常用办公软件

第4章常用办公软件

4.1Word文字处理软件

4.2Excel电子表格处理软件

4.3PowerPoint演示软件

4.4网页制作大学计算机基础作业14.1Word文字处理软件常用办公软件4.1.1Word2003概述4.1.2创建Word文档4.1.3Word2000文档编辑4.1.4Word的排版管理4.1.5表格制作4.1.6图形处理4.1.7Word的显示管理4.1.8常用特殊信息的插入4.1.2文档的打印21、Word2003中文版简介

Word2003中文字处理软件在Word2000的基础上新增了下列功能：文档保护强增：有选择地允许某用户编辑文档中的特定部分。

文档的并排比较：[窗口/并排比较]命令比较两篇文档，能简单地判断出两篇文档间的差异，而且还可同时滚动两篇文档来辨认差别。

可读性增强：增加的“阅读版式”视图也提高了文档的可读性国际功能增强：创建使用其他语言的文档

支持XML文档：文档内容可用于自动数据采集和其他用途。支持墨迹输入设备：支持用手写批注和注释标记文档；将手写内容写入Word文档。

4.1.1Word2003概述文字处理软件3

标题栏菜单栏工具栏标尺任务窗格视图切换区插入点工作区状态栏2、Word2000的窗口构成标题栏视图切换区菜单栏工具栏标尺工作区状态栏绘图工具栏任务窗格4.1.1Word2000概述（续）文字处理软件4

启动Word2000：

程序启动方式快捷图标启动方式

文档启动方式退出Word2000：

双击Word2000控制菜单从Word2000窗口的“文件”菜单中选择“退出”命令

单击Word2000窗口右上角的关闭按钮用Alt+F43、Word2000的启动与退出4.1.1Word2000概述（续）文字处理软件51、Word文档调用新建“文件”下“新建”的含义是建立新文档格式的准备环境。在“任务窗格”中对建立的文档格式进行选择。新建之后的屏幕显示是一个空白的写作窗口。“新建”对话框4.1.2创建Word文档文字处理软件6打开调用已经存放在计算机磁盘中的文档文件。

“打开”对话框

关闭

文档被调用、修改完毕后应退出，在Word中称之为“关闭”。

编辑后未存盘关闭文件前提示4.1.2创建Word文档（续）文字处理软件1、Word文档调用72、Word文档的输入键盘输入是最常用的文档输入途径汉字的输入：键盘输入、语音输入、联机手写体输入、扫描仪输入。对于各种符号的输入标点符号数学符号特殊符号

“符号”对话框4.1.2创建Word文档（续）文字处理软件3、Word文档的存储

Word文档存储的三种方式：保存（.DOC）编辑后原名原位置保存命令：“文件”→“保存”

另存为编辑后或改名或异位置保存命令：“文件”→“另存为”

另存为网页编辑后直接以网页格式保存，浏览器打开方式。命令：“文件”→“另存为网页”

“另存为”对话框4.1.2创建Word文档（续）文字处理软件选定文档多个区：按住Ctrl键再加鼠标选定操作区域复制剪切粘贴剪贴板剪贴板是Windows应用程序可以共享的一块公共信息区域，在OfficeXP中可以存放最多24次复制或剪切的内容。命令：“编辑“→”Office剪贴板”撤销和重复利用“撤销”按钮恢复到原来的状态；通过“重复”按钮还原刚被“撤销”的动作。

选定多个区域文档编辑是指对内容进行删、改、插等操作1、文本的选定与编辑4.1.3Word2003的文档编辑文字处理软件102、拼写检查、查找与替换拼写检查是读取文档中的每一个单词，与词典库中的所有单词比较。若相同，就认为该单词是正确的。若不相同，屏幕显示出词典库中相似的单词，供用户选择；若是新单词，可添加到词典库；若是人名、地名、缩写，可忽略。默认在键入的同时自动进行拼写检查。用红色波形下划线表示可能的拼写问题，用绿色波形下划线表示可能的语法问题。命令：“工具“→”选项”→”拚写和语法”查找与替换根据输入要查找或替换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。可用于具体的文字，也可用于格式、特殊字符、统配符等。命令：“编辑“→”查找”/”替换”4.1.3Word2000的文档编辑（续）文字处理软件111、字体、字型处理对文字的字体、字型、颜色、大小进行修改。方法有三种:通过菜单栏：“格式”→“字体”通过格式化工具栏进行处理通过鼠标右键进行处理

文字处理软件4.1.4Word的排版管理利用“格式”下拉菜单中的命令项可以对文章中文字的字体、段落、格式、背景等进行修改,使文章看上去更美观。“字体”对话框122、段落处理

在Word中,段落是以Enter键进行区分的。段落可以是一个字符、一行字符、多个句子

或空白。在输入数据时,当

按下Enter键时,就表示结束

一个段落,开始另一个新的

段落。段落的排版通过

“段落”对话框进行。对齐：“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”缩进：每一个段落的首行,在需要时向右缩进n个字符段落间距：对段前、段后和行距等进行设置“段落”对话框

4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件13边框和底纹2、段落处理“边框与底纹”对话框“边框与底纹”的“底纹”选项卡

4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件14“项目符号和编号”对话框“分栏”后的窗口2、段落处理项目符号和编号当增加或删除项目时，系统会对编号自动进行增减。分栏4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件15

3、页面排版

页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，包括：页眉/页脚的标注、脚注和尾注、页面设置。（1）页眉/页脚标注“视图”→“页眉和页脚”用“切换页眉和页脚”图标，可将操作转变为对页脚的标注。4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件插入“页眉和页脚”

16（2）脚注和尾注

脚注或尾注各自由两个互相链接的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。脚注注释文本位于页面的底端；尾注注释文本位于文档的结尾。“插入/引用/脚注和尾注”

“脚注和尾注”对话框

4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件17“文件”→“页面设置”命令

可对页边距、纸张、版式、文档网格设置。“页面设置”对话框（3）页面设置4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件18其它格式设置：①首字下沉将选定段落的第一个字放大数倍以引导阅读。“首字下沉”对话框4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件下沉2行距正文0.3厘米三栏无分隔线19其它格式设置：②文档竖排文档默认为从左至右水平横排，但有时需要特殊效果，如竖排。“文字方向”对话框文档竖排效果4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件20样式是一组排版格式。Word2003不仅预定义了标准样式，还允许用户根据自己的需要修改标准样式或自己新建样式。单击列表框中的某一样式，可将该样式应用于当前光标所在的段落或选定的段落。如果要将该样式应用于多个段落，可将这些段落全选定，再在“样式”下拉列表框中单击所需的样式名。其它格式设置：③样式4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件21首先在文档中正确的应用标题、正文样式，将各级标题用样式中的“标题”统一格式化。创建目录：将光标定位到要插入书籍目录的位置处，选择“插入/索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择目录选项卡。4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件其它格式设置：④自动创建目录

22自动创建目录效果4.1.4Word的排版管理（续）文字处理软件231、表格的建立：规则表格：选择“表格/插入/表格”命令或单击“常用”工具栏中的按钮不规则表格：通过“表格和边框”工具栏中的按钮直接绘制文字转换表格：选择文字，“表格/转换/文字转换成表格”命令4.1.5表格制作文字处理软件242、编辑和格式化表格选定表格4.1.5表格制作（续）文字处理软件对表格操作首先要选择操作范围：表格的编辑包括：缩放表格调整行高和列宽增加或删除行、列和单元格拆分和合并表格、单元格表格的计算和排序表格的复制和删除表格跨页操作253、表格统计和排序4.1.5表格制作（续）文字处理软件命令“表格/公式”命令“表格/排序”264、由表生成统计图选中要作图的数据，执行“插入/对象”命令在对话框选择“MicrosoftGraph图表”

4.1.5表格制作（续）文字处理软件274.1.5表格制作（续）文字处理软件表格其它操作：

命令：“表格”→“表格属性”

命令：“表格”→“表格自动套用格式”28表格其它操作：加大表格单元格间距设置4.1.5表格制作（续）文字处理软件29

Word字处理软件，不但能处理文字、表格，而且能在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。

Word中常用图形的插入

图形的编辑与格式化4.1.6图形处理文字处理软件301、

Word中常用图形的插入命令“插入”→“图片”4.1.6图形处理（续）文字处理软件其它图形操作：

屏幕图像：屏幕PrtSC键、活动窗口Alt+PrtSC组合键界面图标:剪切、复制、粘贴31“设置图形格式”对话框插入图片控制亮度向左旋转线型文字环绕设置透明色颜色控制对比度裁剪压缩图片图片格式重设图片“图片”工具栏2、图形的编辑与格式化图片工具栏绘图工具栏设置图片格式对话框4.1.6图形处理（续）文字处理软件32“显示环境”的下拉菜单“大纲视图”的显示方式工具栏级联菜单4.1.7Word的显示管理文字处理软件文件的显示管理就是对当前正在编辑的文档工作区进行确定，以得到最理想的显示效果。其主要内容：1、显示环境设定（命令：“视图”→“工具栏/标尺/段落标记/网格”）2、显示方式的选择（命令：“视图”→“全屏显示/显示比例”）33１、页码的插入“页码”插入对话框

命令：“插入”→“文本框”

插入“文本框”

4.1.8常用特殊信息的插入文字处理软件命令：“插入”→“页码”２、文本框的插入：34

4.1.9文档的打印文字处理软件用菜单命令或工具栏按钮操作：1、“文件”→“打印预览”命令2、

“文件”→“页面设置”命令3、“文件”→“打印”命令354.2Excel电子表格处理软件常用办公软件4.2.1Excel概述4.2.2Excel基本知识4.2.3工作表的建立和调用4.2.4在工作表中输入数据4.2.5利用表格数据绘制图表4.2.6数据管理4.2.7打印表格36退出Excel的方法：

双击Excel控制菜单从Excel窗口的“文件”菜单中选择“退出”命令单击Excel窗口右上角的关闭按钮用Alt+F4启动Excel的方法：

快捷图标启动“资源管理器”启动“开始”“程序”启动文档启动方式1、Excel的启动和退出4.2.1Excel概述（续）电子表格处理软件371、Excel的窗口

标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏状态栏

Excel窗口

4.2.2Excel的基本知识电子表格处理软件地址栏列号

行号工作表工作表标签编辑栏382、Excel基本知识工作簿(Book)：用来存储并处理数据的文件，以.xls扩展名保存。由若干张工作表组成，默认为3张，以Sheetl-Sheet3来表示，可改名。工作表可根据需要增加或删除，一个工作簿最多有255张工作表。

工作表(Sheet)：行号1—65536、列号A，B，…，Y，Z，AA，…，IV，共256列。

单元格单元格地址活动单元格编辑栏4.2.2Excel的基本知识（续）电子表格处理软件39工作表的选择操作如下表选取范围

操作单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签不连续多个工作表按住Ctrl键，分别单击所需选择的工作表标签电子表格处理软件401、工作表的新建2、工作表的调用3、工作表的保存4.2.3工作表的建立和调用电子表格处理软件411、数据的一般输入（1）数据的输入文本（为数字、空格和非数字字符的组合，如为纯数字需前缀单引号）数字（负数可用“－”或“（）”;分数前加０和空格）日期或时间

单击单元格时，单元格四周会出现一个边界较粗的黑框，即粗视框，也叫覆盖框，输入的数据将覆盖单元格中原来的数据。双击单元格时，单元格四周会出现一个边界较细的黑框，即细视框，也叫编辑框，可进行编辑和修改原来的数据。

4.2.4在工作表中输入数据电子表格处理软件42（2）公式的输入公式是对工作表中的数据进行计算的算式。以“=”开始，由常量、单元格地址、运算符和函数组成。运算符和运算规则：

算术运算符：+–*/%^其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减。关系运算符：=、>、<、>=、<=、<>比较两个数值并且产生逻辑值TRUE或FALSE;

其优先级相同文本运算符：（&)将一个或多个文本连接为一个组合文本值;

引用运算符：区域(冒号：)联合(逗号，)交叉(空格)对公式所引用的区域进行规定其优先级相同4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件43

四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。下表为引用运算符：引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:B4)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E8B4：D6）4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件44公式中单元格的引用相对引用：当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，Excel默认为相对引用方式，如：B1，A2：C4绝对引用：当公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1混合引用：指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件45（3）函数是预先定义好的程序，可完成许多不同类型的计算。数学与三角函数、统计函数、日期与时间函数。函数由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。4.2.4在工作表中输入数据（续）函数有自己的语法，要正确地使用函数，必须严格遵守语法规则。右图例为求B3到B14的和。

电子表格处理软件46常用函数：SUM：

求一组数的合计值。AVERGER：求一组数的平均值。MAX/MIN：求最大/最小值。INT：

返回一个小于X的最大整数ROUNT：

四舍五入函数COUNTIF：统计一组数中满足特定的条件的单元 格的数目。IF：根据给定的条件，进行逻辑真假值的判断 而返回不同的结果。4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件47数据的填充填充数据分三种情况：复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl键填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择填充用户自定义序列数据4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件48工作表的编辑A、单元格、行、列的插入和删除B、单元格数据的编辑C、工作表的编辑工作表的格式化A、设置单元格格式B、设置工作表格式①设置列宽和行高②自动套用格式

③

使用条件格式4.2.4在工作表中输入数据（续）电子表格处理软件491、插入嵌入式图表2、单独形成图表3、选择图表类别4、指定图表需要的数据5、为图表标注有关说明6、确认图表位置4.2.5利用表格数据绘制图表电子表格处理软件50

4.2.5利用表格数据绘制图表（续）7、编辑图表：选择图表“图表”→“图表选项”电子表格处理软件51

Excel不仅具有简单数据计算处理功能，还具有数据库管理的一些功能，可对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作。

数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表4.2.6数据管理电子表格处理软件52

1、数据清单

又称数据列表，是由工作表中的单元格构成的矩形区域，即一张二维表。

数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头。字段名必须唯一；每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相同的两行记录；不允许有空行或空列。

可像普通的Excel工作表一样直接建立和进行编辑，也可通过在输入字段名后使用“数据”→“记录单”命令输入数据，右图即为通过记录单建立数据清单。4.2.6数据管理（续）电子表格处理软件532、数据排序单列排序（工具栏按钮或菜单命令）多列排序（菜单“数据”→“排序”命令）其它排序（菜单“数据”→“排序”→“选项”命令）4.2.6数据管理（续）“排序”对话框电子表格处理软件543、数据筛选显示满足条件的数据，不满足条件的数据暂时隐藏。

自动筛选（“数据”→“筛选”→“自动筛选”）自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系。高级筛选对复杂条件建立筛选。

4.2.6数据管理（续）电子表格处理软件55高级筛选示例4.2.6数据管理（续）高级筛选结果电子表格处理软件564、分类汇总

对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）4.2.6数据管理（续）按部门汇总奖金平均值电子表格处理软件575、数据透视表对多个字段进行分类汇总。可利用“数据透视表和数据透视图”向导，分三步建立数据透视表：指定数据源选定数据区域决定透视表的放置位置4.2.6数据管理（续）电子表格处理软件58创建好数据透视表之后，可以通过“数据透视表”工具栏修改。更改数据透视表布局改变汇总方式“数据透视表和数据透视图向导——版式”对话框“数据透视表字段”对话框4.2.6数据管理（续）电子表格处理软件59“文件”菜单下“打印预览”、“页面设置”、“打印区域”、“打印”。4.2.7打印表格电子表格处理软件604.3PowerPoint演示软件常用办公软件4.3.1PowerPoint演示文稿的基本操作4.3.2设置幻灯片外观4.3.3演示文稿的放映614.3.1PPt演示文稿的基本操作PowerPoint演示软件1、演示文稿的建立空演示文稿根据设计模板根据内容向导根据现有演示文稿根据模板624.3.1PPt演示文稿的基本操作（续）PowerPoint演示软件2、演示文稿的编辑插入幻灯片：命令：“插入”→“新幻灯片”或工具栏“新幻灯片”按钮说明：无论是在大纲窗格幻灯片视图或浏览视图，都可以在当前幻灯片之后添加一张新幻灯片。复制、删除、移动幻灯片：命令：“编辑”→“复制”/“删除幻灯片”或“清除”/“剪切”说明：在大纲窗格、浏览视图或幻灯片视图，均可复制、删除、移动当前或所选幻灯片。自定义动画命令：“幻灯片放映”/右键对象→“自定义动画”63Powerpoint

的五种视图模式：幻灯片视图

对单个片进行编辑内容，如插入文字、图片等。幻灯片浏览视图

从整体片的角度编辑文稿，如移动、插入、复制、删除一个或多个幻灯片。备注页视图

记载、编辑备注信息，此内容不演示的。幻灯片放映把用PowerPoint制作出来的各种材料展示视图方式的切换：

单击视图按钮或在“视图”菜单上选择4.3.1PPt演示文稿的基本操作（续）PowerPoint演示软件644.3.1PPt演示文稿的基本操作（续）PowerPoint演示软件3、在幻灯片上添加对象插入声音动画文件

添加视频文件插入外部演示文稿的幻灯片654、其它（１）创建按钮（２）创建链接“插入”→”超链接”4.3.1PPt演示文稿的基本操作（续）PowerPoint演示软件66

PowerPoint所提供的配色方案、设计模板和母版功能，可设计统一且有特色的外观，保持一致的风格和布局，同时提高编辑效率。1、母版有标题母版、讲义母版、备注母版和幻灯片母版

命令：“视图”→“母版”→“幻灯片母版”

更改文本格式设置页眉、页脚和幻灯片编号向母版插入对象4.3.2设置幻灯片外观PowerPoint演示软件幻灯片母版样式672、设计模板的使用命令：“格式”→“幻灯片设计”或工具栏“设计”按钮4.3.2设置幻灯片外观（续）PowerPoint演示软件683、对演示文稿的外观进行配色命令：“格式”→“幻灯片设计”或“设计”按钮→“配色方案”

4.3.2设置幻灯片外观（续）PowerPoint演示软件设置背景：命令：“格式”→“背景”或右键对象→“背景”

691、幻灯片的放映方式三种：演讲者放映、观众自行浏览、在展台浏览。命令：“幻灯片放映”→“设置放映方式”2、设置幻灯片间切换效果设置放映时幻灯片之间切换的动画效果。命令：“幻灯片放映”→“幻灯片切换”4.3.3演示文稿的放映PowerPoint演示软件703、创建自定义放映“自定义放映”对话框

利用原演示文稿定义不同的演示顺序或片断。命令：“幻灯片放映”→“自定义放映”→“新建”“定义自定义放映”对话框4