xlsF:diskmanagement浔砀馶售货确认书.xlsx3.读资料提问并建表仔细阅读资料并结合样衣理解客户订单要求，并提问。所有问题必须一次性提出。尽量分单提问，即一个订单一封邮件。因为客户大多分单管理邮件。并将《物料明细单》与工厂共享，并在此表持续更新物料进度。一定要结合样衣多看资料。记住做的衣服，不是文件。反复检查计划表，谨防遗漏物料。各种表格必须交叉检查，以减少失误。F:diskmanagement浔砀馶辅料计划表法国单.xls浔砀馶面料计划表.xls4.安排物料询价、打样格、质量，交期后，择优选用供应商。F:diskmanagement浔砀馶面料打样单.docxF:diskmanagement浔砀馶辅料打样单.docxF:diskmanagement浔砀馶面料标准报价表.xlsxF:diskmanagement浔砀馶辅料标准报价表.xls-物料价格核对得到报价后将实际物料价格与接单时《成本表》比对，及时向主管或经理反馈信息、意见和建议。将物料价格控制在成本核算范围内。-打样确认的时间表接到订单15接到订单15天内完成辅料确认。355.面料一般要做色小样（LAB-DIPS）,品质布样（QUALITYSWATCH）.满印布料和色织布一般做手刮样（HANDLOOM）.为方便管理，假毛，罗纹，棉花等物料亦划归面料部份控制。3PANTONE色号来打样，也有客户提供布块作标准色。要求颜色正确。供应商提供一式3份1-33份。73求品质，颜色均正确。等样品给客户确认。根据客户的要求，可能会有不同，要灵活处理。-辅料打样所需时间不等。织唛约3天，印唛约2天，开模金属件（四合扣，工字扣，拉头，金属章等）约7天，染色织带约5天，化纤织带约3天。要求品质，颜色正确。-开模件，通常要先发开模电子稿给客户确认，再开模。数量大的开模件，不应支付开模费。数量较小，也要与供应商交涉，争取省掉开模费。提供品质样拉链，和色样码带给客户确认。615350套。7.寄样：-收到物料样品，先判断能否寄出。合格品当日寄出；不合格品不能寄出，当日安排重做。-判断标准：90%以下接近为合格（或4级以上色差，使用灯箱和灰度卡判定）视为合格。工具可使用照布镜，刻盘，电子称。-色小样和品质布通常一式3如何填写确认卡尺寸：每块色小样不小于3X3CM.样上要编号以防寄样途中从卡上滑落混淆。尺寸：最小要达到刻盘刻圆之需要。淆。数量：每种物料最少1个。样途中滑落混淆。留底的卡上要标上物料的供应商名称，以防混淆。附样卡填写模版供参考。QC切记不可偷懒疏忽，否则后期订购大货物料及大货生产风险巨大。8.确认-意见催促。通常寄样后7天即可催促意见。“确认红色A-2014-08-06EMAIL”“四合扣颜色应为古银色，其余OK”2014-05-06FAX”-如物料被拒绝，当日内安排重打样品。9.物料订购-布料颜色、品质等确认后即可根据版房提供的耗料订购大货。计算耗料）料的生产周期较长则必须尽早订购。订购合同或订购单中必须要求供应商在大货外包装上标明订单号或款号。写明发货地址。要合同和订购单统一存放于相应文件夹中。合同和订购单必须交叉检查。-物料生产周期有胚布的常规化纤染色布生产周期约为10天运输5天有胚布的常规棉染色布生产周期约为10天运输5天有胚布的常规交织染色布生产周期约为10天运输5天需要订织胚布的化纤、棉、交织布生产周期约为织布30天染色10天左右色织布的生产周期约为25-30天，请提前预留足够时间。普通化纤棉生产周期为2-3天罗纹生产周期5-7天常规拉链交期为7天运输5天左右，四合扣、工字扣7天运输5天，棉染色织带10天5天，化纤织带7天运输5天左右。织唛3天，印唛、贴纸2天，挂牌7-10天.开模件交期为开模7天生产3天运输5天15至20指定的拉链商（例如CMZ20-30天。请提前预留足够时间。10.物料催促、分发-催促所有的物料无论是打样，还是做大货，订立合同和订购单后，都必须要追踪，催促，切忌放任自流，不闻不问．订立合同和订购单后两到三天，即可催促，以防止供应商漏安排。其后可视具体情况灵活追踪，确保物料准时回厂。-发货每个供应商每季度至少随机抽查一次。至少提前一天将物料的货运信息通知库管，以便做好收货准备。杜绝货到后无订单号，无人认领，无法入库。-分发物料到加工厂发料前先前面、辅料卡交至库房作参考。知库管。如物料有多余，尽量留在库房或多裁溢装出货，视情况而定。在预定的发料日之前追齐各种物料。尽量一次性发齐物料，减少加工厂往返取料的工作量，不可漏发，误发，多发。-补料如工厂要求补料，不可不问究竟，一味答应。而应查明原因，视情况灵活应对。11.关于物料订购的特别提示-梭织布料订购时必须要敲定幅宽。-针织布料订购时必须要敲定克重。免脚长度不合适。-四合扣，工字扣，汽眼订购时要书面要求胶垫圈。-纸箱订购时要写书面要求上、下垫板-童装拉链订购时要考虑安全因素，不能有尖锐物件。-鲜艳织带、绳,扣必须测试色牢度，谨防与衣服交叉染色。-贴布绣花要查看布边是否爆口。检查字母是否正确，完整。-印、绣花必须先做大货样片确认颜色和定位后方可开大货。-洗水服装上用的印唛必须先测试牢度。-洗水服装上的印、绣花要蒙透明塑料膜作保护。-要求备用扣（SPAREBUTTON)的订单，不能漏订。龙拉链。12.订单进度核对每周五填好ORDERPROGRESSSHEET(OPS)发给主管和经理，每周六与经理或主管对单。F:diskdermanagement浔砀馶Orderprogresssheet.xls13.如订单面、辅半需做实验室测试，则应提前安排。所有物料都必须提前催促进度，确认后使用。二．样衣筹备1.样衣安排收到订单两天内安排头样（COUNTERSAMPLE/PROTO-SAMPLE）打样。做《样板制作通知单》交版房主管。翻译客户技术资料含尺寸表交版师。备齐样衣所需面、辅料交版房主管。如技术部门对资料有疑问，必须立即解答。如无法解答，则尽快联系客户求解。F:diskmanagement浔砀馶231057样板制作通知单.xls2.资料交接登记F:diskmanagement浔砀馶资料交接登记表.xls3.打样用的面、辅料筹备。可在公司库房中查找，亦可在供应商处征样。物料3天内到位。尽量一次备齐装入单独塑料袋，每款一袋交样版房主管。物料要备齐，避免出现停工待料，窝工现象。如需外发打样，附上资料寄往外协厂。4.样品时间表接到订单7天内交出头样（COUNTERSAMPLE/PROTO-SAMPLE)。15天交出尺码样(SIZESETSAMPLE)。25天交出产前样(PPS)5.意见讲解。打样开始前给样工现场讲解客户前次意见。6.催样资料和物料备齐后追版房主管要样衣计划，追版师要纸样，追样工裁布。不可放任自流。7.绣、印花如样衣有绣、印花要求，版师做好纸样后，第一时间裁片去绣、印花。随片附定位版，正确绣、印花样片。并及时追回。8.寄样样衣制作好，检查无误后方可寄出。要求包装平整，美观大方。以期给客户留下良好第一印象。必须修改后寄出。填写方法如附件。-查意见。对照客户前次意见，逐条核对。如样衣漏改意见，必须修改后寄出。-做CHECKINGLIST.将查样意见在CHECKLIST中写明。填写方法如附件。-填挂牌。如无客户专用挂牌，则用公司标准挂牌。填写方法如附件。9.照相办，广告样，测试样同样操作。测试样要写明是否使用专用物料。10.意见追踪样衣寄出5天后，即可追踪客户评语。11.意见反馈收到客户意见1天内，翻译交回版师，并讲解。如技术部门对意见有疑问，必须立即解答。如无法解答，则尽快联系客户求解。三．客户服务、文件资料筹备和大货生产管理跟单是一项服务工作，要求服务热忱，全心全意，有理有节。严禁与客户争吵，正面冲突。1.客户服务-当日邮件当日回加成本的要求，应尽量满足客户。-用不懈努力和周到的服务，在客户心中，建立信任感，依赖感。-为客户多想一点，多做一点，减少客户的工作量。-为新员工提供力所能及之帮2.报价-具体的报价工作可以从四个方便入手，①用量核算②单价核算③其他项包含成衣加工费⌒寤ǖゼ踈运输成本及杂费④损耗舐蔦佣金-用量的核算需要根据客人要求的资料进行，可以分为面料部分及辅料部分面料部分请将尺里料填充物员需要告知纸样师傅以下两个重要的信息①面料种类是否有弹性面料幅宽是特别的洗水方法要告知）辅料部分请根据客人资料或者客人原样进行核算，车线由加工厂自行提供，报价可以不用核算。-单价核算需要在当季节的最新价格上做一定的上调，请注意区分特殊面辅料及普通面辅料。三家以上进行对比，如果客户提供了品质样的话，跟单人员需要将品质样寄往供应商询价，从而获取更为精准的价格。普通常用的面辅料可以根据以往购买的价格来进行核算。务部经理或者生产经理进行询问。印绣花费用，根据实际情况由相应的供应商提供价格运输成本及杂费需要根据款式的复杂程度及实际的交货地点进行核算-损耗是指每一种面辅料的损耗。3%核算，特殊面料按照5%核算辅料除了五金扣件（四合扣10%核算以外，其余所有按照3%核算-利润率及佣金需要根据不同客人及不同的款式来进行核算3.生产资料筹备要尽快追回并发工厂。款式图片面单文件清单及ＱＣFILL表工艺单款式图尺寸表测量图示拉链及辅料长度对应表羽绒及手塞棉用量表卡）包装说明表样衣（产前样或黄扣封样，照相样等）附样本-做生产单的几个小提示童装拉绳一般要后中固定，外露外边不超过14CM.四合扣，工字扣要加胶垫圈。汽眼要加胶垫圈和垫布。车针织布要用9号圆头针。前中1号部位不能接线。标明针距洗水服装做版前要先测试大货布缩率。洗水服装上的印唛应先测试牢度，并装袋车缝。洗水服装洗水前要先用白布包拉头。洗水时腰袋，帽子等独立部件要装网袋分尺码洗，以防混码。洗水服装先小批量（20件左右）洗水测试好颜色，尺寸后方可大批洗水。印、绣花大货生位后方可开大货。车羽绒服必须用进口圆头针，并经常更换，以防漏绒。罗纹上打四合扣时,冲孔不能太大.否则会破洞.4.大货生产管理-提前与生产主管沟通，在物料回厂前，预排工厂。并发料给指定工厂。-前期打样确认一定要抓紧时间，为工厂大货生产留够时间。至少45天生产时间。-准时备齐所有物料，配合服装加工厂大货生产工作，做好物料保障工作。能超耗。附样本-协调并催促外协绣、印花厂，洗水厂进度，确保服装厂不窝工。必要时亲自下工厂督促。-协助解决服装厂生产过程中出现的各种问题。-如果服装厂再次外发，还要负责确保外发厂资料和样衣的正确性。-订单领料后即开始催促生产进度，并在《生产进度表》作记录。如生产进度明显异常，应及时向经理报告。附样本挂牌，胶针，防潮珠，拷贝纸，封品胶布等-提前做好《包装说明表》和《预计装箱单》并发给工厂。附样本-协助ＱＣ管控货品质量。外协厂之货品未通过ＱＣ验货，不能送回。-与客户衔接好初期，中期和尾期验货工作。按客户规定提前预订验货，安排好验货员行程，衔接工厂备妥货品，协助做好验货员的接待工作。QC陪同客户验货。如有需要跟单员也应陪同客户验货员前往工厂验货。-按要求提前备好船样。除寄客户外，办公室要求每色一件，以备参展使用。样，钮扣模具。收回参照之样衣。QC负责在裁床处登记开裁数量，并据此核算加工厂应退之物料数量。退回之物料返回金笛厂。由金笛厂库管员负责清点，布料要剪样登记。物料未退回，不能支付加工费。附样本5.运输、船务、文件工作-FOB订单，提前在客户处索要指定货代信息。-提前10天向指定货代订舱。分为在网上订舱和邮件订舱两种。详见各客户附样本进提前告知。-空运货物一般要提供随机清关资料。包括：正本发票，装箱单，原产地证（C/O）等。衔接。积极主动追回信用证中要求的特殊文件，如客检证书（I/C)，公证行测试报告等，以便避免影响交单时间。-根据客户的文件操作指南确认提单、空运单。-及时追回正本提单（B/L）及空运单（AIRWAYBILL)。空运单亦要追回正本SHIPPER联。-非信用证及D/P项下的订单，需要自行寄单收汇。寄文件要求签回单。附样本-催促收汇。记订单详情。附样本第二部分跟单员岗位职责跟单主管岗位职责①报价根据客户资料要求报价，具体的报价工作可以从四个方便入手：用量核算单价核算其他项包含成衣加工费⌒寤ǖゼ踈运输成本及杂费损耗舐蔦佣金②样品开发样品开发需要根据客人原样或者资料进行样品的制作。具体可以分为两种：根据原样进行样品开发根据客人图示及其他资料进行样品开发③价格谈判及确认订单通常在客户收到第一次价格及感觉样衣品质的情况下会选择下单，同时会跟我们进行价格、交期的谈判，请注意价格及交期需要根据实际情况来进行回复，不可以一味的为了争取订单而降低价格或者缩短生产周期。④大货订单跟进需要分为六大板