O机关管理的原理与方法

机关管理的

原理与方法

（修订版）

赵国俊陈幽泓编著机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一章

机关管理概述机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节机关与机关管理一、机关

机关就是指国家、政党或其他社会组织为实现其职能而建立的具有发动、控制、代表功能，按照法定的程序建立和组织，具有法定的权威，具有独立活动能力的固定机构。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、机关管理

以为全面提高组织效能提供必要保障为目的，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材这里的“机关管理”只是对机关自身事务活动的管理，而并不针对机关的职能活动。“机关管理”也不是针对机关自身所有事务活动的管理，而只涉及一部分办公事务和后勤事务活动。

二、机关管理

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、机关管理的功能机关管理的功能在于：它可以使机关内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥。之所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、机关管理的基本任务

机关管理的基本任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为机关职能活动的高效展开创造条件、奠定基础、提供保障。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材机关管理的基本任务要使：人尽其才物尽其力财尽其用时尽其能文畅其流机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、机关管理的特性作为公共管理，特别是行政管理活动的一个组成部分，机关管理具有行政管理的一般属性，同时，它也具有一般行政管理活动所不具备的特殊属性。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材机关管理的特性事务性职能之外但却为实现职能所必需的例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。

综合性一是管理对象广泛二是居于机关工作活动的中枢地位。技术性机关管理需要遵行特定的技术规律，需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、机关管理体制

机关管理体制是指在机关管理过程中制度化的关系模式，它对机关管理有很强的规范性，对包括从机关管理的基本制度规范到具体管理方法措施在内的各个方面都有重要影响。第二节我国机关管理体制

与管理机构机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材机关管理体制特点：1、总体上“统一领导指导，分级负责”。2、机关内部“直接领导，集中管理，分工负责”。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材（一）机关管理机构的设置1、在公共管理机关分别以分理制和综理制设置机关管理机构。2、在一般基层企事业单位参照党政机关设置机关管理机构或配置专门人员。3、在工会、共青团、妇联组织，一般根据组织级别及人员规模分别以分理制和综理制设置机关管理机构。4、在民主党派、学术团体一般按综理制设置机关管理机构。二、机关管理机构机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材（二）机关管理机构的管理职责机关管理机构除了要参与一部分带有政策性的职能性活动，直接处理一部分事务之外，在机关管理方面需要履行一定的管理职责。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材（三）机关管理机构的主要管理方式机关管理机构在履行自身管理职责时，需要采用一系列的管理方式。1、制定机关事务处理、管理方面的方针政策、规章制度、程序规范、工作标准，并监督执行。2、编制机关事务处理、管理方面的计划、规划并组织和监督实施。3、制定并组织实施本机关事务工作系统的改进方案。4、……机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材机关管理是具有特定内容、特定性质的特殊行政管理活动，需要遵循一些特殊的规律，遵行一些特殊的原则。第三节机关管理的基本原则机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、系统原则

系统原则的内涵是：将整个机关的全部事务活动视为一个整体，注意以系统的思想、系统工程的方法认识和分析解决实际问题。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、服务第一原则服务第一原则的内涵是：始终将为公民、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员，为实现机关的各项职能提供服务放在首位。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、全面质量管理

全面质量原则的内涵是：强化质量意识，强化全面质量管理，追求事务活动的全面优化。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、时效性

时效性原则的内涵是：处处事事、时时刻刻讲究时效，确立切实保障、维护机关事务在特定时间范围内的有效性。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、经济性

经济性原则的内涵是：力争以最小的投入（人力、物力、财力、时间等）产生最大的效益。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材六、集中化

集中化原则的内涵是：根据机关事务分散处理、分工负责的特点，以集中的管理建立秩序，提高效能。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材七、规范化

规范化原则的内涵是：充分制定、严格实施各类统一规范。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材八、简化

简化原则的内涵是：在满足既定目标要求，保证具有相同功能的前提下，对事务活动的过程、方法等尽可能化繁为简。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考题何为机关？机关的功能是什么？何为机关管理？机关管理的任务和特性是什么？机关管理的基本原则是什么？坚持这些原则的客观必要性有哪些？机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二章

文件工作管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节概述一、文件与公文

文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。公文是公务文件的简称，公务文件是文件的一个主要的门类，它具有文件的基本属性，同时又具有其他文件所不具备的一些特点。

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二、公文的功能

公文的功能具体表现：法律规范的重要表现形式；传达政令采取重要管理措施的主要工具；下情上达的基本手段；横向联系的纽带；教育激励的有效教材；印证事实的真凭实据。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、公文的效用公文的效用是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用：第一是现实执行效用；第二是历史效用。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、公文的主要类别机关管理的功能在于：根据形成和作用的具体公务活动领域划分根据公文传递方向划分根据内容性质的差异划分根据公文涉及秘密的程度划分根据对公文处理时间方面的限制和要求划分根据在机关内的来源划分机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、文件工作及其基本任务

文件工作又称为公文处理，就是对公文的创造、处置和管理。公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材六、文件工作的地位

文件工作是公务活动的组成部分，在公务活动中占有不可替代的重要地位。具体表现为：文件工作是机关实现职能的必要条件；文件工作是国家档案事业的基础。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材七、文件工作管理文件工作管理的主要任务包括两个方面：使文件工作构成要素确立最佳组合关系。这需要管理职能中的组织职能来实现；使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合，这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二节文件工作的组织一、文件工作的组织形式文件工作的组织形式就是文件工作组织结构的形式。文件工作的组织形式主要有三种基本类型：集中型、分散型、复合型。

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文件工作机构是指机关中专设的从事文件收发、传递、审核、制作等文件管理工作的专（兼）职机构。大中型机关大都在综合办公部门下设专职文件机构；实行分散型或复合型组织形式的一部分机关，在职能部门下的办公室内设置专职或兼职的文件机构；小型机关特别是基层单位是由综合办公部门直接兼管。二、文件工作机构机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、文件工作责任（一）机关首长的文件工作责任（二）综合办公部门负责人的文件工作责任（三）业务部门负责人的文件工作责任（四）文件工作机构负责人的文件工作责任（五）专（兼）职文件工作人员的文件工作责任（六）一般业务人员的文件工作责任机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

这里的分工主要是指以科学的方法和标准，对文件工作各个岗位进行认真分解，从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任职条件。科学地进行分工有利于合理用人，有利于充分发挥人的潜能，实现文件工作各要素及要素内部各方面的最佳配合，提高工作效率与质量。

四、文件工作的分工重要机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第三节文件运转过程与传递过程控制一、文件运转过程控制（一）旨在稳定文件运转秩序的控制措施（二）控制文件运转方向的主要措施（三）控制文件运转速度的措施机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、文件传递过程控制公文只有准确、快捷地传递给受文者才能真正产生效用。为此，必须有效地控制公文的传递过程，保证其方向正确，速度合理，线路短捷有效。（一）文件传递过程控制规则（二）控制文件传递速度的措施机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

文件的数量，特别是文件形成量就可以从一个侧面反映文件工作的实际水平，文件量不足或泛滥都是文件工作水平不高的标志。一、决定文件形成量的主要因素环境因素文件工作自身的因素第四节文件数量控制机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、控制文件形成量的主要方法措施

控制文件形成量的具体措施和方法主要包括：（一）旨在使人们的文件需求正常的方法措施（二）旨在满足正常文件需求抑制不正常需求的方法措施机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第五节文件质量控制一、文件质量特性与质量标准

文件质量是指文件自身，以及围绕文件的形成和产生效用所进行的一系列活动──文件工作的优劣程度。（一）文件质量特性

适用性、可靠性、时效性、经济性

（二）文件质量标准

1．文件自身的质量标准2．文件工作的质量标准

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、提高文件质量的措施

质量控制的目的就是全面提高质量。以下方法措施具有较普遍的应用价值：强化全员质量意识，确立质量第一思想，更新文件质量控制观念。加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能。加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质。科学分工，明确岗位质量责任。稳定文件工作人员队伍。

……机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第六节文件工作的综合协调

一、文件工作综合协调的原则

（一）分层协调原则（二）权威性原则（三）全局原则（四）客观公正原则（五）沟通原则（六）服务性原则机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、文件工作综合协调的内容与方法

文件工作综合协调的内容是协调围绕文件的处理而发生的各种矛盾和关系。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第七节表格文件管理

一、表格文件

（一）表格文件的种类

1．从结构特点上划分，可以分为登录式和情报式。2．从外观式样上划分，可以分为单页式、表册式、联单式等。（二）表格文件的结构格式表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、表格设计

（一）表格设计的内容（二）表格设计规则实用、标准、

通用、简便等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、表格文件控制

（一）检查与改进1．确定对象。2．改进完善。（二）表格管制1．集中管理。2．加强对表格的注册与编码。3．提高库存的计划性。4．确立组织保障。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第八节案卷管理

一、立卷的方法与工作步骤（一）立卷的基本方法（二）立卷程序二、案卷管理工作的基本内容

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考与练习题1、何为公文的执行效用？2、文件工作的组织形式有哪几种？怎样才能正确进行选择？3、各级机关工作人员的文件工作责任分别是什么？4、怎样提高文件的运转速度？5、怎样稳定文件运转秩序？6、何为行文规则，其基本内容是什么，遵行这一规则的意义何在？7、文件数量泛滥的原因是什么，怎样控制文件的数量？8、量度文件质量的尺度是什么？9、哪些因素决定着文件的质量，怎样提高文件的质量？10、表格文件的设计规则是什么，怎样控制表格文件？11、何为案卷，何为全宗？

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第三章

会议管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节会议概述一、会议的功能一是它可以实现信息的多向即时传递，二是它可以有效聚集集体的智慧和力量。会议特别适用于：深化或统一人们的认识；沟通感情；处理事务。

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二、会议的种类

按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类；按出席对象，可分为联席会、内部会、代表会、群众会等；按功能性质，可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性等；按议题性质，可分为专业性、专题性、综合性等；按照规模大小，可分为特大型、大型、中型、小型等；按会议采用的方式手段，可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；按与会者的国籍及议题的范围，可分为国内会议与国际会议等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、会议要素会议要素即会议的组成因素，这些因素被分为两类：一类是基本要素，包括目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、事项、议程、信息、会议规则等。一类是其他要素，包括名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二节会议的组织一、会议规则的制定会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范。（一）会议规则的基本组成（二）制定会议规则的注意事项机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、会议组织职责（一）主持人的组织责任（二）会议管理者的组织责任（三）会议秘书机构的组织责任（四）其他服务与办事机构的组织责任机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、会前的组织工作（一）会前组织工作的基本要求充分、周密、安全。（二）会前准备工作的主要内容

会议规模、出席人数、会期、重要程度、是否驻会等因素不同，会前准备工作的具体内容就将有所区别。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、会间的组织工作（一）会间组织工作的基本要求

会间的组织工作是指在会议进行中所作的组织工作。其主要任务是协助会议主持人组织好会议的各项活动，使会议顺利而有效地进行。会间组织工作的基本要求是：主动、周到、有序、有效。（二）会间组织工作的主要内容机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、会后的组织工作（一）会后组织工作的基本要求

会后组织工作的任务是完成善后工作，总结经验，维护并扩大会议成果。会后组织工作的要求是：

迅速、妥善。（二）会后组织工作的主要内容机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材（一）会议通知的发送（二）会址选择（三）会场布置（四）会议主席台座次的编排（五）会议报到工作的组织（六）会议签到的组织（七）会议接待六、会议组织工作的方法技巧

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第三节会议数量控制一、会议数量控制及其意义必须对会议数量加以控制，改变或多或少现象，机关的管理工作才能真正有效率有质量。滥用会议方式造成会议泛滥成为会议数量失控的主要表现，为此，对会议数量控制就常常表现为努力减少会议。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材1、领导者的领导水平不高，掌握的工作方式有限。2、官僚主义作祟。3、机关内部机构设置不合理，事权过于集中或分散。4、会议自身质量低劣，效果差，议而不决，决而不行。5、会风不正。

二、造成会议泛滥的主要原因机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、控制会议数量的主要方法措施1、提高各级领导者的素质，提高其领导水平。2、合理设置机构。3、建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度。4、建立会议协调安排机制。5、全面控制会议质量。6、加强会议成本控制，严肃财经纪律。7、对例行会议做定期检查分析。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第四节会议质量控制一、决定会议效果的主要因素是否具有召开会议的必要召集会议的单位是否具备必要的行政权力会议准备是否充分与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流会议期间能否排除各种干扰……机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材衡量会议优劣的主要标准：必要，端正；适时，适度，简短；有备，有序；有术，有效。二、会议质量标准机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、提高会议质量的主要方法措施

控制会议质量，提高会议效果的方法，就是有针对性地消除那些降低会议质量的不利因素，保护和创造有利提高质量的因素与条件。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第五节会议进程控制一、会议进程控制责任对会议进程控制的主要责任者就是会议的主持人，以及专门的会议管理者，其中尤以主持人的责任更为直接和重要。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、会议进程控制的一般方法技巧

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题，为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、会议进程控制的特殊方法技巧

（一）政策研究会（二）对策性会议（三）协调性会议（四）讨论会（五）提案开发会（六）发布会机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第六节会议成本控制

一、会议成本

会议成本即一次会议所需费用的总和。

会议成本的公式为：

会议成本＝2A×B×T

其中，A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为与会人数；T为会议时间（以小时计）。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、会议成本控制方法

它强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形的支出，而且简化和减少了会议，提高了会议的效果。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第七节正确与会的方法

一、对与会者的基本要求与会者要正确与会，为会议取得积极的结果作出贡献，需要有正确的态度，需要掌握一些特殊的技巧，需要遵行有关规则。二、提案的方法这里的提案是指提出动议。正确作出提案是与会者的权利，也是义务和责任。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、汇报工作的技巧

1、内容贴切、简短。2、讲究内容的表达次序。

四、讲话的方法技巧会议上各种与会者大都需要讲话，无论作何种讲话都有一些共同性的问题需要注意。第七节正确与会的方法

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考与练习题1、会议的功能是什么，会议由哪些要素构成？2、何为会议规则，其基本内容是什么，遵行会议规则的必要性是什么？3、会议管理者、会议秘书机构的组织责任是什么？4、会议的质量标准是什么？5、影响会议质量的主要因素是什么，怎样提高会议的质量？6、会议泛滥的原因是什么，应采取怎样的对策？7、会议进程控制的责任是怎样划分的？8、会议进程控制的一般方法技巧是什么？9、政策研究会议、对策性会议的进程应怎样控制？10、在会议上汇报工作的技巧有哪些？机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第四章

机关档案工作

与信息工作管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节档案与档案工作一、档案的概念档案上国家机构和其他社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

二、档案的特点

1、档案是由机关团体或个人在其自身活动中积累而来的文件集合体。2、档案是保存备查的历史文件。3、档案是原始性的记录。4、信息记录方式、载体形成是多样化的。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、档案的种类1、根据形成者的不同，可以将档案划分为：国家机关档案、企事业单位档案、党派团体档案、个人档案等。2、根据内容性质的不同，可以将档案划分为：立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案等。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、档案的种类3、根据载体形式的不同，可以将档案划分为：石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸草档案、纸质档案、羊皮档案、棕榈叶档案、胶片档案、磁带档案、光盘档案等。4、根据信息记录方式的不同，可以将档案划分为：文字档案、图形档案、音像档案等。5、根据所涉及时间范围的不同，可以将档案划分为：古代档案、近代档案、现代档案、建国前档案、建国后档案等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、档案的种类

6、根据所有权形式的不同，可以将档案划分为：国有档案、集体所有档案、个人所有档案。7、按照目前实际工作中约定俗成的分类方法，常将档案分为：文书档案、科技档案、其他专门档案；或者是普通档案、专门档案。也有的则分为：社会管理档案、科技档案；……。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、档案的功能

第一，档案具有凭证作用：它可以成为印证历史事实的真凭实据，也就是人们可以以档案为根据证明有关事实。第二，档案具有参考作用：它可以为人们开展社会活动提供经验和指导。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材档案功能的实现是有其特定规律的：1．价值实现扩展律2．机密性递减律3．科研价值递增律4．社会条件制约律

四、档案的功能机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、机关党案工作的内容

按照国家有关部门的规定，我国机关档案工作的基本内容包括两大类：本机关档案业务；下属机构档案工作的管理，即对本系统和直属单位档案工作的监督、指导。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材（一）归档（二）档案整理（三）档案价值鉴定（四）档案保管（五）档案登记与统计

五、机关党案工作的内容（六）档案利用服务（七）档案编研（八）档案检索（九）业务指导和监督机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二节机关档案工作机构与工作方式一、机关档案工作机构1、规模大的机关，内设机构和直属单位较多，或对本系统具有更多监督指导任务的－－设档案处、科；2、一般机关，对下属单位指导任务不大，但本机关工作任务重的－－设档案科（室）或配专职人员；3、规模小，没有对下指导任务，本机关任务不重的－－只配专或兼职人员。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

1、指导文书部门的立卷归档工作，并制定或会同文书部门制定有关的制度和标准，向有关各方提出相应建议。2、集中管理本机关档案。3、定期将有长远保存价值的档案向档案馆移交。4、对本机关所属单位档案工作进行指导和监督。5、适应机关文件、档案“一体化”管理需要，综合管理机关的文件与档案。

二、机关档案工作机构的任务与工作方式

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一体化：将文件工作与档案工作密切联系起来，作为一个整体系统，协调地进行统一管理。这不是要简单混淆两项工作的界限，而是要在管理层面上，统一组织和协调两方面工作。

二、机关档案工作机构的任务与工作方式

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第三节档案工作管理体制1、从中央到地方都设立了相应的档案行政管理部门统一领导，分级管理档案事业。2、全国各级各类机关工作均受各级档案行政管理部门统一的指导、监督、检查。3、全国档案工作统一方针，统一政策，统一制度，各机关务必遵行。4、对各具体机关的档案工作的管理，在统一领导、统一制度前提下，实行分级、分类、分专业管理。5、国家所有档案由档案机构集中管理。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

机关管理决策活动是一项重要的职能活动，但它的有效性在很大程度上取决于是否能获得必要的信息支持，即获得足够的具备如下特性的信息：1、动态性3、预测性2、综合性4、真实准确性第四节机关信息工作管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、机关信息工作的任务

1、收集信息材料2、筛选信息材料3、加工处理信息材料4、形成信息产品5、传递信息6、存贮信息机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

三、机关信息工作的管理内容

与方式1、确立组织保障，建立信息工作机构。2、制定信息工作制度标准和计划，并组织和监督实施。3、规划信息网络并组织和监督其运行。4、对数据库、信息库的建设进行规划，确立其构成规则和运行、使用规则，以最大限度地实现信息资源的共享。5、以进行检查评比、督导其建立健全制度标准，总结推广经验等方式，指导下级机关的信息工作。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考与练习题

1．何为文件与档案管理一体化？2．机关档案工作的基本内容是什么？3．我国机关档案工作的管理体制是怎样的？4．机关信息工作的重要意义何在？5．机关信息工作为什么必须依靠信息网络的作用？6．机关信息工作管理的主要方式是什么？机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第五章

信访工作与

保密工作的管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节信访工作概述一、信访工作的性质信访是社会成员以制发信件、访问等形式向社会组织管理者反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。信访工作则是指社会组织管理者受理这些来信来访的行为或过程。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、信访工作的性质信访工作是一项政治工作。信访工作又是一项群众工作。

信访工作的性质：在本质上，信访工作是一项群众政治工作。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作的任务在我国，信访工作的基本任务，就是通过接受、接待人民群众的来信来访，并对其所针对的各种问题予以正确的分析、研究和处理，了解人民群众意愿，集中人民群众智慧；解决人民群众中的各种问题，调解社会矛盾；接受人民群众对各级各类机关的监督；研究和满足人民群众的需要，宣传群众，教育群众，把党和国家的法律、法令、方针政策变为群众的自觉行动。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作的任务具体任务包括：1、集中人民群众智慧。2、接受人民群众监督。3、调解社会矛盾。4、研究和满足人民群众的需要。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、信访工作的功用1、信访工作密切了机关与人民群众的联系。2、信访工作维护了人民的民主权利。3、信访工作调解了社会矛盾，推动了社会生产力的发展。4、信访工作为机关职能的实现与机关的科学管理创造了条件。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二节信访工作管理

及其基本原则一、信访工作管理的主要内容信访工作管理是以放大和充分发挥信访工作的功效为目的，对构成信访工作的因素及其流通过程所作的规划、组织、监督、协调、控制等活动。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、信访工作管理的主要内容1、确定信访工作领导体制；建立信访工作机构；在信访工作中实施科学分工；建设信访干部队伍；建立和完善信访工作制度；规划信访工作程序。2、明确对信访工作的监督控制责任；及时收集信访工作信息，以指导查办、催办、统计、总结、奖惩等方式对信访工作的质量与效率实施有效监督与控制。3、协调信访工作所涉及的多方面利益关系：调整计划目标；调整政策；调整内部关系；调整外部关系；调整工作节奏等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作管理基本原则在对信访工作的管理过程中，应注意遵循如下一些原则：

1、直接管理原则2、法制化原则3、科学分工原则4、强化基层工作原则机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、机关各级机构及工作人员的信访工作职责1、机关首脑的信访工作职责2、信访工作机构的职责3、各业务部门（机构）的信访工作职责4、专职、兼职信访工作人员的职责第三节信访工作的组织

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作机构的设置

信访工作机构是各级各类机关内设的负责处理人民群众向本机关及其负责人致信、上访所反映问题的专门部门。它具有既不同于一般的业务部门又不完全同于综合部门的特殊性质，具有沟通人民群众与机关及其领导人之间密切联系的桥梁作用。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材在我国，从中央到地方各级各类机关直至基层单位，基本上都设立了信访工作机构，配备了专职或兼职的信访干部，形成了遍布全国上下左右、东南西北的信访系统。二、信访工作机构的设置机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、信访工作中的科学分工原则1、要根据具体情况选择分工标准。2、分工的结果应有利于落实责任制。3、要人尽其才，力量搭配得当。4、既要考虑分工负责，又有利于相互协作。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、信访干部队伍建设信访干部是各级机关处理信访问题的具体组织者和实施者，其政治素质、政策水平、业务能力的高低，在很大程度上决定着信访工作的质量。为此，需要正确任用、积极培养、严格考核信访干部，建立起一支过硬的信访干部队伍。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材1、信访干部的任职资格条件2、信访干部的培训3、信访干部的考核4、信访干部的使用要则四、信访干部队伍建设机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、信访工作制度

实际应用中的信访工作制度大致可分为三类：一类是用于规定机关工作人员行为标准的制度；一类是用于规定工作程序手续的制度；一类是用于规定各种奖励和惩罚的制度。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第四节信访工作的监督控制

一、信访工作的监督控制责任对信访工作实施的监督控制是由机关领导、信访工作领导小组、信访工作机构、有关业务部门负责人等共同参与完成的。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作的监督控制方式

对信访工作的监督控制方式大致有两种：一种为督导方式一种为催办方式。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、信访工作的监督控制方式

督导方式就是主动地对一个地区、一个系统、一个机关的信访工作进行经常性的检查与督促指导，并且将重点放在使信访工作获得必要的组织领导保障和坚决贯彻执行党的方针政策和国家法律法规，以及使信访工作人员全面提高政策水平和业务素质等方面。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

催办是由信访部门对已交给其他部门承办的信访问题的处理过程所实施的监督与控制，其监督控制的重点是检查督促承办部门高质量，如期解决。

催办过程是一个检查、督促的过程，也是一个了解、发现和研究问题，直接采取措施或建议领导采取措施克服困难、解决问题的过程。二、信访工作的监督控制方式机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、信访工作的监督控制方法

信访工作的监督控制过程可以被划分为三个阶段：了解情况和状态将情况、状态与目标相比较后发现问题采取措施纠正偏向在每个不同阶段上需要采取不同的方法途径才能实现目的。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第五节保密工作管理的

原则与方法

一、保密工作保密工作的任务，就是严格保守秘密，防范来自内部的危害秘密完整与安全的失密、泄密等行为，防范来自外部的窃密活动。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材对保密工作组织的任务，就是有效聚合保密工作的要素，将其组合为一个严密、高效的有机整体。1、建立保密工作管理机构2、建立完善的保密制度体系3、保密工作人员的配备二、保密工作的组织

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材1、要始终坚持以事前控制为主，重在防范的原则。2、要严格控制所有工作环节。3、要形成行之有效的避免失密泄密的控制方法措施体系。4、严肃追查一切失密、泄密事件，依法依制严格处理。三、保密工作的监督控制

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考与练习题1、怎样正确认识信访工作的功用？2、信访工作管理的基本原则是什么？3、如何加强信访工作队伍的建设？4、对信访工作监督控制的基本方法有何特点？5、保密工作制度体系有什么特殊作用，怎样建立和完善这个体系？机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第六章

机关后勤事务管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节机关后勤事务活动

的主要内容

一、物材工作物材工作就是对机关工作所需要的各种物品、设备、材料的购置、修建、贮存、配发、领用、保管、日常维修养护、更新改造、注销报废等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材一、物材工作物材通常被分为三类:第一类是固定资产；第二类是低值易耗品；第三类是消耗性材料。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、基本建设工作机关的基本建设就是利用人力、物力、财力，将一定的物资（设备、材料）转化为固定资产，从而增加新的固定资产的活动过程。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、财务工作财务工作指在机关工作中对本单位资金的领拨、运用、管理、监督活动。1、制定财务计划，编制本单位预算、财务收支计划，对计划进行调整。2、组织收入，管理支出，制定和执行费用支出标准，管理资金，部分财产管理等。3、进行财务活动分析。4、进行财务监督，即借助单位预算等方式对财务工作本身和机关其他工作进行监督。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、生活服务工作

生活服务工作指由机关直接为机关各级各类工作人员的生活提供服务的活动。如为其提供餐饮服务、医疗保健服务、公共卫生服务、幼儿保育教养服务的活动等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材五、接待服务工作

接待服务工作在这里主要指，为参加机关组织的各种会议和来机关办理公务的外单位工作人员直接提供食宿、交通服务，或为其在这些方面提供便利等的工作活动。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材六、交通服务工作

交通服务工作是指为机关各级各类工作人员直接提供交通工具，或者为解决其交通问题提供便利的服务性活动。如，提供车辆，代购车、船、飞机票等。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材七、安全保卫工作

机关的安全保卫工作是指为维护机关财产和工作人员以及有关机密的安全，实施各种内部安全防范措施的活动。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材

机关绿化美化工作是指为使机关环境优美宜人，更加有利于工作和工作人员健康而进行的环境绿化美化活动。

八、绿化美化工作

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第二节机关后勤事务管理要则

一、要始终把方便服务对象，便利机关工作放在首位。后勤事务的服务性更加直接，更加明显。后勤事务管理尤需在使服务更加方便、便利方面下功夫。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材机关也要“开源节流”。要注意发挥经济手段的管理作用。在机关后勤服务领域，逐渐实现商品化、社会化、企业化。要实事求是、有针对性、有重点、有选择地引入企业经营的部分机制。

二、厉行节约，讲究成本效益，遵行特有的经济规律。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、加强法制建设，注重发挥法制手段的作用

后勤事务的各个方面几乎都有国家法律或法规直接予以规范，从基本建设、预算决算，到会计、合同；从劳动就业，到工资福利；从环境保护，到土地管理几乎都有专项法律或法规。涉及法的门类也是从基本法、行政法，到经济法，无所不包。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第三节机关后勤事务管理的主要方式

一、建立真正精干的事务工作机构和管理机构。精干的后勤事务处理与管理机构的特点是：管得巧，层次少、规模小、人员不多、人员结构合理。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材1、物材工作方面2、基本建设工作3、财务工作4、生活服务工作二、注重发挥制度化的作用，建

立健全各项后勤管理制度。

5、接待服务工作6、交通服务工作7、安全保卫工作8、绿化美化工作机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、加强对后勤事务活动

过程的控制。

1、充分发挥计划的作用。2、要注意定期对计划与实际情况之间的偏差作出正确的估计。3、重防范，重预防，重规范化的保障体系的建设。4、注重发挥工作程序的作用。5、加强统计分析，充分利用统计数据资料。6、在工作过程中科学地设置审核点。

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第四节机关后勤服务的社会化

一、后勤服务社会化的内涵与主要标志

后勤服务的社会化就是机关后勤服务的商品化、市场化。主要标志有：1、后勤服务与后勤管理分开。2、后勤管理机构与后勤服务单位分开。3、后勤服务单位与社会上的其他单位共同为机关提供后勤服务。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、后勤服务社会化的必要性

1、既有的后勤服务体系是造成政府机构庞大，人力、物力和其他各种资源浪费严重的重要原因之一。2、各级财政不堪负担。3、所提供的服务质量低劣。4、为腐败现象的滋生提供了土壤。5、严重浪费各级领导的工作精力。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、我国机关后勤服务社会化的

发展趋向

1、后勤管理与后勤服务分开。2、部分后勤服务机构将走向“企业化”，逐渐真正按企业的机制去经营，真正按市场法则去处理各种关系。3、社会上更多的企业单位和其他单位将“走进”机关。4、机关主要靠市场，靠符合市场规则的交易行为完成。机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材思考与练习题1、机关后勤事务管理为什么需要遵行一些特殊规则？2、机关后勤事务管理方式有何特点，为什么会有这些特点？3、机关后勤服务社会化的必要性与发展趋向是什么？机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第七章

机关工作环境管理机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材第一节机关空间的规划与管理机关空间主要包括办公空间和辅助空间两部分。一、影响办公空间规划的主要因素

1、建筑物的结构、实际使用面积以及附属设备条件；2、机关的职能范围、业务性质、规模；3、机关内部组织机构的设置情况；4、……

机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材二、办公空间规划要求1、在保证正确、有效的前提下，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。2、根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间。3、合理利用一切空间。4、尽量设置大而开放的办公室，缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督，便于环境控制。5、各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗户。6、……机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材三、不同类型办公室的安置要点1、首长办公室安置要点2、综合部门办公室安置要点3、职能部门办公室安置要点机关管理的原理与方法(修订版)21世纪公共行政系列教材四、办公空间规划的常用方法在规划办公空间时，常采用的方法有：1、制图法2、色卡法3、立