原始记录、检测报告2013.5.20

检测原始记录、报告

编制要求标准化研究所张华引言监测中心的产品工作质量最终体现报告客户的切身利益中心的形象和信誉关系CompanyLogo引言中心Q/ZY-JJZX0002—2012报告编写要求及格式规范各站重视报告质量，经常咨询(报告内容、单位、符号、图表格式等）标准化报告属于规范性文件，我们针对各站编写中常遇到的格式问题及相关标准的要求与大家进行交流学习CompanyLogo目录一、报告编制相关标准二、原始记录要求三、报告编制要求CompanyLogo一、报告编制相关标准

Q/ZY-JJZX0002—2012

报告编写要求及格式规范

Q/ZJCZ0015—2007油田电力电网线损率测试报告编写规范Q/ZJCZ0016—2008原油集输系统效率测试报告编写规范Q/ZJCZ0017—2008油田注水地面系统测试报告编写规范Q/ZJCZ0018—2008压力管道检测评价报告编写规范GB3100国际单位制及其应用GB3101有关量、单位和符号的一般原则GB3102(所有部分）量和单位GB/T8170数值修约规则与极限数值的表示和判定

GB/T27025检测和校准实验室能力的通用要求SY/T6580—2004石油天然气勘探开发常用量和单位及机械制图、技术制图、参考文献、统计方法等标准CompanyLogoQ/ZY-JJZX0002—2012报告编写要求及格式规范

前  言本标准按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。本标准代替Q/ZJCZ0002—2006《报告编写要求及格式规范》.本标准与Q/ZJCZ0002—2006相比，主要内容变化如下：——报告编号第四部分修改为：检测代码（J代表监督检测，W代表委托检测），综合报告检测代码增加Z（见4.5）；——修改了封面中认证标志与认可标志的顺序；——注意事项页增加了：“对报告若有异议，应于收到报告之日起十五日内向检验单位提出，逾期不予受理”；——删除了报告首页“主要检测设备”一栏；——修改了标准结构“报告的基本格式”与“报告编排格式”合并，“报告的基本格式”修改为“编排格式”一章的“通则”；——附录A、附录B、附录C、附录D合并为附录A；——增加“SY/T6580《石油天然气勘探开发常用量和单位》”标准的引用；——增加“监测用章”。本标准由技术监测中心标准化委员会提出并归口。本标准起草单位：生产技术科、标准化研究所。本标准主要起草人：段常勇、郭文军、乔齐、朱惠骧、温亚雄、刘军、张华。CompanyLogo

Q/ZY-JJZX0002—2012报告编写要求及格式规范CompanyLogo二、原始记录要求

原始记录是出具报告的依据，原始记录的规范和完善，在检测工作中是一件举足轻重的事情。“GB/T27025—2008检测和校准实验室能力的通用要求”对原始记录做出了明确的规定。结合标准要求，浅谈如何做好原始记录。

CompanyLogo二、原始记录要求（一）完善记录管理程序文件（二）统一设计、保管原始记录（三）保证记录内容信息足够（四）记录填写及时、准确、规范（五）更改规范（六）做好数据处理（七）做好审核工作CompanyLogo（一）完善记录管理程序文件明确控制保证避免记录编制、填写、更改、标识、收集、检索、存取、归档、贮存、维护和清理等各个环节的职责、要求

对记录形成的全过程实施合理、规范的控制

记录编制合理、填写真实、更改规范、标识清晰、收集及时、检索方便、存取有序、归档分类、贮存防损、维护得力、清理合法

出现实验室编制的原始记录管理程序，内容不齐全、不合理，相互不协调CompanyLogo（二）统一设计、保管原始记录

虽然记录的格式和内容很难给出一个统一的模式，但应结合实际情况，对记录的方式、格式、载体、用笔、装订、字体等进行标准化、表格化、规范化。

CompanyLogo（二）统一设计、保管原始记录

统一保管立卷归档,是防止记录丢失，便于使用、管理和查询的重要措施。应根据需要规定记录的保存期限。无论是书面文本记录还是电子信息记录，均要按照程序文件的规定进行控制，对电子版本的记录应采取适当的措施，防止数据丢失或未经批准，擅自修改记录。并规定记录保存的时间期限（不同类别的记录也可能保存期限不同）。CompanyLogo（二）统一设计、保管原始记录

记录保存期限确定一般应遵循的原则：

有永久保存价值的记录，应整理成档案，长期保管；合同要求时，记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定；无合同要求时，产品记录的保存期一般不得低于产品的寿命期或责任期。此外，还应规定对过期或作废记录的处理方法。杜绝出现只保存检验报告，而不保存原始记录，影响原始记录原始凭证功能的现象。CompanyLogo（三）保证记录内容信息足够

原始记录是记述实验过程中的各种实验现象及检测数据的原始资料，因此，必须详细记录，以保证其科学性，严肃性，真实性和完整性。按标准要求设计科学的原始记录格式，为确保检测值准确可靠，并能有据可查。CompanyLogo（三）保证记录内容信息足够记录中应标明检验样品名称、编号标记、样品到达日期、检验日期和检验完成日期；检验项目和方法；检测仪器名称、型号、仪器检测条件；必需的检测环境条件；检测过程中所出现的现象的观察记录；检测的原始数据记录、计算及数据处理结果；检验人员和校核人员签名。但这并不意味着记录内容越多越好。原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确及时的精神原则。CompanyLogo（四）记录填写及时、准确、规范实验室对所有工作应在工作的当时予以记录，不允许事后补记或追记。1、原始记录必须用钢笔填写，不允许用圆珠笔、铅笔，字迹要工整、清晰、完整，不得任意涂改、贴盖。2、原始记录各项内容应逐项填写，若有缺项，应在格内划一斜线，所采用的计量单位，符号和计算公式必须按有关规定、规范要求执行。CompanyLogo（四）记录填写及时、准确、规范3、测量数据记录的有效位数应与检测系统的准确度相适应，不能超过检测方法最低检出限有效数字的位数，允许保留一位可疑数字，不足的部分以“0”补齐。4、原始记录应真实地记录实验现象，数据及情况，不准转抄。仪器自动记录数据应剪下贴在原始记录纸上，工作完毕后，测试人员应签名。5、凡需用微机处理的测试数据必须履行详细的原始处理记录，数据贮存硬件，复制（磁带、磁盘）并作出标记，分类登记编号，不准个人保管或转借他人或受检单位。CompanyLogo（五）更改规范一旦出现误记，应遵循记录的更改原则（如采用“杠改法”），不要涂擦，也不能用涂改液，被更改的原记录内容仍须清晰可见，不允许消失或不清楚，改正后的值应在被更改值的附近，并有更改人的签名或盖章，更改人一般为直接检测人。CompanyLogo（六）做好数据处理

做好数据处理为了得到准确的检测结果，检验人员不仅要认真操作，而且还要正确处理检验数据：1、要做到读数准确；

2、要做到记录正确；

3、要做到准确确定有效数字的位数；

4、一定做到运算过程的规范；

5、要保证原始记录的完整性及合法性。如读取直尺上的刻度，不同的人分别读为12.51、12.52、12.53，稍有差别，这些数字前3位都是很准确的，第4位没有刻度，是估计出来的，故称可疑值，但它不是臆造出来的，应当保留它，4位数字均为有效数字

所谓记录正确就是指正确记录有效数字结果的精确度。记录数据要依据所使用的仪器精度而定，不能随意增减。不足的以“0”补齐，最大限度减少误差，如称量样品5.0克，则准确度为±0.1克，而称量样品为5.00克，其准确度则为±0.01克。

“0”在有效数字中的作用不同，可以是有效数，也可以不是有效数字。以“0”结尾的正整数有效数的位数不确定。如160，有效位数可能是二位、三位，对这种情况应根据实际有效位数写成1.6×10或1.60×10再参加运算。

“分步写出公式的每一个计算过程。不能图一时省事，只列出公式，然后就给出运算结果，这样就失去了原始记录的原始溯源性。同时，一定要严格按GB8170的数字修约规则进行数字修约。

整个检验过程及数据处理过程要在记录中得到体现。另外，还要注意一定要使用法定计量单位，而不应使用非法定计量单位。CompanyLogo（七）做好审核工作

原始记录的审核制度实验室为保证检验工作的质量，尤其是保证原始记录的真实性和有效性，一般对原始记录执行“三级审核”制度，经验证明，它是一个十分成功而有效的方法。CompanyLogo（七）做好审核工作

第一级：重点是原始记录的真实性。第二级：重点是原始记录的完整性和有效性。第三级：重点是原始记录的规范化和合理性。

①原始记录纸是否是正式表格，栏目填写是否齐全、有无差错；②数据是否现场真实记载；③计算公式的应用是否正确，有无计算差错，导出数据是否合理；④有效数值表达、进舍规则、异常值处理是否符合有关标准要求；⑤环境条件记载是否出自测试现场、是否失真、是否失控；⑥平行双份是否超差、有没有粗大误差；⑦书写清晰、使用法定计量单位；⑧其他相关内容。①第一级审核的主要内容；②执行标准是否正确，方法选择是否恰当；③原始记录与任务通知单的要求是否相符；④误差计算，超差样品（项目）的处理；⑤有关人员如检验人、审核人的签字是否齐全。①原始记录是否完整，应有的标识是否齐全；②是否完全按照任务通知单的要求完成了任务，有无漏项（目）、漏报、签署日期是否准确；③环境条件是否受控，执行标准有无差错；④疑点值的判定、检查；⑤检查计算分析数据的误差，决定复测（验）与否；⑥是否符合质量手册和程序文件的有关规定。CompanyLogo三、报告编制要求（一）基本要求（二）条款的表述（三）图、表（四）数和数值的表示（五）量、单位和符号（六）公式（七）尺寸和公差CompanyLogo（一）检测报告编制基本要求1、正确

报告中的技术指标、参数、公式以及其他内容都要正确可靠。对报告中的图样、表格、数值、公式、化学分子式、计量单位、符号、代号等均应进行仔细复核，消除一切技术错误，保证其正确无误。CompanyLogo（一）检测报告编制基本要求2、准确

报告内容表达要准确、清楚，以防止不同的人从不同的角度产生不同的理解。如“振动和震动”两词，前者为物体以某一空间位置为中心不断往复运动，如振幅、共振。后者表示受外力影响而颤动。例如“潜油电泵振动试验方法”，应使用“振动”而不应使用“震动”。CompanyLogo（一）检测报告编制基本要求3、简明

报告的内容要简洁、明了、通俗、易懂。不要使用生僻词句或地方俗语，在保证准确的前提下尽量使用大众化的语言，使大家都能正确执行和理解，避免产生不易理解或不同理解的可能性。CompanyLogo（一）检测报告编制基本要求4、统一结构统一

报告的结构为章、条、段、图、表、附录。报告结构的统一就是报告的结构及其章、条的编号应尽可能的相同。文体统一报告中相同的条文应由相同的措辞来陈述，类似的条文应由类似的措辞来陈述。CompanyLogo（二）条款的表述——文字表述清楚、规范，无歧义；示例如下：错误或不规范

正确

合理确定装置和单系列设备的生产能力，使其达到经济规模。应合理确定装置和单系列设备的生产能力，使其达到经济规模。严禁使用金属支承条。不应使用金属支承条。……该管道下检日期为2008年1月。……该管道下次检验日期为2008年1月。CompanyLogo（二）条款的表述——所用术语前后一致；——条文的文字表述不能混用数学符号；示例：错误或不规范正确加热炉空气系数合格指标为≤2.0，该……加热炉空气系数合格指标不大于2.0，该……分离器排液频率为32次/天。分离器排液频率为32次每天。爆裂更换Φ325管线爆裂更换直径325mm管线——标点符号的使用不应造成理解的不同。CompanyLogo（二）条款的表述示例：当以规定的准确度称取确定量的试样时表示为：“称取5g试样，精确到1mg”.大约量时：所称取的试样允差在规定量的10%以内，”称取约5g试样，精确到1mg“。如果要求更小的允许差,应表示为：”称取约4.9g～5.1g试样，精确到1mg“.CompanyLogo（三）图、表（1）概述

1．如果使用图更有利于对报告的理解，则宜使用图。

2．每幅图在条文中均应明确提及。

3．对图仅允许进行一个层次的细分，例如图1可细分成a)、b)、c)等。CompanyLogo（三）图、表（2）图的编号⒈应使用阿拉伯数字从1开始对图连续编号，在附录之前图的编号应一直连续，并且与章、条和表的编号无关。⒉只有一幅图时，也应标为“图1”。⒊附录中图的编号应在阿拉伯数字编号之前加上标识该附录的数字或字母，后跟下脚点或一字线，例如图A．1、图1-1。CompanyLogo（三）图、表(3)图题1、每幅图宜有图题（即图的名称），图题置于图的编号之后。2、图的编号和图题应置于图下方的居中位置。3．有无图题应统一。

CompanyLogo（三）图、表（4）字母符号1、在一般情况下，图中用来表示角度或线性量的字母符号应符合GB3102．1《空间和时间的量和单位》的规定，必要时可使用下标区分给定符号的不同用途。2、图中表示各种长度时使用符号系列L1、L2、L3等，而不适用诸如A、B、C或a、b、c等符号。

CompanyLogo（三）图、表（5）字体图中的字体应符合GB/T14691《技术制图字体》的规定。斜体字应用于：——代表量的符号；——代表量的下标符号；——代表数的符号。所有其它字母均应使用正体。CompanyLogo（三）图、表示例：

关于单位的陈述包含要求的段。注：图注内容。a图的脚注内容。b图的脚注内容。图×图题CompanyLogo（三）图、表（1）概述如果用表提供信息更有利于报告的理解，则宜使用表。每个表在条文中均应明确提及。不允许表中有表，也不允许将表再细分为次级表。CompanyLogo（三）图、表

(2)表的编号

在附录之前应使用阿拉伯数字从1开始对表进行连续编号，表的编号与章、条和图的编号无关。只有一个表时，也应标为“表1”。CompanyLogo（三）图、表(3)表题每个表宜有表题(即表的名称)，表题应置于表的编号之后。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，见示例。报告中有无标题应统一。CompanyLogo（三）图、表示例：

表2主要监测仪器设备汇总表序号名称型号准确度等级12CompanyLogo（三）图、表（4）表头报告中的表必须有表头，续表的表头也不能省略。某行(某栏)中使用的单位一般应标在表头中物理量名称之下(不标在右侧，也不加括号)，见示例。

CompanyLogo

泵编号泵效率％单耗kWh/m３机组效率％泵编号泵效率（％）单耗(kWh/m３)机组效率（％）栏中使用的单位一般应标在该栏表头中量的名称之下

错误正确CompanyLogo（三）图、表（5）相同单位的表述如果表中使用的单位均相同，应在表的右上角用一句适当的陈述(如单位为牛顿)代替各栏中的单位，该陈述应与表格的右端对齐。这里说的“一句适当的陈述，”不是单位的符号(如km/h)，不是单位的中文符号(如千米/小时)，也不是简单的单位名称(如千米每小时)，而是“单位为”加上“单位名称”例如“单位为千米每小时”。CompanyLogo示例：型式操作力矩N·m主触点接触时间及精度

min触点接触电阻MΩ定时轴转向轴示例：

单位为牛顿指标名称主触点控制触点蜂呜触点压力CompanyLogo（三）图、表（6）斜线的禁用不允许使用斜线区分项目的名称。当表中有表题时，表题已清楚地标明了表身的项目名称，此时，更不需要在“项目头”用斜线来说明表中的内容了。

CompanyLogo木包装箱纸包装箱请指出上表中的错误

表2木、纸包装箱的最高含水率地区最高含水率类别华北华东中南西南CompanyLogo类别地区华北华东中南西南木包装箱纸包装箱木包装箱纸包装箱不能使用：

表2木、纸包装箱的最高含水率应使用：表2木、纸包装箱的最高含水率地区最高含水率类别华北华东中南西南CompanyLogo（三）图、表(7)表的接排如果表的内容较多需要转到下页接排时，应在续表的上方居中位置重复表的编号，编号后跟表题（续），表题可省略。续表应重复表头及与单位有关的陈述。CompanyLogo示例：

表3触点压力(续)单位为牛顿指标名称

主触点

控制触点

蜂鸣触点压力CompanyLogo（三）图、表(8)表格中的框线

报告中的表格，除了其外框线和表头下的横线用粗实线之外，其余的的直线均用细实线。CompanyLogo量的名称单位名称单位符号长度质量a时间电流热力学温度物质的量发光强度米千克（公斤）b秒安[培]开[尔文]摩[尔]坎[德拉]mKgSAKmolcd包含要求的段。注1：本标准所称的符号，除特殊指明外，均指我国法定计量单位中所规定的符号以及国际符号。注2：无方括号的量的名称与单位名称均为全称。方括号中的字，在不致引起混淆、误解的情况下，可以省略。去掉方括号中的字即为其名称的简称。

a人民生活和贸易中，质量习惯称为重量。

b圆括号中的名称，是它面前的名称的同义词。表×SI基本单位CompanyLogo（四）数和数值的表示1.小数点符号为“.”。2.小于1的数值写成小数形式时，应在小数点符号左侧补零。3.对于任何数，应从小数点符号起，向左或向右每三位数字一组，组间空四分之一个字的间隙，但表示年号的四位数除外。示例：2345623452.3452.34562.34567CompanyLogo4.数和数值相乘应使用乘号“×”，而不使用圆点。5.表示非物理量的数（相对物理量的数值而言），数字一至九宜用汉字表示，大于九的数字一般用阿拉伯数字表示。示例1：“用五根5m长的管子进行试验。”示例2：“再选15根管子进行压力试验。”6.表示物理量的数值物理量的符号、物理量的单位符号均应从GB3102（所有部分）规定的符号中选取。（四）数和数值的表示CompanyLogo（五）量、单位和符号(1)报告中所涉及的量和单位，应按照《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》，使用GB3100～3102规定的法定计量单位。(2)报告中表示量的符号用斜体，表示单位的符号用正体。(3)量值的范围应用不易引起混淆的方式表示。CompanyLogo错误0～5℃12～20mm300×250×120mm23±2℃220V±5％正确0℃～5℃12mm～20mm

300mm×250mm×l20mmm

23℃±2℃或(23±2)℃220×(1±5％)V220×(1±0.05)V

220V具有±5％的相对误差CompanyLogo错误输出电压应不>8V；电动机每h启动次数；开合-电容器组；车的总重(自重+载重)；材料中铁的％含量。正确输出电压应不大于8V；电动机每小时启动次数；开合交流电容器组；矿车的总重(自重和载重)；材料中铁的百分含量。(4)尽量不在文字之间使用物理量符号、数学符号或计量符号。CompanyLogo(5)在报告中，数值与单位符号之间应空半个字符。当列有同一计量单位的一系列数值时，应在数值全部写完之后再写出其计量单位，并与数值间留出半个字符的空隙。“材料的厚度分别为1.0，1.5，2.0，2.5mm”不表示为：“材料的厚度分别为1.0mm，1.5mm，2.0mm，2.5mm这里要注意，“mm”不应加圆括号。数值之间要用逗号或分号隔开，而不用顿号。（五）量、单位和符号CompanyLogo(6)线性值范围两端的数值应完整。“测量绳长为2×10mm～3×10mm”不表示为：“测量绳长为2×10～3×10mm”或“测量绳长为2～3×10mm”（五）量、单位和符号CompanyLogo（7）质量百分比（数）和体积百分比（数）没有意义，因此当需要补充信息时不宜将（m/m）（V/V）与单位符号连在一起如：%（m/m）应该是“质量（体积）分数是0.75或质量（体积）分数75%。不应使用“ppm”、“pphn”和“ppb”之类的缩略语。由于语言文字的不同，“ppm”、“pphn”和“ppb”之类的缩略语在不同的国家或在英语之外的其它语种中可能会有不同的缩略语或具有不同的含义，因而已不再使用这些缩略语表示有关量的数值，而直接用数字表示。（五）量、单位和符号CompanyLogo由于语言文字的不同，“ppm”、“pphn”和“ppb”之类的缩略语在不同的国家或在英语之外的其它语种中可能会有不同的缩略语或具有不同的含义，因而已不再使用这些缩略语表示有关量的数值，而直接用数字表示。如“质量分数为4.2μg/g”或“质量分数为4.2×10-6”，不表示为：“质量分数为4.2ppm”；相对不确定度6.7×10-12，不表示为“相对不确定度为6.7ppb”。

注1：ppm=parfspermillionon表示百万分率，即10-6；注2：pphm=parfsperhundredmillion表示亿分率，即10-8；注3：ppb=parfsperbillion在美国表示为10-9，在英国表示为10-12。（五）量、单位和符号CompanyLogo公式的类型公式（方程式）有两类：量关系式——用物理量符号代表量值（即数值乘以单位）和数值关系式。数值关系式与所选用的单位有关，而量关系式的优点是与所选用的单位无关。因此，通常都优先采用量关系式。公式应以正确的数学形式表示，由字母符号表示的变量，应随公式对其含义进行解释，但已在“符号和缩略语”一章中列出的字母符号除外。公式不应以量的描述性术语或名称的形式表示。（六）数学公式CompanyLogo

l示例1：

v=——

t

式中：

v——一个匀速运动质点的速度；

l——运行距离；

t——时间间隔。示例2：

l

v=3.6×——

t

式中：

v——一个匀速运动质点的速度的数值，单位为千米每小时（km/h）；

l——运行距离的数值，单位为米（m）；

t——时间间隔的数值，单位为秒（s）。CompanyLogo公式的编号需要编号时，从1开始的带圆括号的阿拉伯数字连续编号。每个附录重新由1开始。CompanyLogo错误正确表达体积80×25×50mm80mm×25mm×50mm公差80±2F80F±2F或（80±2）F也可但要全文统一公差80mm80+20mm公差80mm±5025µm压强范围10～12kPa10kPa～12kPa或(10～12)kPa也可但要全文统一温度范围0～10℃0℃～10℃百分数的公差63～67%63%～67%带有公差的中心值65±2%(65±2)%（七）尺寸和公差的表示CompanyLogo标准中的数字

GB/T15835—1995要点基本原则：凡可使用阿拉伯数字的地方，均应使用阿拉伯数字。要求使用汉字的情况：a）定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字；示例：一律、二倍体、三叶虫、四书五经、五四运动、七上八下、八国联军、九三学社、十月革命。b）中国干支纪年和夏历月日，中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年；示例：丙寅年十月五日、正月二十日；太平天国庚申十年九月、日本庆应三年。c）非物理量的整数一至十（且不是出现在具有统计意义的一组数字中）；示例：一个人、三本书、六条意见、读了十遍。d）概数和约数；示例：一两个小时、二三米、三四