GB/T 41207-2021信息与文献文件(档案)管理体系实施指南

ICS0114020

CCSA.14.

中华人民共和国国家标准

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息与文献文件档案管理体系

()

实施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022015IDT

(:,)

2021-12-31发布2022-07-01实施

国家市场监督管理总局发布

国家标准化管理委员会

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

组织背景

4…………………1

了解组织及其背景

4.1…………………1

业务法律及其他需考虑的因素

4.2、……………………2

界定的范围

4.3MSR……………………3

领导作用

5…………………3

管理承诺

5.1……………3

方针

5.2…………………3

组织的岗位职责和权限

5.3、……………4

总则

5.3.1……………4

管理职责

5.3.2………………………5

执行职责

5.3.3………………………5

规划

6………………………6

应对风险和机遇的措施

6.1……………6

文件管理的目标和规划

6.2……………7

支持

7………………………8

资源

7.1…………………8

能力

7.2…………………8

意识和培训

7.3…………………………9

沟通

7.4…………………10

证明性文档

7.5…………………………10

总则

7.5.1……………10

证明性文档的控制

7.5.2……………12

运行

8………………………12

运行规划和控制

8.1……………………12

文件过程的设计

8.2……………………13

文件系统的实施

8.3……………………15

绩效评价

9…………………16

监控测量分析和评价

9.1、、……………16

Ⅰ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

确定如何监控测量分析和评估及其内容

9.1.1、、,………………16

对于文件过程和文件系统运行绩效以及有效性的评估

9.1.2,MSR……………17

评估有效性

9.1.3……………………17

内部体系审计

9.2………………………18

管理评审

9.3……………18

改进

10……………………19

不符合项控制和纠正措施

10.1………………………19

持续改进

10.2…………………………20

附录资料性关于信息来源和支持组织背景分析需考虑因素的示例

A()……………21

信息来源

A.1…………………………21

需考虑的因素

A.2……………………21

参考文献

……………………23

Ⅱ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

前言

本文件按照标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息与文献文件档案管理体系实施指南信息与文献文件管

GB/T41207《()》、GB/T34112《

理体系要求和信息与文献文件管理体系基础与术语共同构成支撑文件管理的

》GB/T34110《》

系列国家标准

。

本文件使用翻译法等同采用信息与文献文件档案管理体系实施指南

ISO30302:2015《()》。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

。。

本文件由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本文件起草单位中国人民大学国家档案局天津师范大学中国科学技术信息研究所山东省计

:、、、、

算中心国家超级计算济南中心高地知库北京信息咨询有限公司中电科大数据研究院有限公司

()、()、、

郑州航富数波科技有限公司上海信联信息发展股份有限公司深圳市电子政务云计算应用技术国家工

、、

程实验室有限公司

。

本文件主要起草人安小米白文琳聂曼影加小双刘春燕蔡盈芳钱恒孙舒扬王金祥

:、、、、、、、、、

张大鹏何芮杨安荣庞玲玲胡菊芳程序连樟文

、、、、、、。

Ⅲ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

引言

对文件档案管理体系系列标准和目标及受益和相关术语进行了详细

GB/T34110()(MSR)MSR

说明对需考虑的因素进行了详细说明规定适用于组织在业务活动中形成和管理

;GB/T34112MSR,

文件的能力本文件则为提供了实践指南本文件所称文件1)等同于中文语境下的机关单位或

;MSR。“”

组织的文件和档案

。

本文件在符合内容的同时为组织内实施提供了实践指南本文件包含建立和

GB/T34112MSR。

维护的所有需考虑的因素的实施通常以项目的形式执行一个能在如下情况实

MSR。MSR。MSR

施已经有文件系统或项目的组织想要评审和改进对这些系统或项目的管理或是组织首次规划在文件

:,

生成和控制中运用体系化和可证实的方法实施指南在上述情况下均适用

。。

组织决定实施之前需要初步评估现有文件和文件系统已经识别重要改进过程中需要解决的

MSR

风险和机遇比如在改变主要信息技术平台或外包一个高风险的业务过程时采用就相当于实

。,,MSR

施降低风险的策略或者能为重大改进提供一个标准化的管理框架如将文件过程与特定业务

。,MSR,

过程集成处理或改进对于线上业务往来文件或使用社交媒体的业务的控制和管理

。

根据组织的规模性质以及复杂度以及已经实施的的成熟级别本文件能灵活进行使用

、,MSR,。

每个组织所处的背景和复杂程度都是独特的且组织的特定背景需考虑的因素还会对实施产生

,MSR

影响小型组织能对本文件中所描述的措施进行相应的简化而大型或复杂的组织则可能需要一个多

。,

层的管理体系以有效实施和管理本文件中的各类活动

,。

本文件采用与相同的结构说明了为满足内容而采取的措施以及如何

GB/T34112,GB/T34112,

以文档记录这些措施

。

第章解决了如何分析需求的问题通过此分析明确了的范围并定义了实施

———4MSR。,MSR,

与其他管理体系的关系

MSR。

第章解释了如何从最高管理者处获取承诺此承诺在文件方针职责分配的实施规

———5。、、MSR

划以及采纳文件管理目标中均能体现

。

第章解决问题这些问题在高等级风险分析组织所处背景分析见第章以及可获得的资

———6,、(4)

源见第章表现

(7)。

第章列出了所需的支持比如资源能力培训和沟通以及证明性文档

———7MSR,、、。

第章解决了对将要实施的文件过程的定义或评审以及规划的相关问题包括组织的背景需

———8。

求和范围见第章文件方针见风险分析见以及为了满足文件管理目标

(4)、(5.2)、(6.1)

见的实施过程中的资源需求第章解释了宜为实施哪些文件过程和系统

(6.2)。8MSR。

第章和第章解决了绩效评价以及改进中的规划目标和需考虑的因素的相

———910GB/T34112、

关问题

。

对于中第章中的每一条本文件提供了以下内容

GB/T341124~10,:

满足所需的必要活动这些活动能按顺序实施但其中一些活动需要以同样

———GB/T34112———,

的背景分析并同步实施

;

对措施的输入说明了措施实施的起始点且此输入可能是上一措施的输出

——————,;

根据中国档案工作实际翻译成文件等同于中文语境下的机关单位或组织的文件和档案不包括

1),“records”“”,(

档案馆藏档案标题上采用文件档案便于检索也便于维护文件档案管理系列国际标准中的

),“()”,,()“records”

本意便于维护已经采标的国家标准使用的连贯性和更广泛推广应用

,。

Ⅳ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

措施的输出这些输出是实施措施后产生的结果或者能在整个活动过程中传输

——————,。

本文件的使用对象是领导实施和维护的负责人本文件也可用于帮助最高管理者在其所在

MSR。

组织建立文件管理体系定位其范围以及实施的决策也可供负责领导实施和维护的人员使用

,,MSR。

关于如何设计可操作的文件过程的概念来源于中给出的原则其他设计实施监

GB/T26162—2021。、、

控和改进文件过程控制和系统时宜使用的原则性工具的国家标准和技术报告能与本文件在实施更加

、,

细化的业务要素中结合使用

MSR。

已经实施的组织能在体系化的和可证实的方法指导下运用本文件来开

GB/T26162—2021MSR

发组织管理文件的基础设施

。

Ⅴ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息与文献文件档案管理体系

()

实施指南

1范围

本文件描述了在设计和实施时需要进行的各项活动中所规定的内容没

MSR,GB/T34112—2017

有改动和减少

。

本文件适用于不同规模的各类组织例如企业政府机关非营利组织等

(:、、)。

所有需要实施的组织遵循本文件

MSR。

注本文件是依据内容制定的文件档案管理体系实施指南宜与

:GB/T34112—2017()(MSR),GB/T34110—2017

和共同使用

GB/T34112—2017。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文

。,

件仅该日期对应的版本适用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于

,;,()

本文件

。

信息与文献文件管理体系基础与术语

GB/T34110—2017(ISO30300:2011,IDT)

信息与文献文件管理体系要求

GB/T34112—2017