秘书的文书与档案工作

第六章秘书的文书与档案工作知识要求：掌握文书的处理程序。了解文书整理归档的相关内容。掌握档案工作的相关内容第一节秘书的文书工作公务文书私人文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。广义党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可称公文。专指行政公文，是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。狭义公文1、按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文和事务文书。2、按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。3、按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。4、按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。5、按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。公文的分类公司企业中各种文书的分类序号文书种类具体分类1礼仪性文书

邀请函、欢迎词、欢送词、致谢信、致歉信、问候信、祝词、贺信、贺电、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信请柬、聘书。2涉外文书

涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、索赔书、迎送辞3商务文书

经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书4事务文书

计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制度、建议书行政文书的分类国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了13种国家行政机关公文：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要文书工作是围绕着文书的撰制、处理和管理而展开的一系列具体工作。“文书”工作是围绕“文”而展开的一切工作，简称办文。是秘书人员一项十分重要的日常活动。包括起草撰制文书；收发、传递和处理文书；以及针对文书内容办理各种事务工作。“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”

——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条公文处理程序示意图注办签收

登记审核拟办批办承办立卷

↓

归档↓销毁分发登记用印缮印复核

签发拟稿审核

催办查办发文处理程序1．草拟（1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。（2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。2.审核审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。3.签发

“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。

4.复核

复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。复核内容主要包括：审核、签发手续是否完备，附件材料是否安全，格式是否统一、规范等。复核的重点在于文书的形式和程序。5.缮印

缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程。秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、规格统一，印刷及时。要对原稿负责，如发现疑误，应与核稿人员研究，不得擅自改动。6.用印

用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。7.登记

登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。发文登记簿小知识8.分发分发，是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。分发的程序包括：写好文件、文书封套或函件信封；填好并检查所有封套标记；检查发文登记。9.注办注办是对发出的文书的办理情况做出必要的说明，注明办理结果的环节。

收文的处理程序1.签收对所收文件进行正确分类。

收文分类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件2.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。3.审核

审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否合法，是否已经过协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范。4.拟办

秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。

5.批办指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。6.承办

承办——秘书根据领导者或秘书部门负责人针对一份来文应当如何处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定或否定。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。

秘书承办公文的范围主要有5种：

a.对上级机关来文的承办。3种方法：

——传达；

——转发；

——翻印。

b.对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。

C.对本级领导人批件的承办——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。

d.对下级机关请示件的承办——根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。

对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！

e.对其他需要回复的来文的承办。包括：

——上级机关布置、询问和要求办理的事项；

——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。

承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。7.催办催办是指对文件承办工作的检查和督促的过程，防止文件处理的漏办和延误。文书的整理归档

“公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”

——《国家行政机关公文处理办法》文书整理归档是指将处理完毕的，具有一定参考价值、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。文卷归档的基本原则遵循文件的形成规律保持文件之间的联系区分不同的价值便于保管和利用文件的归档范围1.反映本机关主要职能和历史面貌的，并对本机关、国家和历史研究有较大的利用价值。2.机关工作活动中形成的具有维护国家、集体和公民权益等的凭证材料。3.贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要材料。4.其他有参考价值的材料。文件不归档的范围与本机关关系不大的材料。无查考利用价值的事务性、临时性文件。同级机关中不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映。文卷归档的要求归档的文书必须办理完毕有一定的参考价值文书材料的介质文书的分类整理文书的保管电子文件的收集与整理电子文件指的是能被电子计算机识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的数字代码序列。第二节秘书的档案工作档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。档案的收集档案的收集是指档案馆接收和征集档案的总称，包括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移交档案的接收，对社会各界人士捐赠档案的接收，对流散在社会上的珍贵档案的征集。档案室收集工作的职责监督文件的形成过程督促归档制度的落实开展零散文件的收集工作指导文书部门的立卷归档工作档案的整理（一）档案整理工作的内容

档案整理是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作。包括分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。（二）档案整理工作的原则

第一，保持文件间的历史联系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。档案的鉴定（一）档案价值鉴定工作的内容

第一，制定鉴定档案价值的标准；第二，判定档案的价值，确定保管期限；第三，剔除无保存价值和保管期满的档案（二）档案价值鉴定工作的程序

第一，文件归档鉴定；第二，划定文件的保管期限；第三，档案价值复审；第四，销毁无价值档案。（三）鉴定档案价值的标准

1．分析文件的内容；2．分析文件的来源和时间；3．文件的完整性和有效性；4．分析文件的名称、稿本和外形特征。档案的保管

保管，是维护档案在库房中的存放秩序并保护档案不受损害，是确保档案完整安全的重要基础性工作。档案的检索

检索，是采用一定的手段，对档案信息进行加工，并编制检索工具，使利用者更加方便地利用档案。常用的档案检索工具的编制方法有：案卷文件目录；分类目录；主题目录；文号索引；人名索引；全宗指南案卷文件目录微型案例档案的编研编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。档案的统计统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。档案的利用档案的利用即档案信息的输出，是通过多种信息传输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。档案工作的基本原则统一领导、分级管理档案工作

一、各单位各种门类和载体的档案，均有本单位档案室集中管理；档案中需长期保存的，由各级档案馆集中保管。二、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。三、实行党政档案工作的统一管理。维护档案的完整和安全维护档案的完整包括：从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少。从质量上，要维护档案