办公自动化信息系统分析报告文案

信息系统分析计与目

录

5...................................7.2.5.12.5.2.2.6.12.6.292.7.12.7.22.7.32.8可2.9可2.9.12.9.2.2.9.3.组织15/共1717181820202020212227282929一、前言1.1项目背景目前，信息化来武装企业，已经是大势所趋。车间里的工人通OA系统来完成流水线上监督每一个工序；管理人员借助电脑和网络迅速地处理日常的业务；仓库管理人员通过各种应用系统来管理各种物料、原材料等等。单纯地依靠手写纸张的化是怎么都不能赶上现代信息的速度，因此，建立网络系统是现今的一种潮流。通系统对企业日常办公进行管理日常办公方面的需求，实现企业内部管理者、员工之间的信息交流，大大提高了企业内部的沟通；提供公告与公文信息的管理，方便其及时了解企业的实时动态消息；同时使企业的日常管理步入科学系统管理的轨道上。本系统是一套集通讯录管理，考勤管理，公告管理，计划管理，会议管理，文件传输，审核管理，日常管理等8个部分为一体的办公自动化系统。本系统除了必须满足当前的应用要求外系统的设计过程中强调了去先进性及可扩展性。当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼于当前的需要，而忽视了对系统技术的前瞻性，那么可以预见，在不久的将来，系统必将不能满足客户日益增长的需求，导致系统的生命周期的缩短，从而增加了客户在信息化建设的投资。办公自动化。所谓办公自动化即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现办公自动化是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的办公自动化还有一段距离，首先办公自动化必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现办公自动化还是必然趋势。随着网络的迅猛发展，对快速、高效、互动的办公系统的需求越来越大，网上办公系统的诞生正是为了满足这种需求。网上办公系统为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理。申核管理是网上办公系统的核心部分，它决定整个系统的性能。传统办公模式也可以叫做手工办公，因为它主要是依靠办公人员人工完成，依赖于纸张作为信息传输介质。1.2现行系统存在问题现实办公模式中主要存在的问题：传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。而且纸介质占用的空间很大，需要专门的存放。查找文件不方便，耗时。传统的办公模式信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。异地办公文件信息传送是靠交通工具，企业整体工作效率低。部门办公文件信息传送是靠员工，因此员工工作量大，个人工作效率低。传统的办公模式的文件安全性、可靠性较低。文件内容存储在纸张上，从而文件信息的安全性受到了很大的威胁。一旦纸张丢失或者销毁，那么文件信息就会流传出去，或者彻底消失。1.3拟解决的关键问题企业员工之间公告信息的发送与接收；工作流程系统的分析；企业信息的分析与整合；二、需求明2.1需求说明简介公司通过内部网络、等技术对部门的各项数据、资料和各类报表进行及时的查看、浏览、采集、加工，并实现对其的实时监控。将各类的数据、资料等以信息技术等手段为基础进现代化管理模式的实施，提高工作效率和工作质量，降低工作费用，加强成本管理，实现快捷、安全、规范的信息管理模式。实现各类资料的共享、利用，消除信息孤岛，实现办公无纸化、网络化；规范管理和业务流程；加强各个部门之间的交流与沟通，进一步提高工作效率，实现远程办公和移动办公；实现内网Intranet）、外网Internet的集成处理，提高整个信息化的水平；采用先进的管理理念，按照工作流程的最优化准则、成本最小化和效益最大化准则，建立一套适合本企业管理模式的计算机管理信息系统。建立电子档案，便于信息的建立于查询，使其更加科学与规范、信息传输便捷。建立信息网络平台用系统以及信息源开发三位一体的整体结构各相关部门和公司全面提高信息化建设与现代化建设的管理水平。实现数据传输网络化、业务流程规范化、公办手段自动化、信息查询透明化、信息安全可控化、为企业领导所做出的决策提供必要的保证强企业在市场上应变能力和竞争能力品质量、设备利用率和产品市场占有率，降低生产成本，给企业带来经济和市场效益。项使公司领导、单位部门人员、管理人员、技术人员2.3用大部分使用者具备一定的计算机操作基础，能熟练应用件办公，企业职能人员为信息交互平台的主要使用者。2.4项方便性：采用浏览器窗口界面，跟MicrosoftOffice面风格相同，操作简单。实时性：与企业管理系统紧密结合，可以实时办公。安全性用户操作系统的密码采取加密后存储有特殊安全需要的用户提供相对应的数字证书，以确保其信息、数据安全。支持异地办公：系统可以随时随地地通过登录，便于异地办公。易扩充性和可维护性据机构变动和业务调整统经过简单配置即能适应各种技术变化。2.5系2.5.1系统开发使用、JavaScript、Jscript语言工具。为了适应未来的分布式查询以及实际业务处理要求，系统采用三层架构。由于表示层、业务层、数据层的分离处理，从而使程序能够更好的实现升级与维护，减少系统维护的工作量。数据库的设计与系统信息模型相一致。经过数据的流量分析，负载均衡分析对数据进行合理优化对业务的需要对表结构进行优化库具有数据结构化、最低冗余度、较高的程序与数据独立性，确定数据的最优存储策略，同时，为了给未来数据库能提供更大的支持，在设计数据结构以及程序处理方法时采用据库。2.5.2为了确保数据的充分安全，数据处理中心必须配备可靠的数据本分存储设备，同时，软件具有数据备份功能。2.6系2.6.1考虑到企业的经济情况，计算机配件的最低参数为：CPUPentium3以上，内存128M，10GB的硬盘存储空间2.6.21)操作系统Windows2000ProfessionalServer2008Windows系统均可。考虑到装机的方便性和维护性等因素，首推荐使用WindowsXP操作系统。服务器：Windows2003Server或Windows2008Server版本数据库MicrosoftSQLServer2005上的版本2.7功2.7.1在选择相应的系统应用平台和硬件技术，优先考虑技术上在将来业务发展以及其他应用系统的兼容性大的可扩展性和延续性系统的使用性和操作性、设置管理的灵活方便性能的角度动化的应用平台系统进行全面的考察。2.7.2构建公司各部门统一的信息管理平台，整合各部门资源的信息系统。通过现今先进的信息通信技术和信息安全技术，为企业各部门的信息整合提供信息平台、单点登录、安全访问、个性化办公流程、信息交互和信息共享、日程安排、个人办公、信息查询、档案管理、管理监督等。为企业决策层提供快速可靠的数据信息以及方便的控制流程，满足管理层高效处理日常事务的工作需求，并协助领导顺利完成各项工作；采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，最大限度地避免人工传送信息的工作；保证信息的安全性。2.7.3本课题主要的研究内容以完成“企业网络统”的设计为主，企业网络OA系统是一个适用于中小型企业，满足其日常办公需求的管理系统，该系统初步确定由8个模块组成。1)考勤管理该模块登记系统操作用户考勤记录，登记用户上班、下班、加班、请假以及其原因等等信息，用户还可以查看以前的考勤记录，统计加班、请假天数和次数。当完成请假程序之后，系统自动把请假单上传到人力资源部门审批、审核，并把审批后结果返回给用户。该模块包括的信息有：上班在线时间（上、下午）、下班落线时间（上、下午）、请假日期、请假原因、请假天数、请假类型、呈送审批、审批结果、加班原因等。2)文件传输理该模块用作当前的的登录用户对文件进行上传、下载、共享、查询等操作。3)申请管理统该模块用于职员发送申请项目，发送成功后由经理查看、审批项目内容，等待经理审核后，将审核结果，发送给职员。4)公告管理该模块用作系统管理员以及企业高层职员向企业各部门、工作人员发送通知，通过系统管理员的审批后发布便大家查看有发送方才有权修改除该通知，本模块包含的信息包括：公告填写人、公告审批人、公告标题、公告内容、公告发布的时间。5)会议管理该模块主要用于登陆系统的用户制定、修改、查看会议信息等操作。6)计划管理该模块主要用于登陆系统的用户制定、修改、查看计划信息等操作。7)通讯录管该模块主要指登陆系统的用户的信息目录，其需要保存的信息有：名称、性别、手机、家庭住址、邮编；并且该模块用户可以自由维护自己的基本信息以及添加、删除联系人。8)日常管理该模块主要指登陆系统的用户的信息目录，主要对于登陆用户日常的信息修改与查询操作。可求根据国家标准GB-6583的规定，产品的可靠性是指：产品在规定的条件下、在规定的时间内完成规定的功能的能力。一般所说的“可靠性”指的是“可信赖的”或“可信任的”。我们说一个人是可靠的，就是说这个人是说得到做得到的人，而一个不可靠的人是一个不一定能说得到做得到的人否能做到要取决于这个人的意志能和机会样息管理平台，当人们要求它工作时，它就能工作，则说它是可靠;而当人们要求它工作时，它有时工作，有时不工作，则称它是不可靠的。对产品而言，可靠性越高就越好。可靠性高的产品，可以长时间正常工这正是所有消费者需要得到的);从专业术语上来说，就是产品的可靠性越高，产品可以无故障工作的时间就越长。简单的说，狭义的“可靠性”是产品在使用期间没有发生故障的性质。例如一次性注射器，在使用的时间内没有发生故障，就认为是可靠再如某些一旦发生故障就不能再次使用的产品，日光灯管就是这类型的产品，一般损坏了只能更换新的。从广义上讲，“可靠性”是指使用者对产品的满意程度或对企业的信赖程度。而这种满意程度或信赖程度是从主观上来判定的。为了对产品可靠性做出具体和定量的判断，可将产品可靠性可以定义为在规定的条件下和规定的时间内，系统稳定完成功能的程度或性质。例如，数据库在使用过程中，当某个数据发生了故障，经过维护后仍然能够继续使用。产品实际使用的可靠性叫做工作可靠性。工作可靠性又可分为固有可靠性和使用可靠性。固有可靠性是产品设计制造者必须确立的可靠性，即按照可靠性规划，从硬件和开发环境等过设计发验到产品出产的各个阶段所确立的可靠性。使用可靠性是指已生产的产品，经过储存、安装、使用、维护等因素影响的可靠性。可靠性要素可靠性包含了耐久性、可维修性、设计可靠性三大要素。耐久性：产品使用无故障性或使用寿命长就是耐久性。例如，OA信息管理平台正常运行后，人们希望它能无故障的长时间工作，否则，它的存在就没有太多的意义了，但从某一个角度来说，任何产品不可能的不会发生故障。可维修性：当产品发生故障后，能够很快很容易的通过维护或维修排除故障，就是可维修性。像自行车、电脑等都是容易维修的，而且维修成本也不高，很快的能够排除故障，这些都是事后维护或者维修。而象飞机、汽车都是价格很高而且非常注重安全可靠性的要求，这一般通过日常的维护和保养，来大大延长它的使用寿命，这是预防维修。产品的可维修性与产品的结构有很大的关系，即与设计可靠性有关。设计可靠性：这是决定产品质量的关键，由于人—机系统的复杂性，以及人在操作中可能存在的差错和操作使用环境的这种因素影响，发生错误的可能性依然存在，所以设计的时候必须充分考虑产品的易使用性和易操作性，这就是设计可靠性。一般来说，产品的越容易操作，发生人为失误或其他问题造成的故障和安全问题的可能性就越小;从另一个角度来说，如果发生了故障或者安全性问题，采取必要的措施和预防措施就非常重要。例如汽车发生了碰撞后，有气囊保护。可析系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。开发任何一个基于计算机的系统时，都会受到时间和资源上的限制。因此，在接受任何一个项目开发任务之前，必须根据客户可能提供的时间和资源条件进行可行性分析，以减少项目开发的风险，避免人力，物理和财力的浪费。本系统的数据库采用比较流行的sqlserver2005在安全性方面有绝对的优势，并且处理数据量大率高，前台使作为主要的开发工具。它可以与sqlserver2005数据库无缝连接。2.9.1本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统使用的是sqlserver2005数据库，开发工具选择的myeclipse8.0。系统基于Java平台，应用当前主流框Struts+Hibernate。采用MyEclipse成开发环境进行开发及调试器选务器当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。2.9.2由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。2.9.3社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。办公系统的开发有利于高层领导提高对整体的把握，迅速作出决策，减轻了高层领导的工作负担，因此开发办公管理信息系统是得到高层领导的认可和肯定的。对于在基层的工作人员来说，办公管理系统的开发能够减少甚至完全代替他们的手工作业，提高工作效率，因此也得到了他们的支持。从以上三个方面来分析，开发办公管理系统是完全可行的。和组织结构分析是详细了解部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。该公司主要由总经理办公室、后勤部门、研发部门、市场部门、财务部门和公关部门组成。在6个大部门中，每个部门又将根据自己的部门职责，细分各部门的负责小组，从而将具体的业务落实到个人。总经理对公司总负责，行政部门主要处理日常的行政工作，行政总监负责人才的招聘及日常的考勤等。研发部负责软件开发和数据库设计，财务部为投资、成本预算、日常出纳和工资发放，市场部负责市场推广，公关部负责项目的投标等工作。请参看

XX件有限公司的组织结构图，如图。XX软有限公司总经理办公室财务部

研发部

公关部

市场部

后勤部三、业务程分析在对系统的组织机构和功能进行深入分析时，需要从实际业务流程的角度对系统调查中有关业务流程的资料关联起来作进一步分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现问题，并修改原系统的不合理的部分，在信息系统的基础上优化业务处理流程。业务流程分析通常以业务流程图及表格分配图来描绘。业务流程图是用图形方式来反映实际业务处理的过程，它可以对业务功能进行细化。各种符号的表示方法如图3-1所示。处理

流

外部人员

组织资料

文件

与判断．考考勤查询经理考勤时间设置考勤时间信息表职员

个人考勤

考勤信息表．文传共享上传文件

文件传输信息表

上传文件查询职员

下载文件

职员上传共享

文件共享信息表

共享文件查询．申部门经理N职员

发送申请项目

二级审批通过Y

提交申请项目

一级审批通过

经理YN查看个人申请项目

申请信息表

审批项目

查看所有申请项目．公查看公告经理修改公告公告类型信息表发布公告

职员公告信息表．员用户信息表

职员信息查询职员

个人信息查询

修改头像

员工信息修改

经理工资条

查询员工工资信息用户信息表．会查看会议信息职员

修改会议信息

会议信息表制定会议信息．计查看信息职员

修改信息

计划表制定信息．通查看通讯信息

经理职员

修改通讯详细

通讯详细信息表

添加通讯组添加通讯详细

通讯组信息表四、数据程分析、数把数据在企业内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体的组织机构、信息载体、物质、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。、数发现和解决数据流通中的问题这些问题包括：数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等、数a.收集现行系统全部输入单据和报表、输出单据和报表及数据存储介质的典型格式明确各个处理过程的处理方法和计算方法调查、确定上述各种报表、清单的制作、存储单位、发生频率、发生的高峰时间和高峰量等注明各项数据的类型、长度、取值范围等数据流图是业务流程图的抽象，数据流程图从数据传递和加工的角度，以图形的方式刻画数据流输入、输出、存储和处理的逻辑关系。这里用到四个基本符号：外部实体、数据处理、数据流、数据存储。其符号表示如图所示。外部实体

数据处理过程

数据流

数据存储图4数据流程图基本符号P0用户

综合信息

办公自动化

反馈信息

用户系统用户

经理日常F1信息

待审F2批信P1

P2

息F17

申请息日常理D1

申请息

申请理

F3

用户F10

F11

F16D2

日常息

D4

计划息

F15用户D3

员工息

P3

计划息员工信息

F6

P4

F12

F13

P5

F14

分类划信息7

计划理

F4员工管理

考勤管理F18

个人信息

F5

个人息考F8勤信

F9用户

用户第（1）日常管理

D5

F9P1.1

P1.2

F10

F11

D6

F14

F12

P1.3

F15

D7

F13

P1.4

D8

F16D9

F18

P1.5

F8(2)申请流转

(3)计划管理F5

部门计划D18

个人计划信息P3.1

P3.2用户

个人计

个人计划

F6

F7

部门计划

部门计

经理D19

部门计划信息个人计划

F8(4)员工管理数据流图工资条F9D15

员工信息用户

个人

P4.1员工维护

F5

F6F7

P4.2工资管理信息F2工资管理经理D16

工资信息F8员工(5)考勤管理数据流图用户外出F1信息P5.1考勤时外出登记D10

外出信息

请假信息P5.2请假登记

F2F11F10

F13D12

请假信息P5.4

F12时间设置信息用户

F8

考勤时间设置

F14

用户D11

考勤时间设置信息考勤标准时D13F16P5.3出差登记

出差信息F15D14

上下班登记信上下班信息

P5.4上下班登记

反馈的登记信息请假信用户

上下班信考五、数据典数据流程图并不能详尽、精确地表述系统的逻辑模型，数据字典就是它的一个重要辅助工具。数据字典是关于数据流程图的数据，用于描述系统中各个部分的清单，是对这些部分进行的详尽说明、保护和维护。系统中的所有数据都是由数据和数据结构组成的，数据字典把数据的最小单位看成数据元素或称之为基本数据项，若干个数据元素可以组成一个数据结构或称之为组合数据项。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。建立数据字典在结构化系统分析中是必不可少的工作，在系统开发中具有十分重要的意义，不仅在系统分析阶段，在系统的整个研发过程中以及以后系统的运行维护中都要用到。本系统的数据字典如表至5-6所示：1.数据元素列表，如表5-1所示。数据

名称

别名

含义/说明

数据值

取值范

长度

有关数据结构项、编号

类型

围1-1000

员工编号

员工号

员工编号

字符型9

个人信11-1000

申请状态

申请所处

申请是否批

数值型2

申请信2

状态

准1-0000

计划主题

主题名名

制定计划的

字符型12

个人计划反馈3……

主题………………

（F4）……表5-1数据元素列表2.数据结构列表，如表5-2所示。编号

名称

说明

结构

相有关数据流数构2-20001外外出登记的外出人姓名、外出原

上传件信息息信息因、外出开始时间、（F2）外出结束时间、外出状态2-20002请请假登记的请假人姓名、请假原息信息因、请假开始时间、请假结束时间、请假状态2-20003申发送的申请申请发起者、申请主息信息题、申请内容、申批时间、申请状态

请假信息（F3）申请信息（F1）………………表5-2数据结构列表3.数据流列表，如表5-3所示。编号

名称

来源

去向

组成

数据平均流最大量流量3-3