公文格式课件

自治区地矿局办公室系统业务培训班公文格式规范局（党组）办公室陈新远2013年8月

公文格式规范

三、公文格式标准

四、公文格式常见问题辨析

一、公文的作用及特点二、公文种类第一部分公文的作用及特点党政机关公文处理工作条例指出：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。简而言之，公文的作用大致体现在以下几个方面：（1）指导工作，传达意图（如：通知）（2）联系工作，交流情况（如：函）（3）请示工作，答复问题（如：请示、批复）（4）总结工作，推广经验。（通知、决定）（5）记载工作，积累史料（各文种）公文的特点一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。近年来公文标准的演变1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号），简称《条例》。该《条例》共12章40条。2000年8月24日国务院发布的，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），简称《办法》。该《办法》共9章57条。2012年4月16日，中央办公厅、国务院办公厅《关于印发的<党政机关公文处理条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）2012年10月16日，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅关于印发《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则（试行）》的通知（新党办发〔2012〕37号）在学习贯彻中央、自治区有关文件的基础上，2012年11月23日，局党组下发了《关于进一步规范全局公文格式标准的通知（新地矿党组〔2012〕119号）》第二部分公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）指出：公文的种类主要有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要第二部分公文种类（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（如：中国共产党第十七次全国代表大会关于《中国共产党章程（修正案）的决议、第十二届全国人民代表大会第一次会议关于政府工作报告的决议）（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（如：中共中央、国务院关于加快水利发展的决定、自治区人民政府关于取消和调整行政审批事项的决定）（三）命令（令）：是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（如：中华人民共和国主席令、自治区人民政府主席令）第二部分公文种类（四）公报：适用于公布重要决定或者重大事项，按照类型可分为会议公报（如：中国共产党第十八届中央委员会第二次全体会议公报）、统计公报（如：关于第一次全国疾病单位普查结果的公报）、外交公报（中美联合公报）（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告具有高度的庄严性和权威性，通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，地方机关、基层单位、群众团体一般不制发公告。可分为：发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面事项的公告（如：中华人民共和国国务院公告、中华人民共和国最高人民法院公告）。第二部分公文种类（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，常用于交通、金融、公安、税务等主管业务部门工作的办理、要求或事务性事宜，可以通过报刊、广播、电视公布，也可以张贴和发文，使通告内容广为人知。（如：新疆维吾尔自治区公安厅关于收缴管制刀具、危爆物品、涉恐涉暴宣传品的通告）（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，具有灵活性、多向性（上行文、下行文皆可）、多样性（各单位都可使用）、建议性和规定性并存等特点（如：中共中央关于在全党深入开展党的群众路线教育实践活动的意见、中共新疆维吾尔自治区委员会关于在全区深入开展党的群众路线教育实践活动的实施意见）。第二部分公文种类（八）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知被誉为公文中的“老黄牛”，是各级党政机关、人民团体、企事业单位使用最多的公文，按照类型可分为指示性通知（如：国务院办公厅关于切实做好汛期灾害防范应对工作的紧急通知）、批示（批转、转发性）通知（如：国务院批转城乡建设部等部门关于进一步加强城市生活垃圾处理工作意见的通知》）、事项性通知（工作安排）、知照性通知（人事任免、机构成立等）。（九）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。按照类型可分为：表彰通报、批评通报、情况通报三种。第二部分公文种类（十）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问，具有内容的汇报性、语言的陈述性、行文的单向性、成文的事后性、双向的沟通性等特点。（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。凡是下级机关无权决定、无力解决而确需上级机关给予明确指示、批准或帮助的事项，都应该以请示行文，具有请求性、事前性、单一性、程序性、限定性等特点。（十二）批复：适用于答复下级机关机关请示事项。第二部分公文种类（十三）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请示批准和答复审批事项。（十五）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。第三部分公文格式标准（一）现行公文格式主要依据1、中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）2、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）3、自治区党委办公厅自治区人民政府办公厅关于印发《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则（试行）的通知（新党办发〔2012〕37号）4、自治区党委办公厅自治区人民政府办公厅关于印发《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》的通知（新党厅字〔2012〕64号）5、局党组《关于进一步规范全局公文格式标准的通知（新地矿党组〔2012〕119号）》第三部分公文格式标准（二）公文格式的构成1.基本要求纸张及尺寸：采用国际标准A4型，尺寸大小为210mm×297mm版面：公文版心尺寸为156×225mm，汉文版每页22行，每行28个字，行间距为3号汉字高度的7/8。版面上空37mm，下空35mm，左、右各空27mm。为方便印制，每页行数可视情况增加或减少一至两行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字、双页码居左空一字（维文版相反）。印刷：公文应当双面印刷。装订：公文应当左侧装订（维文版右侧装订）；采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差上下4mm，骑马订订锯均订在折缝线上，平订订锯与书脊间的距离为5mm.第三部分公文格式标准2.版头部分（指分隔线以上的部分）（1）份号：用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（2）密级和保密期限：用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限用实心五角星隔开。（3）紧急程度：用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。（“特急”、“加急”两种）（4）发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”字组成，居中编排在发文机关标志下空二行位置，年份外加中文六角括号“〔〕”，发文顺序号不编虚位（如：1不能编为01），不加“第”字。（6）签发人：上行文（请示、报告等文种）需标注签发人姓名，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字文件版头部分不是所有要素齐备，视情况而定第三部分公文格式标准3.主体部分（指文件标题至印制版记以的部分）（1）标题：由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋体字，编排于分隔线下空二行位置，一行或多行居中排布，标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，标题一般不用标点符号。（2）主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称。用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格。（意见、决定、纪要等常用文种无主送机关）（3）正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，段首左空二字。文中标点符号要符合排版规则，数字、年份不能折行；结构层次序数序数依次可用“一”、“（一）”、“1.”“（1）”标注。（4）发文机关署名和成文日期：应发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名和成文日期用3号仿宋体字；成文日期用阿拉伯数字将年月日标全。第三部分公文格式标准3、主体部分（5）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。联合行文时，印章应与发文机关署名一一对应、端正、居中下压发文机关署名。（6）附注：指公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体字，上空一行，左空二字，用小括号括起。（7）附件：指公文正文的说明、补充或者参考资料。如有附件，位于正文和发文机关署名之间与正文空开一行，”附件：“左空二字，后接排附件名称，名称后不加标点符号。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。第三部分公文格式标准4、版记部分（指分隔线至印发机关和印发日期之间的部分）（1）分隔线：版记分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（0.35mm），中间的分隔线用细线（0.25mm）。（2）抄送：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关或个人。用4号仿宋体字，左右各空一字编排，最后一个抄送机关名称后标句号。（3）印发机关和印发日期：指公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体字，编排在末条分隔线上，左右各空一个字，用阿拉伯数字将年月日标全，后加印发二字。

第四部分公文格式常见问题辨析（一）公文格式要素不全。如：有的请示件未标注签发人，有的密级文件没有标注份号，有的文件附件不全等。（二）发文字号标注不规范。如：有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”或方括号“[]”标注，有的单位序号出现编虚位（即0×号）等不规范格式。（三）文种使用不当。一是生造文种。如：上报文件《××单位关于设备购置的申请》，申请不是规范文种，应改成请示。二是错用文种，突出表现在报告和请示的混用，如某单位上报文件《关于对××××进行维修和改造的报告》，请求局拨付资金对某建筑进行设备更换和维修改造，应使用“请示”文种。三是文种重叠。如某单位上报文件《×××单位关于购买设备的请示报告》。第四部分公文格式常见问题辨析（四）公文标题不规范。一是公文标题中发文机关名称、事由、文种三要素不全。如：某单位报送文件名称《请示》。二是标题中滥用书名号等标点符号。三是标题冗长繁琐，事由部分概括不能体现文件主题。（五）结构层次序数使用不规范。公文中的数字层次第一层应为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，部分单位行文时出现序数层次倒置或层次跳跃现象。（六）成文日期标识不规范。成文日期应以单位负责人签发日期为准，部分单位把拟文日期或送签日期作为成文日期；有的单位成文日期仍有大写方式，未用阿拉伯数字。第四部分

公文格式常见问题辨析（七）附件、附注标注不规范。有的单位附件数字写法不对，将“1.”标注为“1、