档案管理制度

PAGEPAGE8档案管理制度编号：版本号：A/0主责：综合管理部编写：审核：批准：实施日期：1范围本制度适用于xx集团有限公司总部、分公司。2定义档案,是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。3职责3.1总则1)成立以分管档案工作的领导为组长，以综合管理部档案部门为核心，以xx集团各部门、分公司、项目专（兼）职档案员为成员的档案管理网络体系。2)所有员工对公司归档文件材料的齐全、完整、准确、系统均负有相应的责任。文件材料的收集、归档工作应列入到各部门的管理程序、职责范围和岗位责任制中。3.2总部档案管理部门职责1）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项制度；2）统筹规划并负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用、编研工作，确保档案材料的完整、准确与安全，积极主动地为公司各项工作服务；3）根据各部门年度工作实际，有针对性编制年度档案归档范围，并以xx集团文件形式下发每一个部门，作为其归档工作的标准和考核依据。对案卷质量和移交时间进行控制；4）对xx集团公司各部、分公司文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行监督、指导；5）参加公司科技成果鉴定、购置设备开箱与基建、工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督；6）每年对分公司档案工作进行检查；及时向国清控股集团有限公司及其他主管部门报送档案工作检查通报。3.3各分公司档案管理部门职责1）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全分公司档案工作各项制度；2）负责档案材料的收集、整理、保管、统计、利用、编研工作；3）每年负责向xx集团档案部门移交分公司大事记、组织沿革；4）参加本单位科技成果鉴定、购置设备开箱与基建、工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督；5）对本单位各部门文件材料形成、积累和立卷归档工作进行监督、指导；6）监督指导所属单位（含市外、境外单位）的档案工作；7）配合xx集团档案工作需要，做相应工作。3.4档案部门负责人工作职责1）组织贯彻执行国家、省、市及行业有关档案工作的法律法规和业务标准；2）负责公司档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作，负责档案编研工作；3）对档案管理人员的工作情况进行检查指导，组织公司档案管理网络人员进行业务学习培训，并对文件材料归档工作进行监督检查，组织对所属单位进行档案工作检查，起草档案工作管理文件；4）改进和完善工作制度，不断提高工作质量和服务水平，切实为公司的各项工作服务；5）及时总结部门工作情况，向分管领导汇报档案工作，提出档案工作的意见和建议。3.5档案员工作职责1）贯彻执行国家、省、市及行业有关企业档案工作的方针政策、法律法规和业务标准，在档案部门负责人领导下开展工作；xx集团档案的收集、整理、统计、认定、管理和利用工作；3）根据分工做好对各部门及所属单位档案工作的监督、指导；4）参加公司开箱与基建、工程项目竣工验收工作，监督指导有关部门加强有关文件材料的前期控制，保证其齐全完整、系统准确；采取有效措施，确保档案的安全管理，最大限度地延长档案使用寿命；6）牢固树立为服务意识，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。3.6部门归档人员、各项目部资料员工作职责1）认真执行档案工作的法律、法规及公司档案工作各项制度；2）负责本部门各类纸质文件材料、电子文件材料（包括电子数据录入）的收集、整理、立卷、归档工作，做到归档文件材料完整、准确、及时、规范；3）参加本公司组织的业务培训及其他有关档案工作的各项活动。4档案工作的主要任务按照一定的原则和要求，科学地管理档案，积极地开发档案信息资源，及时、准确地提供档案为本单位的现实工作和长远发展服务，便于各项工作的利用。5档案管理原则5.1实行档案综合管理，分级实施；集中汇总，分别存放；由谁产生，由谁负责；定员定岗，分级考核的管理原则。5.2各部门、机构和有关人员负责文件材料的收集、整理、归档，并定期向档案部门移交。任何人不得拒绝归档。6档案管理工作档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节。收集是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设，在业务建设中整理是中心环节。（详见流程2）6.1收集把分散在各单位和个人手中的档案，以及散失在国外的历史档案，按照国家规定通过归档、接收和征集等方式，分别集中到各级各类档案室（馆）。6.2整理（编目）是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行科学地分类、组合、排列和基本的编目，使之系统化。6.3保管科学地保管档案，克服与限制损毁档案的各种因素，以维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命。做好库房“八防”措施。档案柜架、包装材料、专用纸符合要求。6.4鉴定、销毁鉴定，按照鉴定工作的原则和标准，研究和甄别档案的现实使用价值和历史价值，确定其保管期限，并剔除失去保存价值的档案予以销毁的工作。（见《文件材料归档办法》）销毁，按照国家规定，销毁已到保管期限的档案，应编制销毁清册，办理批准手续，执行销毁制度，销毁档案应注意安全保密，一般要有二人以上监销。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式（火烧或打成纸浆）和日期。6.5统计是以表册、数字的形式，通过对数量的调查与研究，揭示档案和档案工作情况及一般规律6.6利用与编研利用工作是指通过一定的方式和分法，直接提供档案为各项事业服务的工作。编研工作是以馆（室）藏档案为对象，以满足社会利用档案为目的，在研究档案内容的基础上编辑、评价、加工史料和专门著述。7档案工作流程图流程1对总部各部门立卷归档进行指导督导对分公司立卷归档进行指导督导对总部各部门立卷归档进行指导督导对分公司立卷归档进行指导督导档案工作各项规章、制度参加科技成果鉴定、购置设备开箱、工程项目竣工验收工作对分公司档案工作进行检查、考核、通报参与成员单位的产权变动企业档案的处置工作档案利用档案编研档案利用效果登记、档案借阅登记、档案利用方式档案接收、档案利用档案编研档案利用效果登记、档案借阅登记、档案利用方式档案接收、移出登记表，档案总目录，档案分类目录档案工作情况统计年报、档案计算机著录、检索档案价值鉴定档案保管期限表档案库房管理档案信息数据库管理档案编目、档案数字化、数据整理档案分类方案各部门档案移交平时收集档案统计档案鉴定档案保管档案整理档案收集汇总大事记、组织沿革、年鉴、基础数字汇编、简介、8.1管理类文件见《文件材料归档办法》中的管理类归档范围及保管期限。8.2项目文件见《文件材料归档办法》中的建设工程项目文件管理规定。8.3会计文件见《文件材料归档办法》中的会计类文件归档范围及保管期限。8.4审计文件见《文件材料归档办法》中的审计类归档范围及保管期限。8.5设备仪器文件见《文件材料归档办法》中的设备仪器类归档范围及保管期限。8.6照片材料见《文件材料归档办法》中的照片类归档范围及保管期限。8.7音像文件见《文件材料归档办法》中的音像类归档范围及保管期限。8.8实物材料见《文件材料归档办法》中的实物类归档范围及保管期限。8.9职工文件见《文件材料归档办法》中的职工档案归档范围及保管期限。8.10电子文件见《文件材料归档办法》中的电子档案归档范围及保管期限。9考核及奖惩9.1各单位工程档案移交工作应纳入部门及项目管理、项目责任人、技术资料管理人的经营管理绩效考核范畴（年度考核打分）的工作中。项目竣工后工程档案资料（工程档案资料由工程部管控）在规定时间内未向本公司档案部门移交的项目，应视为该项目未（未解体）结束。公司相关部门应不予办理该项目兑现奖励及相关人员（项目技术负责、资料员）的调离或解除劳动关系等事宜。9.2每年对xx集团各分公司进行档案检查，在年度评比中，对档案收集及时、齐全、整齐、美观，成绩突出的部门、公司负责人、档案员由公司通报表彰。9.3对违反档案管理规定与要求，文件收集不齐全，整理不规范，不按规定移交档案，移交大事记、组织沿革的；档案库房不符合规定，危及档案安全的；按情节由档案主管部门、人力资源部协商，报集团公司绩效考领导小组，年终对公司、部门扣除适当的分值。9.4档案管理奖惩事宜，均由公司档案领导小组研究提议，分管领导批准后，报绩效考核领导小组，转财务部门执行。9.5违反档案法律、法规、构成犯罪的，依法追其刑事责任。10注意事项10.1遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及特点，对档案进行科学分类与编号。见《档案分类编号办法》10.2利用档案管理软件编制档案总目录、分类目录、底图目录、专题目录等检索工具。见《档案装具与用表格式》10.3配备适应需要的档案库房和厨具等设施，并具有防盗、放火、防潮、方广、防高温、防有害生物、防污染等安全措施。10.4定期鉴定已超过保管期限的档案。10.5利用档案管理软件建立档案统计台帐，按年度对档案管理基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果等方面。10.6档案人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，取报档案的安全。10.7档案管理纳入本单位信息化管理系统，要适应现代化管理需要。10.8档案人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记、，并在移交目录上签字。10.9员工调离时，须将档案资料交档案室后方可办理调离手续。10.10本单位实施破产、兼并、出售、租赁、股份制改造时，其档案处置与管理办法按《青岛市国有企业产权变动档案管理办法》的规定执行。10.11档案部门应大力开发档案信息资源，为改善本单位经营管理、提高工程质量、降低物质消耗、增加经济效益等方面服务。11相关文件序号名称编号文件材料归档办法档案分类编号办法文件材料整理规程《档案工作指南》档案库房管理制度《档案工作指南》档案鉴定销毁制度《档案工作指南》档案保密制度《档案工作指南》档案利用制度《档案工作指南》音像档案管理办法《档案工作指南》电子文件归档与电子档案管理办法《档案工作指南》实物档案管理办法《档案工作指南》照片