第一章采购与采购管理基础

采购管理第一章采购与采购管理基础目录第一章采购管理基础第四章供应商管理第五章采购价格管理第二章采购申请与采购计划管理第三章采购订单与采购合同管理第六章采购监督与采购控制管理第七章采购风险防范与绩效评估第八章全球采购与电子商务

掌握采购的基本含义了解并掌握采购的制度理解采购的方式并熟悉采购的作业流程管理掌握如何进行采购管理1423第一节采购概述

第二节采购管理基础第一节采购管理基础一、采购的定义

二、采购制度

三、采购方式四、采购的作业流程

采购是指单位或个人基于生产、销售、消费等目的，购买商品或劳务的交易行为。根据人们取得商品的途径不同，采购可以从狭义和广义两方面来理解。一、采购的定义（一）基本概念第一节采购的定义

（二）采购的含义

1、狭义的采购狭义的采购是指以购买的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程。即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。在此概念中，货币成为交易的中介，买方若没有货币则采购行为将难以实现，这种以货币换取商品的方式是最普遍的采购途径。第一节采购的定义

2、广义的采购广义的采购是指除了以购买的方式获取商品以外，还可以通过下列途径取得商品的使用权，以达到满足需求的目的。⑴租赁。即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。⑵借贷。即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权，使用完毕后返还原物品。⑶交换。即以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权，不须支付货款。（二）采购的地位外购件与原材料的采购成功与否在一定程度上直接影响着企业的竞争力，采购与采购管理往往是竞争优势的来源之一。二、1.在企业的产品成本构成中，采购的商品和服务占企业总成本的比例随行业的不同而不同，如图，大体在30％～85％，平均水平在60％以上。图1采购的商品和服务占商品销售成本的百分比

采购的杠杆作用

例1：现在，某公司的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中，销售额的60%用来购买产品和服务，劳务费、工资占销售额的10%，以及一般管理费用为25万。问题是:销售量、产品价格、劳务费和工资、一般管理费用或采购量要增加或减少多少，才能便利润从目前的500万元提高到1000万元?表2采购利用杠杆原理实现利润翻番(单位:百万元)当前值销售额+17%价格+5%劳务费和工资-50%一般管理费用-20%采购-8%销售额100117105100100100购入商品和服务607060606055劳务费和工资10121051010一般管理费用252525252025利润51010101010除了价格和采购外，其余各项都必须经历大幅度变动才能使利润增加一倍。而价格一项，市场上的激烈竞争会使价格的上涨很难实现。2、采购对企业的间接贡献

1）对产品质量的保证作用由于产品中价值的60％是经采购由供应商提供的，所以产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。经验表明，一个企业要是能将1／4～l／3的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量水平起码可以提高50％以上。可见，通过采购将质量管理延伸到供应商质量控制，是提高企业自身质量水平的基本保证。

2）对质量成本的削减作出贡献

当供应商交付产品时，许多公司都会进行进料检查和质量检查。选择那些有健全的质量保证体系的供应商，可以减少采购货物的来料检查和质量检查的成本。

二、采购制度

采购制度是指企业采购工作的管理方式采取中央集权方式的“集中制”，或是地方分权式的“分散制”，还是兼分权与集权的混合方式的“混合制”。

三、（一）集中制采购制度

集中制采购制度是指由企业的采购部门全权负责企业采购工作。即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其他部门均无采购职权（见图1-1）。1（一）集中制采购制度

集中采购制度具有如下优缺点：2优点

缺点(1)降低了企业采购费用(2)有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化(3)有利于对采购工作实施有效控制(4)可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存(1)采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况(2)非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益(3)采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差表1-2集中采购制度的优缺点

案例1某公司采购管理改进前后状况比较

一、改进前一个供应商接到该公司上海分公司的电话要买电脑10台的询价，又接总部询价电脑100台，IT部门询价某型号电脑配置和价格，并称需要笔记本电脑10台。供应商心想这个公司今年肯定有大的项目，频频添置新设备，立刻派员工光顾需求者，投之以“礼”。这样一来，该公司整体的“采购力”被分散、被浪费，价格五花入门，很难有什么优势可言，采购也就无所谓什么“采购技术”，至于竞标也就变成了一个形式。该公司的电脑什么牌子都有，经常修理、升级，形成价格无优势、服务低水准、管理混乱、舞弊成风的局面，导致公司形象受损。二、改进后首先由申请人提出申请，提交需要的数量。所有申请由部门经理根据预算批准，交公司财务总监批准，然后统一交由IT部门汇总。IT部门根据公司规定和工作需要决定配备的机型、配置、操作系统、软件及品牌。该公司采购部门根据汇总数量和金额及要求，决定竞标的名单；IT部门提交竞标的内容，采购部门组成招标委员会或评标小组，邀请IT经理、工程师参加评审。采购部按照招标流程进行采购活动，与参加投标的供应商一一谈判。谈判内容不仅仅是价格，也包括售后服务、交货条款、索赔条款、升级服务等等。评标委员会按照事先商定的评定标准评判参加投标的供应商，推出胜标者。采购部门与胜标方签署合同，并监督其执行。

这样，该公司的供应商得到了一个公平的竞争环境，采购人员也能发挥作用。他们的谈判能力及IT经理的专业能力也得到了发挥，申请人也得到他们需要的工具。同时，该公司也得到了采购部门努力换来的竞争优势：好的价格、好的售后服务、升级承诺及供应商的好的反馈。公司的“钱”被聪明地花出去了，该公司从而树立起了好的管理形象。适用情况①企业产销规模不大，采购量值均匀，全公司一个采购单位即可满足各部门的供货需求。②企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要。③采购部门与需求单位非同处一地，但距离不远，加之通信便捷，集中办理采购，不至影响需求时效。④企业虽有数个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购足以达到“以量制价”的效果。3（二）分散制采购制度分散制采购制度是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产需要（图1-2）。1公司总部采购部经理华中分公司（武汉）华中分公司（广州）华中分公司（上海）采购处采购处采购处采购A组(化学)采购B组(五金）采购A组(化学）采购B组(五金）采购A组(化学）采购B组(五金）（二）分散制采购制度分散采购制度具有如下优缺点2优点缺点(1)可以有效地完善和补充集中采购的不足(2)增强基层工作的责任心、积极性(3)有利于采购各环节的协调配合且手续简单，过程短，直接快速(4)同时占用资金和占用库存空间较小

(1)不利于采购成本的有效降低(2)易于产生暗箱操作，如果管理失控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行表1-3分散采购制度的优缺点⑴优点①对利润中心直接负责。②对于内部用户更强的顾客导向。③较少的官僚采购程序。④更少需要内部协调。⑤与供应商直接沟通。分散采购制度具有如下优缺点2⑵缺点①分散的采购能力，缺乏规模经济。②缺乏对供应商统一的态度。③分散的市场调查。④在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。⑤对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。（二）分散制采购制度分散制采购制度的适用条件主要适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部设有独立的采购供应部门。3(三)混合制采购制度兼取集中、分散制优点而成，凡属共同性物资，采购金额较大，进口品种等，均由总公司集中统一采购；对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。

三、采购方式

所谓采购方式，是指企业在采购中运用的方法和形式的总称。

从企业采购的实践来看，经常采用的主要有招标采购、比价采购、议价采购三种方式。四、（一）招标采购

招标采购,是指通过公开招标的方式进行物资和服务采购的一种行为。优点缺点(1)有利于采购工作“公开、公平、公正”(2)有利于形成合理价格(3)有利于改进采购物品的品质(4)有利于建立供应商资源库

(1)采购费用较高(2)可能造成抢标(3)采购程序复杂，应变性差(4)采购物品规格不一(5)衍生其他问题表1-4招标采购的优缺点（一）招标采购

图1-3招标采购的作业流程（二）比价采购

比价又称为限定厂商公开招标，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。比价采购的优缺点如表1-5所示。优点缺点

(1)节省时间及费用(2)比较公平(3)减少弊端(1)可能造成供应商合谋(2)可能造成抢标(3)采购物品规格不一表1-5比价采购的优缺点

（三）议价采购

议价采购，是指由买卖双方直接计价还价实现交易的一种采购行为。议价采购的优缺点如表1-6所示。优点

缺点

(1)节省采购费用(2)节省采购时间(3)减少失误，增加弹性(4)可与供应商发展互惠关系(1)价格偏高(2)缺乏公开性，信息不对称(3)容易形成不公平竞争(4)易滋生弊端表1-6议价采购的优缺点四、采购的作业流程

（一）采购流程的一般模式

采购作业流程会因采购的来源——国内采购、国外采购，采购的方式——议价、比价、招标，以及采购的对象——物料、工程发包等不同而在作业细节上有若干差异。但对于基本的流程则每个企业都大同小异，如图1-4。五、（一）采购流程的一般模式图1-4采购流程的一般模式（二）采购作业流程的注意事项

1.注意先后顺序及实效控制2.注意关键点的设置3.注意划分权责或任务4.避免作业过程发生磨擦、重复与混乱5.价值与程序相适应6.处理程序应适应现实环境7.配合作业方式的改善（二）采购作业流程的注意事项第二节采购管理基础一、采购管理的概述

二、采购管理与库存

三、采购管理的趋势

一、采购管理的概述

（一）采购管理的概念

所谓采购管理是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，是整个物流活动的重要组成部分。（二）采购管理与采购的关系

采购管理和采购不完全是一回事，两者之间有区别又有联系，如表1-7所示。采购采购管理区别具体的采购业务活动涉及采购员个人只能调动部门有限资源

对整个企业的管理活动面向整个企业可以调动整个企业的资源

联系采购本身，也有具体管理工作，它属于采购管理。采购管理本身，又可以直接管到具体的采购业务。

表1-7采购与采购管理的联系与区别（三）采购管理的目标

采购管理的总目标是为了保证企业的物资供应，怎样才能保证物资供应的有效性，通过实施采购管理应做到：在确保适当质量下，能够以适当的价格，在适当的时期从适当的供应商那里采购到适当数量的物资和服务所采取的一系列的管理活动（见图1-5）。（三）采购管理的目标

图1-5采购管理的目标（四）采购管理的作用

物资采购要实现与资源市场的纽带作用，就要建立与资源市场的友好和有效的关系。其作用主要有三方面。图1-6采购管理的作用（五）采购管理的内容

为了实现上面提出的企业采购目标并起到采购管理的良好作用，企业就必须重视加强企业采购管理。企业物资采购管理的主要内容（见图1-7）。1.计划（五）采购管理的内容2.组织实施3.监控1）接收采购请求，其内容应包括：2）进行采购决策（1）所需物料细项说明；（2）必需物料的质量与数量；（3）期望交货日期；（4）采购申请人。。

（五）采购管理的内容1.计划3）编制计划2）进行采购决策

（1）品种决策，即确定采购物品的品种、规格及功能要求；（2）采购量决策，即确定计划期内的采购数量；（3）采购方式决策，即决定现货采购还是远期合同采购，向同一家购买还是向多家购买，由各部门采购还是由集团总部集中采购，是否进行网上采购或招标采购；（4）采购批量决策，即确定采购的数量和批次。（5）采购时间决策。即确定采购周期和进货时间。。

（五）采购管理的内容1.计划1）接收采购请求，其内容应包括：2）进行采购决策编制采购计划，包括年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。

（五）采购管理的内容1.计划3）编制计划

（1）采购部门选择供应商（2）采购部门向供应商订货（3）验收入库（4）合同监督（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施

（1）采购部门选择供应商（2）采购部门向供应商订货（3）验收入库（4）合同监督（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施采购部门必须选择能够供应所需商品的供应商。如果在当前文件清单上找不到合适的供应商，就应立刻去找新的供应商。选择供应商时应考察供应商的整体实力、生产供应能力、信誉等。

（2）采购部门向供应商订货（3）验收入库（4）合同监督（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施1）订单涉及的费用很大，尤其在一次性购买设备的情况下，往往要求供应商投标，此时需要生产与设计人员来帮助采购部门和供应商进行协商。2）数量大、经常使用的细项，可以使用总购货订单的方法。一般情况下，每年只需和供应商协商一次价格，其后一年内的价格都遵照它来执行。3）中等数量的细项可以用总购货订单的方法，也可以采用个别订货的方法。4）少量购买也可由需要某细项的生产单位直接与供应商联系，这种采购也要有控制措施。

（3）验收入库（4）合同监督（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施收货部门必须检查供应商交付的货物的质量与数量，同时通知采购、会计与需要货物的生产单位。如果货物不符合接收要求，就必须将其退回给供应商并要求赔偿或替换，或接受仔细检验。此时还应及时通知采购、会计与生产单位。

（4）合同监督（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施定期检查合同执行情况，并将执行过程及时输入数据库，以便对供应商做出评价。采购部门要加强与供应商的联系，督促其按期交货，对出现的问题要及时进行交涉。

（5）购后评价和调整（五）采购管理的内容2.组织实施对供应商供货情况和合同执行情况进行评价，更新供应商分级评估记录，以便对下一次供货进行调整。

（1）采购人员的控制。（2）采购流程的控制（3）采购资金的控制。（4）采购信息的收集和使用。（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控

（1）采购人员的控制。（2）采购流程的控制（3）采购资金的控制。（4）采购信息的收集和使用。（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控要加强采购人员的素质管理；还要加强采购人员的职业道德教育和业务知识培训，建立奖惩制度，及时对采购人员进行奖惩。

（2）采购流程的控制（3）采购资金的控制。（4）采购信息的收集和使用。（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控

应抓住采购流程中的关键点。要点内容如下：1）采购计划的制定、准备；2）采购文件的基本内容和要求、审批、保管；3）向合格的供应商提交采购文件；4)采购合同的审批、签订；5)向供应商提供采购文件、反馈采购物资的质量状况；6)对供应商提供的产品进行验证。

（3）采购资金的控制。（4）采购信息的收集和使用。（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控1)采购预算控制是采购资金控制常用的手段。采购预算实现了采购计划的具体化，为采购资金的控制提供了明确的标准。2)对于采购资金的使用要建立起一套严格的规章制度，资金的领取、审批、使用一般要规定具体的权限范围，要有审批制度和书面证据制度。

（4）采购信息的收集和使用。（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控1)采购控制过程是通过采购信息的传输和反馈得以实现的，控制部分有信息输入到受控部分，受控部分也有反馈信息送到控制部分，从而形成闭合回路。2)控制是根据反馈信息来比较、纠正和调整它发出的控制信息，以此实现有效控制。

（5）采购绩效的考核。（五）采购管理的内容3.监控1)对采购绩效的考核可以分为对整个采购部门的考核及对采购人员个人的考核。2)对采购部门绩效的考核可以由企业高层管理者来进行，也可以由内部客户来进行；而对采购人员的考核通常由采购主管来进行。二、采购管理与库存（一）采购管理的概念所谓库存控制，就是对库存量的控制，也即在保障供应的前提下，使库存物品的数量最