订单业务管理规定

文件编号：EOG/YP310008-2014文件编号：EOG/YP310008-2014受控状态受控订单业务管理规定分发编号（E版）发布日期：2015年11月24日 实施日期：2015年11月24日目的服务导向：以服务市场销售为核心，形成订单业务的层层责任拉动，实现订单业务信息在驻外营销人员、营销系统和生产系统间的及时沟通与反馈，确保市场不缺货、不断货。状态监测：实现驻外营销人员、营销系统对订单状态的实时查询，以利于驻外营销人员向客户及时反馈订单状态。分析评估:对订单业务预测、目标达成、订单交付、成本等进行分析评估，达成结合目标创造更多订单、降低订单业务成本、提升订单业务效率的目的。强化职责：强化营销系统、生产系统的归口责任。细化订单沟通、订单预测、订单形成与下达、订单生产、订单交付的职责，加强订单业务信息的收集、沟通和反馈。适用范围适用于广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司、广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司、重庆长安玉柴高级润滑油有限公司。职责管理部负责公司订单业务管理制度的制订、完善并组织实施。况。负责协调解决订单业务管理过程中存在的重大、疑难问题。负责根据订单业务实际运行情况及存在问题制订改进措施，并组织整改。销售部是公司与客户对接的归口部门。负责制订销售系统订单管理制度、流程及考评办法，并组织实施。订单预测：负责公司订单预测，组织驻外营销人员开展订单预测。负责客户订单的接收与审核，并就订单交付期与调度中心、客户沟通确定。负责中转仓的管理，中转仓储备计划的下达，销售订单交付的全过程管理。负责销售系统订单管理考评、责任分解和追责。第三层次文件 修改标识：0负责收集市场断货、缺货信息。负责每月对销售系统的订单管理运行情况进行分析，将分析报告报备管理部。调度中心负责制订生产系统订单管理制度、流程及考评办法，并组织实施。负责组织订单的交付及过程协调。负责生产系统订单管理考评、责任分解和追责。负责每月对生产系统的订单管理运行情况进行分析，将分析报告报备管理部。相关概念两大系统两大系统销售系统包括销售部、市场部、渠道部、商品项目部、大客户部、驻外营销机构，销售系统订单管理业务（含责任闭环）归口销售部，销售部是订单业务管理销售系统与生产系统沟通的归口部门。生产系统包括北海公司的调度中心、生产部、供应部、大连事业部，以及与生产相关的技术研发中心等部门和重庆公司，生产系统订单管理业务（含责任闭环）归口调度中心，调度中心是订单业务管理生产系统与销售系统沟通的归口部门。交付辖区系统 仓库名郑州仓销售系杭州仓统大连仓北海仓生产系

交付辖区■西北大区■华东大区■华北大区■北方大区■ft东、京津挂责区■华南大区■华中大区

备注为了降低成本，属整车发货等原因的，可以委托生产系统发货，但要承担辖区交付责任。统 重庆仓

■江西挂责区■西南大区发货周期止的标准天数称之为销售系统发货周期。周期天数为工作日，具体发货周期详见附件9.1。生产系统发货周期：由生产系统发货，自下达次日起（批次日起；属储备订单的，自销售部下达次日起9.2。第1页第三层次文件 修改标识：0发货时间是指销售部根据客户或储备订单要求的发货日期，结合生产周期，并按规则确定的发货日期称之为发货时间，具体确定规则如下：求的发货日期确定发货时间。定发货时间，但发货时间必须小于或等于发货周期。业务环节管理订单预测市场沟通补货空间的，与客户沟通，促进客户及时下达采购订单。客户沟通，争取创造更多订单。订单预测部。月按物料、数量进行预测；第三个月按总数量进行预测。3（3）入系统（遇到休息日则提前录入。订单形成订单分类产品订单根据需求对象的不同分为销售订单、储备订单。销售订单根据客户需求紧急程度的不同可分为一般订单和紧急订单。一般订单指销售部按客户订单下达的销售订单，由销售部与调度中心、客户沟通确认交付时间，由销售部根据沟通情况在系统上明确客户订单的品种、数量、价格、区域、发货时间，并标识为“一般订单”，调度中心按沟通确认的发货时间交付。紧急订单指客户/市场需求紧急，如不按客户需求时间供货，将导致客户流失、市场丢失或第2页第三层次文件 修改标识：0订单流失的订单。紧急订单必须经销售副总确认，由销售部在系统上明确客户订单的品种、数量、价格、区域、发货时间，并标识为“紧急订单”，生产系统必须无条件组织生产，按确认的发货时间交付。储备订单为了防止市场断货、缺货和平衡生产，销售部根据市场需求预测、客户实际订单情况，结合商务政策及促销活动安排，下达给调度中心的用于储备的订单，包括北海仓、重庆仓、郑州仓、杭州仓和大连仓，在系统上明确品种、数量、仓库、发货时间，并标识为“储备订单”。订单接收F等订单栏目内容，确保订单栏目内容与客户表达意思一致。订单评审目内容正确无误。与调度中心按规则沟通确认发货时间。确认的发货时间若与客户要求的发货日期不一致，销售部须及时反馈客户。将客户订单形成一般订单、紧急订单。销售部跟踪订单资金是否到位，对没到位的，应及时反馈客户或驻外人员。销售部将与调度中心沟通确认的订单按订单业务流程下达调度中心。属储备订单的，下达要求如下：储备订单由销售部根据市场需求情况适时下达。保证办事处储备需求的提货。储备订单下达，库容不超上限。6担。没经销售部下达的生产储备，所造成的产品积压由生产系统自行承担。订单确认调度中心对上一环节沟通确认的订单品种、数量、发货日期、收货地址等订第3页第三层次文件 修改标识：0单内容进行再次审核确认。时，调度中心须第一时间与销售部进行再次沟通确认。确认。调度中心将确认的销售订单、储备订单制订形成生产订单。订单生产调度中心根据生产订单组织安排生产。当生产出现异常，且无法按时交付订单时，调度中心须第一时间反馈销售部。订单交付产品交付确保不缺货、不断货。缺货5由于储备订单没有及时交付而导致销售系统交付缺货的，由生产系统承担。断货定义：相对某一品种而言，由于畅销或供应不及时等原因，导致经销商、服务站无油可卖或大客户无油可用的现象称之为断货。由于逾期交付所导致的断货，由相应系统承担责任。当交付出现异常，且无法按时交付订单时，属生产系统发货的，调度中心须第一时间反馈销售部；属销售系统发货的，中转仓须第一时间反馈销售部业务办。等通知发货客户原因要求延期发货的（等通知发货由客户通知驻外人员，然后再由销售部做好延期发货台帐记录，每月报管理部。货，若客户不接收货物的，由销售部与客户协商解决。交付信息反馈及处理管理部组织维护订单状态监测系统，确保驻外销售人员可实时查询。销售部将交付异常订单的信息第一时间反馈对应区域的驻外人员。断货信息第一时间反馈管理部。第4页第三层次文件 修改标识：0分析评估9.39.49.5订单综合考评以职责履行评价分数达标作为订单综合考评奖励的前提，分数不达标，一律取消奖励资格，具体规则如下：808000分配及追责规则管理部每月将订单综合考评结果通过发文形式下达生产系统和销售系统。两系统的归口部门对管理部的考评结果负直接责任。综合考评结果属奖励的，由系统归口部门自由分配，并将分配结果提交管理部。综合考评结果属处罚的，按如下步骤进行追责，并将追责结果按月提交管理部。第一步：由系统归口部门进行拉动追责，追责出现的三种情况处理如下：归口部门找不出责任部门的，由归口部门承担全部责任，追责到此结束。AAA2：8AA判定责任属归口部门的，由归口部门承担全部责任，追责到此结束；判定责任属责任部AA2：8第二步：由责任部门AAA束。ABBAB2：8ABB部判定。判定责任属责任部门AABAB2：8第5页第三层次文件 修改标识：0、、N附件销售系统发货周期：销售系统发货周期.xls生产系统发货周期：分析评估内容：指标考评标准：职责履行评价标准：

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